Extrait Kbis, Relevé SIRENE et Auto-Entrepreneur : Comprendre les Différences

Vous êtes micro-entrepreneur, dirigeant d'une entreprise, président d'une association, collaborateur dans un cabinet regroupant plusieurs associés, etc. Des partenaires commerciaux, des administrations, des organismes financiers vous réclament régulièrement un KBIS ou un SIRENE. Mais, quelles sont les différences entre ces deux documents ? Ce guide du KBIS et du SIRENE répond à votre interrogation.

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1 - Qu'est-ce qu'un Relevé SIRENE ?

Le numéro SIREN est un code à 9 chiffres délivré par l'INSEE de manière aléatoire, lors de la création de l'entreprise ou de l'association, lorsqu'elle réalise ses formalités d'enregistrement. Ce numéro va servir de numéro d'immatriculation à la société, pendant toute sa durée de vie.

Ce numéro ne sera modifié ni en cas de déménagement du siège social, ni en cas de changement d'enseigne (nom commercial), ni en cas de modification des activités de la société. Ce numéro ne doit pas être confondu avec le numéro SIRET comprenant les 9 chiffres du SIREN plus 5 chiffres appelés le NIC (Numéro Interne de Classement). Ces 5 chiffres changent en cas de nouvelle domiciliation. De plus, une entreprise ayant plusieurs établissements va avoir plusieurs numéros SIRET (avec les 9 premiers chiffres identiques) mais elle n'aura qu'un numéro SIREN.

Le numéro SIRET sert à identifier et à localiser une entreprise. Il est obligatoirement délivré par l’INSEE au moment de la création de l’entreprise ou de l’autoentreprise. Pour l’obtenir, il suffit de créer votre autoentreprise et d’attendre de recevoir votre confirmation d’inscription au régime de la microentreprise.

L’INSEE, l’Institut National de la Statistique et des Études Économiques, est une administration publique, reliée au ministère de l’économie, de l’industrie et de l’emploi. Les statistiques publiées par l’INSEE sont réalisées de manière indépendante depuis 2008. L’institut est chargé de la collecte, de l’analyse et de la publication des statistiques françaises.

Au moment de votre immatriculation, lors de la création de votre autoentreprise, c’est l’INSEE, et plus précisément le service SIRENE géré par l’INSEE, qui délivre le numéro SIRET et le numéro SIREN. L’institut valide aussi le code APE des autoentreprises. Ces trois numéros définissent et prouvent l’existence de votre activité professionnelle indépendante.

Le service SIRENE peut vous fournir un avis de situation qui ressemble à une fiche d’identité de votre autoentreprise et qui regroupe les informations essentielles. Le numéro SIRET est le Système d’Identification du Répertoire des Établissements. Délivré par l’INSEE, il sert à identifier une autoentreprise sur le territoire français. Lorsque vous créez votre autoentreprise, vous recevez votre numéro SIRET sous 15 jours, par voie postale.

Le numéro SIRET n’est pas la même chose que le numéro SIREN, même s’ils se ressemblent. Le SIREN est l’identifiant unique de l’autoentrepreneur, il ne change jamais. Le numéro SIRET, quant à lui, situe géographiquement l’autoentreprise, il est donc susceptible d’être modifié si la domiciliation de l’autoentreprise n’est plus la même, à un moment donné.

La fiche INSEE, aussi appelée avis de situation au répertoire SIRENE, est un document officiel délivré par l’INSEE. Elle regroupe les informations clés de votre autoentreprise : SIREN, SIRET, code APE, raison sociale, adresse… Elle peut être demandée par des clients, banques ou administrations pour justifier de votre activité.

2 - Où Trouver Son Relevé SIRENE ?

Le relevé SIRENE de chaque entreprise est disponible gratuitement sur le site de l'INSEE. Ce site est accessible à tous et permet donc de récupérer un relevé SIRENE d'un partenaire commercial, sans avoir à l'en informer. De plus, ce registre tenu par l'INSEE répertorie tous les organismes français, entreprises et associations quel que soit leur statut juridique et quelle que soit leur activité, y compris les micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs). Les entreprises étrangères ayant une activité ou une représentation en France y sont également répertoriées.

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La recherche ne peut se faire qu'avec le numéro SIREN de l'entreprise. Ce numéro est mentionné sur de nombreux documents, comme les devis, les factures, les flyers... De plus, des sites internet accessibles gratuitement permettent de trouver ce numéro d'identification à partir de la raison sociale de l'entreprise ou de son nom commerciale ou encore du nom de son représentant légal.

Si vous avez oublié le numéro SIRET de votre autoentreprise, vous pouvez le retrouver sur vos papiers transmis par l’INSEE ou sur votre extrait K (si vous en avez un, pour les activités commerciales). Néanmoins, vous devez avoir autorisé le partage d’informations au moment de la création de votre autoentreprise.

Néanmoins, vous devez avoir autorisé le partage d’informations au moment de la création de votre autoentreprise. Il se peut que vous n’ayez pas autorisé ce partage d’information en cochant la case : “je demande à ce que les informations enregistrées dans le répertoire SIRENE ne puissent pas être consultées sur le site INSEE ni utilisées par des tiers”. En cochant cette case, le nom, le prénom, l’adresse postale et le numéro SIRET de l’autoentrepreneur ne sont pas visibles sur le site de l’INSEE.

Si votre autoentreprise est en “privé” sur le site de l’INSEE, une autre solution peut être de télécharger des attestations sur le site de l’URSSAF pour prouver à certains organismes l’existence et l’activité de votre autoentreprise. Pour obtenir l’attestation URSSAF, vous devez vous rendre sur le site de l’URSSAF, dans l’ onglet “Mes documents”, puis “Mes attestations”. Dans la barre de recherche, vous pouvez sélectionner “Attestation de chiffre d’affaires (année en cours)”. Après avoir fait votre demande d’attestation, l’URSSAF doit l’accepter.

Pour savoir si une personne est déclarée en autoentreprise, il vous suffit de vous rendre sur le répertoire SIRENE et de renseigner le nom de l’entreprise,le numéro SIREN ou le nom du dirigeant.

Le numéro de SIRET localise géographiquement une entreprise. En cas de changement de domiciliation, le numéro SIRET est modifié. Les 9 premiers chiffres ne changent pas, car ils reprennent le numéro SIREN, mais les 5 autres chiffres seront modifiés.

3 - Qui a un Extrait KBIS ?

L'extrait KBIS est réservé aux entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tenu par le greffe du tribunal de commerce ou par le greffe du tribunal judiciaire en Moselle, dans le Bas-Rhin, dans le Haut-Rhin, en Guyane, en Guadeloupe et en Martinique. Pour les micro-entreprises anciennement nommées auto-entrepreneurs, le document se nomme extrait K.

L'inscription au RCS est obligatoire, pour les personnes physiques ou morales exerçant une activité commerciale, c'est-à-dire achetant des biens pour les revendre en l'état ou vendant des prestations de nature commerciale (entreprise de location de matériel, entreprise de sécurité, agence immobilière, hôtellerie-restauration...).

Une exception concerne les agents commerciaux n'ayant pas constitué de société. En effet, ils sont alors inscrits uniquement au registre spécial des agents commerciaux. Un extrait de ce registre peut leur être délivré.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public, Demande d'autorisation d'exploitation commerciale, Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire, Douanes, fiscalité, Déclarations, agréments et autorisations, Produits énergétiques, Urbanisme, Travaux d'intérêt général, Procédures collectives, Autorisations d’exploitation commerciale, Agriculture, Propriété industrielle, Transport...

4 - Comment Obtenir un Extrait KBIS ?

L'extrait KBIS est un document public accessible à tous. En revanche, seul le représentant légal de l'entreprise peut obtenir gratuitement son extrait KBIS, en créant son identité numérique sur le site Monidenum.

Deux autres procédures ouvertes à tous permettent de demander un extrait KBIS, la demande directe au greffe du tribunal de commerce ou la demande en ligne sur le site Infogreffe. Ces deux procédures sont payantes et le tarif dépend du mode de transmission de l'extrait KBIS. Le moins cher est le retrait sur place, 2,82 €. Le plus onéreux est l'envoi par la poste, 3,91 €. Et, pour une version téléchargeable ou envoyée par voie électronique, il faut débourser 3,53 €.

Mais, pour une société immatriculée dans les 5 départements où le RCS est géré par le greffe du tribunal judiciaire, un tribunal de création récente venu remplacer les tribunaux de grande instance et les tribunaux d'instance, le retrait auprès du greffe de ce tribunal est le seul moyen d'obtenir l'extrait KBIS.

5 - Pourquoi Demander un Extrait KBIS ?

L'extrait KBIS signé par le greffier du tribunal de commerce et daté de moins de 3 mois a une valeur légale. En revanche, le site de l'INSEE précise que l'avis de situation SIRENE n'a pas une telle valeur. De plus, les informations mentionnées sur cet avis sont moins précises que celles présentes sur l'extrait KBIS. C'est pourquoi les partenaires commerciaux et administrations réclament un extrait KBIS plutôt qu'un avis de situation SIRENE aux entreprises commerciales.

L'avis de situation SIRENE mentionne les informations suivantes :

Le numéro d'immatriculation.
La date de début d'activité.
Le numéro d'identification SIRET de l'établissement, ainsi que celui du siège social.
L'adresse du siège social.
L'identité du chef d'entreprise.
Le code NAF, un code attribué par l'INSEE, en fonction de l'activité principale exercée.

L'extrait KBIS mentionne ces mêmes informations, mais également :

Le greffe où l'entreprise est immatriculée.
En cas de changement de greffe, le précédent greffe et la date de transfert.
La forme juridique de l'entreprise.
Le montant du capital social, pour les personnes morales.
La précision de l'activité.
Les noms et prénoms des mandataires sociaux avec leurs dates et lieux de naissance, leurs adresses, leurs fonctions et leurs nationalités.
La présence d'un redressement, d'une liquidation ou d'une procédure de sauvegarde.

A défaut d'extrait KBIS, les artisans inscrits au Répertoire des Métiers dispose d'un avis D1.

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

L’autoentrepreneur reçoit un justificatif INSEE au moment de la création de son autoentreprise, dans les 15 jours après son enregistrement auprès du CFE compétent. Que vous soyez enregistré à l’URSSAF (pour les activités libérales), à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat (pour les activités artisanales) ou à la Chambre de Commerce et d’Industrie (pour les activités commerciales). L’obtention du justificatif INSEE auto entrepreneur est gratuite pour les autoentrepreneurs.

Au moment de l’immatriculation et de la création de votre autoentreprise, faites attention aux arnaques et aux courriels et courriers frauduleux qui se font passer pour l’INSEE.

Si vous avez oublié votre numéro SIRET, vous pouvez le retrouver sur les papiers officiels de votre autoentreprise ou en demandant un avis de situation INSEE, aussi appelé fiche INSEE.

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