L'extrait Kbis avec QR Code : Comment garantir son authenticité et éviter les fraudes

L'extrait Kbis est un document essentiel pour toute entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il fait office de carte d'identité et atteste de l'existence juridique de l'entreprise.

Cependant, la recrudescence de sites frauduleux proposant de faux Kbis représente un risque majeur pour les entreprises. Il est donc crucial de savoir comment vérifier l'authenticité d'un Kbis et d'éviter les arnaques.

Comment vérifier l'authenticité de vos documents sans se rendre aux bureaux de l'OBR?

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est la véritable « carte d’identité » d’une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Seul document officiel attestant de l’existence juridique et de la légalité d’une entreprise, il fournit des informations essentielles telles que :

La dénomination sociale
Le numéro d'identification
Le capital
L'adresse du siège social
Les dirigeants
L'activité
L'existence éventuelle d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire

Il fait foi pour toutes vos démarches administratives (appel d’offres public, ouverture de compte bancaire, etc.). Dans la plupart des cas, l’extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

L'extrait Kbis recense les mentions portées par le greffier qui s'occupe de la tenue du RCS. Depuis plusieurs années déjà, l'extrait Kbis est numérisé et donc accessible en ligne. Pour le télécharger en version PDF, il faut disposer d'un QR code.

Pourquoi l'extrait Kbis est-il important ?

Si vous dirigez une société, ce document pourrait vous être demandé dans les situations ci-après :

La candidature à un appel d'offres public
La commande de matériel de travail à un fournisseur
L'ouverture d'un compte bancaire professionnel
La demande de soutien financier à Pôle emploi pour le rachat d'une entreprise
L'inscription sur des plateformes dédiées aux entrepreneurs

Si le Kbis avec QR code est demandé par les structures publiques ou privées, c'est essentiellement pour s'assurer qu'elles ont affaire à une entreprise sérieuse. Le document leur permet en fait de vérifier l'existence légale, l'assise financière, l'existence ou non d'un contrôle judiciaire, etc. Cela dit, vous pouvez retirer l'extrait Kbis d'une autre entreprise puisqu'il s'agit d'un document destiné au public.

Comment reconnaître un K-bis authentique ?

Avant de procéder à toute procédure administrative, financière ou commerciale avec une entreprise, il est crucial de vérifier l’authenticité de l’extrait K-bis qu’elle vous a fourni.

Je dois y retrouver :

Le QR code unique d’authentification et le code datamatrix l’accompagnant
La Marianne en filigrane
Le tampon du greffe
La signature du greffier

Chaque extrait K-Bis contient un QR-code et un code unique Datamatrix. En tant qu’entrepreneur, faites attention au site sur lequel vous vous rendez pour obtenir votre K-Bis. Vous devez passer par la plateforme monidenum.fr, certifiée par les pouvoirs publics français. Pour obtenir celui d’une autre entreprise, vous devez vous rendre sur le site d’Infogreffe.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Que cela soit pour obtenir votre K-Bis ou le K-Bis d’une autre entreprise, cette démarche est payante !

Le QR code : un gage de sécurité

L'extrait Kbis comprend, depuis quelques années, un QR code dont le scan déclenche le chargement de la plateforme dédiée, à savoir Infogreffe. Le code est gage de sécurité et prouve donc que le fichier Kbis n'est pas le résultat d'une falsification. Le QR code (Quick Responsive code), qui désigne "code de réponse rapide" en français, se présente comme un petit carré qui doit être scanné avec un mobile (smartphone ou tablette).

La lecture de ce type de code-barres nécessite toutefois le recours à une application conçue à cette fin. Après le scannage, le code vous redirige vers le site officiel Infogreffe pour l'obtention du Kbis en version PDF. Toujours pour lutter contre la fraude, l'extrait Kbis est doté d'un code de vérification que vous aurez à utiliser sur le site de téléchargement. L'intégration du QR code au Kbis vise à garantir la fiabilité des informations que contient le document.

Comment vérifier l'authenticité d'un Kbis en ligne ?

Vous pouvez accéder rapidement et simplement à l’extrait Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe.fr.

Le code de vérification : Vous trouverez en haut à droite du justificatif un code de vérification de 10 caractères (chiffres et lettres majuscules et minuscules). Cette page de vérification vous informe également :

De la date de commande du document ;
De la dénomination sociale de l’entreprise ;
De son numéro d’immatriculation.

La page permet aussi de consulter des informations sur l’entreprise en cliquant sur « voir la fiche de l’entreprise ». De cette manière vous pouvez être informé de :

Son siège social ;
Sa forme juridique ;
Son activité (code NAF) ;
Sa date d’immatriculation ;
Ses performances financières.

La page de vérification permet également lorsque l’extrait Kbis n’est pas à jour d’en commander un nouveau en cliquant sur « commander l’extrait à jour ».

Les risques liés aux faux Kbis

De nombreux sites frauduleux proposent de délivrer ce précieux document et/ou les utilisent pour réaliser des arnaques. Pourquoi cela pose un problème ?

Certaines entreprises se font usurper leur identité, puisque des cybercriminels parviennent à récupérer leurs informations et les utilisent pour réaliser des escroqueries financières (emprunts d’argent…). Les entreprises sont ensuite tenues pour responsables de l’action, puisqu’elle a été réalisée grâce à leur K-Bis.

Ainsi, certaines entreprises peuvent subir des dommages financiers s’élevant parfois jusqu’à plusieurs centaines milliers d’euros, sans compter les répercussions sur l’image et la réputation de la société. Toujours selon Infogreffe, 15 % des entreprises victimes d’une fraude ont subi un dommage dont le montant est supérieur à 100 000 €.

Le nombre d’escroqueries financières réalisées avec des faux extraits K-bis augmente chaque année.

Où obtenir un Kbis authentique ?

Infogreffe reste la seule source officielle et sécurisée pour l’obtention de tous vos documents certifiés !

En tant que dirigeant d'entreprise, vous pouvez obtenir votre Kbis avec QR code en ligne à partir de divers sites. Préférez tout de même les sites officiels tels que MonIdenum ou les plateformes agréées. Sur ce site, vous devez créer votre espace personnel ou vous y connecter si vous aviez déjà un compte. Il s'agit d'un site officiel que gère le Groupement d'Intérêt Économique Infogreffe, éditeur du service qui diffuse les informations officielles sur les entreprises.

En dehors de MonIdenum, vous pouvez faire la demande du Kbis avec QR code de votre entreprise sur le site d'Infogreffe. Des sites privés peuvent également vous accompagner pour l'obtention de ce document. Cela vous permet d'obtenir rapidement et en quelques clics votre Kbis, quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez.

Par ailleurs, vous pouvez aller au greffe du tribunal dont dépend votre entreprise pour retirer votre Kbis. Pour retrouver rapidement votre document, lancez la recherche à partir du nom, du numéro SIREN ou de la dénomination sociale de l'entreprise.

Attention : Méfiez-vous des sites frauduleux qui proposent des tarifs défiant toute concurrence. Sous couvert de ces tarifs, ces sites vendent en réalité des abonnements mensuels coûteux auxquels les usagers se retrouvent inscrits d’office, tout en étant en possession d’un faux Kbis.

Tableau récapitulatif des éléments de vérification d'un Kbis

Élément de vérification	Description
QR Code	Code unique permettant d'accéder à la version numérique du Kbis sur le site Infogreffe.
Code Datamatrix	Code accompagnant le QR Code pour renforcer l'authentification.
Marianne en filigrane	Symbole de la République Française intégré au document.
Tampon du greffe	Marque officielle du greffe du tribunal de commerce.
Signature du greffier	Signature manuscrite ou numérique du greffier.
Code de vérification	Code de 10 caractères situé en haut à droite du document, à saisir sur le site Infogreffe.

Conclusion

La vigilance est de mise face aux tentatives de fraude liées aux extraits Kbis. En vérifiant scrupuleusement les éléments d'authentification et en utilisant les sources officielles, vous pouvez vous assurer de la validité du document et éviter les risques liés à l'utilisation de faux Kbis.

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