L'Extrait Kbis et les Professions Libérales : Tout Ce Que Vous Devez Savoir

L’extrait Kbis est le document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il constitue la véritable “carte d’identité” d’une société commerciale. Vous recevez régulièrement des demandes d’extrait KBIS de la part de votre banque, de vos fournisseurs, de l’administration, de Pôle emploi si vous cumulez création d’entreprise et allocations chômage etc. Vous vous interrogez, une profession libérale peut-elle avoir un KBIS et quelles informations sont mentionnées sur ce document.

Le Kbis s’avère être, en quelque sorte, la carte d’identité juridique d’une société. Mais pour les professions libérales, l'extrait Kbis n'existe pas toujours ! Alors quelles sont les professions libérales concernées par le Kbis ? Par quel document le remplacer ?

1 - Les Professions Libérales et le KBIS

Les personnes physiques exerçant une activité commerciale et les sociétés inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tenu par les greffes des tribunaux de commerce sont les seules à pouvoir demander un extrait KBIS.

Les professions libérales ne sont généralement pas concernées par l’extrait Kbis, car elles ne sont pas soumises à une immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Toutefois, lorsqu’un professionnel libéral choisit d’exercer sous une forme sociétale, comme une Société d’Exercice Libéral (SEL) ou une Société par Actions Simplifiée (SAS), l’immatriculation au RCS devient obligatoire.

Les personnes physiques professions libérales peuvent mettre en commun leurs ressources et dans cet objectif, créer une Société Civile de Moyens (SCM). Elles peuvent également travailler ensemble, dans le cadre d'une Société Civile Professionnelle (SCP). Ces sociétés civiles doivent s'inscrire au greffe du tribunal de commerce, pour être légalement constituées et ont donc leur propre KBIS.

Par ailleurs, les personnes physiques professions libérales ont également la possibilité de constituer une société commerciale : SELARL (Société d'Exercice Libéral A Responsabilité Limitée), SELAFA (Société d'Exercice Libéral A Forme Anonyme), SELAS (Société d'Exercice Libéral par Actions Simplifiée) et SELCA (Société d'Exercice Libéral en Commandite par Actions).

A noter : en Alsace-Moselle, ainsi qu'en Guyane, Martinique et Guadeloupe, le registre du commerce et des sociétés est tenu par le greffe du tribunal judiciaire.

Les libéraux de même activité, peuvent également décider de travailler ensemble, en regroupant leurs moyens et exercices, par la conclusion d’une convention d’exercice conjoint (CEC), soit dans le cadre d’une Société Civile Professionnelle (SCP), ou d’une Société Créée de Fait (SDF), voire d’une société en Participation (SEP). Ces sociétés civiles qui doivent s’immatriculer via le greffe du tribunal de commerce, ou pour certaines, au caractère très spécifique, être déclarées aux impôts pour être légalement constituées, bénéficient de leur propre KBIS ou de leur attestation au répertoire SIRENE.

2 - Comment Obtenir un KBIS pour une Profession Libérale ?

Le premier KBIS de la société civile ou de la société commerciale exerçant une activité libérale est envoyé par la poste, dans les jours suivant l'immatriculation. Cette immatriculation se fait par le dépôt d'un dossier directement auprès du tribunal de commerce ou avec l'aide du CFE (Centre de Formalité des Entreprises) de la CCI (Chambre de Commerce et d'Industrie) ou encore avec l'aide d'un mandataire, comme un expert-comptable. Certains professionnels libéraux préfèrent recourir au service d’un mandataire pour se charger de l’immatriculation de la société.

Mais, ce premier KBIS d'une société avec activité libérale devient vite caduc. En effet, le KBIS a une durée de validité limitée à 3 mois, car les informations mentionnées sur ce document officiel sont susceptibles d'évoluer, comme la nomination d'un nouveau gérant ou un déménagement. Bon à savoir : le dirigeant dispose d’un mois pour faire la déclaration de chaque modification concernant sa société.

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C'est pourquoi un nouveau KBIS est à demander régulièrement. La demande peut alors se faire par le représentant légal de la société sur le site Monidenum. Ce représentant ainsi que les tiers peuvent également se rendre directement au greffe du tribunal de commerce (au tribunal judiciaire dans les départements concernés) ou sur le site Infogreffe. Au sujet de la demande de l’extrait, elle s’effectue également auprès du greffe du tribunal de commerce ou en ligne, sur le site Infogreffe.

Par ailleurs, des intermédiaires proposent leur service, afin d'obtenir un extrait KBIS de la société libérale en version papier et/ou en version numérique. A ce sujet, il faut savoir que le KBIS est toujours payant pour les tiers. C'est pourquoi ces derniers préfèrent le demander directement à l'entreprise.

A savoir : le gérant a 1 mois pour déclarer une modification touchant sa société. Et, le greffier du tribunal de commerce procède à des vérifications, avant d'effectuer une inscription modificative sur l'extrait KBIS.

L’immatriculation de la société exerçant une activité libérale s’effectue sur le site internet du guichet des formalités des entreprises.

3 - Que Contient le KBIS pour une Profession Libérale ?

Le KBIS d'une société civile ou commerciale exerçant une activité libérale est considéré comme sa carte d'identité. Et en effet, ce document synthétise de nombreux renseignements :

Le numéro SIREN, un numéro unique composé de 9 chiffres servant d'identifiant à la société,
La raison sociale, à laquelle peut être adossé un sigle,
La forme juridique permettant de connaitre l'étendue de la responsabilité des membres de la société civile ou des actionnaires de la société commerciale, ainsi, dans une SCP, chaque membre est responsable solidairement sur son patrimoine propre,
La domiciliation de la société pour savoir quel tribunal est compétent en cas de litige,
Le montant du capital social, un capital pouvant servir de garantie pour les débiteurs de la société,
Le détail de l'activité libérale exercée,
L'identité et l'adresse du représentant légal de la société,
La date de clôture de l'exercice comptable et le nom de l'éventuel commissaire aux comptes,
Le numéro d'agrément pour les professions réglementées,
L'adresse web du site internet officiel c'est-à-dire le nom de domaine,
Le prononcé éventuel d'une procédure à l'encontre de la société ayant des difficultés financières (redressement judiciaire, liquidation judiciaire ou encore plan de sauvegarde).

L’extrait Kbis pour une profession libérale reprend les informations classiques d’une société commerciale, tout en intégrant des éléments spécifiques liés à l’activité exercée.

Astuce : les extraits KBIS contiennent désormais un QR code ainsi qu'un code numérique pouvant être saisi en ligne. Ces codes offrent la possibilité aux tiers de s'assurer que les KBIS n'ont pas été falsifiés. Bon à savoir : L’extrait Kbis inclut désormais un code numérique unique ainsi qu’un QR code, permettant à toute personne de vérifier l’authenticité du document et d’éviter les risques de falsification.

4 - Quel est l'Équivalent de l'Extrait KBIS pour une Personne Physique Profession Libérale ?

Le libéral indépendant auto-entrepreneur ou autre ne s'inscrit pas au registre du commerce et des sociétés. Il ne peut donc pas recevoir d'extrait KBIS. En revanche, ce professionnel a l'obligation de déclarer son activité à l'URSSAF via un Centre de Formalité des Entreprises (CFE) ou avec l'aide d'un intermédiaire privé, dans les 8 jours suivants son installation. Le professionnel reçoit son numéro de SIREN attribué par l'INSEE et un avis de situation au répertoire sirene peut être imprimé.

Vous pourrez donc obtenir un Kbis si vous exercez dans le cadre d’une société commerciale ou une société inscrite au RCS. Si vous exercez de manière individuelle sans être inscrit à ce registre, vous devrez envoyer au tiers demandeur (votre banque par exemple), un document équivalent, l’avis de situation au répertoire SIREN.

Ici, nous vous présentons les alternatives au Kbis pour les professions libérales en entreprise individuelle :

L’avis de situation au répertoire Sirene de l'INSEE : Lors de la création officielle de votre entreprise, vous n’avez pas reçu d’extrait Kbis mais un numéro SIREN et un avis de situation au répertoire Sirene. Dans certains cas, cet avis de situation peut être accepté à la place d’un Kbis, car il comporte toutes les informations d’identité légales de votre entreprise, comme le Kbis.
La preuve de l’inscription à l’ordre de votre profession : Cette solution ne concerne que les professions libérales réglementées, pour lesquelles vous devez vous enregistrer à un certain ordre (des médecins, des experts-comptables, des avocats, etc.). La preuve d’inscription peut dans certains cas remplacer l’extrait de KBIS. De nombreuses professions libérales étant des professions réglementées (professions médicales et paramédicales, architectes, avocats, notaires…), peuvent valablement faire état de leur inscription à l’ordre concerné. Les professionnels de santé voient leur immatriculation s’effectuer par le biais de la CPAM et détiennent une carte professionnelle et un numéro de praticien.
Extrait RNE : En tant que profession libérale, vous pouvez indiquer votre numéro de SIREN sur le site de l'annuaire des entreprises pour obtenir un extrait RNE (registre national des entreprises). Cet extrait RNE vaut comme preuve de l'immatriculation de votre entreprise et peut donc remplacer le Kbis. C'est une solution idéale pour les professions libérales en entreprise individuelle qui cherchent un Kbis !

S’agissant de l’avis de répertoire SIRENE, il suffit de se connecter sur le site de l’INSEE et d’accéder à la rubrique correspondante pour renseigner son numéro SIREN et obtenir le document dématérialisé.

Il est précisé qu’un professionnel libéral exerçant plusieurs activités différenciées peut se retrouver avec un double rattachement URSSAF - tribunal de commerce, s’il a une activité commerciale ou URSSAF - chambre des métiers, s’il est également artisan.

Depuis l’année 2015, les professionnels libéraux se trouvent dans l’obligation d’avoir un extrait Kbis, qu’ils exercent une activité réglementée ou non. Ce n’était pas le cas auparavant. Les règlements sur la déclaration des micro-entreprises ont effectivement connu un changement.

En revanche, en présence de disposition législative ou de stipulation contractuelle interdisant l'établissement du siège social au domicile personnel du représentant légal, la domiciliation dans ce local d'habitation, bien que restant possible, se trouve alors limitée à une durée de cinq ans à compter de l'immatriculation.

Si vous exercez en société, vous recevrez votre premier extrait Kbis par la poste quelques jours après l’immatriculation de votre entreprise au RCS. Ce document n’est cependant valable que 3 mois, il faudra donc renouveler la demande d’extrait Kbis quand vous en aurez besoin plus tard, au cours de la vie de votre entreprise.

Vous pouvez obtenir un extrait Kbis :

en physique auprès du greffe du Tribunal de commerce dont relève la société libérale (la démarche est payante) ;
en ligne via le service MonIdenum d'Infogreffe ou le site de l'annuaire des entreprises. Ces deux sites vous proposent d'obtenir un Kbis gratuitement.

Où trouver son Kbis gratuit (Monidenum ou Infogreffe) ? Les dirigeants peuvent obtenir leur Kbis gratuit sur Monidenum, après vérification d’identité. Sur Infogreffe, il est accessible à tous mais en version payante.

Comment avoir un Kbis en étant auto-entrepreneur ? En tant qu'auto-entrepreneur, vous n'avez pas de Kbis sauf si vous êtes inscrit au RCS. Dans ce cas, vous pouvez obtenir un extrait Kbis via Infogreffe ou le greffe du tribunal de commerce.

Comment justifier d'une activité libérale ? Pour justifier d'une activité libérale, il suffit de présenter un document officiel attestant de votre inscription auprès de l’URSSAF ou d'une autre autorité compétente, selon la profession. Par exemple, les avocats ou médecins devront fournir leur numéro d'enregistrement auprès de l'Ordre professionnel correspondant.

Avant d’inscrire votre entreprise au registre du commerce et des sociétés, il est nécessaire d’accomplir certaines démarches. le greffier du tribunal de commerce contrôle la validité juridique du dossier, le valide et délivre une attestation de demande d’immatriculation au déclarant. ensuite, le déclarant produit au greffe une ampliation de la décision de l’Ordre.

La rédaction des statuts est une étape importante qu’il ne faut pas négliger. Elle peut avoir des conséquences juridiques, fiscales sur l’entreprise et influer sur le statut social du dirigeant. procéder à la nomination du gérant. Publier un avis de création de la société dans un journal d’annonces légales. Veillez à identifier votre boîte aux lettres au nom de votre entreprise. une déclaration des bénéficiaires effectifs de la société, datée et signée par le représentant légal de la société.

Voici un récapitulatif des informations clés :

Situation	Document	Où l'Obtenir ?
Profession libérale en société (SEL, SAS, etc.)	Extrait Kbis	MonIdenum (gratuit pour le dirigeant), Infogreffe (payant), Greffe du tribunal de commerce
Profession libérale en entreprise individuelle	Avis de situation au répertoire Sirene	Site de l'INSEE
Profession libérale réglementée en entreprise individuelle	Preuve d'inscription à l'ordre professionnel	Ordre professionnel concerné
Profession libérale en entreprise individuelle	Extrait RNE	Site de l'annuaire des entreprises

Kbis profession libérale : le récap' !

Les professions libérales n'ont pas toutes un Kbis. Seuls les professionnels exerçant en société en ont un.
Le Kbis des professions libérales est soit un extrait RNE, soit un avis de situation au répertoire Sirene, soit une preuve de l'inscription auprès d'un ordre professionnel (pour les professions libérales réglementées).
Si vous avez un Kbis, vous pouvez obtenir votre Kbis gratuitement sur MonIdenum. Si vous n'avez pas de Kbis, vous pouvez faire une demande sur l'annuaire des entreprises pour obtenir un extrait RNE gratuitement.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

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