Extrait Kbis Entreprise Individuelle : Tout Ce Que Vous Devez Savoir

L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Pour une entreprise individuelle, l'extrait K est l'équivalent du Kbis. Il joue le même rôle essentiel : énoncer les principales caractéristiques d'une entreprise et assurer son existence juridique.

Qu'est-ce qu'un Kbis ?

Le Kbis est un document officiel qui concerne les sociétés inscrites au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour être on ne peut plus clair, il s'applique à toute structure exerçant une activité commerciale. Il atteste non seulement l'existence juridique d'une entreprise, mais aussi son enregistrement auprès des institutions compétentes.

On peut obtenir de nombreuses informations grâce à un extrait Kbis. Il répertorie tous les éléments nécessaires à l'identification d'une entreprise. Cela inclut :

La dénomination sociale de la société
Le numéro d'identification SIREN
Le code APE

Dès lors que vous envisagez un partenariat avec une entreprise tierce, vous devez vous renseigner sur son existence légale ainsi que sa forme juridique. L'extrait Kbis vous permet notamment de savoir s'il s'agit d'une SARL, d'une SAS ou autre.

L'extrait KBIS contient aussi :

Le nom de domaine du site officiel de l'entreprise
Le montant de son capital social
L'adresse du siège social
La date de l'immatriculation

Les informations relatives au dirigeant principal sont constamment mises à jour. C'est pour cette raison que la durée de validité d'un extrait Kbis est de 3 mois.

Quel est l'équivalent de l'extrait Kbis pour les entreprises individuelles ?

Une entreprise individuelle inscrite au Registre du commerce et des sociétés dispose nécessairement d'un extrait K. C'est l'équivalent de l'extrait KBIS. Il convient de préciser que la délivrance de cet extrait est liée à l'enregistrement d'une société, d'un artisan commerçant et autre, peu importe la forme adoptée par l'activité. Ainsi, il pourra s'agir de :

Une entreprise individuelle, à responsabilité limitée ou non
Une micro-entreprise
Une société type SARL ou SAS

Lorsqu'un commerçant décide de créer une entreprise individuelle, le greffier du tribunal de commerce lui délivrera un extrait K. Ce document présente la même valeur qu'un extrait Kbis. Il justifie l'existence juridique de l'entreprise et définit ses caractéristiques. Il est à préciser que l'extrait K ne concerne que les entreprises individuelles. L'extrait Kbis, lui, vise les sociétés commerciales.

Que contient l'extrait K ?

Même si l'extrait K est identique à l'extrait Kbis, on n'y retrouve pas forcément les mêmes informations. Par exemple, l'extrait K ne contient aucune mention sur le capital social. En contrepartie, il précise les mesures de protection de l'entrepreneur individuel (informations que l'on ne trouve pas sur le Kbis).

Les mesures de protection du micro-entrepreneur portent sur plusieurs points. On cite notamment :

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

La déclaration d'insaisissabilité sur un bien immobilier
La date de déclaration d'affectation du patrimoine
Le statut EIRL

Que faire si une entreprise individuelle ne dispose pas d'un extrait K ?

En règle générale, lorsqu'une entreprise individuelle ne dispose pas d'un extrait K, cela signifie qu'elle n'est pas immatriculée. En d'autres termes, on considérera que votre entreprise n'existe pas juridiquement.

Dans ce cas-là, voici les 2 solutions envisageables :

L'inscription au RCS est obligatoire dès lors que vous exercez une activité commerciale. On considérera une absence d'immatriculation comme une dissimulation de travail ; ce qui engagera votre responsabilité. Vous encourez une peine de 3 ans d'emprisonnement ainsi qu'une amende allant jusqu'à 45 000 €. Par ailleurs, l'URSSAF peut engager une procédure de redressement des cotisations sociales à votre encontre.
Si vous exercez une activité non commerciale, vous n'aurez pas besoin d'entamer les démarches d'immatriculation au RCS. Cela concerne essentiellement les professions libérales ainsi que les activités artisanales.

Artisans et professions libérales : comment s'enregistrer ?

La loi précise que tout artisan doit être immatriculé au Répertoire des Métiers ou RM. Ainsi, il pourra obtenir un extrait D1, qui n'est autre que l'équivalent de l'extrait K ou du Kbis. Ce document contient :

L'identité de l'artisan
Le code APE
La date de début d'activité
La description de l'activité
L'adresse de l'établissement
Le numéro d'identification de l'entreprise

En ce qui concerne les professions libérales, le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements fera office d'extrait K. Seul l'INSEE dispose des habilitations nécessaires pour fournir ce document. On y trouve les informations ci-après :

Les numéros SIRET et SIREN
L'adresse de l'établissement
Le code APE
Les informations relatives à l'entrepreneur
La date de début d'activité

Kbis pour entreprise individuelle : quels sont les avantages ?

Vous songez à ouvrir un compte bancaire ? Vous signerez très prochainement un contrat avec un partenaire ou un fournisseur ? On vous demandera certainement de fournir un extrait K de moins de 3 mois.

Pour l'obtenir, l'alternative la plus simple et la plus rapide consiste à faire une demande en ligne sur le site d'Infogreffe. Vous pouvez aussi vous adresser directement au greffe du tribunal de commerce. Il est bon de préciser que dans certains départements, les démarches se feront auprès de la Chambre commerciale du tribunal d'instance ou de grande instance.

En effet, si l'on accorde autant d'importance à ce document officiel, c'est parce qu'il constitue un authentique gage de fiabilité. Vos contractants en ont besoin pour assurer l'existence juridique de votre entreprise.

Grâce à un Kbis pour entreprise individuelle, il est possible de vérifier toute information relative aux procédures collectives. Précisons qu'il s'agit d'un document public. En d'autres termes, tout le monde peut en obtenir la copie. Il suffit de faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre structure. Notez que cette démarche est payante.

Où obtenir un KBIS entreprise individuelle ?

Le dirigeant d'une entreprise individuelle reçoit des extraits KBIS, lors de l'enregistrement de son entreprise au RCS. Mais, la durée de validité de ce document est de 3 mois. Il est donc dans l'obligation de demander régulièrement un KBIS à jour, afin de le communiquer à ses partenaires. Il existe des solutions payantes et une solution gratuite, pour récupérer son KBIS.

Le dirigeant peut demander sans avoir à payer l'extrait KBIS de sa propre société, en allant sur le site monidenum. Le site va alors faire un lien avec le nom du dirigeant figurant dans le KBIS. Une fois enregistré et connecté, le dirigeant de l'EI va dans l'onglet "Kbis & Performances" et clique sur le bouton de téléchargement, pour obtenir immédiatement son KBIS au format PDF.

Comment obtenir un KBIS payant pour une entreprise individuelle ?

Le dirigeant ne souhaitant pas créer de compte sur monidenum et les tiers à l'entreprise peuvent obtenir un extrait KBIS, de deux manières, au choix :

En effectuant une demande au greffe du tribunal de commerce. Le tarif 2020 pour cette prestation est de 2,82 € pour un retrait sur place ou 3,91 € par courrier.
En effectuant une demande en ligne sur le site Infogreffe.fr. Le tarif 2020 est alors de 3,53 € pour une transmission par courrier électronique ou 3,91 € pour un envoi par voie postale. Les entreprises effectuant un grand nombre de demande d'extrait KBIS ont la possibilité de souscrire un abonnement.

A noter : une exception existe dans les départements de Guyane, Martinique, Guadeloupe, du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle. En effet, les demandes d'extraits KBIS, y compris par le dirigeant de l'entreprise individuelle, se font exclusivement auprès du greffe du tribunal judiciaire.

Pourquoi un KBIS est-il demandé ?

Le KBIS fait office de pièce d'identité pour l'entreprise individuelle. Il prouve donc son existence légale et donne un certain nombre d'informations essentielles, comme :

Le greffe du tribunal auquel est rattaché l'EI.
Le numéro de siren comportant 9 chiffres et servant d'identifiant à l'EI. Ce numéro reste identique, pendant toute la durée de vie de l'entreprise. En revanche, le code NIC, les 5 chiffres suivants, sont modifiés en cas de déménagement.
La raison sociale et l'éventuel nom commercial.
Le nom du dirigeant de l'EI.
L'activité exercée.
La date de début d'immatriculation.
La présence d'une éventuelle procédure, comme une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.
La date éventuelle de radiation. Une entreprise individuelle radiée du registre du commerce n'a plus de personnalité juridique et ne peut donc plus conclure de contrat en son nom.

Le KBIS est demandé, dans de nombreux cas, et notamment :

Si l'entreprise individuelle répond à un appel d'offre public.
Si le dirigeant est inscrit à pôle emploi.
En cas de souscription d'une assurance professionnelle.
En cas de signature d'un bail commercial.
Pour ouvrir un compte professionnel auprès d'un fournisseur.

Quel est l'équivalent d'un KBIS pour une entreprise individuelle non commerciale ?

Le statut d'entreprise individuelle n'est pas réservé aux activités commerciales. Ainsi, les professions libérales (psychologues, consultants, web-designers...) peuvent exercer leur activité, dans ce cadre. En guise de justificatif de leur existence légale, elles ont la possibilité de produire un avis de situation au répertoire Sirene, ainsi qu'éventuellement la copie de leur inscription à un ordre, dans le cas d'une profession réglementée (architecte, avocat, par exemple).

Le statut d'entreprise individuelle convient également aux artisans. Les activités artisanales concernent la production, la transformation, la réparation ou la prestation de service, dans des domaines autres que l'agriculture ou la pêche. Ces activités sont répertoriées dans un décret. L'artisan doit obligatoirement être inscrits à la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA), dont il dépend. Cette chambre peut lui remettre gratuitement un extrait D1, un équivalent au KBIS.

Voici un tableau récapitulatif des équivalents du Kbis en fonction de l'activité :

Type d'activité	Document équivalent au Kbis	Organisme compétent
Activité commerciale	Extrait K	Greffe du tribunal de commerce
Activité artisanale	Extrait D1	Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA)
Profession libérale	Avis de situation au répertoire Sirene	INSEE

Comment commander un extrait KBIS en ligne ?

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mise en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum. Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.

Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :

Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant.

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante :

Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.

C’est pourquoi il peut être intéressant de demander l’envoi périodique de votre extrait Kbis sur le site Infogreffe. Ce service est accessible à toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise. Pour en bénéficier, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr, puis d’identifier la société concernée en suivant la même démarche que précédemment décrite.

Vous devez alors effectuer une demande d’extrait Kbis par courrier postal, puis choisir la périodicité et la durée d’envoi du document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois. Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l’adresse de votre choix.

Comme pour la demande ponctuelle d’un extrait Kbis, la commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois. Il s’agit pour ainsi dire d’un abonnement qui vous permet de bénéficier régulièrement d’un Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

Comment s'immatriculer au RCS ?

L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.

Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :

Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr

Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.

Quelles informations sont indiquées sur un KBIS ?

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société.

Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
La raison sociale.
La forme juridique.
Le nom commercial.
L'adresse du siège.
L'activité détaillée.
Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
La date de constitution de la société et sa durée de vie.
La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

Son nom et prénom.
Sa date de naissance.
Sa nationalité.
Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

Quelles sont les sanctions en l'absence de KBIS ?

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

Comment demander un extrait Kbis ?

Deux options s'offrent à vous pour demander un extrait Kbis. Vous pouvez soit vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez soit faire une demande d'extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr, un portail internet qui regroupe les greffes des tribunaux de commerce français. Il est important de savoir que c'est un site officiel accessible à toute personne intéressée. De ce fait, toutes les informations concernant votre entreprise immatriculée RCS sont rendues publiques.

Pour faire une demande d'un extrait Kbis sur le site d'Infogreffe, il faut identifier l'entreprise concernée en entrant son numéro Siren ou sa dénomination sur la barre de recherche.

Comment obtenir un extrait Kbis par internet ?

Les greffiers des tribunaux de commerce ont décidé de mettre en place un système d'identification en ligne permettant aux chefs d'entreprises d'obtenir leur extrait Kbis depuis 2019. Désormais, il est donc possible de se procurer le document officiel en version numérique et de manière illimitée sur le site MonIdenum. Il s'agit d'un service d'authentification sécurisé qui permet aux chefs d'entreprise de s'identifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

Plusieurs étapes sont à suivre pour ce faire. Tout d'abord, il faut envoyer une copie de votre pièce d'identité numérique sur le site pour l'activation de votre identité numérique. Cela va vous permettre de vous authentifier auprès des services digitaux partenaires. Opérant un rapprochement avec le RCS, MonIdenum va, par la suite, vous envoyer votre extrait Kbis.

La demande d'extrait Kbis est-elle la même pour les auto-entrepreneurs et les artisans ?

Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, l'obtention de l'extrait Kbis est conditionnée par l'inscription au RCS. Pour cela, il faut s'adresser au Centre de Formalités des Entreprises géré par la CCI. Une fois votre auto-entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont vous dépendez ou bien sur le portail numérique infogreffe.fr.

Ceux dont l'activité est artisanale devront, par contre, s'inscrire au Répertoire des Métiers du CFE de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Il s'agira, ici, d'un extrait D qui est l'équivalent de l'extrait Kbis. En revanche, l'immatriculation au RM et au RCS est obligatoire pour les artisans dont les activités comportent une partie commerciale et qui souhaitent obtenir un extrait Kbis.

Comment demander un extrait Kbis à jour ?

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

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