Le Guide Complet de l'Auto-Entrepreneur en France : Informations Essentielles

Le régime de la micro-entreprise est un régime d’imposition allégé en ce qui concerne les obligations fiscales et déclaratives. En effet, le micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur) est un entrepreneur individuel bénéficiant du régime simplifié de la micro-entreprise. Attention : La micro-entreprise n’est pas une forme juridique mais un régime. Cet article vous fournira des informations détaillées sur les formalités de création, les obligations comptables, les aides disponibles et les registres obligatoires pour les auto-entrepreneurs en France.

Formalités de Création

Avant l’arrivée du Guichet unique, les centres de formalités des entreprises (CFE) jouaient un rôle central en matière de création d’entreprise. Bon à savoir : L’entrepreneur peut contacter le CFE compétent pour tout renseignement avant de se lancer dans la création d’une micro-entreprise (ou statut auto-entrepreneur). En effet, il existe désormais un formulaire dématérialisé unique permettant de déclarer son début d’activité. Ce formulaire dématérialisé est disponible sur le guichet des formalités des entreprises.

Cependant, il s’agit d’un formulaire dynamique. Par exemple : si l’entrepreneur déclare qu’il souhaite démarrer une activité commerciale, il aura des questions spécifiques aux entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale. Par ailleurs, il existait 3 formulaires différents selon l’activité envisagée. Les Cerfa de déclaration de début d'activité d'un auto-entrepreneur au format papier ne sont plus disponibles aujourd'hui. En effet, il n'est plus possible de les utiliser pour faire cette démarche. Les entrepreneurs doivent obligatoirement compléter le nouveau formulaire en ligne disponible sur le guichet unique.

En pratique, force est de constater que certains entrepreneurs ne sont pas à l’aise avec les formalités administratives à réaliser sur internet. Par ailleurs, d’autres n’ont simplement pas envie de s’occuper de ces formalités. Lorsque l'entrepreneur effectue ses démarches seul, la création de sa micro-entreprise est gratuite. En revanche, s'il confie la démarche à un professionnel, il devra régler les frais de cette prestation.

LE GUIDE COMPLET POUR CRÉER SA MICRO-ENTREPRISE

Aide à la Création

Il existe différentes aides visant à favoriser la création d'entreprise. Celles-ci sont également accessibles aux micro-entrepreneurs. On peut par exemple citer : l'ACRE, le maintien de l'ARE, les subventions, les prêts, les micro-crédits, les aides territoriales, les plateformes d'accompagnement, etc...

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Obligations Comptables du Micro-Entrepreneur

Même s’il bénéficie d’une comptabilité simplifiée, l’auto-entrepreneur a l’obligation d’établir plusieurs documents comptables pour être à jour en cas de contrôle. En tant que micro-entrepreneur (« auto-entrepreneur »), vous bénéficiez du régime micro-social. Vous avez ainsi la possibilité de tenir une comptabilité allégée. Néanmoins, puisqu’il exerce à son compte, l’auto-entrepreneur a l’obligation de tenir une comptabilité à jour, notamment pour justifier de ses entrées et sorties d’argent en cas de contrôle.

Le Livre des Recettes et le Registre des Achats

Ainsi il peut être concerné par deux types de registres :

Le livre de recettes qui liste tous ses encaissements
Le registre des achats qui répertorie tous les achats effectués dans le cadre de sa micro-entreprise.

Mais attention, alors que le livre de recettes est obligatoire pour toutes les micro-entreprises sans exception, le registre des achats, lui, ne concerne que quelques activités. Le saviez-vous ? Le livre des recettes liste les recettes encaissées, et non facturées par l’entrepreneur. En d’autres termes, seules doivent être mentionnées les sommes qui apparaissent réellement sur votre compte. Tant qu’une facture n’a pas été payée, vous ne devez donc pas l’inscrire comme recette.

Qui est concerné par le registre des achats ?

Selon l'article L123-28 du Code de commerce, vous êtes tenu de tenir un registre des achats si vous êtes :

Commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées
Fournisseur de prestations d’hébergement

Vous avez une auto-entreprise de prestations de services ? Vous n’ êtes donc pas concerné par le registre des achats. Toutefois, rien ne vous empêche de lister l’ensemble de vos dépenses professionnelles pour avoir une vision claire de votre comptabilité.

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Avantages de tenir un registre des achats

Tenir un registre des achats comporte plusieurs intérêts pour votre auto-entreprise :

Avoir une comptabilité claire et précise : en inscrivant vos dépenses, vous comptabilisez clairement vos décaissements et veillez ainsi à la rentabilité de votre auto-entreprise. Plus peur d’aller sur votre compte, vous avez déjà tout anticipé !
Conserver les preuves de vos achats professionnels : en cas de contrôle de votre livre des achats, vous êtes en mesure de justifier vos dépenses.

Le saviez-vous ? Si vous effectuez une dépense inférieure à 150 euros pour votre auto-entreprise, un ticket de caisse sera un justificatif suffisant.

Informations à inclure dans le registre des achats

En auto-entreprise, le registre des achats doit contenir les informations suivantes :

L’inscription des dépenses TTC si la TVA est appliquée
La date de paiement
La nature de l’achat : service, produit, matériel etc.
Le mode de règlement : espèces, chèques, carte bancaire etc.
Le nom ou la dénomination du fournisseur
Les justificatifs de paiement

Attention, le livre des achats tout comme les pièces justificatives de paiement doivent être conservés durant 10 ans pour chaque année concernée selon l’article L.123-22 du code de commerce qui stipule que «Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.» Par exemple, vous devez conserver jusqu’en 2034 le registre des achats pour l’année 2024.

Délai de conservation des factures

Information importante : La non-tenue du registre des achats n’entraîne pas de sanction pour l'auto-entrepreneur.

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Comment tenir le registre des achats ?

La loi n’impose pas de modèle pour le registre des achats. Elle ne précise pas non plus le support à utiliser. Papier, tableur ou logiciel dédié, un auto-entrepreneur est donc libre de choisir ce qui lui convient le mieux. Toutefois, retenez bien une chose : votre registre des achats ne doit contenir aucune rature ni saut de ligne. Toutes les informations doivent y être inscrites par ordre chronologique. Une fois enregistrées, elles ne doivent plus être modifiées. Vous ne pouvez donc pas revenir en arrière et supprimer des dépenses a posteriori.

Information importante : À partir de 2024, les micro-entrepreneurs devront obligatoirement utiliser un logiciel de facturation certifié conforme aux normes fiscales NF 525. Cette mesure vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA en garantissant l'intégrité et la sécurisation des données comptables.

Options pour tenir le registre des achats

Le format papier : la méthode à l’ancienne. Depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 il est autorisé de tenir un registre des achats de façon dématérialisée. Vous êtes donc libre d’utiliser un cahier ou un livre comptable papier vendu dans le commerce. Concrètement, ce document peut prendre la forme d’un tableau à 6 colonnes. Vous pourrez y mentionner les informations obligatoires comme dans le modèle ci-dessous :

Date de paiement pour cet achat	Nature de l’achat	Montant de la dépense TTC	Mode de règlement	Nom ou dénomination sociale du fournisseur	Nature du justificatif de paiement
[Date]	[Description]	[Montant]	[Mode de règlement]	[Nom du fournisseur]	[Type de justificatif]

Attention, cette méthode, certes simple, comporte des risques. Puisque ce registre ne doit comporter aucune rature, vous devez être totalement sûr de vos calculs. Une erreur pourrait en effet vous mettre en difficulté.

Le format Excel : le format classique. Deuxième option : tenir le registre des achats de votre auto-entreprise sur un tableur type Excel. Vous pourrez ici reprendre le modèle du tableau à 6 colonnes et mettre en place des règles de calcul pour éviter toute erreur. Mais comme pour le registre papier, l’utilisation d’un tableur excel reste déconseillée. Rien ne garantit en effet à 100 % la véracité des informations qui y sont mentionnées. Vous ne pourrez pas prouver à un contrôleur que vous n’avez supprimé aucune ligne dans votre tableau.
L'utilisation d’un logiciel de facturation en ligne : Plus sécurisée et également moins contraignante, l'utilisation d’un logiciel professionnel est sans doute la solution la plus pratique. Il s’agit en effet d’un outil tout-en-un qui vous permet de centraliser tous vos documents comptables.

Autres obligations des auto-entrepreneurs

On vous le disait, seuls les commerçants et les fournisseurs de prestation d’hébergement ont l’obligation de tenir un registre des achats. En revanche, il existe des obligations communes à tous les auto-entrepreneurs, quelle que soit la nature de leur activité (commerciale, artisanale ou libérale) :

Déclarer son chiffre d’affaires à l’Urssaf : cette déclaration mensuelle ou trimestrielle permet le calcul et le paiement de vos cotisations sociales.
Émettre des factures : elles attestent de la vente d’un bien ou d’un service. Notez que pour être conformes, vos factures doivent contenir plusieurs mentions obligatoires.
Ouvrir un compte bancaire dédié à votre auto-entreprise : cette obligation vous concerne uniquement si vous réalisez un chiffre d’affaires supérieur à 10 000 € durant deux années consécutives. Il peut s’agir d’un simple compte courant et que rien ne vous oblige à ouvrir un compte professionnel.

Obligations Déclaratives du Micro-Entrepreneur

Vous devez déclarer votre chiffre d'affaires tous les mois ou tous les 3 mois, selon ce que vous avez choisi au moment où vous avez débuté votre activité. Si vous oubliez de déclarer votre chiffre d'affaires ou vos recettes avant l'échéance, une pénalité de 58,9 € s'applique sur chaque déclaration manquante. Vous avez la possibilité de régulariser votre situation en fin d'année. Si vous ne le faites pas, vous pouvez être taxé d'office sur une base majorée. Cette taxation peut entraîner la perte du régime de la micro-entreprise.

Les obligations déclaratives du micro-entrepreneur sont les suivantes :

La déclaration du chiffre d’affaires, chaque mois ou chaque trimestre civil (selon l’option retenue), sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr. L’entrepreneur qui bénéficie du régime de la micro-entreprise déclare l’ensemble du chiffre d’affaires (recettes encaissées) correspondant à la période concernée. Cette déclaration donne lieu au paiement des cotisations sociales et, éventuellement, au versement libératoire de l’impôt sur le revenu, en cas d’option pour cette modalité.
La déclaration annuelle des revenus professionnels pour le calcul de l’impôt sur le revenu. Chaque année, les micro-entrepreneurs doivent déclarer les revenus de leur activité professionnelle sur leur déclaration personnelle d’impôt sur le revenu (formulaire n° 2042) et son annexe (formulaire n° 2042-C-PRO). Ils déclarent alors le montant total hors taxes des recettes encaissées (et non facturées) sur l’année civile écoulée.

Précision : les micro-entrepreneurs qui ont opté pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu doivent reporter dans la déclaration n° 2042-C-PRO, le montant du chiffre d’affaires ou des recettes de l’année dans la rubrique « Micro-entrepreneur (auto-entrepreneur) ayant opté pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu » selon la nature de leur activité (« Revenus industriels et commerciaux » ou « Revenus non commerciaux »).

Registres Obligatoires en Cas d'Embauche de Salariés

Si vous avez des salariés, vous devez mettre en place certains registres obligatoires dès la première embauche.

Registre Unique du Personnel

Si vous employez des salariés, vous avez l'obligation de tenir un registre unique du personnel. Chaque salarié doit y être inscrit au moment de son embauche à l'encre indélébile.

Vous devez y inscrire les informations complémentaires suivantes pour chaque salarié :

Nom
Prénoms
Nationalité
Date de naissance
Sexe
Emploi
Qualification
Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
Type de contrat
Si une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou la date de demande d'autorisation
Pour les salariés étrangers, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Vous devez joindre en annexe la copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers
Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » avec la dénomination et l'adresse de ce dernier
Pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire
Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »

Pour chaque stagiaire vous devez indiquer les informations suivantes :

Nom et prénoms
Date de début et de fin de la période de formation ou de stage
Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire

Vous devez également indiquer les nom et prénoms des personnes volontaires en service civique.

Les informations sur un salarié contenues dans le registre unique du personnel doivent être conservées pour une durée de 5 ans à partir du départ du salarié.

Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Si vous employez des salariés, vous devez tenir ce registre, y indiquer et analyser tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés. Il répertorie l'ensemble des risques professionnels (par exemple, chute, infection, blessure, etc.) auxquels sont exposés les salariés.

Il doit être mis à jour aux moments suivants :

Pour les entreprises d'au moins 11 salariés, au minimum tous les ans
En cas d'aménagements importants entrainant une modification des conditions de travail ou de santé et de sécurité
À l'apparition d'une information supplémentaire concernant l'évaluation d'un risque (par exemple, apparition d'un nouveau risque en raison de nouvelles connaissances scientifiques ou techniques)

Le DUERP doit être conservé 40 ans à partir de son élaboration.

Si vous ne transcrivez pas ou ne mettez pas à jour l'évaluation des risques, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu'à 1 500 €. Cette amende peut être portée à 3 000 € en cas de récidivde dans le délai d'un an.

Registre Spécial du Repos Hebdomadaire

Lorsque vous avez des salariés qui sont soumis à un régime particulier de repos, vous devez indiquer leur nom et le type de régime dans ce registre. Il faut préciser pour chaque salarié le jour et les fractions de journée choisis pour le repos. On parle de régime particulier de repos quand par exemple un employé n'a pas le même jour de repos que tous les autres.

Les salariés concernés doivent être inscrit dans le registre dans les 6 jours qui suivent leur embauche. En cas de changement dans les journées de repos d'un salarié, la modification doit avoir lieu sur le registre avant la mise en place de la nouvelle période de repos.

En cas de non-tenue de ce registre, vous vous exposez à une amende de 1 500 € par salarié concerné.

Registre des Contrôles de Sécurité

Il faut indiquer dans ce registre que les contrôles de sécurité ont bien été effectués dans l'entreprise. Il contient tous les documents de vérification et de contrôle en matière d'hygiène et de sécurité.

Les informations doivent être conservées pendant 5 ans.

En cas de mauvaise tenue du registre des contrôles de sécurité, vous vous exposez à une amende de 750 € par salarié concerné.

Registre des Vérifications des Installations Électriques

Dès lors que vous recevez public ou que des équipes travaillent dans votre établissement, vous devez procéder à des vérifications des installations électriques. Vous devez vous assurer qu'elles sont maintenues en conformité avec les règles de santé et de sécurité applicables.

Les résultats des vérifications, les justifications des travaux et modifications effectués doivent être consignés sur un registre.

Le registre peut être tenu sous forme papier ou électronique dès lors qu'il est identifié, numéroté et daté au moment de sa création par des moyens offrant toute garantie de preuve.

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