Déductibilité de la TVA sur les Frais de Réception : Conditions et Guide Complet
Une entreprise est en principe assujettie à la TVA. Cela signifie qu'elle doit la facturer à ses clients et la reverser à l'État français. Le fait d'être soumise à un régime réel de TVA lui permet également de pouvoir déduire la TVA qu'elle paye sur ses achats professionnels. Autrement dit, elle peut demander le remboursement de la TVA déductible qu'elle a payée à l'État. Nous vous présentons les règles concernant la déduction de TVA.
Dans le cadre d’une activité professionnelle soumise à TVA, l’entreprise a l’obligation de reverser la TVA collectée sur le chiffre d’affaires. Le vendeur est un collecteur pour le compte de l’Etat. Comme c'est le cas de toutes les dépenses engagées par une entreprise, les frais de réception ne sont déductibles du résultat imposable que s'ils ont été engagés dans l'intérêt de la société, si celle-ci a conservé les pièces qui justifient ces frais et s'ils n'ont pas un caractère somptuaire.
La récupération de la TVA est une opportunité pour les entreprises de réduire leurs coûts. En respectant les conditions de déductibilité, votre entreprise peut optimiser ses dépenses et améliorer sa gestion financière.
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Conditions Générales de Déductibilité de la TVA
Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :
- L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal). Elle ne doit pas être exonérée de TVA ou être en franchise en base de TVA.
- La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Si l'achat est réalisé aux fins personnelles du dirigeant, alors la TVA appliquée à cet achat ne peut pas être remboursée.
- L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA. On doit également pouvoir y lire le montant de la TVA qu'elle a versée et dont elle demande le remboursement. Le justificatif sera généralement une facture, mais il peut s'agir d'un autre document (ex : bon de commande).
Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.
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La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible. En effet, la notion d'exigibilité est importante car elle détermine la période au cours de laquelle vous allez devoir déclarer la TVA et par la même occasion la déduire.
Exigibilité de la TVA
Selon le type de vente, la TVA n'est pas exigible au même moment :
- Vente de biens : la TVA est exigible au moment de la livraison (généralement en corrélation avec la date de la facture). Lorsqu'un acompte est versé, la TVA devient alors déductible dès le versement de l'acompte.
- Vente de prestations de services : la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix. Cependant l'entreprise peut opter pour le régime des débits. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date de la facture.
Exemple : Une entreprise achète des biens pour les besoins de son activité à une autre entreprise. Elle passe commande le 13 janvier et reçoit les produits le 3 février. La TVA devient exigible au moment de la livraison puisqu'il s'agit d'une vente de biens. La livraison ayant eu lieu en février, la TVA devra être déclarée et déduite lors de la déclaration de TVA du mois de février (autrement dit, entre le 15 et le 24 mars).
L'entreprise doit déduire la TVA au moment de sa déclaration de TVA. Elle doit indiquer les opérations de vente ou d'achat qu'elle a réalisées et la TVA déductible aux lignes correspondantes.
Lorsque la TVA déductible est supérieure à la taxe collectée, on dit que l'entreprise a un crédit de TVA. Autrement dit, l'administration fiscale lui doit de la TVA.
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L'entreprise a 2 options :
- Elle peut décider de reporter ce crédit d'impôt sur les périodes d'impositions suivantes, c'est-à-dire que la TVA déductible restante sera utilisée pour diminuer la TVA collectée du mois suivant.
- Elle peut demander le remboursement de la totalité ou d'une partie de son crédit de TVA.
Remboursement de la TVA
Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.
Le remboursement peut être annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel. De plus, selon le régime d'imposition à la TVA de l'entreprise, les modalités de remboursement de TVA ne sont pas les mêmes.
Régime Réel Simplifié de TVA
Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel ou semestriel.
Remboursement Annuel de TVA
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.
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La demande doit être faite au moment de la déclaration annuelle de TVA :
- Si l'exercice comptable de l'entreprise coïncide avec une année civile : au plus tard le 2e jour ouvré suivant le 1er mai.
- Si l'exercice comptable de l'entreprise ne coïncide pas avec une année civile : au plus tard 3 mois après la date de clôture de l'exercice.
La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3517-S.
Remboursement Semestriel
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.
La demande doit être faite tous les 6 mois à partir de la date de clôture de l'exercice comptable de l'entreprise au moment de la déclaration de TVA qu'elle réalise ce mois-là.
La demande de doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519. Elle doit également joindre à sa demande de remboursement les factures qui indiquent le montant de la TVA dont le remboursement est demandé.
Régime Réel Normal de TVA
Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel, trimestriel ou mensuel.
Remboursement Annuel de TVA
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.
La demande doit être faite au moment de la déclaration de TVA de janvier correspondant à la TVA du mois de décembre ou du 4e trimestre.
La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519.
Remboursement Trimestriel
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.
Une demande peut être faite le mois qui suit les 3 premiers trimestres de l'année. Autrement dit, le remboursement peut être demandé lors de la déclaration de TVA faite entre le 15 et le 24 avril, le 15 et la 24 juillet ou le 15 et la 24 octobre.
La demande doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519. L'entreprise doit également joindre à sa demande de remboursement les factures qui indiquent le montant de la TVA dont elle demande le remboursement.
Remboursement Mensuel
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.
La demande doit être faite chaque mois au moment de la déclaration de TVA de l'entreprise à l'aide du formulaire n° 3519.
Dépenses Exclues du Droit à Déduction
Même si la TVA qui s'applique sur les achats professionnels est en principe déductible, certains achats de biens ou de services sont exclus.
Il s'agit par exemple des achats suivants :
- Biens ou services liés au logement fourni gratuitement aux dirigeants et au personnel de l'entreprise. Cela ne concerne pas le personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance logé sur les chantiers ou dans les locaux de l'entreprise.
- Cadeaux ne dépassant pas 73 € TTC par objet et par an pour un même bénéficiaire (à destination des clients, des fournisseurs ou du personnel)
- Biens ou services utilisés à plus de 90 % à des fins étrangères à l'entreprise (par exemple, un entrepreneur achète un logiciel qu'il utilise à plus de 90 % pour ses besoins personnels)
- Véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte (usage professionnel et personnel) et qui appartiennent à l'entreprise. Cela ne concerne pas les entreprises de transport de voyageurs, les entreprises de locations de véhicules soumises à la TVA et les auto-écoles.
Attention Certains biens ou services peuvent être exclus du droit à déduction.
Frais de Réception : Conditions de Déductibilité
Les frais de réception et de représentation sont déductibles s'ils ont un rapport direct et certain avec la profession exercée et où leur montant est effectivement justifié. En cas de contrôle fiscal, la société doit prouver qu'elle avait réellement intérêt à faire les dépenses déduites de ses bénéfices.
Il est ainsi possible de déduire les frais liés à l’organisation d’événements, comme les séminaires, les repas ou un cadeau client.
Pour que les frais de réception soient déductibles, ils doivent répondre à plusieurs conditions :
- Être engagés dans l'intérêt de la société
Cela signifie que ces dépenses doivent être réalisées dans le but d’augmenter le chiffre d’affaires de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez justifier l’accueil de clients japonais dans un restaurant français dans le but de conclure un contrat en fin de repas et d’améliorer votre relation commerciale avec eux en leur faisant découvrir la gastronomie française. - Avoir un lien direct et certain avec l'activité de l'entreprise
Ces frais de représentation doivent être engagés pour des raisons professionnelles et non personnelles. Ainsi, organiser une réunion de travail au restaurant avec des partenaires commerciaux est déductible si elle est directement liée à un projet ou une négociation en cours. - Être proportionnés à l'importance du client ou de l'événement
Une dépense excessive pour une réception sans importance stratégique peut être contestée. Concrètement, inviter un·e client·e dans un restaurant haut de gamme doit être justifié par l'importance de la relation commerciale.
L'intérêt de la société à engager ces frais: Si elle a offert des repas au restaurant à des clients, la rentabilité de ces frais pour l'entreprise doit être prouvée, ce qui suppose que la relation avec les clients concernés s'est poursuivie par la suite.
Il en est de même en ce qui concerne les repas offerts dans les salles à manger de réception situées dans les locaux de la société. Si ces frais sont élevés (notamment si un client est invité dans un restaurant luxueux), il faut pouvoir démontrer que l'importance de la relation avec le client justifiait la dépense. Enfin, les frais de cocktails organisés dans les locaux de la société sont déductibles s'ils n'ont pas un caractère excessif.
La conservation des pièces justificatives: La société doit conserver précieusement toutes les factures concernant ces frais qui doivent avoir fait l'objet d'écritures passées dans la comptabilité. Si l'entreprise fait l'objet d'un contrôle fiscal, l'inspecteur procédera au pointage de toutes les factures et il vérifiera si leur total correspond avec le montant figurant dans le compte de résultat. Si un défaut de concordance est constaté, la société s'expose à un redressement fiscal.
Les pièces justificatives doivent indiquer non seulement le montant et la date de la réception, mais aussi les raisons pour lesquelles elle a eu lieu et les coordonnées des personnes invitées (à savoir, leur nom, la société dans laquelle ils travaillent ainsi que la fonction qu'ils exercent au sein de celle-ci). Il est donc indispensable de demander au restaurateur une facture contenant toutes ces mentions.
La non-déductibilité de certaines dépenses: L'administration fiscale n'autorise pas la déduction des dépenses ayant un caractère somptuaire ou celles qui sont manifestement engagées dans le cadre de la vie privée de l'exploitant. S'il reçoit des clients chez lui pendant le week-end aux frais de la société, cette dépense risque de ne pas être déductible à moins que son intérêt pour l'avenir de la société soit incontestable.
D'autre part, toute dépense ayant un caractère somptuaire sera exclue des frais déductibles. C'est notamment le cas si l'entreprise invite un client à une partie de chasse ou de pêche, si elle entretient un bateau de plaisance ou une propriété privée dans laquelle elle reçoit des personnes étrangères à l'entreprise.
En revanche, les frais de réception ayant un caractère social peuvent être déduits des bénéfices. L'entreprise peut tout à fait déduire les dépenses concernant un cocktail organisé au sein de l'un de ses services pour fêter une nomination.
Dépenses exclues de la déduction fiscale: Certaines dépenses ne sont pas considérées comme déductibles pour des raisons fiscales :
- Les dépenses excessives ou somptuaires: C’est le cas des frais liés à l’exercice de la chasse, de la pêche, aux résidences de plaisance, aux yachts et à l’amortissement excédentaire de voitures privées…
- Les dépenses personnelles: Les dépenses qui bénéficient principalement aux individus plutôt qu'à l'entreprise, comme des vacances personnelles prises aux frais de l'entreprise, ne sont pas déductibles.
Exemples de frais de réception déductibles ou non déductibles:
- Exemples de frais déductibles:
- Un consultant indépendant invite un prospect à dîner au restaurant pour discuter des détails d'un projet d’envergure.
- Une agence de publicité organise une inauguration de ses nouveaux locaux et invite ses clients stratégiques et les médias locaux.
- Une start-up organise une soirée de Noël pour ses employés pour célébrer une année de succès et renforcer l'esprit d'équipe.
- Exemples de frais non déductibles:
- Un directeur général organise une retraite dans un complexe de luxe en bord de mer sans justification claire de l'impact sur l'entreprise.
- Un entrepreneur utilise les fonds de l'entreprise pour financer des vacances en famille.
- Un directeur financier utilise le budget de l'entreprise pour acheter des billets VIP pour un événement sportif sans rapport avec les activités commerciales de l'entreprise.
Déductibilité de la TVA sur les Frais de Réception
En général, les frais de réception et de représentation sont déductibles à hauteur de 50 % de leur montant total. Cela signifie que la moitié des dépenses engagées peut être comptabilisée comme une charge déductible pour l'entreprise, réduisant ainsi son bénéfice imposable.
Il existe certaines exceptions qui admettent une déductibilité à 100 % dans le cas d’événements comme les repas de Noël, les fêtes patronales, les départs à la retraite.
Le traitement de la TVA sur les frais de réception dépend de la manière dont l'événement est organisé.
- Organisation par un prestataire externe
Si l'entreprise fait appel à un prestataire externe (traiteur, agence événementielle, organisateur d'événements…) pour organiser l'événement, la TVA facturée par ce prestataire est généralement récupérable, à condition que l'entreprise soit assujettie à la TVA et que les dépenses soient déductibles pour l'impôt sur les sociétés. - Organisation gérée en interne
Lorsque l'organisation de l'événement est gérée en interne par l'entreprise, la TVA n'est pas récupérable sur les dépenses engagées. Cependant, l'entreprise peut déduire la totalité des dépenses, y compris la TVA non récupérable, dans la mesure où elles respectent les critères de déductibilité.
Pour les dépenses de restaurant, la mention des noms des participants sur la note de frais est une exigence importante pour justifier le caractère professionnel du repas. Il est conseillé de tenir un registre des repas d’affaires, indiquant les participants, la date, le lieu et le motif du repas.
Pour les petites dépenses de restaurant, une simple note de restaurant inférieure à 150 € TTC peut suffire comme justificatif.
Les frais de réception, y compris les repas au restaurant, sont souvent déductibles, mais sous certaines conditions précises:
- Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires.
- Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant.
- Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré.
Note : Pour les dirigeants salariés, les repas de midi sont couverts par la déduction forfaitaire de 10% et ne sont donc pas déductibles, excepté en cas de mission éloignée.
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