Comptabilisation des Frais INPI, Redevances, Frais de Greffe et Dépenses de Début d'Activité

Lors de la création d’une entreprise, il est fréquent d’engager des dépenses avant le début de l’activité. Ces dépenses engagées peuvent être reprises au compte de l’entreprise ou de la société, une fois la création finalisée. Cependant, il faut respecter un certain nombre de règles.

Comptabilisation des Dépenses de Début d’Activité

Afin de démarrer son activité au plus vite, il faut parfois effectuer certaines dépenses en amont. La liste doit être exhaustive et permet la reprise des actes. Si rien n’a été prévu lors de la signature des statuts, les associés pourront toujours reprendre, au nom de la société, les dépenses effectuées avant l’immatriculation.

Procédure de Reprise des Dépenses

Lors de la reprise des dépenses, il convient donc de les enregistrer en comptabilité. Cela se fait par l’intermédiaire d’une note de frais.

1. Rendez-vous dans le Menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Notes de frais. Les notes de frais et autres factures antérieures à la création de l’entreprise, doivent être enregistrées en comptabilité au premier jour d’existence de la structure.
2. Vous pouvez sélectionner un jour, une référence d’opération facultative et un libellé pour votre note de frais.
3. Vous indiquez qui a payé la dépense. Il peut s’agir du chef d’entreprise dans une entreprise individuelle, ou d’un associé ou d’un dirigeant dans une société.

Une fois saisie, votre note de frais s‘impute dans les comptes comptables correspondants.

Vous pouvez télécharger gratuitement l’appli Notes de frais sur les stores Android ou Apple. Une fois l’appli téléchargée, il vous suffit de prendre une photo de votre justificatif avec votre smartphone. Vous pouvez ensuite valider la note de frais, qui s’imputera automatiquement dans le bon compte comptable et est visible sur le web.

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Pour consulter votre plan comptable et créer de nouveaux comptes, rendez-vous dans le menu Mon dossier / Comptabilité / Liste des comptes.

La facture doit être libellée au nom de la société en formation ou signifiée comme telle par la personne ayant pris en charge l’engagement. Ainsi, l’inscription d’une micro-entreprise par l’intermédiaire de l’INPI se fait gratuitement.

Comptabilisation des Frais de Greffe

La comptabilisation d'un extrait Kbis, des frais de greffe ou toutes les sommes liées au dépôt d'actes devant un tribunal, se fait par un compte 6227 Frais d'actes et de contentieux. Les frais de greffe sont les frais légaux engendrés lors de la constitution d'une société ou de toute autre modification à déclarer.

Les frais de greffe, réglés ou non sur le guichet électronique des formalités d'entreprise (guichet unique) ou sur le site Infogreffe, sont généralement comptabilisés dans le compte 6227 Frais d'actes et de contentieux.

Cette opération s'enregistre pour toutes les formalités facturées par le greffe du tribunal de commerce ou le site du guichet unique par exemple.

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Toutefois, même si les frais de greffe font partie intégrante des formalités auprès du greffe du tribunal de commerce, d'autres frais sont également constatés.

Les frais de greffe regroupent tout un panel d'opérations réalisées pour lesquelles des formalités doivent être établies auprès du greffe du tribunal de commerce. Vous trouverez une liste non exhaustive de ces frais :

• la création d'une société ;
• le dépôt des comptes annuels ;
• le changement de siège social ;
• l'ouverture/la fermeture d'un établissement secondaire ;
• l'extrait Kbis ;
• etc.

Frais d'Annonce Légale

En plus des frais de greffe pour vos formalités, bien souvent, il y a une annonce légale à faire paraître dans un journal afin de communiquer auprès des tiers la création ou modification de votre société. Vous avez également la possibilité de choisir le journal habilité à recevoir ces annonces. Ces frais s'enregistrent de la façon suivante :

Afin de ne pas mélanger vos opérations d'annonces légales versées au greffe avec vos publicités habituelles, nous vous conseillons de créer un sous-compte à cet effet.

Honoraires du Professionnel

Les frais de greffe nécessitent également une prestation pour réaliser l'opération nécessitant une formalité auprès du greffe du tribunal de commerce. Ces prestations sont généralement des honoraires juridiques ou comptables que vous devez comptabiliser comme suit :

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Immobilisation des Frais de Constitution ou de Modification

Si le cumul de vos frais de greffe, d'annonce légale et d'honoraires s'élève à un montant de plus de 500€, l'administration fiscale vous laisse la possibilité de regrouper la totalité de ces frais afin de les immobiliser. Par cette option, ce n'est plus un compte de charge que vous devez mouvementer mais un compte de classe 2 :

Les sous-comptes que vous pouvez mouvementer pour ces opérations en compte de classe 2 sont :

• 2011 Frais de constitution ;
• 2012 Frais de premier établissement ;
• 2013 Frais d'augmentation de capital et d'opérations diverses (fusions, scissions, transformations).

Durée d'Amortissement des Frais d'Établissement

L'administration fiscale admet un amortissement des frais d'établissement sur une durée de 5 années au maximum. Une fois cette option réalisée, celle-ci est irrévocable. Il faut également préciser que la méthode de référence est la constatation en charges des frais d'établissement.

Impact sur la Distribution de Dividendes

En cas d'option et si le dirigeant souhaite prélever une partie du résultat dégagé, l'immobilisation de ces frais ne permet pas de réaliser une distribution de dividendes. Cela signifie que tant que les postes « frais d'établissement » et « frais de développement » ne sont pas apurés, il ne peut être procédé à aucune distribution de dividendes sauf si le montant des réserves libres est au moins égal à celui des frais non amortis (R123-187 du Code de commerce).

Comptabilisation des Frais de Greffe et d'Annonce Légale

Les frais de greffe, qui incluent les coûts légaux pour les modifications statutaires ou la constitution d'une société, sont comptabilisés dans le compte 6227 Frais d'actes et de contentieux. Ces frais sont enregistrés lorsqu'ils sont payés, que ce soit directement au greffe du tribunal de commerce ou via un guichet électronique.

Les frais d'annonce légale, nécessaires lors de la création ou de la modification d'une société, sont comptabilisés séparément des frais de greffe. Ils sont enregistrés dans le compte 6231 Annonces et insertions.

Conditions de Déductibilité des Frais de Greffe

Vous voulez déduire les frais de greffe de votre résultat fiscal ? Voici les conditions :

• les frais de greffe sont justifiés (facture) ;
• les frais sont engagés dans l’intérêt de la société ;
• l’entreprise n'est pas soumise au régime micro-BIC ;
• les frais de greffe entraînent une diminution de l'actif net de la société ;
• ils sont comptabilisés dans l’exercice au cours duquel ils sont engagés.

Les entreprises au régime micro-BIC ne peuvent pas déduire leurs frais de greffe de leur résultat fiscal. En effet, l’administration fiscale applique déjà un abattement forfaitaire pour frais professionnels sur les activités de vente (71 %) et les activités de services (50 %).

Comptabilisation des Redevances (Compte 6511)

Le compte 6511 - Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, est un compte de charge qui figure dans la classe 6 du plan comptable général. Ce compte est spécifiquement dédié à l'enregistrement des coûts liés à l'utilisation de droits de propriété intellectuelle ou industrielle qui ne sont pas capitalisés en tant qu'immobilisations incorporelles.

Description du Compte 6511

Ce compte est utilisé pour enregistrer les dépenses relatives à :

• Les redevances versées pour l'utilisation de concessions, brevets, licences, marques, procédés et logiciels.
• Les coûts associés à l'achat de droits d'exploitation temporaires sur des éléments de propriété intellectuelle.
• Les redevances de franchise, qui sont des paiements effectués par le franchisé au franchiseur pour l'utilisation de la marque, du savoir-faire et du modèle commercial.

Ces dépenses ne sont pas capitalisées en immobilisations incorporelles lorsque leur bénéfice est attendu pour une courte période, typiquement inférieure à un an, ou lorsque les critères de capitalisation ne sont pas remplis. Ce compte a un sens débiteur, car il enregistre des charges qui diminuent le résultat net de l'entreprise.

Contreparties Fréquentes

• Le compte 512 "Banques" pour le paiement des redevances.
• Le compte 401 "Fournisseurs" si les redevances sont dues à des fournisseurs de services ou de droits.

Comptes Liés

• Compte 205 : Immobilisations incorporelles, pour les éléments similaires capitalisés.
• Compte 658 : Autres charges de gestion courante, pour les charges ne relevant pas directement des activités principales de l'entreprise mais qui ne sont pas des redevances.
• Compte 444 : État - Subventions à rembourser, pour les cas où des subventions reçues pour l'achat de droits sont à rembourser.

Implications Fiscales

Les dépenses enregistrées dans le compte 6511 sont généralement déductibles du résultat fiscal de l'entreprise, dans la mesure où elles sont engagées dans l'intérêt direct de l'exploitation et qu'elles respectent les conditions de déductibilité prévues par le code général des impôts. Certaines conditions et limites peuvent s'appliquer selon la législation fiscale en vigueur, notamment en ce qui concerne les redevances versées à des entités liées situées dans des pays à fiscalité privilégiée.

Exemples Pratiques

• Redevances de licence logicielle : Une entreprise informatique paie une redevance annuelle pour l'utilisation d'un logiciel de gestion de relation client (CRM). La redevance est enregistrée dans le compte 6511 car le logiciel est considéré comme une charge opérationnelle plutôt qu'une immobilisation.
• Redevances de franchise : Un restaurant franchisé verse des redevances mensuelles à la chaîne de restauration propriétaire de la marque. Ces paiements, qui donnent droit à l'utilisation de la marque, du concept et du savoir-faire du franchiseur, sont comptabilisés dans le compte 6511.
• Achat de droits sur un brevet : Une entreprise manufacturière paie pour l'utilisation d'un brevet sur une période de six mois pour produire un produit spécifique.

Protection de la Marque à l'INPI

Protéger sa marque à l’INPI n’est donc pas une formalité : c’est sécuriser son capital de confiance, garantir la cohérence de son image et préparer sereinement son expansion, qu’elle soit digitale ou internationale.

Un enregistrement transforme votre signe en marque en ligne et marque en France dotée d’un monopole d’exploitation de dix ans, renouvelable à l’infini. Vous pouvez interdire tout usage non autorisé, saisir le juge pour contrefaçon ou cybersquatting et négocier des licences rémunératrices. Votre titre devient un actif cédable, pouvant servir de garantie bancaire, bref : une part de l’INPI inscrite au bilan.

Vérification des Droits Antérieurs

Avant même de cliquer sur « Déposer ma marque », il faut d’abord vérifier que votre signe n’empiète sur aucun droit antérieur.

• Base marques INPI (France) : répertorie toutes les marques nationales, les demandes internationales désignant la France et les anciennes marques communautaires.
• TMview : agrège plus de 130 registres nationaux (Suisse, Royaume-Uni, États-Unis, Chine, etc.).

Classification de Nice

La classification de Nice répartit tous les produits et services en 45 classes : de 01 à 34 pour les biens matériels, de 35 à 45 pour les prestations immatérielles. En pratique, la première classe de marque INPI sélectionnée vous coûte 190 € à l’INPI en 2025 ; chaque classe supplémentaire ajoute 40 €.

Choisir les bonnes classes revient donc à tracer le périmètre juridique de votre monopole : trop restreint, il laissera la porte ouverte à un concurrent ; trop large, il alourdira inutilement la facture et vous exposera à la déchéance pour défaut d’usage. Commencez par inventorier vos offres actuelles, puis projetez-vous à trois ou cinq ans : si vous lancez demain une boutique en ligne ou des formations, prévoyez dès maintenant les classes 35 (commerce) ou 41 (éducation).

Procédure de Dépôt à l'INPI

Déposer une marque via le portail de l’INPI se fait entièrement en ligne et, pour un dossier simple, ne prend guère plus d’une demi-heure. La procédure suit trois temps : création d’un compte sécurisé, dépôt du fichier représentant la marque (texte, logo, son, animation) accompagné du libellé des produits et services, puis règlement des taxes.

Commencez par ouvrir ou rattacher votre espace sur inpi.fr et activez l’authentification forte par SMS. L’assistant pas-à-pas sauvegarde automatiquement chaque brouillon, vous évitant de tout recommencer en cas d’interruption.

• Personne morale : dénomination sociale, forme juridique, numéro SIREN et siège social.
• Marque sonore : fichier MP3 (≤ 2 Mo, max.
• Classes et liste des produits/services : Sélectionnez les classes de la classification de Nice et détaillez, ligne par ligne, chaque produit ou service visé.
• Processus de paiement : réglez les taxes par carte bancaire pour une confirmation immédiate, ou par virement SEPA (délai de traitement d’environ 48 h).

Opposition et Enregistrement

Environ six semaines après votre dépôt, l’INPI publie la demande au Bulletin officiel de la propriété industrielle (BOPI). À compter de cette date, les titulaires de droits antérieurs disposent de deux mois pour former opposition. En 2024, cela a concerné près de 3,5 % des dossiers.

Si une opposition survient, vous pouvez : retirer la demande, limiter les produits ou services en cause, négocier un accord de coexistence ou défendre votre position devant la division d’opposition de l’INPI.

Pour être enregistrée, une marque doit d’abord être distinctive, c’est-à-dire qu’elle ne peut pas se contenter de décrire le produit ou le service qu’elle désigne ; elle doit en outre être disponible, donc ne pas reproduire ni imiter une marque antérieure protégée dans des classes similaires. Le signe doit également être licite : aucune référence contraire à l’ordre public, aux bonnes mœurs ou de nature trompeuse n’est admise. L’INPI exige par ailleurs une représentation claire et précise sous forme de fichier numérique (texte, JPEG/PNG, MP3, MP4) afin que l’objet de la protection soit sans ambiguïté.

Gestion Post-Enregistrement

Une fois la marque enregistrée, la protection se joue sur quatre volets. D’abord, mettez en place une surveillance active (INPI Watch, TMview Watch) afin d’être alerté des dépôts similaires et pouvoir réagir dans les deux mois. Ensuite, planifiez le renouvellement dix ans après la date de dépôt ; un retard entraîne une pénalité de 25 % et, au-delà, la radiation pure et simple. En parallèle, soyez prêt à agir : lettre de mise en demeure, notice de retrait sur les marketplaces ou action en contrefaçon devant le tribunal compétent. Veillez aussi à exploiter réellement votre signe, car cinq années consécutives sans usage ouvrent la porte à la déchéance.

Délais de Procédure

En France, l’INPI mène l’examen formel, la publication et, en l’absence d’opposition, l’enregistrement en cinq à sept mois. Pour une marque de l’Union européenne déposée auprès de l’EUIPO, comptez six à neuf mois, délai qui couvre l’opposition centralisée sur 27 États. À l’international, via le Protocole de Madrid géré par l’OMPI, la procédure s’étire sur douze à dix-huit mois, car chaque office national conserve un droit de veto.

Comptabilisation de la Marque Enregistrée

Une marque enregistrée s’inscrit à l’actif du bilan au compte 205 “Concessions et droits similaires” ; sa valeur d’origine inclut les taxes INPI/EUIPO/OMPI, les honoraires de conseil et tous les frais directement imputables. En normes françaises, l’amortissement est facultatif mais, lorsqu’il est pratiqué, s’étale souvent sur dix ans ; en normes IFRS, il devient obligatoire si la durée de vie est jugée limitée.

Conclusion

Pour moins de 200 €, vous pouvez verrouiller votre marque à l’INPI, protéger votre nom de marque et préparer une démarche d’export fluide grâce au dépôt de marque internationale. Rien qu’en France, plus de 38 000 demandes sont déposées chaque année : ne laissez pas un concurrent devancer la vôtre.

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