Méthodologie de gestion des besoins individuels de formation en entreprise

D’après l'article de loi L6111-1 inscrit dans le Code du travail, “la formation professionnelle tout au long de la vie constitue une obligation nationale”. Pour rester concurrentielles sur le marché, les entreprises doivent en outre s'intéresser à la question du développement des compétences de leurs salariés. Le recueil des besoins en formation constitue ainsi une étape clé dans la mise en œuvre d’un plan de formation professionnelle.

À quoi sert le recueil des besoins en formation ?

L’identification des besoins en formation professionnelle permet de faire le point sur les compétences et besoins des collaborateurs et d’assurer un plan de formation optimal. Cette étape permet également de placer le salarié au centre de la démarche et d’instaurer un climat de collaboration favorable à l'apprentissage. La formation est en outre vecteur de réussite et d’un sentiment d’appartenance à l’entreprise : un salarié qui s’ennuie dans son poste de travail sera moins investi qu’un salarié avec un poste en constante évolution.

Qu'est-ce que le recueil des besoins de formation ?

Le recueil des besoins en formation désigne l’ensemble des démarches permettant d’identifier, de formaliser et de hiérarchiser les besoins en compétences d’une organisation. Il ne s’agit pas d’une simple collecte de souhaits, mais d’une analyse outillée qui croise les aspirations individuelles, les attentes managériales et les orientations stratégiques de l’entreprise.

Besoin individuel vs besoin collectif

Un besoin individuel est propre à un collaborateur : il peut viser sa montée en compétences sur un outil spécifique, sa progression vers un nouveau poste, ou le renforcement d’une aptitude fragilisée. Un besoin collectif concerne un groupe, une équipe ou une population métier partageant un même enjeu de compétences. Par exemple : la montée en compétences des managers sur des pratiques de feedback, ou la maîtrise d’un nouveau système d’information déployé à l’échelle d’un service.

Besoin exprimé, réel et latent

La distinction entre ces trois catégories est fondamentale : le besoin exprimé est celui formulé spontanément par le collaborateur ou son manager. Le besoin réel émerge de l’analyse objective : écart de performance, évolution de poste, changement de process. Le besoin latent n’est pas encore conscient : il naît d’une évolution en cours (transformation digitale, réglementation, nouveau marché) que le collaborateur n’a pas encore intégrée. Croiser ces trois dimensions permet de construire un plan de formation ancré dans la réalité opérationnelle et anticipatoire des mutations à venir.

Qui recueille les besoins et quand ?

La tâche de l’identification des besoins en formation professionnelle en entreprise est réservée au responsable de formation. Il évalue les écarts entre les compétences acquises et requises des collaborateurs, les objectifs à atteindre et identifie les problèmes et les réponses qui pourraient être apportées par la formation. Le responsable de formation doit ainsi être dans une constante démarche de veille pour évaluer les différentes sources de besoin en formation. En effet, l’article L6331-12 du Code du travail précise que le plan de formation doit être présenté lors du CSE. Pour l’élaboration du plan de formation, il faut débuter la collecte des besoins en septembre, puis les hiérarchiser en novembre.

Sources principales du recueil des besoins

Un recueil efficace repose sur plusieurs sources :

Les orientations stratégiques de la direction et l’articulation avec la GEPP/GPEC.
Les recyclages et habilitations obligatoires (CACES, habilitations électriques, sécurité…).
Les managers de proximité, capteurs terrain pour les besoins réels et collectifs.
Les collaborateurs eux-mêmes via demandes, auto-évaluations et entretiens.
Les données RH et opérationnelles (SIRH, évaluations, indicateurs qualité, taux d’erreur).

Méthodologie : comment recueillir les besoins individuels ?

Identifier les besoins individuels revient à mesurer l’écart entre les compétences actuelles du collaborateur et celles requises pour réaliser une tâche ou atteindre un objectif. Pour cela, plusieurs méthodes sont complémentaires :

Entretiens annuels et entretiens professionnels

L’entretien annuel est un moment d’échange clé sur la performance et les compétences du collaborateur. C’est l’occasion de faire le point et identifier les pistes d’amélioration dans le cadre de son poste ou d’évoquer des souhaits éventuels de mobilité interne. L’entretien professionnel, lui, est consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d'emploi. Il doit avoir lieu tous les 2 ans et tous les 6 ans un entretien de bilan permet de vérifier que l'employeur a bien rempli ses obligations en matière de formation (articles L. 6315-1 et L. 6323-13).

Evaluations de performance et feedbacks réguliers

Ces évaluations permettent d’observer précisément l’évolution des compétences des collaborateurs dans le temps et de détecter rapidement les lacunes ou difficultés éventuelles.

Sondages et auto-évaluations

Les sondages représentent des outils efficaces pour capter les besoins collectifs. Ils doivent être clairs, concis et ancrés dans des situations concrètes. L’analyse des résultats doit être suivie d’une communication transparente auprès des équipes.

Observation directe et 360°

L’observation sur le terrain et les feedbacks de l’écosystème (clients, pairs, prestataires) permettent de détecter des besoins non exprimés. La pratique du feedback 360° aide à analyser les points forts et les axes d’amélioration.

Ateliers collectifs et analyse de poste

Les ateliers en équipe par population métier permettent de faire émerger des problématiques partagées. L’analyse des tâches et la constitution de référentiels métiers aident à recenser les compétences nécessaires à chaque poste.

Hiérarchisation et traduction en objectifs de formation

Les besoins recueillis doivent être triés et priorisés afin d’identifier les actions prioritaires à mener compte tenu du budget et des enjeux. Pour cela :

Différencier Top Down (besoins d’entreprise) et Bottom Up (besoins individualisés) et concilier les deux.
Différencier besoins génériques (souhaits des collaborateurs) et besoins qualifiés (action précise identifiée par un organisme).
Hiérarchiser selon l’urgence, l’importance stratégique, l’impact potentiel et les ressources nécessaires.

Une fois les besoins clarifiés, traduisez-les en objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis) pour faciliter l’évaluation et la cohérence avec la stratégie.

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Optimiser le recueil : organisation, outils et rôles

Pour transformer le recueil des besoins en levier de performance, vous devez associer organisation, outils et comportements :

1) Communiquer une politique formation claire

Informez et communiquez clairement la politique formation de l’entreprise, expliquez les ambitions et les règles d’arbitrage, et affichez le calendrier. Les salariés doivent comprendre comment est construit le plan et quelles sont les modalités d’accès aux formations (CPF, financements…).

2) Former et accompagner les managers

Les managers doivent être outillés : version courte de la note d’orientations, formation à l’expression des besoins, outils d’évaluation des compétences. Ils sont les mieux placés pour remonter les difficultés et identifier les compétences manquantes.

3) Impliquer les collaborateurs

Guidez les collaborateurs pour motiver leurs demandes, proposez des ressources, communiquez sur les dispositifs disponibles et responsabilisez-les sur leur parcours professionnel. Les entretiens réguliers et le recueil continu favorisent l’émergence des besoins.

4) Structurer un cadre global et prioriser

Mettre en place un cadre de priorisation (ex. : niveau 1 indispensables, niveau 2 utiles, niveau 3 anticipatives) et intégrer le recueil dans une stratégie carrière d’entreprise facilite les arbitrages et la cohérence des actions.

5) Adopter des outils numériques

Automatiser le recueil des besoins avec un outil spécialisé permet de consolider les données RH, de centraliser les remontées, d’obtenir des statistiques et d'accélérer l’arbitrage. Les plateformes de formation en ligne fournissent aussi des indicateurs utiles pour identifier les lacunes.

Risques d'un recueil mal piloté

Une mauvaise identification des besoins en formation peut entraîner :

Coûts inutiles pour des formations mal ciblées.
Perte de motivation et démotivation des collaborateurs.
Baisse d’efficacité opérationnelle et non atteinte des objectifs stratégiques.
Risques légaux en cas de non-dispense des formations obligatoires.
Perte de crédibilité des RH si les arbitrages sont mal justifiés.

Bonnes pratiques opérationnelles

Récolter les besoins au fil de l’eau tout en conservant des temps forts annuels pour toucher l’ensemble de l’entreprise.
Conserver une part de budget dédiée aux urgences et mobiliser des aides complémentaires (OPCO, FNE-Formation…).
Multiplier les formats (MOOC, mentoring, formations internes) pour optimiser le budget et la pertinence.
Adapter le recueil au rythme des services et aux spécificités métiers.
Former les managers à l’évaluation objective des compétences et à la communication des décisions.

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Outils concrets : la fiche de recueil des besoins

La fiche de recueil des besoins individuels de formation permet de collecter directement auprès des salariés et des personnels d’encadrement les différents besoins identifiés. Elle aide à formaliser les demandes, à préciser le contexte professionnel, le niveau attendu, les objectifs et l’urgence, et constitue un atout pour construire le plan de formation.

Élément de la fiche	But
Contexte de travail	Comprendre la situation opérationnelle
Compétences actuelles	Évaluer le niveau de départ
Compétences visées	Définir l’écart et l’objectif
Impact attendu	Justifier l’investissement
Priorité/urgence	Faciliter l’arbitrage

Mesurer et piloter la performance des actions

Le pilotage repose sur des KPI : taux de participation, satisfaction, transfert sur le terrain, ROI formation, progression des compétences. Quantifier et mesurer l’investissement dans les formations permet d’ajuster la politique et de démontrer l’impact auprès de la direction.

Le rôle stratégique du recueil des besoins

Le recueil des besoins de formation est un point pivot stratégique qui doit concilier les aspirations des collaborateurs, les impératifs opérationnels des managers et les contraintes budgétaires de la direction. Sa réussite repose sur l'alignement des actions avec la stratégie de l'entreprise, l'utilisation d'outils numériques centralisés et la formation des managers. À l’ère de la guerre des talents, le recueil des besoins est le bras armé de l’équipe RH pour s’assurer de rester dans la course.

Le développement professionnel et la montée en compétences sont des leviers puissants d’engagement et de fidélisation des collaborateurs. Identifier les besoins en formation, avant d’arbitrer, de budgéter et de planifier, devient un impératif stratégique pour tout responsable formation.

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