Le Guichet Unique de l'INPI : La Simplification des Démarches Administratives pour les Entreprises

L’Institut national de la propriété industrielle (INPI) et son guichet unique permettent à tout entrepreneur de réaliser les démarches qui se rattachent à la vie sociale d’une entreprise, quel qu’en soit le type. Ce guichet unique constitue une amélioration certaine des procédures en supprimant tous les autres intervenants.

Un entrepreneur est amené à faire face à de nombreuses situations dans le cadre de la gestion d’entreprise. À chaque étape essentielle de la vie de cette dernière, il est inévitable d’accomplir certaines formalités. La loi Pacte lui a permis d’étendre sa compétence dans la gestion de son site qui centralise l’ensemble des démarches susmentionnées.

Guichet unique : tout savoir sur cette plateforme !

Qu'est-ce que l'INPI ?

L’Institut national de la propriété industrielle est un établissement indépendant et autonome d’un point de vue financier, même s’il reste sous la tutelle du ministère en charge de l’Économie et des Finances.

L'INPI est un acteur incontournable de la vie des entreprises françaises. Dépôt de marque, de brevet, de dessins et modèles, centralisation d’informations sur les entreprises, opérateur du Guichet unique de formalités des entreprises : il est crucial de bien comprendre l’importance de l’INPI dans le paysage entrepreneurial et économique français.

Les Missions de l'INPI

Protection de l’innovation en France: L’INPI accueille et informe les innovateurs, les assiste dans leurs démarches et délivre les titres de propriété industrielle.
Participation à l’élaboration du droit de la propriété industrielle: L’INPI représente la France dans les instances communautaires et internationales compétentes.
Formation et sensibilisation: L’INPI déploie un programme de formation et de sensibilisation auprès des entrepreneurs, des acteurs de l’université et de la recherche.
Centralisation des formalités des entreprises: L’INPI est l'opérateur du nouveau Guichet Unique, un portail sécurisé en ligne facilitant la centralisation des informations des entreprises.
Archivage et diffusion de l’information sociale: L’INPI tient le Registre national des entreprises (RNE), centralisant les informations sur les sociétés immatriculées en France.

Le Guichet Unique : Une Révolution Administrative

La loi Pacte a apporté un profond bouleversement dans cette organisation. Depuis début janvier 2023, le guichet unique est devenu légalement autorisé à réaliser la totalité des formalités administratives en lien avec les entreprises. Le guichet unique a été institué afin de permettre aux entrepreneurs de jouir d’une structure unique et organisée pour réaliser l’intégralité des démarches administratives liées à la gestion d’une entreprise.

Concrètement, depuis un espace sécurisé, il permet aux entrepreneurs de découvrir les étapes pour préparer et envoyer leurs demandes. Le guichet unique est l’interlocuteur unique des entrepreneurs qui désirent réaliser les diverses démarches permettant de régulariser la situation d’une entreprise. L’entreprise pourra être immatriculée au registre national des entreprises (RNE).

Objectifs du Guichet Unique

Fusion des registres des entreprises sous un seul registre appelé Registre national des entreprises (RNE).
Centralisation de tous les CFE et de leurs registres.

Les Formalités Réalisables Via le Guichet Unique

Le Guichet unique concerne :

les formalités de création d’entreprise, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise ainsi que l’immatriculation des sociétés ;
les modifications apportées au cours de la vie de l’entreprise : changement de dirigeants et de représentants légaux, augmentation ou réduction du capital social, changement de siège social, de dénomination sociale, etc. ;
la cessation d’activité.

Depuis le début de l’année 2023, aucune entreprise ne peut s’adresser directement au greffe d’un tribunal de commerce ou à un CFE (Centre de formalités des entreprises). Le site infogreffe poursuit sa mission pour le dépôt des comptes annuels, pour les sociétés concernées. En effet, l’INPI n’est pas mandaté pour le dépôt des comptes.

Qui Peut Réaliser les Formalités sur le Guichet Unique ?

Les formalités des entreprises peuvent toujours être réalisées :

par le chef d’entreprise directement ;
par un salarié (avec une délégation de pouvoir) ;
par un mandataire.

Géographiquement, le Guichet unique gère les formalités de l'ensemble du territoire français, à l'exception de Wallis et Futuna, de la Nouvelle-Calédonie et de la Polynésie française.

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Fonctionnalités et Avantages du Guichet Unique

Ce guichet accompagne le dirigeant d’entreprise dans toutes les étapes du processus de modification qui s’opère au sein de l’entreprise. En outre, il est bon de noter que la plateforme propose diverses options dans un tableau de bord qui permet de suivre toute l’avancée du traitement des dossiers. De plus, à l’aide du tableau de bord présent sur la plateforme, les utilisateurs peuvent non seulement faire un suivi de l’état d’avancement de leur demande, mais également réaliser quelques actes d’administration. Les utilisateurs peuvent alors bénéficier d’un accompagnement tout au long de leur démarche.

Dans le cas où ils auraient des difficultés pour s’adapter à cet outil, la plateforme propose aussi une assistance gratuite. Cette aide peut aussi bien se concentrer sur les questions techniques (concernant notamment l’utilisation globale du site) que sur les questions réglementaires.

Le tableau de bord du Guichet unique est commun avec celui du site guichet-qualifications.fr. Ce dernier permet aux ressortissants de l’Union européenne de faire reconnaître leurs qualifications professionnelles pour exercer en France.

Grâce à l’INPI et son guichet unique, les entrepreneurs ne risquent plus de se tromper dans le choix des organismes sociaux compétents pour s’occuper de leurs cas.

Comment Utiliser le Guichet Unique ?

Tous les entrepreneurs et dirigeants d’entreprise sont autorisés à accéder directement au guichet unique pour pouvoir choisir la démarche qu’ils souhaitent réaliser. Mais pour avoir accès à l’outil, le déclarant doit être en mesure de fournir tous les justificatifs qui lui seront demandés.

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Lors de la première utilisation, il est nécessaire de créer un compte utilisateur, qui permet d’accéder à l’environnement sécurisé de dépôt des pièces et de gestion des formalités. Lors des connexions ultérieures, il sera simplement nécessaire de se connecter.

L’utilisateur saisit en ligne les informations requises et joint les pièces nécessaires à la réalisation de la formalité. Les informations saisies ainsi que le dossier de demande de formalité sont automatiquement transmis par l’INPI aux autorités compétentes pour validation.

Tout échange avec les déclarants (éventuelles demandes de pièces ou de renseignements supplémentaires) se fait également via le site du Guichet Unique. Une fois ses démarches effectuées, le déclarant peut suivre l’avancée de sa demande en accédant à son espace personnalisé via ses identifiants.

Création d'Entreprise

Pour la création de l’entreprise, il est nécessaire de se rendre sur l’onglet « Créer une entreprise ». Le site met à la disposition du déclarant un formulaire dynamique afin de lui permettre de fournir toutes les informations utiles pour parvenir à créer l’entreprise souhaitée. Il est libre de choisir l’ordre qui lui convient pour remplir ce document. Il lui est également possible d’enregistrer la saisie déjà effectuée et de revenir ultérieurement pour finaliser le processus. Les déclarants doivent prendre le temps de bien lire et comprendre les éléments du formulaire afin de s’assurer de donner les bons renseignements.

Bon à savoir : Pour faciliter le suivi du dossier, le déclarant doit veiller à le renommer.

Modification d'Entreprise

Pour différentes raisons, le dirigeant d’une société en activité peut être amené également à effectuer certaines modifications. Pour ce faire, il devra accomplir une formalité réalisable à partir du guichet unique. Il faut rattacher l’entreprise à un compte utilisateur, en faisant une recherche de la structure dans la base de données du portail de l’INPI. Il est possible que la plateforme procède à une certaine vérification, afin de déterminer si le déclarant bénéficie de toutes les autorisations nécessaires pour réaliser toutes les formalités de modification de l’entreprise. Dès que la structure est clairement identifiée et sélectionnée, il lui sera possible de cliquer sur l’option « Effectuer une formalité de modification ».

Cessation d'Activité

Concernant la cessation d’activité, le déclarant devra identifier également l’entreprise. Par la suite, il pourra accéder au formulaire pour réaliser de manière effective l’acte de cessation.

Autres Obligations et Déclarations

La rédaction des statuts s’effectue dès la phase de création de l’entreprise. Ils seront toujours rattachés à la structure en question tout au long de sa vie sociale et jouent un rôle essentiel dans l’organisation de son mode de fonctionnement. Entre autres, ils contiennent tous les détails concernant les démarches sociales, fiscales et juridiques.

Il convient de savoir également que tout entrepreneur doit être en mesure de domicilier son entreprise. Il s’agit de l’adresse administrative et juridique de la structure, qui devra être inscrite dans tous les documents officiels, même si les activités sont réalisées à un autre endroit.

Au sujet de la déclaration des bénéficiaires effectifs, elle a été instituée pour permettre d’identifier clairement les personnes qui exercent effectivement un contrôle sur l’entreprise, ce qui contribue à lutter contre la corruption. C’est également une obligation pour toute structure immatriculée au RCS. Concrètement, il s’agit de toute personne qui dispose, au minimum, de 25 % du capital ou des droits de vote.

D’autre part, il faudra obtenir une attestation de publication dans un journal d’annonces légales lors de l’accomplissement d’une formalité sur le guichet unique. L’avis vise à informer le public de la démarche à accomplir.

Signature Électronique sur le Guichet Unique

Le guichet unique est une plateforme en ligne. Les dossiers doivent alors se présenter sous une forme numérique. Suivant les cas, il est possible d’utiliser une signature électronique sur l’INPI simple ou avancée (sécurisée).

Concernant les démarches pour la modification et pour la cessation de l’activité, le représentant de la structure ne peut effectuer la validation qu’avec une signature électronique avancée, qui dispose d’un haut niveau de sécurité.

Pour signer un document par signature électronique sur le guichet unique de l'INPI, il convient de disposer d'un compte FranceConnect+, qui correspond à un service d'authentification à la sécurité renforcée. Ce dispositif est différent de FranceConnect, qui permet d'utiliser les identifiants de connexion d'autres sites gouvernementaux pour accéder à un service.

Alternatives et Accompagnement Professionnel

Pour réaliser les formalités d’entreprises, il faut aujourd’hui se tourner vers l’INPI et son guichet unique. Mais l’entrepreneur dispose toujours de la possibilité de déléguer la réalisation des formalités à des professionnels.

En limitant les risques d’erreurs, de rejets ou d’allers-retours, Legalstart permet aussi de réduire considérablement les délais de traitement. Votre dossier est complet et conforme dès la première soumission, ce qui accélère l’enregistrement auprès des organismes concernés.

Contrairement à l’INPI et au guichet unique, Legalstart ne vous laisse jamais seul face aux démarches. Nos experts vous accompagnent dans chaque étape, vérifient l’ensemble de votre dossier et vos pièces justificatives pour garantir un dépôt conforme du premier coup sur le guichet unique.

Organisme	Rôle
INPI	Gestion technique du Guichet Unique, centralisation des formalités.
CFE	Validation sur le fond du dossier de création.
Legalstart	Accompagnement personnalisé, vérification des dossiers, dépôt conforme sur le Guichet Unique.

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