Le Guichet Unique pour les PME : Définition et Fonctionnement

Vous avez sans doute entendu parler du Guichet électronique des formalités d’entreprises, plus communément appelé Guichet Unique, mais vous ne savez pas précisément de quoi il s'agit ni à quoi il sert. Entièrement déployé en janvier 2023, il représente une petite révolution dans le monde des formalités d’entreprises en centralisant la majorité des démarches.

Si ses débuts ont été un peu laborieux, les canaux traditionnels sont revenus en renfort pour supporter le volume des demandes à traiter. Il semblerait que le Gouvernement mise sur la fin d’année 2023 pour un retour à la normale et un Guichet unique 100 % opérationnel. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le Guichet unique : définition, fonctionnement et avantages.

Le Guichet Unique d'Accès au Financement des PME

Qu'est-ce que le Guichet Unique des Entreprises ?

Le Guichet unique des formalités d’entreprise, abrégé en Guichet unique, est un organisme numérique visant à réaliser la quasi-totalité des formalités relatives à la vie des entreprises, notamment :

La création de l’entreprise : l’immatriculation.
La cessation de l'entreprise : la radiation.
Le dépôt des comptes annuels (cette formalité peut toujours être réalisée auprès du greffe du tribunal de commerce).
Les modifications de personnes physiques ou de sociétés (modification des statuts, de l’adresse, du nombre d’associés…).
Le dépôt de marques, de brevets ou de dessins.

En revanche, certaines formalités ne sont pas concernées par la nouvelle procédure :

La déclaration et le paiement des cotisations sociales et fiscales.
La déclaration pour transmettre les informations relatives aux salariés de l’entreprise aux organismes de protection sociale (Urssaf, Pôle emploi et Cpam), DSN.

Le greffier du tribunal de commerce demeure responsable du contrôle des formalités et de la délivrance de l’extrait Kbis.

À noter : Dans la vie d’une entreprise, les formalités sont l’ensemble des opérations préalables et postérieures à la signature d’un acte juridique.

Quand le Guichet Unique a-t-il été créé ?

Le Guichet unique a été instauré par la loi PACTE n°2019-486 du 22 mai 2019 et codifié aux articles L123-33 et suivants du Code de commerce et R123-1 et suivants. Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique remplace le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) et les services en ligne d'Infogreffe pour effectuer les formalités de création.

L’ensemble des formalités confiées par la loi au Guichet unique (création, modification et cessation d’activité) ne sont effectives que depuis le 1er juillet 2023 en raison de dysfonctionnements apparus sur ce dernier dès le début de l’année. Le déploiement de la réforme est donc plus progressif qu’initialement prévu dans les textes.

Comment Fonctionne le Guichet Unique ?

Le Guichet unique prend la forme d’une plateforme en ligne qui stocke toutes les données collectées. Ce guichet unique électronique se charge ensuite de transmettre au greffier du tribunal de commerce (du lieu du siège de la société) les formalités saisies sur le site.

En cas de difficultés sur le site de l’INPI, un numéro de téléphone d’assistance gratuit est ouvert : +33 (0)1 56 65 89 98, de 9h à 18h les jours ouvrés. Des questions peuvent être adressées par écrit à l’adresse : www.inpi.fr/contactez-nous. Un chatbot est aussi disponible sur le site du Guichet unique.

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Vous pouvez aussi directement vous renseigner auprès de :

Votre Chambre de commerce et d’industrie (CCI) si vous êtes commerçant.
Votre Chambre de métiers et de l’artisanat (CMA) si vous êtes artisan.
Votre Chambre d’agriculture si vous êtes agriculteur.

Bon à savoir : Toutes les données recueillies sont disponibles en ligne gratuitement (open data) sur le site data.inpi.fr, à l’exception des données personnelles.

À noter : Pour les formalités d'immatriculation des entreprises, une signature électronique simple est nécessaire. Pour les formalités de dépôt des comptes, de modification ou de cessation, il faut :

Soit une signature électronique avancée dotée d'un certificat électronique de signature délivré par un organisme de certification.
Soit l'utilisation d'un autre système d'identification (France Connect+) accompagné d'une signature électronique simple.

Le certificat de signature électronique, appelé Certigreffe, est conforme au règlement européen eIDAS. Il fait partie de la liste des certificats reconnus par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI). L’accès au Guichet unique est réservé :

Au chef d’entreprise.
À toute personne disposant d’une délégation de pouvoir (le délégataire) ou d’un mandat (le mandataire).

Qui Gère le Guichet Unique ?

La gestion du Guichet des formalités d’entreprise a été confiée à l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI). Il en est l’opérateur.

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Quel est l’Avantage du Guichet Unique des Formalités d’Entreprise ?

L’objectif affiché de la loi Pacte est de simplifier les démarches liées à la vie des entités créées. Le Guichet unique pour les formalités des entreprises qui est né de cette réforme présente l’avantage de centraliser la réalisation de l’ensemble des formalités administratives : la création, la cessation et les modifications.

Les démarches sont communes, peu importe :

La forme juridique de l’entreprise : micro-entreprise, entreprise individuelle ou société (société à responsabilité limitée, société anonyme, société par actions simplifiées, société par actions simplifiée unipersonnelle…).
Le domaine d’activité de l’entreprise : activité agricole, activité artisanale, activité libérale ou activité commerciale.

Auparavant, les formalités des entreprises étaient gérées par un grand nombre d’organismes qui avaient tous des processus et des sites internet différents. Grâce à ce nouvel outil, les chefs d’entreprise ne risquent plus de se tromper dans le choix des organismes sociaux compétents pour s’occuper de leurs formalités.

Quelles sont les Solutions Dérogatoires Prises Temporairement pour Faire Face au Grand Nombre de Formalités ?

Victime de son succès, le Guichet unique s’est rapidement retrouvé saturé en début d’année 2023. Pour assurer la continuité de la vie des entreprises, le Gouvernement a dû demander à Infogreffe de reprendre du service jusqu’au 30 juin 2023.

Pour anticiper les fortes demandes estivales et pour sécuriser au maximum les procédures, les formalités de modification et de cessation continuent à pouvoir être effectuées via Infogreffe ou sous format papier jusqu’au 31 décembre 2023 (Communiqué de presse, min. Économie, 20 juin 2023). En revanche, les immatriculations et le dépôt des comptes annuels doivent s’effectuer sur le Guichet unique (le dépôt sous format papier auprès du greffe du tribunal de commerce est toutefois encore possible).

Le Gouvernement a aussi annoncé la mise en place d’une nouvelle gouvernance pour le Guichet électronique des formalités d'entreprises afin d’associer plus étroitement tous les acteurs concernés par son fonctionnement.

Nouveautés 2024

L'Amélioration de l'Interface Utilisateur

En 2024, l'accent a été mis sur l'amélioration de l'interface utilisateur pour une expérience plus fluide et intuitive. Par exemple, des corrections d'affichage ont été effectuées pour une meilleure lisibilité des informations, et des optimisations ont été apportées aux synthèses PDF, incluant désormais des détails plus précis tels que le code postal de la commune de naissance des représentants.

La Fin des Formulaires Papier

Une des grandes nouveautés est la fin des dépôts de formulaires papier, à l'exception de cas très spécifiques comme certaines démarches concernant les entreprises étrangères et les associations immatriculées au RCS. Cette transition complète vers le numérique implique que toutes les procédures doivent désormais être réalisées en ligne via le guichet unique.

La Signature Électronique

La signature électronique devient donc un élément central du processus de dépôt de formalités. Le guichet unique et la signature électronique sont désormais des piliers du processus administratif pour les entreprises en France, avec une digitalisation accrue visant à simplifier et sécuriser les procédures administratives !

Qu'est-ce que le Guichet Unique ?

Le Guichet unique des formalités d’entreprises vise à simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes les formalités en un seul point d'entrée (demandes d’immatriculation, cessations, modifications, dépôts des comptes annuels…). Sa mise en place s'inscrit dans le cadre de la loi Pacte (Plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises) avec pour objectif de faciliter la vie des entreprises en évitant les redondances et en réduisant les délais de traitement.

Le GU remplace les six réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE), qui existaient depuis les années 1980 et qui étaient gérés par les réseaux consulaires (chambres de commerce et d’industrie, chambre de métiers et de l’artisanat, chambres d’agriculture), les greffes, la DGFiP et l’Urssaf.

Jusqu’à présent, pour créer son entreprise, il existait 6 différents types de Centre de Formalité des Entreprises, 4 sites internet indépendants et 7 registres spécifiques. Cette diversité complexifiait les Procédures administratives des entrepreneurs et créateurs ainsi que le travail de l’administration. Aujourd’hui, le guichet unique offre une solution à la fois plus simple et accessible pour ses utilisateurs.

La Boîte à Outils du Dirigeant

Le Guichet unique a été initié pour simplifier vos formalités d’entreprises. Il est issu de la loi PACTE du 22 mai 2019 relative à la croissance et à la transformation des entreprises. Cette loi a désigné l’INPI pour créer et tenir ce guichet unique.

Depuis le 1er janvier 2023, les chefs d’entreprises ont l’obligation de passer par ce guichet unique apportant davantage de simplification et compréhension pour les entrepreneurs. Auparavant, les centres de formalités des entreprises (CFE) permettaient aux entreprises d’inscrire en un même lieu et en une fois les déclarations afférentes à l’immatriculation pour la création d’entreprise ou la reprise d’activité ou au transfert hors du ressort géographique de l’organisme ou de l’administration destinataire de la déclaration initiale.

Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet unique est le seul point d’accès pour réaliser les formalités d’entreprise. Il regroupe, centralise et s’occupe de transmettre votre dossier aux autorités compétentes, pour chacune des formalités et domaines d’activités (Greffe, Insee, chambre de métiers et de l’artisanat, mutualité sociale agricole, services des impôts ou sécurité sociale).

Cette nouvelle procédure est entièrement dématérialisée pour toutes les formes juridiques (micro- entreprise, entreprise individuelle ou société) et tous les domaines d’activités (commercial, artisanal, libéral et agricole) permettant de passer de 70% de démarches écrites à 100% de démarches numérisées. C’est un facteur de simplification majeur.

Le guichet unique a pour objectif de simplifier et moderniser les étapes cruciales de la création et gestion d’entreprises et de centraliser les démarches en un seul et même lieu.

Remarque : Cette nouvelle procédure ne doit pas être confondue avec le terme générique « guichet unique » qui correspond à une facilité permettant de déposer des informations ou documents normalisés auprès d’un point d’entrée unique et de remplir toutes les formalités officielles liées à cette demande. Il peut aussi bien s’agir d’un lieu administratif que d’un lieu commercial. Par exemple, il existe le guichet unique en mairie. Il permet de centraliser et de répondre de manière plus précise et concise aux demandes des utilisateurs.

Pourquoi l’INPI s’occupe-t-il de la Procédure du Guichet Unique ?

Le choix de confier à l’Institut National de la Propriété Industrielle la gestion du guichet unique a surpris de nombreux professionnels. En effet, il peut s’avérer surprenant de passer de l’enregistrement de 15 000 brevets par an à la gestion de 5 millions de formalités concernant les créations d’entreprise, modifications et cessations.

Pour autant, il ressort des statuts de l’INPI (Institut Nationale de la Propriété Industrielle) une mission de centralisation et de diffusion de l’ensemble des informations relatives à la protection des innovations et l’enregistrement des entreprises. De ce fait, il apparait logique que le Premier ministre et le ministre de l’Économie l’aient désigné pour piloter et gérer le guichet unique dématérialisé venant ainsi compléter sa mission initiale.

Remarque : Est émise une certaine réserve quant au guichet unique. En effet, seulement quelques jours après son lancement, ce système a fait l’objet de cyberattaque, entrainant des bugs et des dysfonctionnements. Ces problèmes ont fait l’objet d’une question lors d’une séance au Sénat.

Le Guichet Unique : Une Procédure Gratuite ?

Le guichet unique est une procédure offrant la possibilité de ne pas avoir recours à des professionnels, que ce soit pour la création de son entreprise, les modifications administratives ou la cessation d’activité. L’utilisation de cette nouvelle procédure sur le site de l’INPI est gratuite. Pour autant, les frais légaux en vigueur accompagnant les différentes démarches restent d’actualité. Comme c’est le cas par exemple pour les frais de publication dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) pour laquelle il faut compter en moyenne 153 euros ou encore les frais d’immatriculation du dossier auprès d’une greffe pour environ 50 euros.

Remarque : Les artisans créateurs d’entreprise étaient dans l’obligation de réaliser un Stage de Préparation à l’Installation (SPI). Aujourd’hui, ce stage est facultatif et coûte 194 euros. Il peut être suivi par tous les futurs chefs d’entreprise qui le souhaite et est tout de même vivement recommandé. En effet, il permet de répondre aux questions liées à la création d’entreprise et d’initier le futur créateur ou entrepreneur aux bases de la gestion et de la comptabilité.

Est-il Judicieux de Faire Appel à des Professionnels ?

Pour autant, il est important d’avoir du recul et de différencier les conjonctures.

Le non-recours aux professionnels est judicieux lorsque :
- Le déclarant ne dispose pas de suffisamment de ressources pour les rémunérer.
- Le déclarant dispose de compétences ou connaissances solides relatives à la création d’entreprise.
- Le déclarant souhaite lancer le plus rapidement possible son entreprise.

Dans cette situation, l’entrepreneur peut alors poser l’entièreté des questions qu’il souhaite à propos des différentes formes juridiques d’entreprise et des statuts qui en découlent. Il pourra également exposer sa situation matrimoniale et obtenir des indications et conseils pour protéger au mieux son patrimoine personnel.

Remarque : En cas de question sur cette nouvelle procédure par le déclarant, une assistance gratuite est mise à sa disposition pour l’aider dans sa démarche. Il s’agira uniquement d’une aide pour l’utilisation du site internet ou d’une aide sur l’aspect réglementaire. Elle est disponible en ligne, par téléphone ou en présentiel, mais elle ne remplace pas les conseils que peuvent fournir des professionnels tels que l’avocat ou l’expert-comptable. De plus, il est important de notifier que seuls les avocats sont autorisés à délivrer du conseil juridique.

PME : définition et différences

Quelle est la différence entre TPE et PME ?

La différence entre une TPE (Très Petite Entreprise) et une PME (Petite et Moyenne Entreprise) repose principalement sur la taille. Une TPE compte moins de 10 salariés et réalise un chiffre d’affaires ou un total de bilan annuel inférieur à 2 millions d’euros. Une PME, quant à elle, emploie jusqu’à 250 salariés, avec un chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’euros ou un total de bilan inférieur à 43 millions.

Quelle est la différence entre PME et PMI ?

La différence entre une PME (Petite et Moyenne Entreprise) et une PMI (Petite et Moyenne Industrie) tient à leur domaine d’activité. La PME désigne toute entreprise de taille intermédiaire, quel que soit son secteur, tandis que la PMI désigne spécifiquement une entreprise industrielle, c’est-à-dire dont l’activité principale relève de la production ou de la transformation de biens. Une PMI est donc une sous-catégorie de PME.

Quelles sont les différentes tailles d'entreprise ?

Les entreprises se distinguent par leur taille en fonction du nombre de salariés, du chiffre d’affaires annuel et du total du bilan. On parle de micro-entreprise pour moins de 10 salariés et un chiffre d’affaires inférieur à 2 millions d’euros. La TPE regroupe ces très petites structures. La PME compte jusqu’à 250 salariés, avec un chiffre d’affaires inférieur à 50 millions. La taille intermédiaire (ETI) peut aller jusqu’à 5 000 salariés. Au-delà, on parle de grandes entreprises.

Quelle est la signification de PME, combien de salariés cela représente-t-il, et en quoi cela diffère-t-il d’une ETI ?

Une PME, ou Petite et Moyenne Entreprise, est une structure comptant moins de 250 salariés, avec un chiffre d’affaires annuel n’excédant pas 50 millions d’euros ou un total de bilan inférieur à 43 millions. À l’inverse, une ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) regroupe entre 250 et 4 999 salariés, avec un chiffre d’affaires inférieur à 1,5 milliard d’euros. La distinction permet d’adapter les politiques économiques et fiscales selon la taille de l’entreprise.

Les PME ou petites et moyennes entreprises sont le pilier de l’économie française.

Comment utiliser le Guichet Unique pour créer son entreprise ?

Procédez à l’immatriculation de votre entreprise sur le guichet unique de l’INPI. Il vous suffit de vous connecter à la plateforme, de sélectionner la démarche qui vous intéresse (en l’occurrence création d’entreprise), de compléter le formulaire en ligne et de transmettre vos justificatifs au format numérique.

A noter : à partir du 1er janvier 2023, il n’est plus possible de réaliser vos démarches administratives dans un centre de formalités des entreprises (CFE).

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