Comment déclarer et optimiser vos frais kilométriques pour les impôts ?

Si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, vous pouvez opter pour le régime des frais réels déductibles. Lors de sa déclaration de revenu, chaque contribuable bénéficie d'une déduction forfaitaire automatique de 10 % appliquée à ses revenus. Cependant, si vous estimez avoir dépensé davantage pour vos frais professionnels, notamment lors de l’utilisation de votre propre véhicule dans un cadre professionnel (trajets domicile travail et transport pendant vos heures de travail) vous pouvez renoncer à cette déduction forfaitaire pour déduire à la place les frais réels liés à vos déplacements.

Il faut donc retenir que l’option pour les frais réels est valable lorsqu’on estime que le montant de ses frais professionnels est supérieur à la déduction forfaitaire de 10% appliquée par défaut. L’option ne s’applique pas à vie : elle s’exerce chaque année dans la déclaration de revenus, pour l’année écoulée. Important : l’option ne s’applique pas à l’ensemble du foyer fiscal, elle est individuelle.

La déduction des frais réels dans la déclaration de revenus peut être source d’économies d’impôts quand on exerce un métier qui pousse à la dépense. L’administration fiscale autorise en effet les foyers fiscaux à indiquer les frais qu’ils ont supportés au titre de l’exercice de leur profession, en lieu et place de la déduction forfaitaire de 10% appliquée automatiquement par le fisc.

Voyons ensemble les principes généraux et les outils de calcul pour y voir plus clair concernant les indemnités kilométriques et les impôts pour l'année 2025.

Barème kilométrique et frais déductibles

Pour cela vous devez vous référer au barème kilométrique de l’administration fiscal. Celui-ci inclut la dépréciation du véhicule, les frais de réparations et d’entretien, la consommation de carburant et la prime d’assurance. Pour les trajets domicile-lieu de travail, la distance maximale qui peut être déduite dans le cadre des frais réels est 40 km (soit 80 km aller-retour). Sauf cas exceptionnel (difficulté à trouver un nouvel emploi à proximité de votre domicile ; précarité ou mobilité de l’emploi que vous exercez ;exercice d’une activité professionnelle par votre conjoint à proximité du domicile commun ;mutation géographique professionnelle ; votre état de santé, celui de votre conjoint ou de vos enfants).

En dehors des frais de déplacement pris en charge par l’employeur sous forme d’indemnités kilométriques (IK), les dépenses allouées aux déplacements dans le cadre de votre travail sont déductibles, calculées à l’aide du barème kilométrique mis à jour chaque année par l’administration fiscale. L’évaluation des frais de transport pour le calcul des frais réels peut également être faite pour un montant dit forfaitaire, en appliquant le barème des frais de carburant par kilomètre parcouru.

Chaque déclarant peut déduire les frais engagés pour ses repas. L’évaluation de ces dépenses doit être déterminée par vos soins. En présence d’un mode de restauration collective sur le lieu de travail, il est permis, justificatifs à l’appui, de déduire la différence entre le coût du repas et la valeur d’un repas pris au domicile, évaluée à 5,35 euros par le fisc pour la déclaration 2025 des revenus 2024. Si vous n’avez pas de self ou de cantine sur ou à proximité de votre lieu de travail, vous disposez également de cette possibilité.

Dès lors qu’ils sont nécessités par votre activité et justifiables, les frais professionnels peuvent être déduits des revenus au titre des frais réels. Les cotisations syndicales sont également déductibles des revenus pour leur montant réel, à condition de ne pas avoir choisi de bénéficier du crédit d’impôt, les deux avantages fiscaux n’étant pas cumulables.

Lorsqu’on opte pour la déduction des frais réels, il faut réintégrer certains revenus au montant pré-rempli par l’administration fiscale en cases 1AJ et 1BJ (déclarants 1 et 2) et 1CJ à 1FJ. Il s’agit essentiellement des indemnités pour frais professionnels (versées par l’employeur si elles concernent des dépenses inclues dans vos frais réels, « y compris l’avantage que constitue la mise à votre disposition d’une voiture pour vos déplacements professionnels », avertit le fisc. A savoir : en cas de réintégration des cotisations syndicales à vos frais réels, sachez qu’il n’est pas permis de bénéficier du crédit d’impôt associé. La réintégration du forfait mobilités durables aux revenus imposables est obligatoire.

L’administration fiscale propose une aide au calcul des frais kilométriques en ligne. Sur impots.gouv.fr, il suffit de sélectionner le type d’énergie (thermique, hydrogène ou hybride d’une part, électrique d’autre part), de véhicule et de carburant, sa puissance administrative et le nombre de kilomètres parcourus pour des raisons professionnelles.

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Vous allez travailler en voiture ? Vous pouvez avoir intérêt, dans certains cas, à choisir la déduction de vos frais réels dans votre déclaration de revenus. Cette année, le barème des frais kilométriques restera identique à celui de l’an dernier. Ce n'est pas le remboursement de vos frais d'essence… mais presque !

Mais si la déduction de 10 % ne couvre pas les dépenses réellement engagées à titre professionnel, vous pouvez choisir de déduire le montant réel des frais supportés. Par exemple, l'essence et les péages de vos déplacements pour vous rendre au travail. On parle de « déduction des frais réels ». Attention, vous devez pouvoir fournir les documents attestant la réalité et le montant des dépenses, si le fisc vous les demande. Les frais liés à l’utilisation de votre véhicule personnel pour aller travailler sont déductibles dans la limite d’un seul aller et retour par jour et de 40 km de distance, soit 80 km par jour.

Pour les calculer, vous pouvez, que vous soyez propriétaire ou non du véhicule, utiliser les barèmes kilométriques publiés chaque année par le fisc. En revanche, ils n’intègrent pas les frais de péage, de garage ou de parking, ni les intérêts annuels générés par l’achat à crédit du véhicule utilisé. Vous pouvez les ajouter sur justificatifs après avoir déduit la part des frais correspondant à votre usage privé.

Le montant des frais professionnels doit être indiqué à la ligne « Frais réels » (case 1AK) dans la rubrique « Traitements, salaires, pensions et rentes » de la déclaration de revenus. Vous ne devez pas joindre les justificatifs à la déclaration.

Les frais kilométriques supportés par une entreprise peuvent normalement être déduits de son bénéfice imposable, sous réserve du respect des principes généraux de déduction : pertinence pour l'entreprise, enregistrement comptable, etc.

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Lorsque l'entreprise octroie à ses salariés ou dirigeants assimilés salariés des indemnités kilométriques pour compenser les frais de déplacement entre leur domicile et leur lieu de travail, ces indemnités sont généralement déductibles fiscalement et exemptes de cotisations sociales. Ces indemnités concernent tous les véhicules motorisés (voitures, motos, etc.). En utilisant le barème kilométrique annuel de l'administration, vous pouvez déduire totalement ces frais.

À noter que si vous utilisez un vélo, les indemnités kilométriques sont exonérées d'impôts si elles ne dépassent pas 200 euros par salarié par an.

Toutefois, pour bénéficier du barème kilométrique, l'entreprise doit fournir des justificatifs concernant le mode de transport utilisé, la distance parcourue quotidiennement, la puissance fiscale du véhicule (puissance administrative) et le nombre de trajets effectués.

Le calcul des frais kilométriques repose sur l'utilisation d'un barème fiscal qui varie en fonction de la puissance fiscale (puissance administrative) du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel pendant l'année. Ce barème intègre plusieurs éléments : la dépréciation du véhicule, les frais de réparations et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances.

Pour chaque trajet effectué pour des raisons professionnelles, notez la distance parcourue. Cela peut inclure les trajets entre votre domicile et le lieu de travail, mais aussi les déplacements professionnels effectués au cours de la journée. Les trajets effectués pour des raisons personnelles ne sont pas déductibles.

En fin d'année, vous devez multiplier l'ensemble des kilomètres parcourus par un coefficient. Ce coefficient est déterminé en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule et selon l'une des trois tranches de kilométrage parcouru au cours de l'année.

En résumé, la formule est la suivante : Distance parcourue (d) * coefficient du barème kilométrique correspondant

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Tableau des barèmes kilométriques applicables en 2024

Voici les différents barèmes applicables en 2024 selon votre type de véhicule et la distance parcourue. En 2024, les barèmes n’ont pas augmenté et il s'agit des mêmes barèmes que pour 2023.

Barème kilométrique applicable aux voitures

Puissance administrative (en CV)	Distance (d) jusqu'à 5 000 km	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	Distance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1 065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515	d x 0,470

Barème kilométrique applicable aux motocyclettes

Puissance administrative (en CV)	Distance (d) jusqu'à 3 000 km	Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km	Distance (d) au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV	d x 0,395	(d x 0,099) + 891	d x 0,248
3, 4 ou 5 CV	d x 0,468	(d x 0,082) + 1 158	d x 0,275
Plus de 5 CV	d x 0,606	(d x 0,079) + 1 583	d x 0,343

Barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs

	Distance (d) jusqu'à 3 000 km	Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km	Distance (d) au-delà de 6 000 km
	d x 0,315	(d x 0,079) + 711	d x 0,198

Voiture électrique : quel barème kilométrique ?

Pour les véhicules électriques, une majoration automatique de 20 % sur les indemnités kilométriques par rapport à celles applicables aux véhicules à moteur thermique. Toutefois, il est important de noter que cet avantage fiscal est strictement réservé aux voitures électriques. Les modèles hybrides, qu’ils soient rechargeables ou non, ne bénéficient pas de cette bonification.

Peu importe le mode de transport que vous utilisez, vous pouvez réduire votre taux d'imposition global en déduisant cette indemnité de frais kilométriques de votre revenu imposable. De plus, si votre entreprise vous rembourse une partie ou la totalité de ces frais, vous devez demander ces remboursements avant d'effectuer le moindre calcul concernant votre indemnité.

Les indemnités kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel pour les besoins de l'entreprise sont exonérées d'impôt sur le revenu dans la mesure où elles sont utilisées conformément à leur objet et dans la limite du barème kilométrique.

Les remboursements des frais liés à l'utilisation du véhicule personnel pour les trajets domicile-travail sont toujours soumis à l'impôt sur le revenu s'ils sont couverts par la déduction forfaitaire pour frais professionnels.

Justificatifs et déclaration des frais kilométriques

Pour justifier vos frais kilométriques, il est nécessaire de conserver toutes les preuves de vos déplacements professionnels. Ces pièces justificatives peuvent comprendre des factures d'entretien, des notes de frais, des justificatifs de déplacements ou encore des relevés de compteur kilométrique.

Factures d'entretien : elles servent de preuve de l'utilisation de votre véhicule pour des déplacements professionnels.
Notes de frais : elles détaillent les dépenses liées à vos déplacements (péages, stationnement, etc.).
Justificatifs de déplacements : les rendez-vous professionnels, les missions ou les réunions sont autant d’événements qui nécessitent des déplacements. Conservez toutes les invitations ou convocations qui prouvent ces déplacements.
Relevés de compteur kilométrique : ils attestent du nombre de kilomètres parcourus pour vos déplacements professionnels.

En cas de contrôle, le service des impôts peut vous demander ces documents pour vérifier la validité de votre déduction. Il vaut mieux les conserver pendant au moins trois ans.

Enfin, lors de la déclaration de vos frais kilométriques, n'oubliez pas d'indiquer le montant de ces frais dans votre déclaration de revenus.

Pour déclarer vos frais kilométriques, vous devez vous rendre sur le site des impôts, dans la section correspondante à votre déclaration de revenus. Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous devrez indiquer le montant total de vos frais dans les cases 1AK à 1DK. Ce montant ne doit pas être soustrait du revenu déclaré dans les cases 1AJ à 1DJ. Ces cases se trouvent à l'étape 3 de votre déclaration en ligne, après avoir sélectionné l'option « Traitements, salaires ».

Indemnités kilométriques vs Frais réels

Les indemnités kilométriques et les frais réels sont deux méthodes distinctes pour déduire les dépenses liées à l'utilisation professionnelle de votre véhicule sur votre déclaration de revenus.

Les indemnités kilométriques se calculent grâce à un barème établi par l'administration fiscale, prenant en compte la puissance de votre véhicule et les kilomètres effectués. Elles sont simples à mettre en œuvre et ne nécessitent pas de conserver de nombreuses pièces justificatives.

Les frais réels, de leur côté, correspondent à la somme réelle des dépenses engagées pour votre véhicule : carburant, entretien, réparations, etc. Ils requièrent une tenue rigoureuse de vos dépenses et la conservation de tous les justificatifs. Les frais réels nécessitent que le véhicule soit acheté au nom de l’entreprise tandis que les indemnités kilométriques concernent uniquement les véhicules personnels.

Ces deux méthodes ne sont pas cumulables : il vous faudra choisir la plus avantageuse pour vous en fonction de votre situation.

Alternatives pour les BIC à l’IR

Si les indemnités kilométriques ne sont pas un dispositif accessible aux BIC (bénéfices industriels et commerciaux) à l’IR, vous n’êtes pas pour autant dans une impasse. D’autres systèmes de remboursement de frais existent. Vous pouvez choisir entre deux régimes pour compenser vos frais liés à vos déplacements et votre véhicule :

Le forfait carburant ;
Le régime de frais réels, à l’exception de l’amortissement du véhicule.

Dès lors que vous êtes soumis à l’impôt sur le revenu, vous pouvez y intégrer certaines dépenses liées à vos déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail, dans la limite de 80 km/jour (aller-retour). Si vous dépassez cette distance, il vous sera toujours possible de déduire vos frais, mais si et seulement si cet éloignement résulte de circonstances exceptionnelles indépendantes de votre volonté. Pour cela, il est impératif de conserver vos justificatifs.

Remboursement via le forfait carburant pour les BIC à l’IR

Pour le remboursement de vos charges de véhicule, une première option s’offre aux BIC, mais aussi aux BNC : le forfait carburant. Ce forfait remplace les indemnités kilométriques. Le forfait carburant se base sur un barème établi en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du nombre de chevaux (CV) fiscaux du véhicule.

Ci-dessous le barème 2024 concernant les véhicules de tourisme pour vous faire une idée.

Vous n’avez pas besoin de saisir vos déplacements professionnels et autres frais liés à votre véhicule. En revanche, il vous sera demandé de transmettre en fin d’année le récapitulatif des kilomètres parcourus afin que soit calculée une indemnité carburant.

Régime des frais réels pour les BIC à l’IR

Les frais réels correspondent à la totalité des dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle. Toutefois, le régime de frais réels ne couvre qu’une quote-part des charges d’utilisation du véhicule correspondant à l’usage pro. Il vous sera donc nécessaire de calculer un pourcentage d’utilisation de votre véhicule. Cela ne peut pas prendre en compte son amortissement. Afin d’éviter toutes difficultés, il est conseillé d’enregistrer le véhicule au nom de votre société.

Ainsi, pour adhérer au régime de frais, il vous faudra affecter à votre entreprise le véhicule destiné à vos déplacements : soit en le louant via la société, soit en l’inscrivant à l’actif du bilan. Vous pourrez par la suite déduire les frais suivants :

Carburant, batterie, fournitures électriques ;
Dépenses d’entretien et petites réparations ;
Loyers ou mensualités de crédit-bail si vous optez pour de la location de véhicule.

Il est impératif de conserver les factures liées aux dépenses précédemment citées. Elles serviront de base au calcul des frais revenant à la société.

Toutefois, s’il s’agit d’une location, vous ne pourrez pas faire passer l’assurance, les intérêts d’emprunt et l’amortissement sur le régime de frais réels. En résumé, si votre véhicule n’est pas inscrit dans le registre des immobilisations de votre société, vous ne pourrez récupérer via le régime de frais réels les charges de propriété et la dépréciation du véhicule.

Si vous détenez un véhicule, il est conseillé de le transférer au nom de la société pour que tout soit pris en compte et de mettre sa carte grise au nom de l’entreprise.

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