Indemnités Kilométriques pour les Gérants de SARL : Conditions et Modalités
La gestion des remboursements de frais pour les dirigeants d’entreprise est souvent entachée d’une méprise courante : celle d’appliquer les mêmes règles que pour les salariés. Cet article vise à démêler les particularités du remboursement des frais pour les dirigeants, en soulignant les différences clés avec les pratiques courantes concernant les employés. Nous aborderons les types de frais remboursables, les nuances selon le statut juridique du dirigeant et les stratégies pour une gestion efficace et conforme des notes de frais.
Cadre Réglementaire des Remboursements de Frais
Le cadre réglementaire des remboursements de frais pour les dirigeants d’entreprise est à la fois spécifique et complexe. Pour les dirigeants de SARL (société à responsabilité limitée) ou de SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle), les frais remboursables doivent être strictement professionnels et justifiés par des preuves tangibles. Les différences ne s’arrêtent pas là. Par exemple, les frais de déplacement professionnels sont traités différemment entre un gérant majoritaire et un gérant minoritaire.
Frais de Déplacement et Indemnités Kilométriques
Les frais kilométriques et d’hébergement constituent un élément central dans la gestion des dépenses professionnelles, notamment pour les dirigeants et les salariés qui doivent se déplacer fréquemment pour des raisons professionnelles. Il est important de noter que les frais de déplacement du domicile au lieu de travail ne sont généralement pas remboursables, en particulier pour les SARL et EURL soumises à l’Impôt sur les Sociétés (IS). D’un point de vue fiscal, selon les articles 62, 39, 1-1°, et 111, c et d du Code Général des Impôts (CGI), les remboursements de frais de déplacements perçus par un gérant majoritaire de SARL sont considérés comme une rémunération imposable. La jurisprudence a établi que les frais de déplacement non justifiés sont généralement considérés comme une partie de la rémunération du dirigeant plutôt que comme un revenu distribué, sauf si leur montant total, combiné à la rémunération, est considéré comme excessif.
Un gérant de sarl peut-il se verser des indemnités kilométriques pour un trajet ponctuel de 500 km aller-retour ? Oui, un gérant peut percevoir des indemnités kilométriques pour un trajet ponctuel réalisé dans l'intérêt direct de l'activité, même si la distance est élevée. Le trajet doit être justifié (objet professionnel, date, distance, véhicule personnel utilisé). Ce type de déplacement exceptionnel est donc éligible au remboursement selon le barème fiscal. Il convient de conserver toutes les preuves nécessaires.
Non, la limite de 40 km s'applique uniquement aux trajets domicile-travail réguliers dans le cadre des frais professionnels. Pour les déplacements ponctuels liés à une mission ou intervention, cette restriction ne s'applique pas. Les kilomètres peuvent donc être remboursés dans leur intégralité. Le caractère professionnel du trajet reste la condition essentielle.
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Les indemnités kilométriques versées au gérant majoritaire ne sont pas soumises à cotisations sociales si elles sont calculées dans les limites du barème fiscal et justifiées. Au-delà du barème ou sans justificatif suffisant, elles peuvent être réintégrées dans l'assiette des cotisations. Il est important de tenir un registre détaillé des trajets. La prudence est de rigueur en cas de contrôle.
Les indemnités kilométriques versées au gérant peuvent être enregistrées dans le compte 6251 "voyages et déplacements". Ce compte permet de comptabiliser les frais de déplacement professionnels engagés à titre personnel. Il est indispensable de produire une note de frais détaillée. Cela garantit la régularité de la dépense sur le plan comptable et fiscal.
Si votre société vous rembourse ses déplacements sous forme de frais réels (frais kilométriques), il s’agit d’un complément de rémunération. Si vous avez le statut d’assimilé-salarié (gérant minoritaire, dirigeant de SAS) et que vous utilisez votre véhicule personnel pour vous rendre à votre travail vous pouvez bénéficier d’une indemnité de transport annuelle de 200 euros exonérée de cotisations sociales. Ce qui est assez faible. Dans cette situation, le mécanisme est beaucoup plus simple : un dirigeant qui est la tête d’une entreprise qui est soumise à l’impôt sur le revenu ne bénéficie pas d’un abattement de 10 % pour frais professionnels sur son revenu. Il peut uniquement se faire rembourser par sa société ses frais de déplacement (domicile/travail) sous forme de frais réels.
Une limite toutefois : le barème kilométrique n’est pas applicable aux entreprises soumises à l’IR (il est réservé aux dirigeants assimilés-salariés). Pour les sociétés à l’IS si vous avez le statut d’assimilé-salarié, l’avantage est relativement réduit sauf cas particulier, puisque les remboursements constituent un complément de rémunération.
Lorsque le dirigeant utilise son véhicule personnel (dont il est personnellement propriétaire), le remboursement des frais de véhicule peut aussi prendre la forme d’une allocation forfaitaire que l’on appelle indemnités kilométriques. En cas d’utilisation d’un véhicule électrique dans le cadre de ses fonctions, le dirigeant peut majorer de manière forfaitaire de 20 % le montant de son indemnité kilométrique.
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Le dirigeant d’une entreprise à l’impôt sur le revenu qui réalise des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou une activité agricole (BA) n’est pas autorisé à utiliser le barème kilométrique des salariés (contrairement à celui qui réalise des BNC). Néanmoins, il est autorisé à déduire de son résultat fiscal (c'est-à-dire de son revenu imposable) ses frais de carburant exposés pour se rendre de son domicile à son lieu de travail au moyen de son véhicule personnel.
Les indemnités kilométriques permettent à un dirigeant, ou à un salarié, de se faire rembourser les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel, pour les besoins de son activité professionnelle.
Autres Frais Remboursables
L’utilisation d’un véhicule professionnel par les gérants d’entreprise, notamment dans le cadre d’une SARL ou d’une EURL assujettie à l’Impôt sur les Sociétés (IS), implique plusieurs types de dépenses qui peuvent être prises en charge par la société :
- Réparation et Entretien Courant: Cela englobe les coûts liés à l’entretien régulier du véhicule, y compris les pneumatiques.
Toutefois, gardez à l’esprit que si le gérant utilise son propre véhicule (qui n’est pas inscrit à l’actif de la société, n’est pas sous crédit-bail, ou n’est pas loué par la société) pour des déplacements professionnels, la société ne peut pas déduire directement les frais liés à ce véhicule.
Il est également essentiel de distinguer le type de véhicule utilisé pour ces déplacements. En effet, la déductibilité des frais peut varier selon que le véhicule de la société soit un véhicule utilitaire ou un véhicule particulier. Cette distinction est généralement indiquée dans la case J.1. de la carte grise du véhicule.
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En outre, si votre société détient, en crédit-bail ou en location pour une durée supérieure à trois mois, un véhicule particulier, il est important de se rappeler qu’elle sera assujettie à la taxe sur les véhicules de société (TVS). Il n’existe pas de liste officielle exhaustive des frais remboursables pour les gérants de société. Cependant, on considère généralement que ces frais, lorsqu’ils sont remboursés « au réel », ne sont pas imposables.
Il est conseillé de tenir une comptabilité détaillée et justifiée de ces dépenses. Chaque frais doit être documenté par des factures ou des reçus pour garantir la transparence et la conformité fiscale.
Frais de Repas
Les frais de repas constituent une dépense récurrente pour les gérants d’entreprise, surtout lorsqu’il est impossible de déjeuner à domicile en raison de contraintes professionnelles.
Les frais de repas engagés par le gérant lors d’invitations de clients, prospects ou partenaires dans le cadre du développement d’activité sont généralement déductibles. Pour bénéficier de cette déduction, il est essentiel de fournir des justificatifs détaillés pour chaque repas, incluant l’identité des invités et les sociétés qu’ils représentent (à mentionner sur la facture).
Si les dépenses, y compris les frais liés aux invitations à des événements ou spectacles, excèdent 6 100 € par an, elles doivent être inscrites dans le “Relevé des frais généraux”.
La déduction des frais de repas personnels du gérant est plus restrictive. Ces frais ne sont déductibles que si le gérant ne peut pas rentrer chez lui pour déjeuner en raison de contraintes liées aux horaires d’ouverture et de fermeture de l’entreprise ou à la distance entre le domicile et le lieu de travail. Cette distance ne doit pas être jugée “anormalement élevée” et ne doit pas résulter d’un choix délibéré du gérant.
Autres dépenses
- Déplacement (bus, avions, etc.).
- Les dépenses liées à la création de l’entreprise font partie des frais remboursables au gérant de SARL et à ses associés.
- Au sujet des cadeaux d’affaires, ils sont remboursés dès qu’ils sont offerts dans le cadre d’une relation commerciale, mais ne sont pas déductibles du résultat de manière systématique.
A noter : pour les cadeaux d’entreprise, la taxe sur la valeur ajoutée est irrécupérable sur les biens cédés si aucune contrepartie financière n’est prévue, sauf si leur valeur unitaire est inférieure à 65 euros toutes taxes comprises par bénéficiaire et par an.
Dans le premier cas, les dépenses sont remboursées s’il est prouvé qu’elles ont bien été engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Si le montant est supérieur à 6 100 euros annuels, les dépenses doivent apparaître dans le Relevé annuel des frais généraux.
Dans l’autre cas, les frais ne seront généralement pas remboursables, sauf si le gérant d’entreprise est en déplacement à l’étranger. Soulignons aussi que dans une société assujettie à l’IS comme la SARL, les frais de repas personnels ne sont pas remboursés par l’entreprise, qu’ils soient pris sur le lieu de travail ou à proximité.
Mais dans une EURL, ils sont remboursables si la distance entre ce dernier et le domicile du gérant est trop importante.
Dans le cas où la SARL souscrirait un prêt, le gérant de la société peut même obtenir le remboursement d’une caution bancaire qu’il a avancée dans le cadre de la démarche, dès que la situation le permettra. En plus de devoir être effectué dans l’intérêt de l’exploitation et du fonctionnement de la SARL, il faut que l’engagement soit souscrit dans le cadre normal de la fonction de gérant. Le versement de la caution ne doit pas être lié à un détournement d’actes ou d’un abus de biens sociaux.
Il convient de savoir qu’ils comptent parmi les dépenses les plus courantes engagées par le gérant d’entreprise. En règle générale, ils sont remboursés dès lors qu’ils correspondent à un déplacement professionnel. Les billets d’avion et de métro comptent parmi les frais de transport qui sont pris en charge. Cependant, les frais de déplacement doivent être déclarés dans le relevé des frais généraux s’ils dépassent 15 000 euros annuels.
De la même manière que pour les salariés de la SARL, la formation des gérants est totalement prise en charge, mais il faut qu’elle soit donnée par un établissement agréé.
Gestion des Notes de Frais
La gestion des notes de frais, bien qu’essentielle dans le fonctionnement quotidien des entreprises, peut s’avérer complexe. Pour les dirigeants d’entreprise, il est crucial d’adopter une approche méthodique et conforme aux normes fiscales et comptables.
Définir une politique de remboursement explicite est la première étape vers une gestion transparente des frais. Cette politique doit préciser les types de dépenses remboursables, les limites de dépenses, les procédures de soumission des notes de frais, et les délais de remboursement.
La tenue d’une documentation détaillée pour chaque dépense est primordiale. Cela implique la conservation de tous les reçus et justificatifs, l’annotation des contextes des dépenses (à indiquer sur la facture), et la mise en place d’un système de classement efficace.
La gestion des notes de frais peut-être grandement facilitée grâce à des applications digitales. Par exemple, Tiime est une solution digitale, adaptée aux entrepreneurs, TPE et indépendants, qui révolutionne la manière dont les frais sont gérés et remboursés. Grâce à une interface intuitive, Tiime simplifie la création des notes de frais en automatisant leur alimentation à partir des documents pertinents.
Il est essentiel que tous les employés, y compris les dirigeants, soient formés sur les procédures de gestion des notes de frais et les implications fiscales associées. Les lois fiscales et les besoins de l’entreprise évoluent. Il est donc important de réviser périodiquement la politique de remboursement des frais et de l’ajuster en conséquence.
Enfin, une consultation régulière avec des experts-comptables ou des conseillers fiscaux est recommandée pour assurer la conformité des pratiques de remboursement avec les législations en vigueur.
Qui peut établir une note de frais ?
En règle générale, c’est le salarié ou le gérant d’entreprise qui se charge de faire la note de frais. Généralement présenté sous forme de tableau, le document doit être détaillé, et signé par l’employeur ainsi que la personne qui le rédige. Il indique les diverses dépenses engagées à titre personnel, mais pour le compte de la société. Il est établi dans l’objectif principal d’en obtenir le remboursement.
Quelles dépenses peuvent être listées dans la note de frais ?
- Déplacement (bus, avions, etc.).
Quelles sont les dépenses qui sont strictement non déductibles du résultat fiscal de l’entreprise ?
- Les contraventions routières.
Le Rôle de l'Expert-Comptable
L’expert-comptable joue un rôle clé dans la gestion des frais des dirigeants d’entreprise, offrant une sécurité et une conformité indispensables dans ce domaine souvent complexe. L’expert-comptable assure que toutes les pratiques de remboursement des frais sont en conformité avec les lois fiscales et comptables en vigueur.
Au-delà de la conformité, l’expert-comptable conseille sur les stratégies d’optimisation fiscale en lien avec les frais professionnels. L’expert-comptable peut également réaliser des audits réguliers des pratiques de remboursement des frais pour identifier toute non-conformité ou opportunité d’amélioration.
En cas de contrôle fiscal, l’expert-comptable est un allié précieux.
En résumé, l’expert-comptable est un partenaire essentiel pour les entreprises dans la gestion des frais. Une gestion efficace et conforme des frais de direction n’est pas seulement une question de conformité fiscale ; elle reflète également l’intégrité et la responsabilité de l’entreprise.
Tableau Récapitulatif des Frais Remboursables et Non Déductibles
| Type de Frais | Remboursable | Déductible | Conditions |
|---|---|---|---|
| Indemnités Kilométriques | Oui | Oui | Selon barème fiscal, justificatifs requis |
| Frais de Repas (Clients) | Oui | Oui | Justificatifs détaillés (identité des invités, sociétés) |
| Frais de Repas (Personnels) | Conditionnel | Conditionnel | Si impossibilité de déjeuner à domicile (contraintes horaires, distance) |
| Frais de Déplacement (Professionnels) | Oui | Oui | Justificatifs requis |
| Contraventions Routières | Non | Non | - |
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