L'extrait Kbis : Tout ce que vous devez savoir

L'extrait Kbis est le document officiel attestant de l'existence juridique d'une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il constitue la véritable “carte d’identité” d’une société commerciale.

Exemple d'extrait Kbis

Qu'est-ce que le Kbis ?

Le Kbis, également appelé "Extrait Kbis", est un document officiel fourni par le greffe du tribunal de commerce. Il est un élément de preuve de l'existence légale d'une entreprise en France, et résume les informations essentielles la concernant. L’extrait Kbis est le document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il constitue la véritable “carte d’identité” d’une société commerciale.

En tant que représentant officiel de votre société, le Kbis contient des informations cruciales telles que la raison sociale, le capital, l’adresse du siège social, ainsi que l’identité des dirigeants. Le Kbis atteste de l’existence légale d’une entreprise. Toute entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) doit posséder un Kbis.

Informations Clés Contenues dans le Kbis

Raison sociale
Capital
Adresse du siège social
Identité des dirigeants

Pourquoi le Kbis est-il important ?

Le Kbis est essentiel pour de nombreuses démarches administratives et commerciales. Véritable carte d’identité de votre entreprise, le Kbis est un document indispensable demandé à l’occasion de nombreuses démarches, comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou l’achat de certains matériels auprès des fournisseurs. Les partenaires financiers, fournisseurs, clients et organismes publics demandent souvent ce document pour vérifier la fiabilité d'une entreprise avant de s'engager dans une relation commerciale.

Ce document est indispensable pour réaliser certaines démarches, comme ouvrir un compte bancaire professionnel ou obtenir une subvention.

Dans de nombreuses situations, les entreprises doivent fournir un extrait Kbis de moins de 3 mois pour garantir que les informations relatives à leur situation juridique et administrative sont à jour.

Exemples de Situations Nécessitant un Kbis Récent

Ouvrir un compte bancaire professionnel
Signer un contrat de location d’un local commercial

Obtenir son Kbis gratuit en ligne (en moins d'1 minute)

Validité et Mise à Jour du Kbis

Bien que le Kbis ne dispose d’aucune durée de validité légale, dans la pratique, il est souvent exigé sous une forme actualisée, généralement de moins de 3 mois. Pourquoi ? Parce que le Kbis reflète la situation de votre entreprise à un instant donné, et toute modification interne, comme un changement de dirigeant, de capital ou d’adresse, rend l’ancienne version obsolète.

Chaque changement au sein de l'entreprise, qu'il s'agisse d'un déménagement, d'une modification du capital social, ou d'une évolution du statut juridique, doit être reporté et mis à jour sur le Kbis. Un extrait Kbis doit refléter avec précision la situation actuelle de votre entreprise. Ainsi, lorsque certains changements internes surviennent, il est obligatoire de mettre à jour ce document pour garantir que les informations qu'il contient sont à jour et récentes.

Comment Mettre à Jour Votre Kbis ?

Mettre à jour un extrait Kbis est une étape essentielle dès que des changements significatifs interviennent au sein de votre entreprise. Les modifications statutaires doivent d'abord être approuvées lors d’une assemblée générale (AG) de l’entreprise. Les modifications doivent ensuite être déposées auprès du greffe du tribunal de commerce compétent ou via le Guichet unique des entreprises (depuis le 1er janvier 2023). Une fois ces démarches effectuées, votre Kbis sera automatiquement mis à jour avec les nouvelles informations.

Mettre à jour votre Kbis est une démarche incontournable pour assurer la conformité légale de votre entreprise et renforcer la confiance de vos partenaires commerciaux. En suivant les étapes de mise à jour et en fournissant les pièces justificatives nécessaires, vous garantissez que votre société est correctement représentée aux yeux des tiers.

Comment obtenir un Kbis ?

Pour obtenir un Kbis, il faut en faire la demande au greffe du tribunal de commerce où l'entreprise est immatriculée. Cette demande peut être faite en ligne ou sur place. Un extrait Kbis vous est automatiquement envoyé à l’adresse du siège social lors de la création de votre entreprise. Mais à tout moment, vous pouvez demander à obtenir un extrait à jour directement depuis les services gouvernementaux en ligne ou en vous rendant auprès du greffe du tribunal de commerce.

Pour obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois, plusieurs options s’offrent à vous. Les plateformes comme Infogreffe, Pro Entreprises, et MonIdenum sont des services reconnus pour délivrer des extraits Kbis à jour. Infogreffe est le service officiel des greffes des tribunaux de commerce, tandis que Pro Entreprises et MonIdenum sont des plateformes qui regroupent des données d’entreprises et permettent de télécharger un Kbis en quelques clics.

Options pour Obtenir un Kbis

En ligne : Via Infogreffe, Pro Entreprises, ou MonIdenum
Par courrier postal : Demande auprès du tribunal de commerce compétent

La demande de Kbis sur le service officiel du gouvernement pour les démarches des sociétés est entièrement gratuite dès lors qu’elle est réalisée par le dirigeant de l’entreprise mentionnée sur le document. Seule une demande réalisée par le représentant légal de l’entreprise mentionnée dans le document est gratuite sur MonIdenum.

Une fois le Kbis demandé en ligne, les services dédiés vous proposent de le télécharger immédiatement : il n’y a donc pas de délai.

Où trouver son Kbis gratuit (Monidenum ou Infogreffe) ?

Les dirigeants peuvent obtenir leur Kbis gratuit sur Monidenum, après vérification d’identité. Sur Infogreffe, il est accessible à tous mais en version payante.

Plateforme	Coût	Conditions
MonIdenum	Gratuit	Dirigeant de l'entreprise
Infogreffe	Payant	Accessible à tous

Comment vérifier l'authenticité d'un Kbis ?

Il est crucial de vérifier régulièrement les informations présentes sur un Kbis afin de s'assurer de leur exactitude. Pour ce faire, il existe plusieurs moyens. L'un des moyens les plus courants est de se rendre sur le site Infogreffe.fr, où vous pouvez entrer le numéro SIREN de l'entreprise pour obtenir gratuitement un extrait Kbis à jour. Ce document contient un code à 10 chiffres, appelé "code de sécurité", qui peut être vérifié en ligne pour s'assurer de l'authenticité du Kbis.

L’extrait Kbis inclut désormais un code numérique unique ainsi qu’un QR code, permettant à toute personne de vérifier l’authenticité du document et d’éviter les risques de falsification. Le QR Code : placé en haut à droite du document, il permet de vérifier l’authenticité de l’extrait.

Kbis et Professions Libérales

Les professions libérales ne sont généralement pas concernées par l’extrait Kbis, car elles ne sont pas soumises à une immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Toutefois, lorsqu’un professionnel libéral choisit d’exercer sous une forme sociétale, comme une Société d’Exercice Libéral (SEL) ou une Société par Actions Simplifiée (SAS), l’immatriculation au RCS devient obligatoire.

Depuis l’année 2015, les professionnels libéraux se trouvent dans l’obligation d’avoir un extrait Kbis, qu’ils exercent une activité réglementée ou non.

Professions Libérales et Kbis

Généralement non concernées si exercent en tant que personnes physiques
Obligatoire si exercent sous une forme sociétale (SEL, SAS)

Les personnes physiques exerçant une activité commerciale peuvent demander un extrait KBIS pour la profession libérale. Bon à savoir : les professionnels libéraux n’ont pas à effectuer une demande d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés. Ils peuvent prouver la légalité de leur activité avec l’extrait Kbis pour la profession libérale.

En profession libérale, les personnes physiques ont la possibilité de mettre en commun leurs ressources et de créer une SCM ou Société civile de moyens. Elles ont également le choix de travailler en collaboration dans le cadre de la création d’une SCP ou Société civile professionnelle.

Le premier Kbis pour la profession libérale est envoyé par la poste, quelques jours après l’immatriculation de la société commerciale ou la société civile. L’immatriculation de la société exerçant une activité libérale s’effectue sur le site internet du guichet des formalités des entreprises. Au sujet de la demande de l’extrait, elle s’effectue également auprès du greffe du tribunal de commerce ou en ligne, sur le site Infogreffe. Certains professionnels libéraux préfèrent recourir au service d’un mandataire pour se charger de l’immatriculation de la société.

L’extrait Kbis pour une profession libérale reprend les informations classiques d’une société commerciale, tout en intégrant des éléments spécifiques liés à l’activité exercée.

Comment justifier d'une activité libérale ?

Pour justifier d'une activité libérale, il suffit de présenter un document officiel attestant de votre inscription auprès de l’URSSAF ou d'une autre autorité compétente, selon la profession. Par exemple, les avocats ou médecins devront fournir leur numéro d'enregistrement auprès de l'Ordre professionnel correspondant.

Kbis et Auto-entrepreneurs

Lorsqu’un auto-entrepreneur exerce son activité en tant que personne physique, il n’est pas inscrit au RCS et ne reçoit donc pas de Kbis pour une profession libérale. En tant qu'auto-entrepreneur, vous n'avez pas de Kbis sauf si vous êtes inscrit au RCS. Dans ce cas, vous pouvez obtenir un extrait Kbis via Infogreffe ou le greffe du tribunal de commerce.

Autres Documents d'Entreprise

Pour les micro-entreprises comme pour les entreprises individuelles, il n’y a pas de Kbis mais un « extrait K » : ce dernier concerne exclusivement les personnes physiques exerçant en nom propre. Les professions libérales et artisanales ne peuvent pas obtenir d’extrait Kbis : les premières sont inscrites à l’Urssaf et les secondes auprès de la chambre des métiers et de l’artisanat. Les artisans sont tenus de fournir un extrait D1.

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