L'extrait Kbis : Validité et Mise à Jour

L’extrait Kbis est un document essentiel pour les entreprises en France. Il atteste de l’immatriculation d’une entreprise au Registre national des entreprises (RNE) et prouve son existence légale. Il sert à certifier l’existence légale de l’entreprise et contient des informations cruciales telles que la forme juridique, la raison sociale et l’adresse.

Il est nécessaire dans le cadre de multiples démarches de nature administrative ou commerciale. Or, dans la pratique, c’est un extrait Kbis de moins de 3 mois qui sera demandé.

L'extrait Kbis est considéré comme un document public en France. De multiples raisons peuvent motiver une telle demande, que ce soit par l'entreprise elle-même pour confirmer son immatriculation officielle, ou par d'autres acteurs, entreprises ou particuliers, souhaitant examiner un Kbis. Les entités publiques peuvent également faire appel à ce document pour des contrôles administratifs ou dans le cadre de procédures réglementaires.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Cela permet de renseigner sur la situation réelle de l’entreprise.

Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

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L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention, une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Validité de l'extrait Kbis

L’extrait de Kbis est un document officiel sans durée légale de validité. Un extrait Kbis de moins de 3 mois est fréquemment demandé aux entreprises. Pour autant, il faut savoir qu’il n’existe pas de date limite de validité pour ce document. En ce sens, tout changement intervenant au sein d’une compagnie doit être reporté sur le Kbis. Celui-ci s’en trouvera alors modifié. Dès lors, l’ancienne version devient obsolète puisqu’elle ne reflète plus la véritable situation de l’entreprise. Si cette ancienne version conserve une valeur légale, elle perd cependant de son utilité.

Mais l’extrait Kbis n’a pas, à proprement parler, de date limite de validité, mais lorsque les informations de l’entreprise changent, alors le kbis devient obsolète, car il ne contient plus les réelles informations sur la situation de l’entreprise. Il vous faudra alors actualiser votre Kbis tous les trois mois et quand vous déclarez des changements dans votre entreprise : adresse, redressement judiciaire, liquidation, changement de dirigeant, etc.

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Il existe des actes pour lesquels toute entreprise doit fournir un Kbis considéré comme étant à jour, soit ayant moins de 3 mois. Si l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité, dès lors qu’il a plus de 3 mois, il devient problématique, les informations qu’il contient n’étant plus considérées comme officielles.

Aussi, dès qu’un extrait kbis excède les 3 mois, il n’a pas la même valeur auprès des différents interlocuteurs de l’entreprise que celui qui est actuellement valide.

En outre, en raison de l’obligation légale pour les entreprises de mettre à jour leur Kbis, les administrations, mais aussi les compagnies d’assurance, ou encore les fournisseurs, par exemple, n’acceptent pas, ou très peu, les extraits trop anciens. Ces organismes requièrent, la plupart du temps, des extraits kbis de moins de 3 mois. Le problème risque également de se poser au niveau des relations commerciales entretenues avec les clients.

Ainsi, les administrations vous demanderont toujours un extrait de moins de 3 mois. Ce sera également le cas pour toutes les démarches commerciales entretenues par l’entreprise telles que les appels d’offres, l’achat de marchandises auprès des fournisseurs, ou encore pour toutes démarches auprès des banques et des assurances.

Nous vous conseillons donc de toujours posséder un extrait kbis de moins de trois mois.

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Utilité de l'extrait Kbis

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale.

Il est fréquemment requis lors d'une candidature à un appel d'offres public, de l'ouverture d'un compte bancaire, ou encore d'un achat de matériel professionnel auprès de distributeurs.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

À noter : tout comme un acte de naissance, le Kbis a une validité de 6 mois. Toutes les entreprises inscrites au RCS doivent fournir un Kbis lorsqu’elles en sont sollicitées.

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

• Candidature à un marché public
• Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
• Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
• Douanes, fiscalité
• Déclarations, agréments et autorisations
• Produits énergétiques
• Urbanisme
• Travaux d'intérêt général
• Procédures collectives
• Autorisations d’exploitation commerciale
• Agriculture
• Propriété industrielle
• Transport

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis.

Les auto-entrepreneurs, les professions libérales et les associations ne sont pas concernés par le Kbis. Ils doivent simplement fournir leur numéro SIREN.

Mettre à Jour son Kbis de plus de 3 mois

Dès lors que des changements surviennent au sein de la compagnie, celle-ci a l’obligation légale de mettre à jour son Kbis. Plusieurs raisons doivent conduire une entreprise à effectuer ces modifications :

• Des modifications concernant le capital social.
• Une modification de la raison sociale de la société.
• Un changement de dirigeant.

Si lors de la création de votre entreprise, vous avez eu recours à un prestataire comme LegalPlace ou Legalstart, le processus est généralement simplifié. Vous n'aurez qu'à remplir un formulaire en ligne et fournir les pièces justificatives nécessaires.

Pour mettre à jour un Kbis, tout changement doit être fait par le dirigeant, ou le cas échéant approuvés par l’assemblée générale (AG). Selon le statut, les modifications du kbis doivent être votées par les associés, soit à l’unanimité, ou à la majorité.

En premier lieu, les modifications doivent être approuvées en assemblée générale (AG). Les mises à jour peuvent ensuite être transmises au greffe du tribunal de commerce compétent, au Centre de Formalité des Entreprises (CFE), ou encore faire les démarches en ligne sur le site du CFE.

Lorsque cette décision est validée, le dirigeant doit soumettre les documents nécessaires pour la publication des modifications au journal d’annonces légales, tels que les changements statutaires ou les changements dans les informations de l’entreprise (nouvelle dénomination, changement de siège social, etc.)

Il est essentiel de signaler tout changement au greffe dans le mois suivant son occurrence. L'exemple le plus courant est celui du changement d'adresse du siège social.

Si vous choisissez de gérer cela indépendamment, il sera nécessaire d'acter la décision, que ce soit par le président ou en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). Ensuite, vous devrez publier cette décision dans un Journal d'Annonces Légales (JAL). Puis, soumettez votre dossier via le formulaire M2 au greffe du tribunal de commerce pertinent.

Pour formuler l’avis de modification, les informations suivantes doivent être obligatoirement précisées :

• Raison sociale,
• forme juridique,
• adresse,
• capital social
• origine du changement,
• date de modification du kbis.

Vous devez par la suite déposer les changements de Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce.

Lors de cette étape, certains documents et pièces justificatives sont à transmettre :

• Décision de modification de Kbis
• Formulaire M3, déclaration sur l’honneur de non-condamnation et carte d’identité du nouveau dirigeant, si le changement concerne le dirigeant de la société,
• Formulaire M2
• Attestation de publication dans le journal d’annonces légales
• Statuts modifiés, le cas échéant.

Il est possible de le faire en ligne sur différentes plateformes ou en personne.

Enfin, il faut savoir que des frais d’enregistrement seront requis par le greffe.

Comment Obtenir un Extrait Kbis de Moins de 3 Mois ?

Pour obtenir un extrait kbis de moins de trois mois, plusieurs options s’offrent à vous.

Bien souvent, c'est l'entreprise elle-même qui requiert ce document pour confirmer son immatriculation officielle. Mais au-delà de cela, d'autres acteurs, qu'ils soient des entreprises ou de simples particuliers, peuvent vouloir examiner un Kbis. Leur objectif ?

Pour obtenir un Kbis, rendez-vous sur le site Infogreffe. Après avoir créé un compte, recherchez le nom de l’entreprise souhaitée et accédez à sa fiche. Une fois sur la page, cliquez sur l’option « commander un Kbis ». Le document sera alors ajouté à votre panier. À l’étape suivante, vous pourrez choisir le format d’envoi désiré, électronique ou papier.

La première option est d’en faire la demande auprès d’Infogreffe ou encore MonIdenum. Aujourd’hui, cette demande est dématérialisée et payante. Notez que vous devrez en faire la demande tous les trois mois, ce qui peut à la longue faire perdre beaucoup de temps aux dirigeants. Par ailleurs, vous ne pourrez faire la demande que de l’extrait kbis de votre entreprise.

C’est le cas par exemple d’Infonet.fr, une plateforme regroupant les données de plus de trois milliards de sociétés françaises, dont des extraits Kbis à jour. De plus, un système d’abonnement à la plateforme donne accès au téléchargement, en illimité, du Kbis de sa propre compagnie, ou d’une compagnie tierce.

D’autres sites permettent aussi l’obtention d’un extrait Kbis à jour, tel qu’Infogreffe ou encore MonIdenum. Il faut noter cependant que via cette seconde plateforme, seul le Kbis de la société demandeuse pourra être délivré.

L'obtention d'un extrait Kbis a un coût de 2,24 euros HT. Si vous optez pour un format électronique, il faudra ajouter 0,57 euro, tandis que la version papier nécessitera un supplément de 0,97 euro.

Si vous souhaitez faire la demande d’extrait kbis d’une autre entreprise ou si vous voulez recevoir votre extrait Kbis actualisé sans faire de démarche supplémentaire, vous pouvez souscrire à un abonnement à LegaDrive. Vous recevrez tous les trois mois un Kbis actualisé.

Tableau récapitulatif des plateformes pour obtenir un extrait Kbis

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