L'extrait Kbis : Tout ce qu'il faut savoir

L’extrait Kbis est un document officiel qui prouve l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Il concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés avec plusieurs associés. Si vous avez un projet de création d’entreprise artisanale comprenant un volet commercial, comme l’achat-vente de marchandises par exemple, vous devez avoir ce document officiel.

Les artisans qui veulent exercer une activité commerciale auront besoin d’un extrait Kbis. C’est votre cas ? Découvrez ici tout ce qu’il faut savoir sur ce document.

Un extrait KBIS, c'est quoi ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Délivré par le greffe du tribunal de commerce, l’extrait Kbis prouve l’existence légale de votre activité et atteste que vous êtes inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés. C’est le seul document officiel qui sert à attester du caractère légal d’une société, ainsi que de la nature de son activité et de l’identité de ses dirigeants.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Ces informations permettent à toute personne ou organisme intéressé de vérifier la légitimité de votre activité et de connaître les principales caractéristiques de votre entreprise. L’actualisation de l’extrait du registre du commerce et des sociétés doit notamment être réalisée en cas de changement relatifs :

à l’adresse du siège social ;
au montant du capital social ;
au statut juridique ;
à la dénomination sociale ou commerciale ;
au gérant ou au dirigeant.

De même, lorsqu’une entreprise fait l’objet d’une procédure collective, une inscription est portée d’office au registre du commerce et des sociétés par le greffe du tribunal de commerce. Par conséquent, l’extrait Kbis de votre entreprise sera automatiquement mis à jour lors de l’ouverture, de la fermeture ou du renouvellement d’une procédure collective.

Attention

Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

À quoi sert un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales. Voici les principales raisons pour lesquelles il vous sera indispensable :

Formalités administratives et bancaires : que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire une assurance ou demander une aide financière, un extrait Kbis récent est souvent exigé pour finaliser ces démarches.
Attestation de légitimité : en tant qu’artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. L’extrait Kbis attestera que votre entreprise est bien immatriculée, en règle et autorisée à exercer son activité.
Accès aux marchés publics : si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Il prouvera que vous êtes bien en conformité avec les réglementations.
Obtention de financements et de subventions : l’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité. Les banques et organismes financiers y voient une preuve de la solidité et de la régularité de votre entreprise.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Exemples de démarches administratives où l'extrait Kbis n'est plus nécessaire

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité

Quelle est la durée de validité de l'extrait Kbis ?

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale. Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises. Les informations qu’il contient peuvent être modifiées à tout moment (changement de siège social, d’activité, de forme juridique.). Ainsi, un extrait Kbis ne périme pas.

Souvent comparé à la carte d’identité d’une entreprise, l’extrait Kbis ne dispose toutefois officiellement d’aucune date limite de validité. En effet, ce document est une sorte de photographie à l’instant T permettant d’attester de la situation administrative et juridique d’une entreprise. C’est le seul document officiel qui sert à attester du caractère légal d’une société, ainsi que de la nature de son activité et de l’identité de ses dirigeants.

Lire aussi: Obtenir Extrait Kbis Moins de 3 Mois

Lorsqu’un changement intervient au sein de l’entreprise, des modifications doivent être portées au registre du commerce et des sociétés. Les changements effectués donnent lieu à la mise à jour de l’extrait Kbis, ayant pour effet de rendre obsolète l’ancienne version sans pour autant la priver de sa valeur légale.

Toutefois, il est souvent demandé dans le cadre d’une démarche particulière, un extrait du RCS obligatoirement daté de moins de 3 mois.

Pour respecter cette exigence, on se doit alors d’actualiser le KBIS tous les 3 mois et à chaque changement notable qui affecte l’entreprise.

Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois. Cette règle est motivée par le besoin d’avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise. Un extrait trop ancien ne reflète pas forcément la réalité juridique et financière de votre entreprise au moment de la demande.

En fournissant un Kbis daté de moins de trois mois, vous assurez ainsi à vos interlocuteurs une transparence totale et montrez que votre établissement est en règle.

Vous devez aussi savoir qu’un extrait Kbis photocopié et certifié authentique à l’original ne possède aucune valeur juridique. Tous les organismes publics et privés exigent qu’on leur fournisse un document original.

Voici un tableau récapitulatif des tarifs pour obtenir un extrait Kbis :

Mode de retrait	Tarif
Retrait direct au greffe	2,56 €
Envoi électronique	3,20 €
Envoi postal	3,97 €

En cas de modification des informations (changement d’adresse, de gérant, de statut juridique…), il sera nécessaire d’effectuer une formalité modificative, suite à laquelle votre extrait Kbis mis à jour vous sera envoyé par le Greffe.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Obtenir un extrait Kbis est simple ! Tout d’abord, vous devez immatriculer votre entreprise sur le Guichet Unique pour qu’elle soit ensuite enregistrée au Registre du Commerce et des Société (RCS) puis au Registre national des entreprises (RNE). Vous avez besoin d’aide ?

Une fois votre entreprise immatriculée, le greffe du tribunal de commerce vous transmettra votre extrait Kbis initial, soit sous format électronique, soit sous format papier.

Si vous avez besoin d’un extrait Kbis récent après le lancement de votre activité, faites la demande auprès du greffe. Par ailleurs, le document est accessible sur le site infogreffe.fr. Après avoir renseigné le numéro SIREN ou la raison sociale de votre entreprise, vous recevrez votre extrait en version numérique.

Pour obtenir un Kbis récent, il est possible d’effectuer une demande ponctuelle ou de mettre en place un envoi périodique sur le site Infogreffe.fr. La demande d’extrait Kbis en ligne peut être réalisée par toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise.

Pour une demande ponctuelle, le document peut vous être adressé par courrier postal ou électronique, ou encore mis à disposition en téléchargement dans votre espace personnel Infogreffe. En revanche, si vous optez pour l’envoi périodique d’un extrait Kbis, le document vous sera obligatoirement transmis par voie postale, à la fréquence et pendant la durée de votre choix.

Vous pouvez ainsi choisir un envoi trimestriel qui vous permettra de bénéficier automatiquement d’un Kbis daté de moins de 3 mois. La demande d’extrait Kbis sur le site Infogreffe est un service payant qui implique des frais de dossier, et le cas échéant, des frais d’envoi.

En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous procurer gratuitement votre extrait Kbis à jour. Pour cela, vous devez utiliser le téléservice sécurisé MonIdenum afin d’activer votre identité numérique. Une fois votre authentification réussie, vous êtes mis en relation avec le greffe du tribunal de commerce compétant qui vous délivre votre dernier Kbis au format numérique.

Combien coûte un extrait Kbis ?

La première demande d’extrait est gratuite, car incluse dans les frais d’immatriculation pour les 3 premiers exemplaires.

Concernant les demandes suivantes, les tarifs varient selon le mode de retrait que vous choisissez :

2,56 € pour un retrait direct au greffe
3,20 € pour un envoi électronique
3,97 € pour un envoi postal

Quels sont les risques avec un KBIS de plus de 3 mois ?

Les informations présentées sur un extrait KBIS datant de plus de 3 mois ne sont pas considérées comme officielles. Cet extrait ne peut donc pas constituer une garantie pour les parties à une transaction commerciale avec l’entreprise concernée.

Si ce document date d’une période supérieure à trois mois, il est en effet fort possible que les dernières modifications sur la société n’ont pas encore été prises en compte.

Comme vous pouvez le constater, l’extrait Kbis est bien plus qu’une formalité : il confère une crédibilité et une visibilité de votre entreprise artisanale.

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