L'Équivalent du Kbis en Allemagne : Le Handelsregister

L'extrait K-bis est un document officiel en France qui certifie l'existence légale d'une entreprise et permet notamment de vérifier son identité. Il est essentiel pour effectuer diverses démarches administratives et commerciales. Mais lorsqu’un entrepreneur souhaite se renseigner sur une société établie à l’étranger, comment faire ? Si la compagnie est aussi immatriculée en France, elle disposera d’un Kbis. Si ce n’est pas le cas, alors il est possible d’obtenir un équivalent Kbis à l’étranger.

Chaque administration nationale remet un document d’identification aux établissements qui ont procédé à leur immatriculation dans le pays concerné. En revanche, un entrepreneur peut avoir besoin de ce document lorsque son travail requiert la réalisation d’activités à l’étranger. Dans ce cas, le professionnel devra procéder à la légalisation et à la traduction de son Kbis français. Cependant, seul un document original datant de trois mois au maximum peut faire l’objet d’une légalisation et d’une traduction. Enfin, il conviendra de procéder à la légalisation du document. Cette formalité permet d’attester de l’authenticité des signatures et cachets présents sur un document.

Les entrepreneurs étrangers peuvent également être amenés à faire traduire leurs documents. Dans ce cas, les professionnels peuvent faire appel à un traducteur habilité par les autorités françaises. Les documents étrangers doivent également passer par une procédure de légalisation. Une ambassade ou un consulat français peuvent, par exemple, procéder à la légalisation.

Les Équivalents du Kbis en Europe

En réalité, chaque pays de l’Union européenne dispose de son propre système de registre des entreprises. Il est important de connaître les équivalents du Kbis pour ceux qui souhaitent s'étendre à l'étranger ou travailler avec des partenaires internationaux. Les variantes du Kbis varient selon les pays, mais ils ont généralement pour objectif de déterminer l'existence légale et la situation juridique d'une entreprise.

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En Belgique, c’est l’extrait BCE, ou extrait Banque-Carrefour des Entreprises qui correspond à l’équivalent de l’extrait K-bis.
Au Portugal, l’équivalent du K-bis est le Certidão do Registo Comercial. Le Certidão do Registo Comercial atteste de l’existence légale d’une société.
En Italie, la Visura Camerale est l'équivalent de l'extrait Kbis. La Visura Camerale certifie l'existence légale d'une entreprise en Italie.
En Espagne, le Certificado de Registro Mercantil atteste de l'existence légale d'une entreprise. Il contient des informations similaires à celles de l'extrait K-bis.
Au Royaume-Uni, le Certificate of Incorporation prouve la création et l'existence légale d'une entreprise.

Le Registre du Commerce en Allemagne (Handelsregister)

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En Allemagne, le document équivalent au KBIS est appelé « Handelsregisterauszug ». Le Handelsregister, traduction du Kbis en Allemagne est un registre public où sont consignées les données essentielles concernant les firmes allemandes. L'objectif principal de cet extrait est de garantir la transparence et la sécurité juridique pour toutes les parties prenantes, qu'il s'agisse des entrepreneurs, des partenaires commerciaux ou des consommateurs.

Le registre du commerce allemand (Handelsregister) est un outil essentiel pour les entreprises qui ont une activité économique en Allemagne. Il garantit la transparence des activités commerciales et la sécurité juridique pour les partenaires commerciaux. Le registre du commerce allemand est en ligne, gratuit le plus souvent, officiel et public. Il peut être consulté gratuitement sur le site suivant : www.handelsregister.de. Le formulaire de recherche existe en langue française.

Fonctionnement et Informations Contenues

Le Handelsregister contient des renseignements officiels sur l’entreprise depuis sa création. Les renseignements sont officiels. L’État contrôle les informations avant la publication. Notamment les banques et futurs partenaires commerciaux consultent régulièrement le registre du commerce. Le numéro d’immatriculation d’une société (HRB) ou entreprise (HRA) allemande est un numéro spécifique à ce registre du commerce.

Les renseignements contenus dans le Handelsregister sont similaires à celles du Kbis en France. Tous ces détails sont vérifiés et mises à jour régulièrement par les tribunaux compétents.

Accès au Handelsregister

Le registre du commerce peut être consulté par tous sur le site suivant : www.handelsregister.de. Le Handelsregister est accessible au public, ce qui permet à toute personne intéressée d'obtenir des informations sur une entreprise en Allemagne. Il est possible de consulter la page en ligne, via le site officiel du gouvernement allemand, ou de demander un extrait auprès du tribunal compétent. L'extrait, appelé "Handelsregisterauszug", est l'équivalent du Kbis en France.

Lorsqu’on n’arrive pas à trouver un renseignement en ligne, c’est qu’il s’agit peut-être d’un acte antérieur à 2007 qui n’est pas disponible sous forme électronique.

Handelsregister vs. Autres Registres

Il est important de noter les différences entre le Handelsregister et d'autres registres allemands :

Handelsregister vs. Unternehmensregister: Le Handelsregister n’est pas le Unternehmensregister, le registre des entreprises. Le registre des entreprises est plus large. C’est une plateforme qui regroupe des informations issues de plusieurs bases de données. Il permet d’obtenir des informations relevant du registre du commerce mais également des autres renseignements comme les bilans annuels, les placements de capitaux et des détails des procédures collectives. Le Unternehmensregister ne garantit pas que les renseignements sont vrais. Le Unternehmensregister est en partie enrichi d’informations directement par les entreprises.
Handelsregister vs. Transparenzregister: Le Handelsregister n’est pas le Transparenzregister, qui est l’équivalent allemand du registre des bénéficiaires effectifs.
Handelsregister vs. Gewerbeanmeldung: L’inscription au registre du commerce n’est pas la même chose que la déclaration d’une activité commerciale auprès du bureau de commerce (Gewerbeanmeldung).

Immatriculation au Handelsregister

Pour immatriculer son entreprise ou une modification dans le registre de commerce, il faut obligatoirement passer par un notaire. Seul le notaire allemand peut déposer la demande d’immatriculation. Il est donc nécessaire de prendre rendez-vous avec un notaire. Le notaire envoie la demande d’immatriculation au tribunal d’instance du siège de l’entreprise. Plus précisément, au sein de ce tribunal d’instance il y a une section qui s’occupe des immatriculations au registre du commerce. Le tribunal du registre immatricule l’entreprise à créer ou la modification.

Lorsqu’on veut changer le gérant d’une GmbH, il faut la décision des associés relative à la révocation du gérant ou sa lettre de démission. Une demande d’immatriculation avec signature de l’entrepreneur ou des entrepreneurs est nécessaire.

Procédure d'Immatriculation

Le délai pour le rendez-vous notaire dépend des disponibilités du notaire. Le délai dépend aussi de la complexité des documents à préparer en amont. Le cas échéant, le notaire doit recueillir des renseignements relatifs aux bénéficiaires effectifs à l’étranger ce qui peut ralentir.
Les honoraires du notaire sont fixés par la loi. Ils dépendent de l’acte et de la valeur de litige.
Le notaire prépare les versions des documents à transmettre. Dans un souci de protection des données personnelles, le notaire n’envoie pas au tribunal du registre de document avec une signature manuscrite de l’entrepreneur.
A la réception de la demande d’immatriculation, le tribunal du registre demande le paiement des frais d’immatriculation. Si on veut accélérer l’immatriculation, il faut régler ces frais rapidement. Exemple : L’immatriculation d’une GmbH coûte environ 200 euros. Le plus vite on paie, le plus vite le tribunal traite la demande.
Le tribunal vérifie la demande. Le délai de traitement dépend de la charge de travail du tribunal du registre et de ses effectifs. Il joue un rôle clé. Il vérifie l’identité des personnes qui participent à l’entreprise, recherche les bénéficiaires effectifs, authentifie les actes si nécessaire et légalise les signatures. Il est le seul qui communique des demandes d’immatriculation ou de modification au tribunal du registre. Il procède à l’immatriculation.

En Allemagne il y a forcément un notaire qui est impliqué dans l’immatriculation. En France, les demandes d’immatriculation sont déposées par voie électronique sur un site appelé guichet unique. Il faut ouvrir un compte bancaire au nom de la société en création. Les associés y versent le capital social de 25 000 euros dont au moins la moitié doit être payée immédiatement. Le notaire envoie la demande d’immatriculation par messagerie électronique spécifique aux notaires au tribunal d’instance du siège de la société.

Conséquences du Non-Respect de l'Immatriculation

En cas de non-respect de l’immatriculation d’un renseignement, le tribunal du registre doit contraindre l’entreprise à procéder à l’immatriculation. Exemple : La création d’une GmbH doit être immatriculée. Avant l’immatriculation, la société n’existe pas pleinement. L’immatriculation est donc vitale.

Exemple : Défaut d’immatriculation d’un nouveau gérant d’une GmbH : Le gérant nommé par une décision des associés peut déjà engager la responsabilité de la société. L’immatriculation du gérant n’est pas « constitutive ». Elle est toutefois nécessaire pour la transparence.

Spécificités Allemandes

Pas de numéro SIREN national: Il n’existe pas de numéro SIREN, qui est national en Allemagne. Le numéro d’immatriculation au RCS en Allemagne est lié au registre du commerce local.
Capital social non affiché: Les entrepreneurs français ont l’habitude de voir le capital social de leurs partenaires commerciaux sur le papier en tête. Les sociétés allemandes n’affichent pas leur capital social.

Un Français qui veut vérifier une société allemande peut consulter le registre du commerce allemand. Il doit comprendre qu’il doit identifier clairement le registre du commerce auprès duquel la société allemande est immatriculée.

Si une société française a un établissement secondaire ou une filiale en Allemagne, elle doit pouvoir assurer la régularité des immatriculations au registre du commerce allemand. Une société mère française doit effectuer les formalités relatives au registre du commerce allemand en langue allemande devant un notaire allemand.

Tableau Récapitulatif des Équivalents du Kbis en Europe

Pays	Équivalent du Kbis
France	Extrait K-bis
Allemagne	Handelsregisterauszug
Belgique	Extrait BCE
Portugal	Certidão do Registo Comercial
Italie	Visura Camerale
Espagne	Certificado de Registro Mercantil
Royaume-Uni	Certificate of Incorporation

Conclusion

Le registre du commerce allemand permet de consulter les données juridiques les plus importantes des sociétés commerciales et entreprises individuelles. Les entreprises françaises souhaitant s’implanter en Allemagne doivent se poser la question de savoir si leur entreprise doit être immatriculée dans le registre du commerce allemand. C’est le cas pour les sociétés commerciales allemandes et une entreprise individuelle dont le chiffre d’affaires dépasse un certain seuil. L’obligation d’immatriculation peut aussi concerner une succursale en Allemagne.

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