L'Équivalent du Kbis en Allemagne et à l'Étranger : Guide Complet

L'extrait K-bis est un document officiel en France qui certifie l'existence légale d'une entreprise. Il permet notamment de vérifier son identité et il est essentiel pour effectuer diverses démarches administratives et commerciales.

Mais lorsqu’un entrepreneur souhaite se renseigner sur une société établie à l’étranger, comment faire ? Si la compagnie est aussi immatriculée en France, elle disposera d’un Kbis. Si ce n’est pas le cas, alors il est possible d’obtenir un équivalent Kbis à l’étranger.

Qu'est-ce que l'extrait K-bis ?

L’extrait Kbis est le document qui permet d’attester de l’immatriculation d’une entreprise au Registre nationale des entreprises (RNE), anciennement RCS. L'extrait K-bis est un document délivré suite à l'inscription de la société au Registre national des entreprises (RNE). L’article 2 de la loi PACTE a prévu le 1er janvier 2023 le remplacement des registres d’entreprises existantes par le Registre national des entreprises (RNE). L'extrait Kbis sert notamment à prouver l'existence juridique d'une entreprise et il est nécessaire dans le cadre de diverses démarches administratives.

Le Kbis est la carte d’identité d’une société en France. Ce document constitue la seule et unique identité juridique d’une entreprise en France. Ce papier constitue l’unique identité officielle et juridique d’une entreprise installée en France.

Parmi les informations dans ce document, on retrouve notamment l’identité ainsi que l’adresse de la personne physique ou morale. On y retrouve également l’immatriculation, l’activité mais aussi une mention sur « l’existence ou non d'une procédure collective engagée à son encontre ».

On parle d’extrait KBIS lorsqu’on diffuse un extrait du registre du commerce et des sociétés attestant de l’existence juridique et de la légalité de l’entreprise. Seulement, ce document est propre à la France. Il est obligatoire d’enregistrer son entreprise au registre du commerce des sociétés du pays dans lequel on exerce.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Équivalents du Kbis dans Différents Pays

Ce document est un standard chez les pays Européens qui intègrent les mêmes informations sous d’autres appellation. Petit tour de la question.

Allemagne : Le Handelsregister, traduction du Kbis en Allemagne est un registre public où sont consignées les données essentielles concernant les firmes allemandes. En Allemagne, un traducteur pourrait traduire le Kbis comme le "Handelsregisterauszug", extrait du registre du commerce allemand, le Handelsregister.
Royaume-Uni : La traduction de notre précieux extrait au Royaume-Uni est généralement appelé "Company Registration Certificate" (certificat d'enregistrement) ou "Certificate of Incorporation" (certificat de constitution). Le Certificate of Incorporation prouve la création et l'existence légale d'une entreprise au Royaume-Uni.
Espagne : Le Certificado de Registro Mercantil atteste de l'existence légale d'une entreprise en Espagne et il contient des informations similaires à celles de l'extrait K-bis. En Espagne, le traducteur pourrait appeler Kbis le "Certificado de Registro Mercantil", délivré par le RCS. De la même manière, les renseignements des établissements ont la même exactitude et les mêmes précisions. En Espagne, le CIF (code de l’identification fiscal) est le semblable du Kbis français. Ce numéro unique composé de 8 chiffres et d’une lettre constitue également l’identifiant fiscal de l’entreprise.
Italie : En Italie, la Visura Camerale est l'équivalent de l'extrait Kbis. La Visura Camerale certifie l'existence légale d'une entreprise en Italie. Enfin, pour l’Italie, l’équivalent du Kbis se trouve au Registroimprese.
Belgique : En Belgique, c’est l’extrait BCE, ou extrait Banque-Carrefour des Entreprises qui correspond à l’équivalent de l’extrait K-bis. En Belgique, l’acte du Moniteur Belge représente l’équivalent du Kbis. Celui-ci est téléchargeable en ligne et gratuit.
Portugal : Au Portugal, l’équivalent du K-bis est le Certidão do Registo Comercial. Le Certidão do Registo Comercial atteste de l’existence légale d’une société.
Suisse : En Suisse, l’IDE est utilisé comme numéro d’identification fiscal une fois enregistré au registre du commerce.
États-Unis : Aux États-Unis, le dérivé du Kbis français est le Certificate of Good Standing, également connu sous la traduction de Certificate of Existence ou Certificate of Authorization, selon les États.

Il est important de connaître les équivalents du Kbis, ceux qui souhaitent s'étendre à l'étranger ou travailler avec des partenaires internationaux. Les variantes du Kbis varient selon les pays, mais ils ont généralement pour objectif de déterminer l'existence légale et la situation juridique d'une entreprise.

Chaque administration nationale remet un document d’identification aux établissements qui ont procédé à leur immatriculation dans le pays concerné.

Le Handelsregister Allemand : Un Registre Public Essentiel

Le registre du commerce allemand (Handelsregister) est un outil essentiel pour les entreprises qui ont une activité économique en Allemagne. Il garantit la transparence des activités commerciales et la sécurité juridique pour les partenaires commerciaux. Le registre du commerce allemand est en ligne, gratuit le plus souvent, officiel et public. Il peut être consulté gratuitement sur le site suivant : www.handelsregister.de.

Le Handelsregister contient des renseignements officiels sur l’entreprise depuis sa création. Notamment pour les sociétés commerciales de capital, comme les SARL et les SA allemandes, l’immatriculation est indispensable. Les renseignements sont officiels. L’État contrôle les informations avant la publication. Notamment les banques et futurs partenaires commerciaux consultent régulièrement le registre du commerce.

Le numéro d’immatriculation d’une société (HRB) ou entreprise (HRA) allemande est un numéro spécifique à ce registre du commerce.

Le Handelsregister n’est pas le Unternehmensregister, le registre des entreprises. Le registre des entreprises est plus large. C’est une plateforme qui regroupe des informations issues de plusieurs bases de données. Il permet d’obtenir des informations relevant du registre du commerce mais également des autres renseignements comme les bilans annuels, les placements de capitaux et des détails des procédures collectives.

Le Unternehmensregister ne garantit pas que les renseignements sont vrais. Le Unternehmensregister est en partie enrichi d’informations directement par les entreprises.

Le Handelsregister n’est pas le Transparenzregister, qui est l’équivalent allemand du registre des bénéficiaires effectifs.

L’inscription au registre du commerce n’est pas la même chose que la déclaration d’une activité commerciale auprès du bureau de commerce (Gewerbeanmeldung).

L’accès aux renseignements officiels le plus importants est facile pour que les transactions juridiques entre les partenaires commerciaux soient sécurisées. C’est majoritairement le droit européen qui impose cette transparence dans toute l’Europe.

Le registre du commerce peut être consulté par tous sur le site suivant : www.handelsregister.de. Le formulaire de recherche existe en langue française.

Le kbis est facile à lire. L’extrait chronologique est un tableau. Le nombre des lignes correspond au nombre de publications. Les colonnes indiquent l’objet de la publication et la date. Les renseignements soulignés en rouge ou en noir sont les renseignements qui ne sont plus actuels.

Lorsqu’on veut changer le gérant d’une GmbH, il faut la décision des associés relative à la révocation du gérant ou sa lettre de démission. Une demande d’immatriculation avec signature de l’entrepreneur ou des entrepreneurs est nécessaire.

Pour immatriculer son entreprise ou une modification dans le registre de commerce, il faut obligatoirement passer par un notaire. Seul le notaire allemand peut déposer la demande d’immatriculation. Il est donc nécessaire de prendre rendez-vous avec un notaire.

Le notaire envoie la demande d’immatriculation au tribunal d’instance du siège de l’entreprise. Plus précisément, au sein de ce tribunal d’instance il y a une section qui s’occupe des immatriculations au registre du commerce. Le tribunal du registre immatricule l’entreprise à créer ou la modification.

Le délai pour le rendez-vous notaire dépend des disponibilités du notaire. Le délai dépend aussi de la complexité des documents à préparer en amont. Le cas échéant, le notaire doit recueillir des renseignements relatifs aux bénéficiaires effectifs à l’étranger ce qui peut ralentir.

Les honoraires du notaire sont fixés par la loi et ils dépendent de l’acte et de la valeur de litige. Le notaire prépare les versions des documents à transmettre. Dans un souci de protection des données personnelles, le notaire n’envoie pas au tribunal du registre de document avec une signature manuscrite de l’entrepreneur.

A la réception de la demande d’immatriculation, le tribunal du registre demande le paiement des frais d’immatriculation. Si on veut accélérer l’immatriculation, il faut régler ces frais rapidement. Exemple : L’immatriculation d’une GmbH coûte environ 200 euros. Le plus vite on paie, le plus vite le tribunal traite la demande.

Le tribunal vérifie la demande. Le délai de traitement dépend de la charge de travail du tribunal du registre et de ses effectifs. Il joue un rôle clé. Il vérifie l’identité des personnes qui participent à l’entreprise, recherche les bénéficiaires effectifs, authentifie les actes si nécessaire et légalise les signatures. Il est le seul qui communique des demandes d’immatriculation ou de modification au tribunal du registre. Il procède à l’immatriculation.

Le tribunal du registre est une section au sein du tribunal d’instance. C’est le siège de l’entreprise qui détermine le tribunal du registre compétent.

En Allemagne, la justice relève de la compétence du Land. Ainsi, le site www.handelsregister.de est un projet commun des 16 Länder. Il n’existe pas de numéro SIREN, qui est national en Allemagne. Le numéro d’immatriculation au RCS en Allemagne est lié au registre du commerce local.

Lorsqu’on n’arrive pas à trouver un renseignement en ligne, c’est qu’il s’agit peut-être d’un acte antérieur à 2007 qui n’est pas disponible sous forme électronique.

L’entreprise donne une délégation de pouvoir (Prokura) à un collaborateur qui devient ainsi Prokurist. Bien que la Prokura est valable sans immatriculation, la loi prévoit qu’elle doit être publié dans le registre du commerce.

Un investisseur acquiert des parts sociales d’une société par augmentation de capital. Pour une mise à jour des données il faut prendre rendez-vous avec le notaire.

En cas de non-respect de l’immatriculation d’un renseignement, le tribunal du registre doit contraindre l’entreprise à procéder à l’immatriculation. Exemple : La création d’une GmbH doit être immatriculée. Avant l’immatriculation, la société n’existe pas pleinement. L’immatriculation est donc vitale.

Exemple : Défaut d’immatriculation d’un nouveau gérant d’une GmbH : Le gérant nommé par une décision des associés peut déjà engager la responsabilité de la société. L’immatriculation du gérant n’est pas « constitutive ». Elle est toutefois nécessaire pour la transparence.

En Allemagne il y a forcément un notaire qui est impliqué dans l’immatriculation. En France, les demandes d’immatriculation sont déposées par voie électronique sur un site appelé guichet unique.

Il faut ouvrir un compte bancaire au nom de la société en création. Les associés y versent le capital social de 25 000 euros dont au moins la moitié doit être payée immédiatement.

Le notaire envoie la demande d’immatriculation par messagerie électronique spécifique aux notaires au tribunal d’instance du siège de la société.

L’entrepreneur individuel signe la demande d’immatriculation devant un notaire. Les honoraires du notaire s’élèvent à environ 100 euros HT.

Comment Obtenir et Utiliser les Documents Étrangers Équivalents au Kbis ?

Cependant, seul un document original datant de trois mois au maximum peut faire l’objet d’une légalisation et d’une traduction. Enfin, il conviendra de procéder à la légalisation du document. Cette formalité permet d’attester de l’authenticité des signatures et cachets présents sur un document.

L’apostille est une formalité similaire à la légalisation. Les entrepreneurs étrangers peuvent également être amenés à faire traduire leurs documents. Dans ce cas, les professionnels peuvent faire appel à un traducteur habilité par les autorités françaises.

Les documents étrangers doivent également passer par une procédure de légalisation. Une ambassade ou un consulat français peuvent, par exemple, procéder à la légalisation.

Obtenir et utiliser les documents d'identification équivalents au Kbis à l'étranger peut être un processus simple ou complexe, en fonction du pays concerné et de la nature de la démarche à effectuer. Tout d'abord, il est important de noter que chaque pays possède ses propres procédures pour délivrer les papiers d'identification des entreprises. Ainsi, il est essentiel de se renseigner sur les exigences spécifiques et les procédures à suivre pour obtenir le Kbis dans le pays concerné. Il peut également être nécessaire de payer des frais de délivrance. Dans certains cas, le document peut être obtenu en ligne, tandis que dans d'autres, il faut se rendre en personne au bureau du registre du commerce ou envoyer une demande par courrier.

Une fois que vous avez obtenu le document d'identification pour l'entreprise étrangère, vous pouvez l'utiliser pour différentes démarches à l'international. Il est également important de savoir que certains pays exigent que les documents d'identification d'entreprise soient apostillés ou légalisés pour être reconnus à l'étranger. L'apostille est une certification qui atteste de l'authenticité d'un document public, et qui est délivrée par l'autorité compétente du pays émetteur.

Spécificités Allemandes : GmbH et Registre de Transparence

Avant toute chose il convient de choisir la forme juridique la plus adaptée à vos objectifs et à votre future activité. S’il existe plusieurs formes juridiques en Allemagne, force est de constater que 90 % des sociétés de capitaux en Allemagne sont des GmbH, c’est-à-dire des SARL de droit allemand.

Il est important de noter qu’à la suite de la signature des statuts, la société est dite « in Gründung » (en cours de constitution) mais n’est pas encore inscrite au « Handelsregister » (Registre du Commerce des Sociétés). Par conséquent, la responsabilité de la GmbH n’est pas encore limitée à hauteur du capital. Point de vigilance : entre l’acte notarié et l’immatriculation, les gérants et les associés sont personnellement responsables.

Depuis le 1er août 2021, toutes les sociétés implantées en Allemagne (notamment les GmbH, AG, KG et OHG, à savoir respectivement les SARL, SA, sociétés en commandite et SNC de droit allemand) sont tenues de déclarer leurs bénéficiaires effectifs dans un registre électronique appelé « Transparenzregister ».

Informations Complémentaires et Vigilance

Les succursales à l’étranger d’une société de droit allemand ne peuvent pas être immatriculées dans le registre du commerce allemand.

Les sociétés commerciales allemandes doivent non seulement informer leurs associés en leur communiquant leurs comptes annuels mais aussi les publier au registre du commerce. L’étendue des comptes annuels à publier varie en fonction de la taille de la société. La taille est déterminée sur la base du chiffre d’affaires, le nombre de salariés et le bilan.

Les comptes annuels ne sont pas publiés régulièrement au registre du commerce. Les comptes annuels sont publiés dans le journal officiel électronique (elektronischer Bundesanzeiger) et depuis les exercices dont le début est après le 31 décembre 2021 progressivement dans le registre des entreprises.

Les entrepreneurs français ont l’habitude de voir le capital social de leurs partenaires commerciaux sur le papier en tête. Les sociétés allemandes n’affichent pas leur capital social. Un Français qui veut vérifier une société allemande peut consulter le registre du commerce allemand. Il doit comprendre qu’il doit identifier clairement le registre du commerce auprès duquel la société allemande est immatriculée.

Si une société française a un établissement secondaire ou une filiale en Allemagne, elle doit pouvoir assurer la régularité des immatriculations au registre du commerce allemand. Une société mère française doit effectuer les formalités relatives au registre du commerce allemand en langue allemande devant un notaire allemand.

Le registre du commerce allemand permet de consulter les données juridiques les plus importantes des sociétés commerciales et entreprises individuelles. Les entreprises françaises souhaitant s’implanter en Allemagne doivent se poser la question de savoir si leur entreprise doit être immatriculée dans le registre du commerce allemand. C’est le cas pour les sociétés commerciales allemandes et une entreprise individuelle dont le chiffre d’affaires dépasse un certain seuil. L’obligation d’immatriculation peut aussi concerner une succursale en Allemagne.

balises: #Kbis