Qu'est-ce que le KBIS en anglais : Définition et équivalents

L'extrait KBIS est un document officiel prouvant qu'une entreprise commerciale est bien inscrite au Registre du commerce et des sociétés (RCS). En France, toute entreprise dont l’activité est de nature commerciale a l’obligation de s’immatriculer au Registre du commerce et des sociétés (RCS) lors de sa création. Véritable carte d’identité de l’entreprise commerciale, le KBIS reprend toutes les informations figurant au Registre du commerce et des sociétés.

Obligatoire pour réaliser de nombreuses démarches, le KBIS doit généralement dater de moins de 3 mois pour être valide. Au quotidien, le KBIS permet à l’entreprise de réaliser un certain nombre de démarches administratives et commerciales. Il faut néanmoins savoir que les informations figurant sur ce document sont de nature publique. À ce titre, l’extrait KBIS d’une entreprise peut être consulté par n’importe quel tiers.

Mais est-il possible d’obtenir un extrait Kbis en langue anglaise ? La langue du commerce étant l’anglais, existe-t-il un équivalent anglo-saxon au « Kbis » ? Simplement, l’expression étant typiquement française, il pourra être demandé sous une appellation différente.

KBIS, K et Registre National des Entreprises (RNE)

L’extrait K et l’extrait KBIS attestent, tous deux, de l’immatriculation d’une entreprise commerciale au RCS. Toutefois, ces deux documents se distinguent sur un point : ils ne concernent pas les mêmes personnalités juridiques.

L’extrait KBIS : il n’est délivré qu’aux personnes morales, à savoir les sociétés commerciales.

L'extrait Kbis est le document qui permet d'attester de l'immatriculation d'une entreprise au Registre nationale des entreprises (RNE), anciennement RCS. L’article 2 de la loi PACTE a prévu le 1er janvier 2023 le remplacement des registres d’entreprises existantes par le Registre national des entreprises (RNE). L'extrait K-bis est un document délivré suite à l'inscription de la société au Registre national des entreprises (RNE). L'extrait Kbis sert notamment à prouver l'existence juridique d'une entreprise. Il est nécessaire dans le cadre de diverses démarches administratives.

Comment obtenir un extrait KBIS ?

Comme nous l’avons déjà évoqué, une entreprise ne peut avoir un KBIS que si elle est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. Un extrait KBIS est automatiquement créé par le greffe lors de l’immatriculation au RCS de l’entreprise commerciale. Toutefois, il est également possible de faire une demande de KBIS par la suite, que ce soit pour l’entreprise dont vous êtes le représentant légal ou pour une entreprise tierce.

Plusieurs options sont disponibles :

MonIdenum : À condition d’avoir activé son identité numérique officielle sur cette plateforme, le représentant légal de l’entreprise - dont le nom figure au RCS - peut obtenir gratuitement le KBIS de sa propre société au format numérique sur MonIdenum.
Le greffe : Il est également possible de demander l’extrait KBIS d’une entreprise au greffe du Tribunal de commerce dont celle-ci dépend.
Infogreffe : Sur Infogreffe.fr, vous pouvez également vous abonner à un service d’envoi périodique de l’extrait KBIS par courrier.

Le prix d’un KBIS dépend de la manière dont vous en faites la demande.

Services en ligne pour obtenir un extrait KBIS

Service en ligne monidenum.fr: Le dirigeant d'une entreprise commerciale peut obtenir gratuitement un extrait K ou Kbis de son entreprise grâce au service en ligne monidenum.fr. Ce service d'authentification est géré par les greffes des tribunaux de commerce. Il faut d'abord créer un compte personnel puis se connecter grâce à un identifiant. Après avoir renseigné le nom du dirigeant, la raison sociale ou le numéro Siren de l'entreprise, un extrait Kbis de l'entreprise concernée peut être téléchargé.
Annuaire des entreprises: L'Annuaire des entreprises permet d'obtenir gratuitement un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE), qui est un équivalent du Kbis.
Infogreffe: L'extrait K ou Kbis d'une entreprise inscrite au RCS peut également être commandé via le site Infogreffe. Il suffit de renseigner le Siren ou la dénomination de l'entreprise recherchée. Le Kbis peut alors être obtenu en format papier ou sous format électronique. L'obtention du Kbis est payante.

Durée de validité et mise à jour du KBIS

En théorie, un extrait KBIS n’a pas de durée de validité. En pratique, il est toutefois nécessaire que le KBIS date de moins de 3 mois. Lorsque l’entreprise en a besoin - pour candidater à un appel d’offres ou réaliser une commande par exemple - elle doit pouvoir prouver de sa situation actuelle. Par la suite, le délai de réception du KBIS va principalement dépendre du mode de transmission.

Lire aussi: Extrait Kbis en Anglais

En cas de modification d’une information figurant sur son extrait KBIS, l’entreprise a l’obligation de mettre sa situation à jour auprès du RCS. Une fois la demande validée, le greffe du Tribunal de commerce se charge de mettre à jour la situation de l’entreprise.

KBIS en anglais : "Certificate of Incorporation" et traduction

Dans les relations internationales, devoir fournir la preuve de l’existence légale de votre entreprise n’est pas rare ! Mais alors est-il possible de traduire un Kbis ?

L’équivalent de l’extrait Kbis délivré en France est le « Certificate of Incorporation ». La réponse est oui : le « Kbis extract » est un justificatif professionnel (professional proof) parfaitement recevable.

La traduction en anglais de son Kbis peut être utile dans bien des cas. Par exemple, lors d’opérations commerciales avec des partenaires étrangers et dans le cadre de relations entre fournisseurs (par exemple, votre société souhaite passer commande auprès d’un fournisseur étranger) ou en cas de souscription d’un contrat de prestation de services avec une entreprise implantée dans un pays étranger.

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Comment traduire un Kbis ?

Il est fortement recommandé de faire appel à l’expertise d’un traducteur professionnel pour prendre en charge la traduction d’un extrait Kbis, et, avant tout, d’un traducteur assermenté. Or toutes les précautions seront prises par ce dernier, compte tenu de l’importance des informations demandées (nom et numéro d’enregistrement de la société, date de création, nature de l’entreprise, pays de localisation, existence ou non d’une procédure engagée à son encontre…). Le Kbis, rappelons-le, doit justifier de l’existence et de la fiabilité de votre activité commerciale. Seul un traducteur expert sera en mesure de retranscrire, et non simplement traduire, un document équivalent, c’est-à-dire parfaitement intelligible par votre interlocuteur étranger.

Dans certains cas, la légalisation de la traduction du document officiel peut être demandée. Pour cela, il est nécessaire de faire traduire l’extrait Kbis par un traducteur assermenté (également appelé « traducteur certifié » ou « traducteur officiel »). Ce dernier est le seul professionnel de la traduction autorisé à apposer sa signature et son cachet à un document officiel, permettant alors d’attester sa conformité à l’original grâce à la mention « traduction certifiée conforme à l’original ». Ainsi, le document aura la même valeur juridique que le document d’origine.

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Le "Certificate of Incorporation" au Royaume-Uni

L’extrait Kbis anglais s’appelle le Certificate of incorporation. Il contient les mêmes éléments que notre Kbis. Ce document est délivré par la Companies House, l’homologue britannique du Registre des commerces et des sociétés. Sa délivrance n’est possible qu’en cas de création d’une entreprise au Royaume-Uni. Dans les autres situations nécessitant de justifier de son activité, il peut être nécessaire de traduire en anglais son extrait Kbis.

Lorsqu’il est requis de présenter ce document officiel, il convient alors au traducteur de fournir une transcription lisible et fiable.

Équivalents du KBIS à l'étranger

Chaque administration nationale remet un document d’identification aux établissements qui ont procédé à leur immatriculation dans le pays concerné. Si la compagnie est aussi immatriculée en France, elle disposera d’un Kbis. Si ce n’est pas le cas, alors il est possible d’obtenir un équivalent Kbis à l’étranger. En revanche, un entrepreneur peut avoir besoin de ce document lorsque son travail requiert la réalisation d’activités à l’étranger.

Voici quelques exemples d'équivalents du KBIS dans d'autres pays :

Royaume-Uni: Le Certificate of Incorporation prouve la création et l'existence légale d'une entreprise.
Espagne: Le Certificado de Registro Mercantil atteste de l'existence légale d'une entreprise. Il contient des informations similaires à celles de l'extrait K-bis.
Italie: La Visura Camerale est l'équivalent de l'extrait Kbis. La Visura Camerale certifie l'existence légale d'une entreprise en Italie.
Belgique: L’extrait BCE, ou extrait Banque-Carrefour des Entreprises qui correspond à l’équivalent de l’extrait K-bis.
Portugal: Le Certidão do Registo Comercial atteste de l’existence légale d’une société.

Dans ce cas, le professionnel devra procéder à la légalisation et à la traduction de son Kbis français. Cependant, seul un document original datant de trois mois au maximum peut faire l’objet d’une légalisation et d’une traduction. Enfin, il conviendra de procéder à la légalisation du document. Cette formalité permet d’attester de l’authenticité des signatures et cachets présents sur un document. L’apostille est une formalité similaire à la légalisation.

Les entrepreneurs étrangers peuvent également être amenés à faire traduire leurs documents. Dans ce cas, les professionnels peuvent faire appel à un traducteur habilité par les autorités françaises. Les documents étrangers doivent également passer par une procédure de légalisation. Une ambassade ou un consulat français peuvent, par exemple, procéder à la légalisation.

Pays	Équivalent du KBIS
Royaume-Uni	Certificate of Incorporation
Espagne	Certificado de Registro Mercantil
Italie	Visura Camerale
Belgique	Extrait BCE (Banque-Carrefour des Entreprises)
Portugal	Certidão do Registo Comercial

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