MonIdenum : L'identité numérique simplifiée pour les entreprises françaises

Dans un monde de plus en plus dématérialisé, la sécurisation de l’identité numérique des entreprises est devenue essentielle pour garantir des échanges fiables et sécurisés avec les administrations, les clients et les fournisseurs. C'est dans ce contexte que MonIdenum prend toute son importance.

Qu'est-ce que MonIdenum ?

MonIdenum est un service d’authentification des entreprises gratuit et sécurisé. Il permet à tout entrepreneur de doter son entreprise d’une identité numérique unique. L’objectif principal de MonIdenum est de simplifier et sécuriser les démarches administratives en ligne des entrepreneurs.

MonIdenum est un service d'authentification juridiquement opposable et opère un rapprochement de l’identité de l’utilisateur avec celle des dirigeants des entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés afin de lui permettre d’agir en son nom et pour le compte de ses entreprises sur tous les services partenaires.

Il nous apparaît utile de vous rappeler que depuis 2019, les dirigeants d’entreprises (gérants, présidents) immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés « R.C.S.

L’extrait Kbis est un document officiel permettant d’authentifier l’existence juridique d’une entreprise. Ce document est délivré par le greffier du tribunal de commerce. L’extrait de Kbis est valable 3 mois et est délivré par le greffier du tribunal de commerce. Cependant, vous pouvez désormais l’obtenir gratuitement grâce au service MonIdenum.

MonIdenum : Un service public ?

Les greffes des tribunaux de commerce ne sont pas un service de l’Etat mais des organismes privés investis d’une mission de service public. MonIdenum n’est pas un service conçu, mis en place puis proposé aux entreprises par l’Etat par le biais d’une administration centrale ou d’une agence publique. MonIdenum peut donc être vu comme un service réglementé et sécurisé qui s’inscrit dans une politique publique plus large de numérisation et de simplification administrative conduite par les autorités publiques.

Pourquoi utiliser MonIdenum ?

L’utilisation de MonIdenum n’est pas obligatoire pour les entreprises. Cependant, il est fortement recommandé aux dirigeants d’activer leur identité numérique pour faciliter et sécuriser leurs interactions en ligne. L’identité numérique MonIdenum simplifie et sécurise les interactions des entreprises avec les administrations :

Accès simplifié aux services en ligne : Les dirigeants peuvent se connecter aux plateformes administratives partenaires sans avoir à fournir systématiquement des pièces justificatives, comme l’extrait Kbis.
Réduction de la fraude : En garantissant l’identité du dirigeant et en la liant à l’entreprise, MonIdenum contribue à prévenir les usurpations d’identité et les fraudes documentaires.

Depuis l’espace personnel MonIdenum, toute personne identifiée peut déléguer ses droits aux mandataires de son choix. Une fois ces étapes complétées, l’identité numérique est active et utilisable sur tous les sites partenaires.

MonIdenum : créer son identité numérique

Qui est concerné par MonIdenum ?

MonIdenum est principalement destiné aux entreprises immatriculées en France, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) ou au Registre Spécial des Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée (RSEIRL).

Comment fonctionne MonIdenum ?

Afin de s’inscrire sur ce service, rendez-vous sur le portail d’inscription MonIdenum. Il vous faudra remplir un formulaire en ligne. Une fois la validation de votre identité effectuée, vous serez automatiquement rattaché aux entreprises que vous dirigez. Vous pouvez approuver le rattachement ou bien signaler une erreur le cas échéant.

Comment ça marche ?

L’usager active MonIdenum pour être reconnu et associé aux Kbis des entreprises qu’il dirige ou pour lesquelles il est mandaté
Il clique sur le bouton MonIdenum pour être reconnu par les sites partenaires
Il saisit ses identifiants et mot de passe : il sera alors identifié et ses entreprises aussi

Il permet :

D’accéder au Tribunal Digital
D'obtenir le Kbis gratuitement et de manière illimité pour le chef d’entreprise
De consulter son indicateur de performance

Pour cela vous devez vous connecter à l’espace personnel de votre identité numérique MonIdenum et cliquer sur la rubrique « Kbis et performances ». Ensuite vous n’avez plus qu’à télécharger votre extrait Kbis. Celui-ci apparaitra au format PDF.

Exemples concrets d'utilisation de MonIdenum

Voici quelques situations où MonIdenum peut simplifier les démarches de votre entreprise :

Appel d’offres public : Sans MonIdenum, votre entreprise doit envoyer un dossier papier avec des copies certifiées conformes et des documents d’identité.
Déclaration des bénéficiaires effectifs : La loi impose aux entreprises de déclarer leurs bénéficiaires effectifs (personnes physiques qui détiennent plus de 25 % du capital ou du contrôle d’une entreprise).
Groupement d’entreprises : Sans MonIdenum, une ou plusieurs entreprises du consortium doivent transmettre leurs documents séparément, risquant des dossiers incomplets. La validation des pièces prend du temps et des allers-retours avec les administrations.
Contrat de prestation : Sans MonIdenum, votre client va vous demander des copies papier et vérifier manuellement les documents. Le processus prend plusieurs jours, avec un risque de document erroné ou expiré.
Gestion des fournisseurs : Sans MonIdenum, l’entreprise doit vérifier chaque fournisseur manuellement, demandant des documents papier qu’elle doit comparer avec ceux du RCS. Ce cas de figure augmente les risques de falsifications ou d’erreurs humaines, augmentant le potentiel de fraudes.

MonIdenum permet d’accéder à de nombreux service en ligne indispensable pour les dirigeants d’entreprise. Le plus important d’entre tous est sans doute le portail du tribunal Digital qui vous permet d’accéder en ligne aux 134 tribunaux de commerce.

MonIdenum et la dématérialisation de l'entreprise

L’adoption d’une identité numérique telle que MonIdenum s’inscrit dans une démarche plus large de dématérialisation des processus et documents sur lesquels s’appuie l’activité de l’entreprise. Il est un signe supplémentaire que l’entreprise qui utilise un tel service est consciente de l’importance de gérer et d’exploiter au mieux le contenu d’entreprise.

En cas de besoin, vos collaborateurs trouveront immédiatement où qu’ils soient les informations nécessaires pour accéder au portail MonIdenum. Moins de ressaisie manuelle = moins de risques d’erreurs humaines. L’IA permet de classer rapidement un document grâce à la reconnaissance de texte et au machine learning.

Sur quels sites peut-on se connecter avec MonIdenum ?

MonIdenum permet d'effectuer des démarches sur différents sites administratifs partenaires de la plateforme. Voici quelques exemples :

Catégorie	Exemples de démarches
Douanes, fiscalité	Demande d’agrément provisoire auprès du CNC pour bénéficier de crédits d'impôt. Demande d’agrément relative à l’activité d’opérateur de détaxe. Demande d’exonération des droits d'accise sur les livraisons de carburant.
Déclarations, agréments et autorisations	Demande d’inscription des sociétés de vétérinaires au tableau de l’ordre. Demande de carte professionnelle pour les agents immobiliers. Demande d’agrément auprès du ministre en charge de l’économie sociale et solidaire. Demande d’une licence d’agence de mannequins. Demande d’autorisation d’ouverture d’un commerce de détail des armes et munitions. Déclaration d’éditeur de vidéogramme. Demande d’agrément des joueurs salariés de jeu vidéo compétitif. Déclaration d’exercice d’une profession impliquant des métaux précieux. Demande d’autorisation adressée à l’ARCEP par les prestataires des services postaux. Demande d’agrément des organismes cessionnaires de contrats d’achat d’énergies renouvelables. Demande d’autorisation de changement du titulaire de l’autorisation de mise sur le marché. Candidature adressée au ministre chargé de l’agriculture des personnes chargées de la collecte des données d’ordre épidémiologique. Demande d’autorisation d’exercice des activités privées de surveillance et de gardiennage. Demande d’agrément des organismes intervenant pour la sécurité des ouvrages hydrauliques. Dossier de déclaration pour l’exercice de l’activité de transport de déchets.
Produits énergétiques	Demande de dérogation aux conditions d’accès à certaines infrastructures gazières. Demande de délégation d’économie d’énergie. Demande de délivrance de l’autorisation administrative d’exercer l’activité d’achat d’électricité pour revente. Demande de délivrance de l’autorisation administrative d’exercer l’activité de fourniture de gaz. Demande de bénéficier des conditions d’achat du biométhane. Demande de bénéficier de conditions particulières d’approvisionnement et d’accès aux réseaux de transport et de distribution de gaz naturel. Demande d’autorisation des distributeurs de produits pétroliers destinés à être utilisés autrement que comme carburants ou combustibles. Demande d’agrément des organismes certificateurs pour la durabilité des biocarburants et des bioliquides.

MonIdenum est opéré par le G.I.E. MONIDENUM est un service du Conseil National des Greffiers des Tribunaux de commerce.

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