Gestion de parc automobile et moto définition fonctionnement avantages

Un parc automobile englobe l’ensemble des véhicules possédés ou loués par une entreprise pour ses activités. Cette flotte peut être dédiée au transport de marchandises ou de personnes, selon les besoins spécifiques de l’organisation. La gestion de parc automobile, aussi appelée fleet management, implique la supervision complète des véhicules tout au long de leur cycle de vie au sein de la flotte. La gestion de parc auto permet à un dirigeant ou à un gestionnaire désigné d’obtenir une vue d’ensemble de tous les moyens de mobilités que son entreprise possède. L’intérêt ? Pouvoir un suivi quotidien de la flotte.

Quelles sont les problématiques et les enjeux

La gestion de parc automobile présente des défis majeurs pour les entreprises. Le Total Cost of Ownership, soit coût total de possession en français, désigne la somme totale qu’a dû dépenser l’utilisateur d’un bien au cours de son cycle de vie dans l’entreprise. Dans le cas d’une gestion de parc automobile, le TCO englobe tous les coûts concernant les véhicules, en incluant notamment l’achat ou la location, l’entretien, le stockage, etc. Le calcul du TCO prend en compte les coûts directs et indirects.

Les réglementations entrées en vigueur en Europe concernant les émissions de gaz polluants contraignent les entreprises dans la gestion de leur parc. En France, la Loi d’Orientation des Mobilités exige aux entreprises privées ayant une flotte de plus de 100 véhicules d’atteindre des quotas de véhicules à faibles émissions lors du renouvellement de leur parc. Afin d’être en conformité avec ces réglementations, plusieurs solutions peuvent être envisagées.

La gestion d’une flotte de véhicules est une fonction essentielle puisqu’elle influence les profits et le fonctionnement général de l’entreprise. Aussi appelée Car Fleet Management, cette gestion de parc automobile implique donc de s’occuper des véhicules, des entretiens, des locations, de la fiscalité, du choix des voitures, etc. Ce pilotage de la flotte peut s’opérer différemment suivant la taille de l’entreprise, le nombre de véhicules qui constituent la flotte et ses besoins.

La charte automobile, aussi connue sous le nom de Car Policy, joue un rôle essentiel dans la définition des règles d’utilisation et d’attribution des véhicules au sein d’une entreprise. Elle permet de proposer aux collaborateurs un catalogue de véhicules présélectionnés correspondant à leurs besoins spécifiques. Rédigée en collaboration par la direction générale, le gestionnaire de la flotte automobile, les conducteurs et le service financier de l’entreprise, elle réglemente l’utilisation des véhicules dans le cadre des activités professionnelles.

Objets et outils de pilotage

Ces boîtiers téléphoniques et télématiques permettent de faire remonter de nombreuses informations pertinentes à la gestion d’un parc auto. Ils enregistrent les itinéraires, mais aussi les comportements des conducteurs (respect des limitations de vitesse, des itinéraires définis par le gestionnaire du parc, etc.). Avec, le gestionnaire peut déduire des informations sur la consommation de carburant ou la durée de vie des pièces, par exemple. Selon les prestataires, les boîtiers télématiques offrent la possibilité d’analyser différents facteurs tels que le kilométrage effectué.

Le saviez-vous ? Il est possible d’installer des boîtiers télématiques dans vos véhicules utilitaires ou autres ! Les logiciels de gestion de flotte intègrent automatiquement ces données, ce qui évite la saisie manuelle fastidieuse et offre des fonctions de calcul automatique pour les taxes, les amortissements non déductibles (AEN), etc.

D’un côté, une entreprise a la possibilité de faire appel à un prestataire externe, appelé fleeter. D’un autre côté, l’internalisation implique de désigner une personne au sein de l’entreprise comme gestionnaire de flotte automobile. Elle sera entièrement dédiée à ses missions, car elles exigent une polyvalence et une attention constante. L’objectif principal, dans les deux cas, est de maintenir le TCO (Total Cost of Ownership) au plus bas. Le gestionnaire de flotte automobile est chargé de veiller au respect de la loi de roulage pour chaque véhicule constituant la flotte de l’entreprise, notamment dans le cadre de contrats de location longue durée (LLD).

Et pour cause, les montants des loyers sont basés sur le kilométrage prévu, mais ce dernier peut varier, faussant ainsi la loi de roulage. La gestion de l’entretien des véhicules est l’une des missions clés du gestionnaire de flotte. Bien que les entretiens constructeurs ne soient pas obligatoires, ils sont fortement recommandés pour garantir le bon fonctionnement des moteurs, prolonger la durée de vie des véhicules et éviter la perte de la garantie constructeur. En plus de surveiller l’état des moteurs et des freins, le gestionnaire de flotte doit accorder une attention particulière aux pneus. Il est essentiel de contrôler régulièrement leur état et de maintenir une pression optimale.

Le gestionnaire d’un parc automobile a pour mission de gérer les sinistres. Cela implique de contacter l’assureur pour déclarer les sinistres et déclencher l’indemnisation, ainsi que de veiller au prêt d’un nouveau véhicule si nécessaire. Depuis 2017, les entreprises doivent désigner les conducteurs des véhicules, une tâche pouvant être automatisée pour gagner du temps. Le gestionnaire de flotte ne connaît ni l’état extérieur ni le kilométrage du véhicule à un instant précis. Cette veille lui permet de communiquer tous changements aux collaborateurs et d’éviter tout impact sur le Total Cost of Ownership (TCO).

GAC Car Fleet est un exemple d’un tel logiciel qui accompagne les gestionnaires de flotte dans leurs tâches quotidiennes. Il couvre l’ensemble du processus de pilotage d’un parc automobile, depuis la réception du véhicule jusqu’à sa restitution ou sa vente. Certains logiciels offrent la possibilité de calculer et de suivre le TCO, ce qui vous permet de mieux comprendre vos dépenses. Avec GAC Car Fleet, cette vision est quotidienne, mensuelle et globale. Le TCO est calculé pour chaque véhicule ainsi que pour l’ensemble de votre flotte de véhicules. Les fonctionnalités de calcul, de suivi et d’analyse des coûts vous permettent d’optimiser votre TCO, ce qui se traduit par des économies significatives.

Structure et rôles des acteurs

Tous les indicateurs liés à une gestion de flotte sont essentiels mais parfois difficiles à réunir… L’idéal ? Centraliser les différentes informations et les rendre accessibles à toutes les parties prenantes en interne avec un logiciel dédié. Bien sûr, vous avez la possibilité de gérer les accès en créant des profils spécifiques pour les différents collaborateurs : administrateur, lecture seule ou encore limiter l’accès à certains modules seulement. Avec l’impact de la gestion de flotte sur de nombreux services comme la comptabilité, les achats, les ressources humaines et la direction financière, il devient difficile de tout maintenir à jour et d’analyser les données de manière efficace, surtout pour les parcs de taille conséquente. Cependant, diverses solutions technologiques existent pour simplifier la vie quotidienne du gestionnaire de parc automobile.

Avec plus de 16 ans d’expérience dans l’édition de logiciels de gestion de flotte automobile, GAC Technology est un partenaire de confiance pour les gestionnaires de flotte au quotidien. La gestion de flotte automobile est une activité difficile à appréhender pour les entreprises. En effet, la gestion du véhicule de fonction met à contribution les fonctions supports d’une organisation (Achats, RH, Moyens Généraux, Direction Administrative et, Financière). Elle requiert donc des compétences multiples. Néanmoins, il n’existe pas de formation spécifique de gestionnaire de parc. Depuis près de 10 ans, ces flottes progressent de façon exponentielle dans les organisations même si l’activité de la société stagne. Devant la complexité de la tâche, l’entreprise aura tendance à abandonner la gestion à son principal fournisseur, le financeur.

La première étape consiste à définir un budget de fonctionnement. La seconde étape consiste à adapter votre parc automobile aux vrais usages de l’entreprise. Ensuite, un gestionnaire de parc devra être embauché. L’objectif du responsable de parc est d’opérer efficacement en automatisant le processus de gestion. Un outil digital devient essentiel pour appréhender ces opérations. Ce logiciel permet notamment de concaténer les données et rationaliser la flotte. Le logiciel de gestion de parc automobile sera « le partenaire idéal » du gestionnaire pour optimiser la gestion des datas. La récupération des factures des principaux fournisseurs, la gestion des commandes véhicules et de leurs restitutions et le suivi des kilométrages sont des processus lourds et complexes.

Le TCM (Total Cost of Mobility) et la gestion de l’énergie font partie des axes d’optimisation. Pour rappel, le coût d’une voiture de fonction est d’environ 10 000 € net par an. Si une société en compte une centaine, le budget dépassera le million d’euros. Grâce à la mise en place d’un logiciel spécialisé, une entreprise bénéficiera d’une meilleure visibilité sur ses opérations. Il est donc important d’avoir une approche structurée sur le coût d’une flotte. Connaître combien coûte la flotte automobile de l’entreprise fait partie des attributions du gestionnaire de flotte. En face de ce coût, l’entreprise doit valoriser l’usage qui est fait de cette flotte. Car le véhicule de société est un outil de travail. Il est aussi un moyen de rémunération et de valorisation des collaborateurs. Avec cette approche rigoureuse, l’entreprise se fixe des objectifs de maîtrise de sa dépense de mobilité. Cette notion de mobilité est d’autant plus importante que ces organisations doivent inscrire leur démarche dans une attitude éco responsable. La mobilité durable devient un enjeu fort. La gestion de pool et l’éco conduite sont des solutions.

Plus que jamais, les organisations ont besoin de « muscler » leur approche en gestion de parc. La gestion de flotte automobile représente un véritable atout stratégique pour les entreprises en quête d’efficacité optimale de leur parc de véhicules. Alors que vous dirigiez une petite entreprise locale ou une grande corporation internationale en expansion, la compréhension approfondie de la gestion de flotte peut véritablement métamorphoser votre mode opératoire. On vous explique !

Comprendre la gestion de flotte automobile

Au-delà de la simple possession de véhicules, la gestion de flotte automobile englobe la supervision, la coordination et l’optimisation de l’ensemble des véhicules utilisés dans le cadre des activités professionnelles. Composition d'une flotte automobile d'une entreprise : Flotte des véhicules de fonction, Flotte des véhicules de service, Flotte d'engins, Flotte de poids lourds, camions. L’objectif est de garantir une utilisation efficace, sûre et économique des véhicules, contribuant ainsi à la performance globale de l’entreprise.

Avantages stratégiques et bonnes pratiques

Voici quelques-uns des avantages stratégiques majeurs de la gestion de flotte automobile :

Optimisation des coûts : surveiller et contrôler les coûts liés à l’entretien, à la consommation de carburant et aux réparations pour des économies substantielles.
Efficacité opérationnelle : optimiser les itinéraires, éviter les retards et minimiser les temps d’arrêt.
Maintenance préventive : réduire les risques de pannes et prolonger la durée de vie des véhicules.
Amélioration de la sécurité : suivre les comportements de conduite et appliquer des politiques de sécurité.
Conformité réglementaire : assurer la conformité aux réglementations sécurité, environnement et fiscale.
Suivi en temps réel et analyse des données : visibilité GPS et rapports pour décisions stratégiques.
Amélioration de l’image de l’entreprise : démontrer un engagement durable et sécuritaire.

En combinant ces avantages, la gestion de flotte devient un outil stratégique pour optimiser les opérations de mobilité tout en restant compétitives. La gestion du parc auto est une composante du Supply Chain Management et nécessite une approche structurée, des outils adaptés et des compétences pluridisciplinaires.

Tableaux et tableaux de bord

Un tableau de bord de gestion de flotte automobile est un outil puissant qui offre un aperçu en temps réel des performances et permet de générer des rapports détaillés sur les coûts, la consommation et les incidents. Il aide à connaître l’état du parc, estimer les coûts, repérer les points chauds et localiser les opportunités d’économies en un coup d’œil. Un exemple type inclut la répartition par marques, les coûts annexes (loyers, maintenance, sinistres), et les alertes comme les véhicules en sur- ou sous-roulage ou les fins de contrat.

Externalisation de la gestion de la flotte automobile : une solution complète. Cette option offre une expertise spécialisée, permet de se concentrer sur son cœur de métier, peut réduire les coûts et donne accès à des technologies avancées sans investissement direct. Pour trouver un prestataire externe ou des fournisseurs, il est important de communiquer précisément vos besoins lors des appels d’offres.

[Digiparc: Module flotte] Gestion des véhicules - Introduction et présentation l'interface véhicule

Car Policy et formation

La Car Policy est un document sur lequel un gestionnaire de parc peut s’appuyer. Elle est rédigée entre la direction générale, le gestionnaire de la flotte automobile, les conducteurs et le service financier de l’entreprise. Elle réglemente l’utilisation des véhicules dans le cadre des activités de l’entreprise. Pour exceller dans le domaine, les formations et les certifications spécifiques, comme celles offertes par des associations professionnelles, renforcent les compétences du gestionnaire de parc.

Pour optimiser les opérations, de nombreuses technologies existent: GPS embarqués, logiciels d’aide au pilotage de la flotte, ERP et Prologiciels qui centralisent les données et facilitent l’analyse des coûts et des performances.

Conclusion opérationnelle

La gestion d’un parc automobile doit être adaptée aux besoins de l’entreprise, car elle peut influencer le fonctionnement de ses activités. Correctement effectuée, elle permet à celle-ci de rester compétitive et d’avoir une maîtrise de ses coûts. Pour exceller, il faut définir une politique claire, adopter une technologie de gestion de flotte, analyser les données, effectuer un entretien régulier, former les conducteurs, suivre les coûts et optimiser les itinéraires, tout en restant attentif aux réglementations et à l’éco-conduite.

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