Récupérer la TVA sur les Frais de Déplacement: Guide Complet
Lorsque vous dépensez de l'argent pour le compte de votre entreprise, vous devez créer une note de frais dans le but de vous faire rembourser. Celle-ci comprend généralement une part de TVA. Si vous êtes assujetti·e à cette taxe, vous pouvez aussi la récupérer sur vos dépenses. Ce guide vous explique comment récupérer la TVA sur les notes de frais !
Principes Fondamentaux de la Récupération de la TVA
La récupération de la TVA sur les notes de frais est guidée par des règles spécifiques. Pour que votre entreprise puisse déduire la TVA, plusieurs critères doivent être respectés :
- Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
- Il faut posséder une facture au titre de chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée.
- La facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant.
- La TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.
Seules les entreprises assujetties à la TVA sont en mesure de récupérer celle-ci sur leurs notes de frais. Si votre entreprise n'est pas assujettie à la TVA (micro-entreprise en dessous des seuils de CA), la récupération est impossible.
Cas Pratiques sur Différents Types de Dépenses
Chaque type de dépense implique des conditions spécifiques pour la récupération de la TVA. Une gestion minutieuse vous permet d’optimiser votre trésorerie.
TVA sur les Frais de Déplacement et de Transport
La TVA n'est pas récupérable sur les dépenses de transport comme les notes de frais d'avion, de train ou de bateau. Même chose pour les indemnités kilométriques et certaines dépenses de stationnement (sauf celles destinées aux client·es ou au personnel). Seule la TVA sur les péages est généralement récupérable.
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TVA sur les Frais de Restauration et d’Hébergement
Vous pouvez récupérer la TVA sur vos frais de repas, même sans la présence de client·es, à condition que les repas soient pris dans un cadre professionnel. Pour l'hébergement, la récupération n’est pas applicable pour les frais liés au logement des dirigeant·es ou employé·es.
Le code général des impôts ne permet pas cette déduction pour les logements fournis au dirigeant et aux salariés. Il admet toutefois une exception : les dépenses d’hébergement pour le personnel de sécurité, de gardiennage ou de surveillance des chantiers ou dans les locaux de l’entreprise permettent, elles, de récupérer cette TVA.
La TVA sur les frais de réception engagés lors des déplacements professionnels par les salariés ou les dirigeants, même si aucun client n’est invité, est récupérable.
Récupérer la TVA sur les Véhicules de Tourisme : Nouveauté 2025 !
TVA sur les Frais Divers (Matériel, Fournitures, etc.)
Vous souhaitez acheter un ordinateur professionnel ou des fournitures de bureau ? La récupération de la TVA est possible si les factures sont correctement libellées au nom de l’entreprise. Pour une comptabilisation précise, chaque facture doit détailler :
- Le montant HT ;
- Le taux et le montant de la TVA ;
- Le montant TTC.
Récupération de TVA et Type de Véhicule
La déduction de TVA sur le carburant - au taux de 20 % - est, quant à elle, possible. Elle varie en fonction du carburant et du véhicule utilisé à des fins professionnelles.
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- Vous conduisez un utilitaire ? Alors vous pouvez récupérer la TVA en totalité sur l’essence, le gazole, le GPL et le GNV.
- Si vous êtes en voiture, la déduction s’élèvera à seulement 80 % de la taxe pour le gazole et l’essence (100 % pour le GPL et le GNV).
Voici un tableau récapitulatif des règles de récupération de TVA selon le type de véhicule et le carburant :
| Type de Véhicule | Carburant | Récupération de TVA |
|---|---|---|
| Utilitaire | Essence, Gazole, GPL, GNV | 100% |
| Voiture de tourisme | Gazole, Essence | 80% |
| Voiture de tourisme | GPL, GNV | 100% |
Gestion des Notes de Frais pour Faciliter la Récupération de la TVA
Voici quelques conseils pour faciliter la récupération de la TVA sur vos notes de frais.
Outils pour la Gestion des Notes de Frais
L'utilisation d’outils transforme la gestion des notes de frais. Ces outils permettent l'enregistrement, le traitement, et la récupération de la TVA de manière simplifiée, souvent par une simple capture de la facture via son smartphone.
Conformité et Contrôles Internes
Assurer la conformité des notes de frais avec les normes fiscales est crucial. Un logiciel intégré aide à stocker les données de manière sécurisée et à maintenir l'ordre et la précision nécessaire pour les audits.
Les différentes données doivent être bien classées et facilement accessibles. La coordination entre les équipes RH et comptables est essentielle.
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Conditions Générales du Droit à Déduction
Les conditions générales du droit à déduction doivent être satisfaites pour permettre la récupération de la TVA.
La TVA grevant la dépense n’est déductible par l’entreprise qui l’a engagée que dans la mesure où :
- Cette dépense est utilisée pour la réalisation d’opérations imposables ouvrant droit à déduction (article 271 II 1 du Code Général des Impôts (CGI)).
- La dépense n’est pas utilisée, intégralement ou pour plus de 90%, à des fins privées par les salariés de l’entreprise ou ses dirigeants.
- Votre entreprise est en possession de la facture originale établie à son nom (et non pas au nom et à l’adresse du membre du personnel) par le fournisseur du bien ou le prestataire de services. Cette facture doit comporter les mentions obligatoires prévues à l’article 242 nonies A I de l’annexe II au CGI et, notamment, le nom complet et l’adresse du fournisseur ou du prestataire et de son client, le numéro d’identification à la TVA du fournisseur ou prestataire, le prix hors taxe du bien ou du service, le taux et le montant de TVA.
- Votre entreprise est en mesure de justifier qu’elle a procédé au règlement de l’intégralité du prix facturé (règlement direct ou remboursement de la totalité de la dépense au membre du personnel).
Les Frais de Mission Engagés Ne Doivent Pas, Par Nature, Être Exclus du Droit à Déduction
Même si les conditions générales du droit à déduction exposées ci-avant sont satisfaites, certains frais de mission spécifiques sont, par nature, exclus du droit à déduction. Votre entreprise doit donc veiller à ne pas déduire à la TVA grevant de telles dépenses.
Par ailleurs, le formalisme des factures relatives à certains frais a été assoupli par l’administration fiscale.
Les Règles Applicables aux Frais de Mission les Plus Courants
Hébergement - Hôtel
La TVA grevant les dépenses d’hébergement concernant des tiers à l’entreprise (par exemple invitation de clients ou fournisseurs) est déductible par l’entreprise.
En revanche, la taxe grevant les mêmes dépenses engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise ne peut pas être déduite.
Lorsqu’elle apparaît distinctement sur la facture, la TVA grevant les services annexes (facturés en sus de l’hébergement) de téléphone, de télévision, de connexion internet, de restauration, de mini bar, de blanchissage, de connexion internet et de parking est déductible par l’entreprise, y compris lorsque ces dépenses sont engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise.
Restauration, Spectacles, Réceptions
La TVA relative à ces dépenses engagées au profit de salariés, dirigeants ou tiers à l’entreprise est déductible par l’entreprise.
En outre, s’agissant du formalisme des factures de restauration, l’administration a admis que les éléments d’identification du client (nom et adresse) ne soient pas mentionnés sur les factures d’un montant total hors taxe inférieur ou égal à 150 €, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet. Les autres mentions doivent, en revanche, être inscrites par le prestataire (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 140).
Transport de Personnes
La TVA relative à ces dépenses n’est pas déductible quels que soient la voie ou les moyens utilisés : route (bus ou taxi), fer (train ou métro), air, eau.
Location et Entretien de Véhicules
La TVA grevant les prestations de services de toute nature afférentes à des véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte n’est pas déductible. Sont concernées l’ensemble des « voitures de tourisme ».
N’ouvrent notamment pas droit à déduction les opérations, ci-après, lorsqu’elles portent sur des véhicules de tourisme: location, réparations, transports, opérations de commission et de courtage (cf. BOI-TVA-DED-30-30-70-20120912 §§ 1 à 20).
En revanche, la TVA relative aux prestations portant sur des véhicules conçus pour le transport de marchandises (camionnettes, fourgonnettes, véhicules dits « dérivés VP » qui ne comportent que deux places et qui sont également commercialisés sous les appellations « société », « affaire » ou «entreprise »…) est déductible (cf. BOI-TVA-DED-30-30-20-20131118 § 20).
Carburants
La taxe grevant l’achat d’essence n’est jamais déductible.
La TVA relative à l’achat de gazole utilisé pour un véhicule non exclu du droit à déduction est déductible.
S’agissant des achats de gazole utilisé dans des véhicules exclus du droit à déduction (voiture de tourisme), seule 80 % de la taxe qui les a grevés est déductible.
Dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel le remboursement des frais calculé à partir du barème kilométrique ne pourra pas donner lieu à la récupération de la TVA.
Péages
La TVA relative à ces dépenses est déductible.
Toutefois, s’agissant du formalisme des factures, l’administration a admis les aménagements suivants pour les péages acquittés à chaque passage, c'est-à-dire autres que ceux acquittés sur abonnement ou au moyen de cartes accréditives gérées par des tiers (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 §§ 80 à 120).
Peuvent ainsi être considérés comme des factures, les reçus délivrés aux barrières de péages qui, s’agissant des éléments d’identification du client, comportent un espace réservé aux informations à fournir par l’usager, c’est à dire son nom (ou raison sociale) et son adresse (ou siège social).
Afin de démontrer que ces dépenses sont utilisées à des fins professionnelles et non privées, il est recommandé d’indiquer sur le reçu le numéro d’immatriculation du véhicule, son utilisateur et l’objet du déplacement.
Les factures délivrées dans le cadre d’abonnements ou de cartes accréditives doivent, quant à elles, être établies au nom et à l’adresse de l’entreprise.
Parking
La taxe afférente aux dépenses de stationnement peut être déduite par les usagers qui utilisent le service pour les besoins de leurs opérations ouvrant droit à déduction, quel que soit le statut du véhicule concerné au regard du droit à déduction.
A titre d’exemple, ouvre droit à déduction la taxe afférente aux emplacements de stationnement achetés ou loués pour être mis à la disposition des clients ou des membres du personnel, dirigeants ou non, sur le lieu de travail (cf. BOI-TVA-DED-40-40-20120912 § 30) ou à proximité (cf. Rep. Anthié, Sen. 16 septembre 1993, p 1639 n° 1562).
A noter également que les assouplissements apportés aux règles de facturation des péages acquittés à chaque passage et les modalités de déduction de la taxe correspondante, exposés ci-dessus, s’appliquent dans les mêmes conditions aux notes délivrées par les automates qui ne permettent pas au fournisseur d’indiquer les éléments d’identification du client (exemple : tickets de parking) (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 120).
Dépenses de Téléphonie
La TVA afférente aux dépenses de téléphonie est déductible.
Cela étant, comme pour toutes les dépenses, la TVA qui apparaît sur la facture de téléphone du membre du personnel ne peut être déduite par l'entreprise qu'à la condition que la facture soit libellée au nom et à l'adresse de celle-ci et non pas au nom et l'adresse du salarié.
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