Frais professionnels du président de SASU : règles, remboursement et justificatifs

Lorsqu’un président de SASU engage des frais dans le cadre de l’exercice de son activité, ces dépenses peuvent être remboursées, car elles constituent des frais professionnels. Il convient cependant de toujours justifier ces sorties d’argent, afin d’éviter tout risque d’abus.

Définition et principes généraux

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées dans le cadre d’une mission menée pour le compte d’une entreprise. Elles sont prises en charge par l’employé ou le dirigeant, qui demande par la suite un remboursement auprès de sa société. En SASU, les frais professionnels du président sont les dépenses engagées dans l’intérêt de la société (repas, déplacements, frais de domicile) avancées personnellement par le dirigeant puis remboursées par la structure. Ces frais sont déductibles du résultat de la SASU, ce qui constitue un avantage fiscal par rapport à la micro-entreprise.

Pour être reconnus en tant que tels, les frais professionnels doivent être réels et engagés pour l’intérêt de l’entreprise. Trois conditions rendent un frais professionnel remboursable : la dépense est nécessaire à l’activité professionnelle ; son montant est raisonnable et proportionné ; le frais est justifié à l’aide d’une facture. Une fois remboursés par l’entreprise, les frais sont considérés comme des charges sur le plan comptable. La société pourra déduire ces charges de son résultat imposable.

Obligation de justification et risques

Il convient donc de ne pas en abuser, et de toujours fournir un justificatif. À défaut, un abus pourrait être qualifié de tentative de fraude fiscale, voire de détournement de biens sociaux s’il concerne un dirigeant. L’expert-comptable porte une appréciation sur la nature des dépenses réalisées. Les notes de frais et les factures doivent être conservées en cas de réclamation lors d’un contrôle de l'URSSAF ou un contrôle fiscal.

Modalités de remboursement : réel ou forfait

Le ou la président·e de SASU peut se faire rembourser ses frais professionnels de deux manières : au réel en fonction des frais réels engagés ; ou au forfait grâce à une indemnité forfaitaire. Pour un remboursement des frais professionnels au réel, le ou la président·e de la SASU récapitule l’ensemble des dépenses engagées sur une note de frais à laquelle il joint les pièces justificatives liées à la note de frais. Certaines dépenses peuvent être chiffrées à l’avance et remboursées au forfait. C’est le cas pour les indemnités kilométriques.

Les remboursements de frais professionnels ne sont pas considérés comme étant des éléments de rémunération du président de SASU. Ils ne sont pas imposables sur le revenu et n’impactent pas les charges sociales de l’entreprise.

Notes de frais : contenu et justificatifs

Pour justifier et obtenir le remboursement de ses frais de mission, le président de SASU doit rédiger une note de frais. La rédaction des notes de frais ne doit pas être faite à la légère. Les notes de frais devront comprendre un certain nombre d’éléments : la date et la nature des dépenses ; la somme à rembourser ; la date de réalisation du paiement ; les observations (motif de la dépense, nom de l’enseigne ou du restaurant, personnes concernées, etc.).

Les notes de frais ne sont pas des justificatifs en elles-mêmes. Aussi, il faut joindre des factures justificatives. Ces dernières doivent quant à elles mentionner le prix hors taxe, la TVA et le montant TTC. Les pièces justificatives devront être détaillées et mentionner en particulier le prix HT, la TVA et le montant TTC. En pratique, la note de frais est le document qui formalise chaque remboursement. Pour être opposable à l'administration, elle indique la date de la dépense, sa nature, son montant et son objet professionnel, et s'accompagne toujours du justificatif d'origine : facture, ticket de caisse ou billet de transport.

Frais de restauration

Les frais de repas du dirigeant de SASU sont considérés comme des frais professionnels. Les frais de repas se distinguent en deux catégories : les frais de repas ordinaires et les repas d’affaires.

Frais de repas ordinaires : Ces dépenses concernent les repas pris chaque jour par le ou la président·e de SASU. Il ou elle devra justifier son incapacité à rentrer à son domicile pour déjeuner (exemples : éloignement entre rendant trop long un trajet domicile-travail, horaires, etc.). Ces frais peuvent être déduits à hauteur de 15,90 € maximum par repas par jour en 2026. Il est nécessaire d’indiquer les frais de repas dans le relevé des frais généraux si leur montant dépasse 6.100 euros au cours d’un exercice comptable.
Repas d’affaires : Ces frais concernent les déjeuners ou les dîners pris avec un collaborateur extérieur à l’entreprise et toujours dans l’intérêt de la société (client·e, partenaire, etc.). Ils peuvent être entièrement déduits (il n’y a pas de plafonds) sous réserve de justification et de caractère professionnel.

Le remboursement des frais de repas n’est possible que s’ils sont pris dans le cadre d’un déplacement professionnel. Toutefois, la prise en charge des repas par la société n’est pas possible si celui-ci est pris sur le lieu de travail ou à proximité. Pour que ces frais professionnels soient remboursés, il faut que les conditions d’exercice ne permettent pas au président de SASU de rentrer déjeuner à son domicile. Pour qu’un repas d’affaires soit totalement déductible, il doit être lié à une activité professionnelle (réunion avec un client, partenaire, fournisseur). Pour les remboursements, si le montant du repas dépasse 150 euros HT, le président doit demander une facture.

Frais de déplacement et indemnités kilométriques

Un président de SASU peut recevoir une compensation financière s’il doit utiliser son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle. L’indemnité kilométrique d’un président de SASU se calcule sur la base de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule. L’expert-comptable doit alors se reporter au barème kilométrique applicable aux voitures pour déterminer le montant versé au dirigeant.

Les frais de déplacement déductibles peuvent comprendre : les dépenses d’entretien du véhicule ; les coûts de stationnement ; le carburant ; l’assurance. Il est possible de déduire vos frais d'utilisation du véhicule au réel si c'est plus intéressant pour vous. Pour la SASU, cette dépense devient une charge déductible de son chiffre d’affaires afin de réduire son revenu imposable et donc, sa fiscalité.

La déduction des frais de déplacement est limitée à 80 km aller-retour pour un trajet domicile-travail (soit 40 km pris en compte par l'administration fiscale). Les indemnités kilométriques sont majorées de 20 % si vous utilisez un véhicule électrique. Le choix entre le barème forfaitaire et les frais réels dépend avant tout du type de véhicule utilisé et du volume de kilomètres parcourus.

Frais liés au domicile lorsque la SASU est domiciliée chez le président

Lorsque la SASU est domiciliée au domicile du ou de la président·e, des dépenses courantes sont comptabilisées comme des frais professionnels selon une certaine proportion afin de ne pas confondre les frais professionnels et personnels. Ce pourcentage correspond à la superficie occupée par la SASU dans le domicile. Il est possible de faire payer un loyer à sa SASU, en fondant le calcul sur l'espace réellement occupé par l'entreprise au sein du logement. Le ou la président·e peut ainsi déduire la quote-part correspondant à son utilisation professionnelle (loyer, factures d’électricité, de gaz et d’eau, primes d’assurances, taxe d’habitation).

Autres frais déductibles

Il est possible de faire passer certaines dépenses courantes en tant que frais professionnels. D’autres frais engagés dans l’intérêt de la société sont déductibles du résultat de la SASU : les frais de formation professionnelle ;les cadeaux offerts aux clients (s’ils ne sont pas excessifs) ;certains frais de réception (hors dépenses somptuaires) ;les abonnements à des outils ou logiciels professionnels ;les frais postaux et de communication.

Les cadeaux et frais de réception sont déductibles dans la limite de 73 € TTC par an et par bénéficiaire. Les frais d’habillement ne sont généralement pas considérés comme des frais professionnels, à l'exception de certaines situations où les vêtements sont obligatoires pour l’exercice de la profession (avocats, médecins).

Frais engagés avant la création de la SASU

Il est aussi possible d’obtenir le remboursement de frais engagés avant de créer la SASU. On parle alors d’une reprise des engagements de la société en formation. La société pourra prendre à sa charge sa dette envers des tiers à partir du moment où elle a été créée. Toutefois, pour que cela soit possible, plusieurs conditions doivent être remplies : il doit s'agir de dépenses nécessaires à la création de la SASU, la reprise des frais doit être prévue dans les statuts et les factures annexées à ces derniers. De plus, les dépenses doivent avoir été réalisées dans un délai raisonnable précédent la création de l'entreprise.

Rôle de l’expert-comptable et gestion interne

C’est l’expert-comptable qui détermine la validité des frais déboursés. Le responsable financier de l’entreprise ou l’expert·e-comptable vérifiera que c’est bien le cas. L’expert-comptable doit étudier et valider les notes de frais avant de procéder au remboursement. En pratique, beaucoup de dirigeants de SASU optent pour le barème afin de gagner en simplicité et en sécurité fiscale, mais ceux qui supportent des frais particulièrement élevés peuvent trouver un avantage à passer par les frais réels.

La gestion des notes de frais est un véritable enjeu pour les entreprises, tout particulièrement sur le plan de la traçabilité. Cela justifie d’utiliser un logiciel adapté et d’utiliser des pièces dématérialisées. Pour ne pas vous y perdre, vous devez mettre en place un système de gestion de notes de frais efficace.

Points de vigilance et sanctions

Il convient de préciser que les dépenses personnelles ne doivent pas être confondues avec les dépenses professionnelles. Certaines dépenses sont soumises à des plafonds de déduction imposés par la législation. Pour éviter les litiges, il est important de garder tous les justificatifs (factures, notes de frais, etc.) et de respecter les plafonds de déduction. Dans le cas contraire, un contrôleur fiscal ou l’URSSAF pourra considérer les dépenses injustifiées et procéder à un redressement.

Tout abus dans ce domaine sera considéré comme une tentative de fraude fiscale. Un frais insuffisamment justifié, ou sans lien réel avec l'activité, peut être requalifié en rémunération déguisée. Il est donc essentiel de conserver toutes les pièces justificatives et de veiller à l’adéquation entre la dépense et l’intérêt de l’entreprise.

FAQ rapide

Peut-on se faire rembourser sans être rémunéré ? Même sans salaire, vous gardez le droit d'être remboursé des frais avancés pour la société.
Les remboursements sont-ils imposables ? Les remboursements de frais professionnels ne sont pas considérés comme des éléments de rémunération et ne sont pas imposables.
Peut-on cumuler barème forfaitaire et frais réels ? Non, pour un même véhicule et une même période, il faut choisir l’une des deux méthodes.
Que faire en cas de frais engagés avant immatriculation ? La SASU peut reprendre les dépenses en formation si les conditions sont remplies (reprise prévue, dépenses nécessaires, factures annexées).

Notes de frais & indemnités kilométriques : gérer ses frais professionnels

Récapitulatif des documents à conserver

Note de frais détaillée (date, nature, montant, motif, personnes concernées).
Factures ou tickets de caisse portant la mention « payée » si nécessaire, avec montant HT, TVA et TTC.
Justificatifs de déplacement (trajet, kilométrage) et justificatifs de domiciliation si la société est au domicile du président.

Type de frais	Condition principale	Modalité
Repas ordinaires	Impossibilité de rentrer au domicile	Déduction plafonnée (15,90 € en 2026)
Repas d’affaires	Repas avec client/partenaire	Déductible sans plafond (justificatif exigé)
Frais de véhicule	Déplacement professionnel	Barème kilométrique ou frais réels
Domiciliation au domicile	Quote-part surface professionnelle	Prorata du loyer/factures
Cadeaux, formation, abonnements	Liés à l’activité	Déductibles sous conditions et plafonds

Les frais professionnels du président de SASU se gèrent de la même manière que ceux des salarié·es : il ou elle doit établir des notes de frais avec justificatifs à l’appui ; l'expert-comptable étudie et valide les notes de frais avant de procéder au remboursement ; il est possible d’utiliser un logiciel dédié pour assurer une bonne traçabilité.

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