Les Frais en Micro-Entreprise : Guide Complet

Le régime de la micro-entreprise séduit de nombreux Français en raison de ses avantages, notamment la simplicité de sa gestion administrative et comptable. Cependant, il est crucial de bien comprendre les différents types de frais auxquels un micro-entrepreneur est confronté, ainsi que les règles spécifiques qui s'appliquent à ce régime.

Les Coûts d’Immatriculation

Le coût des formalités de création d'une entreprise varie selon le type d'entreprise et la nature de l'activité. Il faut prendre en compte les coûts pour les démarches obligatoires : immatriculation, annonce légale, rédaction des statuts. À ces coûts s'ajoutent des frais annexes : dépôt de marque, signature d'un bail commercial par exemple.

Les informations sur les coûts d’immatriculation sont en cours de mise à jour. Le détail des coûts est disponible dans le décret n°2022-1015 du 19 juillet 2022.

Activité commerciale: La création d'une entreprise individuelle exerçant une activité commerciale vous coûte 24,08 €.
Activité artisanale: La création d'une entreprise individuelle exerçant une activité artisanale vous coûte 45 €.
Activité libérale: Vos formalités de création d'entreprise individuelle sont gratuites.
Activité agricole: Vos formalités de création d'entreprise individuelle sont gratuites.

Peu importe l'activité exercée, vos formalités de création sont gratuites.

Frais Professionnels et Abattement Forfaitaire

En tant que micro-entrepreneur, en fonction de votre activité, vous engagez des frais professionnels plus ou moins importants. Le principe du régime de la micro entreprise est de ne pas pouvoir déduire ses frais professionnels. Pour rappel, la grande spécificité du régime de la micro entreprise est sa simplicité (comptabilité ultra simplifiée).

L'administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels qui varie en fonction de la nature de l'activité sur le chiffre d'affaires encaissé, afin de déterminer le bénéfice imposable :

71% pour les activités d'achat et revente
50% pour les autres activités relevant des BIC
34% pour les BNC

Les frais professionnels sont des dépenses personnelles réalisées en votre nom et qui sont engagées dans le cadre d'une mission ou d'une prestation.

Exemple👉 On pense à :

Les frais de transport (train, carburant, péage…) ;
Les repas ;
La rémunération de sous-traitants ;
L’achat de matières premières ;
L’achat de matériel ou d’équipement ;
L’énergie (gaz, électricité, eau) ;
Le loyer ;
Les assurances ;
Les frais de communication (Internet, téléphone) ;
Les dépenses de marketing…

Ces dépenses ont le caractère de frais professionnels dès lors qu’elles sont effectuées dans le cadre de l’activité professionnelle du micro-entrepreneur.

Le bénéfice imposable du micro-entrepreneur est donc calculé après déduction de cet abattement. Vous n’avez rien à déclarer de spécial à l’administration au moment de votre déclaration de chiffre d’affaires en micro-entreprise ou de votre déclaration d’impôts.

Si votre activité génère beaucoup de charges, la micro-entreprise n’est sans doute pas le régime le plus adapté pour vous ! Elle convient mieux aux activités nécessitant peu de charges ou de faibles investissements.

Les Frais de Débours : Une Solution de Remboursement

Comme nous l’avons vu précédemment, le régime de la micro-entreprise ne permet pas de déduire les dépenses du chiffre d’affaires. Pour autant, nombreux sont les micro-entrepreneurs qui souhaitent profiter des avantages de ce statut juridique, mais qui sont malgré tout obligés de réaliser ponctuellement ou régulièrement des dépenses pour mener à bien leurs missions.

Une possibilité de remboursement : les frais de débours en micro-entrepreneur. Les débours sont des frais avancés par le micro-entrepreneur pour le compte de ses clients. Il s’agit de frais nécessaires à l’exécution d’une prestation. Les dépenses sont facturées au nom du client mais payées par le micro-entrepreneur. Ce dernier peut alors en obtenir le remboursement.

Voici la liste des frais de débours possibles :

Les achats de marchandises, de matériels ou de matières premières ;
Les frais de port ;
Les frais de déplacement (hors indemnités kilométriques).

Pour avoir le caractère de débours, les frais doivent :

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Être engagés dans le cadre d’une prestation pour un client ;
Être remboursés au centime près. Il n’est pas possible de faire de marge sur les achats effectués pour le compte du client.

Si les débours remplissent ces conditions, ils n’entrent pas dans le calcul de votre chiffre d’affaires (article 267 du code général des impôts). Ils permettent de ne pas payer des cotisations sociales et des impôts en plus.

Voici la procédure à suivre pour se faire rembourser des débours :

Le micro-entrepreneur fait signer au client un mandat de débours. Vous aurez ainsi un accord écrit pour vous couvrir en cas de litige. Ce mandat doit inclure le budget alloué par votre client à vos dépenses ;
Lors de l’achat, le micro-entrepreneur doit demander au fournisseur/grossiste une facture établie au nom du client avec SIRET, dénomination sociale, etc. (indépendamment de la facture en micro-entreprise pour la prestation réalisée) ;
À la fin de la mission, le micro-entrepreneur transmet tous les justificatifs au client. Le client doit alors rembourser exactement les frais engagés.

Dans tous les cas, n’oubliez pas de conserver tous les justificatifs (facture, ticket de caisse, récépissé de paiement). En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de problème avec votre client, ces derniers serviront de preuve.

Les débours devront répondre à un formalisme un peu plus important que la simple refacturation de frais. convenir par écrit avec votre client du budget qu’il allouera à vos dépenses (par exemple vous devez commander un bidon d'huile pour effectuer une vidange ou encore un billet de train pour un déplacement.

Pour réaliser des frais de débours, il vous faudra procéder en deux temps. Vous réalisez premièrement une facture pour vos prestations. Deuxièmement, vous établissez une facture à part pour les dépenses engagées pour le client. Cette seconde facture sera remboursée intégralement par le client. Seule la facture pour vos prestations sera comptabilisée dans votre chiffre d’affaires.

Il est essentiel d'en discuter avec le client au préalable : comme dans le cadre de la note de frais classique, vous ne pouvez pas avancer des sommes sans en informer le client, puis demander un remboursement. Assurez-vous d’avoir bien détaillé avec votre client la raison de ces dépenses, leur nature et leur montant. Conservez tous les justificatifs de paiement, mais également les preuves de votre accord préalable avec le client. En suivant ces conseils, vous serez remboursé intégralement et vous resterez dans la légalité.

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Frais Kilométriques et Refacturation

Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées en utilisant son véhicule personnel pour son activité professionnelle. Ils sont basés sur un barème kilométrique qui évolue chaque année. Ce barème tient compte du coût d’utilisation (assurance, frais d’entretien, essence, usure…) mais aussi du type de véhicule (voiture, deux-roues…) et de sa puissance fiscale.

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❌ Les frais kilométriques ne peuvent pas faire l’objet de débours : les débours ne concernent que les frais de déplacement.

Comment se faire rembourser dans ces conditions ? Le micro-entrepreneur peut inclure dans le prix de sa prestation ses frais kilométriques. De cette manière, il pourra couvrir l’ensemble de ses frais de déplacement. C’est ce qu’on appelle la refacturation.

⚠️ Cette méthode a ses limites car elle augmente artificiellement le chiffre d’affaires encaissé.

TVA et Micro-Entreprise

La micro-entreprise est soumise par défaut au régime de la franchise en base de TVA. Cela signifie que vous ne facturez pas la TVA mais aussi que vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos achats. Ce n’est pas toujours une bonne nouvelle, notamment si vous effectuez beaucoup d’achats de matériel pour votre micro-entreprise.

Sachez cependant que vous êtes redevable de la TVA dès lors que votre activité dépasse certains plafonds de chiffre d’affaires. Vous pouvez également demander à être assujetti à la TVA volontairement (même si votre chiffre d’affaires se situe en dessous des plafonds de TVA en micro-entreprise).

Jusqu’au 1er juin, les micro-entrepreneurs ne sont pas tenus d’appliquer la TVA ni de nouvelles obligations déclaratives. Bonne nouvelle pour 200 000 auto-entrepreneurs : la réforme de la franchise de TVA est reportée au 1er juin 2025. Un plafond unique de 25 000 euros devait remplacer les seuils actuels (37 500 euros pour les prestations de services et professions libérales, 85 000 euros pour les activités commerciales et artisanales).

Cotisations Sociales et Taxes

Le montant de vos cotisations sociales sont directement proportionnelles à votre chiffre d'affaires. Enfin, si vous avez opté pour le versement libératoire de votre impôt sur le revenu, il sera également à régler dans les mêmes conditions. A ces cotisations et taxes que vous devrez impérativement régler, s'ajoutent les charges qui vous permettront de faire fonctionner votre entreprise (frais de déplacement, abonnements...).

Les cotisations sociales d’un micro-entrepreneur se calculent sur la base du chiffre d’affaires sans abattement. Toutefois, les taux en vigueur tiennent compte du fait qu’aucune charge ne soit admise en déduction. Le taux - hors formation professionnelle - est de 12,30 % pour les activités de ventes de marchandises, d’objets, de fournitures et de denrées ainsi que la fourniture de logement. Pour les autres prestations de services commerciales et artisanales relevant de la sécurité sociale des indépendants (SSI) , il est de 21,20 %. Pour celles qui relèvent de la Caisse interprofessionnelle de prévoyance et d’assurance-vieillesse (CIPAV), il est de 23,20 %.

Tableau Récapitulatif des Abattements Fiscaux

Type d'activité	Abattement Forfaitaire
Ventes de marchandises	71%
Prestations de services (BIC)	50%
Activités libérales (BNC)	34%

Lors de la déclaration annuelle des revenus, les entrepreneurs doivent déclarer leur chiffre d’affaires pour s’acquitter ensuite de la taxe. Pour cela, il convient de remplir le formulaire 2042 C PRO. Un abattement est ensuite réalisé sur le chiffre d’affaires indiqué. Une fois réduit de ce pourcentage, l’entrepreneur connaît le net imposable de ses revenus.

Autres Frais à Considérer

A ces frais s’ajoutent bien entendu les frais de gestion et de fonctionnement de votre entreprise. Bien souvent, le micro-entrepreneur débute son activité à son domicile et utilise sa voiture personnelle pour se déplacer.

Une fois ces deux conditions remplies, vous devrez alors payer les frais bancaires relatifs à la gestion de votre compte auto-entrepreneur, à l’utilisation de votre carte bancaire...

La cotisation foncière des entreprises est une taxe similaire à la taxe d’habitation. Elle dépend principalement de l’estimation de la valeur locative des biens utilisés pour l’exercice de l’activité. Différente selon les communes et le chiffre d’affaires généré, les entreprises ne paient pas la CFE la première année civile. Il est donc vivement conseillé de démarrer votre activité un mois de janvier !

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