Immatriculation d'une Micro-Entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

Tout auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) exerçant une activité commerciale doit s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cette base de données rassemble tous les professionnels travaillant dans ce domaine, qu'ils soient entrepreneur individuel ou en société. Voici un guide détaillé pour comprendre les étapes, les obligations et les démarches à suivre.

Obligation d'immatriculation

Si vous êtes micro-entrepreneur dans le commerce, l'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est obligatoire. L’article L123-1 du Code de commerce est très clair sur ce point : l'immatriculation au RCS est obligatoire avant de débuter votre activité de micro-entrepreneur commercial.

Toutefois, cette immatriculation est automatiquement prise en charge lors de la déclaration de votre activité via le Guichet Unique qui assure la transmission des informations au greffe du tribunal de commerce pour l'enregistrement au RCS, sans démarche supplémentaire de votre part avant la création de l'entreprise.

Depuis le 1er janvier 2023, toute entreprise, y compris les auto-entreprises, exerçant une activité commerciale, artisanale, agricole ou libérale devra être enregistrée au registre national des entreprises (RNE). Le registre du commerce et des sociétés (RCS) continue d’exister mais les entreprises qui y sont mentionnées sont également inscrites d'office dans le RNE, sans démarche supplémentaire de la part du micro-entrepreneur.

Attention : Vous êtes un entrepreneur agent commercial ? Vous n’êtes pas concerné par l’immatriculation au RCS. Vous devez en effet vous inscrire au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC).

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Les activités commerciales concernées

Le registre du commerce et des sociétés recense toutes les entreprises et sociétés engagées dans une activité commerciale en France. Il leur attribue un numéro RCS unique et leur délivre un extrait Kbis, qui certifie leur existence légale.

Par activité commerciale, on entend toute profession visant à :

• Faire de l’achat-revente de biens ou de marchandises
• Faire de la prestation de services dans l’hôtellerie, la restauration, les transports, le design, la sécurité, l’informatique, etc.
• Faire de la location de biens, de marchandises ou de services

Par exemple, en micro-entreprise, les antiquaires-brocanteurs, les professionnels d’achat-vente de voitures d’occasion ou les professions de la location de biens sont des métiers de commerçants selon le Code du commerce.

Étapes clés de l'immatriculation au RCS

Pour créer une micro-entreprise, il y a très peu de formalités à accomplir. L'une d'entre elle est l'immatriculation. Il s'agit de la déclaration d'activité de la micro-entreprise auprès de l'administration. La demande d'immatriculation doit être réalisée en ligne sur le site internet du guichet des formalités des entreprises, au plus tôt 1 mois avant le début d'activité ou au plus tard dans les 15 jours qui suivent la date de début d'activité.

L’étape de l’immatriculation constitue l’une des plus importantes et elle est obligatoire et doit être effectuée au moment de la déclaration de début d’activité. Elle est essentielle en ce qu’elle lui confère une existence juridique : elle permet d’identifier, recenser et informer les tiers de son existence.

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C’est enfin par l’immatriculation que le micro-entrepreneur est autorisé à exercer son activité formellement son activité professionnelle et à bénéficier de la protection sociale attachée. Cette étape se concrétise par la délivrance d’un extrait Kbis et d’un numéro SIRET.

Voici les étapes clés à suivre :

Étape 1 : Transmission des formalités

Depuis la réforme, l'immatriculation de votre micro-entreprise est entièrement centralisée. Pour immatriculer sa micro-entreprise, il faut se rendre sur le site du guichet unique. Cette plateforme est devenue l'unique guichet unique électronique et se substitue aux autres services. Elle permet de demander l'inscription d'une entreprise au Registre National des Entreprises (RNE). Découvrez étape par étape comment procéder à l'immatriculation de votre micro-entreprise.

Vous devez effectuer la déclaration de création de votre activité via le site de l'INPI, l’Institut National de la Propriété Industrielle. Une fois votre dossier transmis, celui-ci est automatiquement envoyé au greffe du Tribunal de Commerce.

Un contrôle minutieux sera effectué pour vérifier que toutes les informations fournies sont conformes aux exigences légales et réglementaires en vigueur. Si le dossier est complet et conforme, il sera validé pour finaliser l'immatriculation de votre entreprise.

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Le saviez-vous ? Le greffe du Tribunal de Commerce est désormais l'unique organisme responsable de la validation de votre immatriculation. La Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) n’intervient plus directement dans ces démarches depuis la mise en place du Guichet Unique. Toute la procédure se fait en ligne, simplifiant ainsi la création, la modification ou la cessation d'activité.

Étape 2 : Constituer son dossier

Les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale doivent remplir une déclaration de début d’activité via le guichet unique et notamment renseigner :

• Leur état civil (nom et prénom, adresse personnelle, date et lieu de naissance, nationalité)
• L’activité exercée
• L’adresse de domiciliation de leur activité
• La date de début de l’activité
• L’origine du fonds de commerce (reprise, achat, création, etc.)

Des informations complémentaires peuvent également être demandées par le greffe, notamment :

• La déclaration d’insaisissabilité de la résidence principale : cette démarche facultative vise à protéger votre habitation en cas de dettes professionnelles.
• Les informations sur votre Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise (CAPE) si vous relevez de ce dispositif.
• Le nom de domaine du site internet, si vous disposez d’un site web pour votre activité.
• L’identité de votre conjoint s’il participe à votre activité commerciale.
• Votre SIREN, si vous avez déjà exercé une autre activité en tant que micro-entrepreneur.
• Le nom commercial de votre activité, si vous en avez choisi un.

Notez enfin que si vous louez un local pour exploiter votre activité commerciale (cas d’une location-gérance), il vous sera demandé de préciser :

• L’identité et l’adresse du propriétaire de ce local
• La date de début et de fin de votre contrat
• Les modalités de son renouvellement

Une fois votre dossier constitué, celui-ci devra être paraphé et signé.

Étape 3 : Transmettre votre dossier

Votre dossier est d'abord examiné par le Greffe du Tribunal, qui vérifie qu'il ne comporte aucune erreur formelle. Si tout est en ordre, il est ensuite envoyé au greffe, qui procède à une vérification plus approfondie. Le greffe s'assure que votre demande respecte la législation en vigueur et que toutes les pièces justificatives sont conformes.

Vous l’avez compris, le dossier des entrepreneurs est regardé de très près ! Une erreur ou un oubli peuvent entraîner son renvoi et vous serez alors contraint de reculer le début de votre activité. Pour mettre toutes les chances de votre côté, il peut être judicieux de vous faire aider dans toutes vos démarches.

Après l'inscription : L'extrait Kbis et la publication au BODACC

Votre inscription au RCS sera effective un jour ouvrable après validation de votre dossier. Les informations concernant votre micro-entreprise sont ensuite transmises à l’INSEE, l’INPI, l'Urssaf, la CPAM et le SIE (Service des Impôts des Entreprises) de votre secteur.

Le greffe du tribunal vous fera également parvenir l’extrait Kbis de votre micro-entreprise. Ce document comprend notamment :

• Votre numéro SIREN : composé de 9 chiffres, il est attribué par l’INSEE et est propre à chaque entreprise. Il ne varie pas au cours de votre vie de micro-entrepreneur. Il est une partie du numéro SIRET (14 chiffres) dont les 5 derniers chiffres, eux, peuvent être modifiés, notamment si vous changez d’adresse de domiciliation ou d’activité.
• Votre code NAF (numéro d’activités françaises) ou APE (activité principale exercée) qui identifie votre branche d’activité.

Enfin, votre activité sera répertoriée au sein du répertoire SIRENE.

Pour aller plus loin : Comment devenir auto-entrepreneur : toutes les formalités pas-à-pas

Après votre inscription officielle, le greffier publie un avis d’immatriculation dans le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Cet avis mentionne :

• Votre SIREN
• Votre identité
• Le nom commercial de votre micro-entreprise (si vous en avez un)
• L’activité que vous exercez
• Votre adresse de domiciliation
• La date de votre début d’activité

Vous aurez ensuite officiellement la qualité de commerçant, ce qui vous permettra de poursuivre d'autres démarches par la suite, comme la signature de contrats avec des fournisseurs.

Information importante : Les entrepreneurs doivent impérativement indiquer leur immatriculation sur l’ensemble des documents commerciaux (factures, devis, documents publicitaires). La mention « RCS » suivie de la ville du greffe suffit. Vous devrez également préciser votre SIREN et votre adresse de domiciliation.

Que faire en cas d'erreurs ou d'informations manquantes ?

Il manque des pièces à votre dossier ou certaines informations sont erronées ? Dans ce cas, le greffier dispose d’un délai de 15 jours pour vous informer que votre dossier a été rejeté. Il doit également vous préciser quels sont les éléments manquants. À votre tour, vous avez 15 jours pour procéder à la régularisation de votre dossier.

Si vous ne transmettez pas les informations demandées dans les deux semaines, votre demande initiale sera définitivement rejetée. Le greffier peut également rejeter votre dossier s’il estime qu’il n’est pas conforme. Il doit alors motiver son refus, pour vous laisser la possibilité de contester cette décision en justice.

Coûts d’immatriculation

L'immatriculation est gratuite. Les informations sur les coûts d’immatriculation présentées sur cette page sont en cours de mise à jour. Le détail des coûts est disponible dans le décret n°2022-1015 du 19 juillet 2022.

Sanctions en cas d'informations inexactes ou de défaut d'immatriculation

Le micro-entrepreneur qui donne délibérément des informations inexactes ou incomplètes lors de son immatriculation auprès du Guichet des formalités des entreprises encourt une amende de 4 500 € et un emprisonnement de 6 mois.

Par ailleurs, le fait d’exercer une activité commerciale, artisanale ou libérale sans être immatriculé au registre national des entreprises (RNE) est un délit puni d’une amende de 7 500 €.

L'extrait K ou Kbis : Preuve d'existence juridique

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Où trouver de l'aide ?

Vous avez une question ? Vous souhaitez être accompagné(e) dans vos démarches ?

Concernant les informations sur le fonctionnement du Guichet unique ou sur les formalités elles-mêmes, le déclarant peut faire appel à l’assistance téléphonique. Le service Inpi direct est joignable de 9h à 18h les jours ouvrés au +33 (0)1 56 65 89 98.

Tableau récapitulatif des informations et documents nécessaires

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