Modèle de Procès-Verbal d'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) pour SARL

Rédiger un procès-verbal (PV) d'assemblée générale (AG) est indispensable dans la gestion de votre société. Ce document permet de consigner et de certifier l’ensemble des décisions prises lors de l’assemblée générale de la SARL, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire. Il atteste de tous les événements relatifs à la création, à la vie et à la dissolution de votre société.

Voici un modèle de PV d’AG en SARL, ainsi que des informations essentielles pour vous aider à le compléter correctement.

Informations Préliminaires

Avant de commencer la rédaction du procès-verbal, assurez-vous d'avoir les informations suivantes à portée de main :

Dénomination sociale : Nom de la société
Forme juridique : Société à responsabilité limitée (SARL)
Capital social : Montant en euros
Siège social : Adresse complète (numéro, rue, code postal et ville)
Numéro SIREN : Numéro d'identification de la société
RCS : Numéro RCS et ville d'immatriculation

Modèle de Procès-Verbal d'Assemblée Générale Ordinaire Annuelle

(Dénomination sociale)
Société à responsabilité limitée
Au capital de .....(capital) euros
Siège social : .....(siège social)
.....(numéro SIREN), RCS .....(RCS)

Procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire annuelle du .....(date)

Le .....(date en lettres) à .....(heure), les associés se sont réunis au siège social, .....(siège social) en assemblée générale ordinaire annuelle sur convocation de :

Convocation de la gérance : la gérance
Ou Convocation du commissaire aux comptes : .....(prénom et nom du commissaire aux comptes), commissaire aux comptes, lequel avait préalablement mis le gérant en demeure d’y procéder,
Ou Convocation du mandataire : .....(prénom et nom du mandataire), mandataire spécialement désigné à cet effet par ordonnance du Président du tribunal de commerce de .....(ville), en date du .....(date), effectuée par .....(lettre/lettre recommandée/lettre recommandée avec demande d’avis de réception/lettre envoyée par voie électronique) adressée le .....(date).

Présidence de l'Assemblée

Si un Gérant associé préside la séance : L’assemblée est présidée par .....(prénom) .....(nom du Gérant), .....(Gérant associé présent/Gérante associée présente).
Ou S’il n’y a pas de Gérant associé ou que le Gérant associé n’est pas présent à l’assemblée : L’assemblée est présidée par .....(prénom) .....(nom de l’associé), .....(associé présent/associée présente) et acceptant qui .....(possède/représente) le plus grand nombre de parts sociales et est .....(le plus âgé/la plus âgée).

Une feuille de présence a été établie : Il a été établi une feuille de présence signée par les associés présents et les mandataires des associés représentés, à laquelle sont annexés les pouvoirs des associés représentés.

Présence des Associés

(Le Président/La Présidente) de séance constate que sont représentés par un mandataire à l’assemblée :

Si des associés personnes physiques détenteurs de la pleine propriété sont représentés : .....(prénom et nom de chaque associé détenteur de la pleine propriété représentés à l’assemblée), demeurant .....(adresse) détenteur de la pleine propriété de .....(nombre en chiffres) parts, .....(nombre en lettres) parts ;
Si des associés personnes physiques détenteurs de la nue-propriété sont représentés à l’assemblée : .....(prénom et nom de chaque nu-propriétaire représenté à l’assemblée), demeurant .....(adresse) détenteur de la nue-propriété de .....(nombre en chiffres) parts, .....(nombre en lettres) parts ;
Si des associés personnes physiques détenteurs de l’usufruit sont représentés à l’assemblée : .....(prénom et nom de chaque usufruitier représenté à l’assemblée), demeurant .....(adresse) détenteur de l’usufruit de .....(nombre en chiffres) parts, .....(nombre en lettres) parts ;
Si des associés personnes morales détenteurs de la pleine propriété sont représentés à l’assemblée : .....(dénomination sociale de chaque associé détenteur de la pleine propriété représenté à l’assemblée), .....(forme), au capital de .....(capital) euros, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés sous le numéro .....(numéro SIREN) au RCS .....(RCS), ayant son siège social .....(siège social) détenteur de la pleine propriété .....(nombre en chiffres) parts, .....(nombre en lettres) parts, représentée par .....(prénom) .....(nom du représentant), .....(qualité) ;
Si des associés personnes morales détenteurs de la nue-propriété sont représentés à l’assemblée : .....(dénomination sociale de chaque associé détenteur de la nue-propriété représentés à l’assemblée), .....(forme), au capital de .....(capital) euros, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés sous le numéro .....(numéro SIREN) au RCS .....(RCS), ayant son siège social .....(siège social) détenteur de la nue-propriété de .....(nombre en chiffres) parts, .....(nombre en lettres) parts, représentée par .....(prénom) .....(nom du représentant), .....(qualité) ;
Si des associés personnes morales détenteurs de l’usufruit sont représentés à l’assemblée : .....(dénomination sociale de chaque associé détenteurs de l’usufruit représenté à l’assemblée), .....(forme), au capital de .....(capital) euros, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés sous le numéro .....(numéro SIREN) au RCS .....(RCS), ayant son siège social .....(siège social) détenteur de l’usufruit de .....(nombre en chiffres) parts, .....(nombre en lettres) parts, représentée par .....(prénom) .....(nom du représentant), .....(qualité) ;

En vertu des pouvoirs annexés au présent procès-verbal.

Quorum

Si tous les associés sont présents ou représentés à l’assemblée : Total des parts des associés présents ou représentés : .....(nombre de parts) parts détenues en pleine propriété .....(et (nombre de parts) en nue-propriété/et (nombre de parts) en usufruit) sur les .....(nombre) parts composant le capital social. (Le Président/La Présidente) de Séance constate que tous les associés sont présents ou représentés et que l’assemblée peut valablement délibérer et prendre ses décisions à la majorité requise.
Si tous les associés ne sont pas présents ou représentés à l’assemblée : Total des parts des associés présents ou représentés : .....(nombre de parts) parts détenues en pleine propriété .....(et (nombre de parts) en nue-propriété/et (nombre de parts) en usufruit) sur les .....(nombre) parts composant le capital social. (Le Président/La Présidente) de Séance constate que les associés présents, réputés présents et/ou représentés possèdent plus de .....(majorité nécessaire) des parts composant le capital social ; en conséquence, l’assemblée peut valablement délibérer et prendre ses décisions à la majorité requise.
Si tous les associés ne sont pas présents et qu’aucun associé n’est représenté à l’assemblée : Total des parts des associés présents : .....(nombre de parts) parts détenues en pleine propriété .....(et (nombre de parts) en nue-propriété/et (nombre de parts) en usufruit) sur les .....(nombre) parts composant le capital social. (Le Président/La Présidente) de Séance constate que les associés présents, réputés présents et/ou représentés possèdent plus de .....(majorité nécessaire) des parts composant le capital social ; en conséquence, l’assemblée peut valablement délibérer et prendre ses décisions à la majorité requise.

.....(prénom) .....(nom du Gérant), .....(Gérant/Gérante), assiste à l’assemblée.

Présence du Commissaire aux Comptes (si applicable)

En cas de participation du commissaire aux comptes à l’assemblée : .....(commissaire aux comptes présent/commissaires aux comptes présents) participant à l’assemblée : .....(prénom) .....(nom du commissaire présent), .....(nature du mandat du commissaire aux comptes présent), régulièrement convoqué, est présent.
En cas d’absence de commissaires aux comptes à l’assemblée : .....(commissaire aux comptes absent/commissaires aux comptes absents) ne participant pas à l’assemblée : .....(prénom) .....(nom du commissaire absent), .....(nature du mandat du commissaire aux comptes absent), régulièrement convoqué, ne participe pas à l’assemblée et est excusé.

Présence du Comité Social et Économique (si applicable)

Si des représentants du Comité social et économique ont été convoqués et sont présents à l’assemblée : Membres du Comité social et économique présents à l’assemblée : Assistent également à l’assemblée : .....(prénom) .....(nom du représentant du Comité social et économique), représentant le Comité social et économique.
Si des représentants du Comité social et économique ont été convoqués et sont absents : Membres du Comité social et économique absents à l’assemblée : Sont absents et excusés : .....(prénom) .....(nom du représentant du Comité social et économique) .

(Le Président/La Présidente) dépose sur le bureau et met à la disposition de l’assemblée :

Un exemplaire des statuts à jour ;
Les copies des lettres de convocation et les récépissés postaux ;
Si la Société est dotée d’un commissaire aux comptes : la copie de la lettre de convocation du commissaire aux comptes et le récépissé postal ;
La feuille de présence à laquelle sont annexés les pouvoirs des associés représentés ;
L’inventaire de l’actif et du passif de la Société au .....(date de clôture) ;
Les comptes annuels de l’exercice clos le .....(date de clôture) ;
Si la Société n’est pas une petite entreprise : le rapport de la gérance ;
Si rapport spécial sur les conventions réglementées : le rapport spécial .....(de la gérance/du commissaire aux comptes) ;
Si la Société est dotée d’un commissaire aux comptes : le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels ;
Le texte des projets de résolutions ;
Si des questions écrites : les questions écrites des associés ;

(Le Président/La Présidente) déclare que tous les documents prescrits aux articles R. 223-26 et R. 223-18 du code de commerce ont été adressés aux associés en même temps que la convocation et tenus à leur disposition au siège social pendant le délai de quinze jours ayant précédé l’assemblée. L’assemblée sur sa demande lui donne acte de sa déclaration et reconnaît la validité de la convocation.

Lire aussi: Procès-Verbal de Constitution SARL

(Le Président/La Présidente) de Séance rappelle ensuite que l’assemblée est réunie à l’effet de délibérer sur l’ordre du jour suivant :

Si la Société n’est pas une petite entreprise : Rapport de gestion sur l’activité de la Société ;
Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le .....(date de clôture) et quitus à la gérance ;
Affectation du résultat ;
Rapport spécial .....(du commissaire aux comptes/d...

Éléments Obligatoires du PV d’AG en SARL

Plusieurs mentions sont obligatoires sur un PV d’AG en SARL, comme :

La forme juridique de la société ;
La date de l’AG ;
Le lieu de l’AG (il est possible d’organiser une visioconférence) ;
L’identité de chaque membre présent (ou leur représentant) pour une SARL ;
Le nombre de parts sociales de chaque membre présent pour une SARL ;
L’ordre du jour ;
Le résumé des discussions abordées ;
Une conclusion.

Selon les événements de l’assemblée générale, des informations supplémentaires peuvent vous être demandées :

S’il y a un vote en SARL, vous devez détailler l’objet du vote, recenser le nombre de votes pour et de votes contre, ainsi que le résultat ;
En cas d’incident, un incident technique par exemple, il doit être mentionné sur le PV ;
Si des documents ont été présentés ou ont circulé lors de l'AG, il faut les ajouter en annexe du PV (convocation à l’AG, procuration, feuille d'émargement, comptes sociaux, rapports de gestion, bilans…).

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Approbation des Comptes et Affectation du Résultat

L’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA) est en charge de l’approbation des comptes et de l’affectation du résultat (bénéfice ou perte). Cette assemblée doit se réunir dans les 6 mois après la clôture de l’exercice comptable.

Le dirigeant (Président ou Gérant) doit convoquer les associés à cette assemblée dans le délai prévu par les statuts de l’entreprise/société.

L’approbation des comptes est la décision de l’affectation du résultat (bénéfice ou perte) par les associés. En cas de bénéfice, ils peuvent l’affecter en réserves (légale, statutaire ou autres réserves), en report à nouveau ou le distribuer aux associés au prorata de leur participation dans le capital social.

Différents documents sont à déposer au Greffe du Tribunal de commerce. Le rapport de gestion lorsque le dépôt est obligatoire.

Dépôt des Comptes Annuels

À compter de la tenue de l’AGOA, les associés disposent d’un mois pour déposer les comptes au Greffe du Tribunal de commerce et de 2 mois si la formalité s’effectue en ligne. Depuis le 1er janvier 2023, vous pouvez déposer les comptes annuels en ligne sur le Guichet unique.

Les sociétés commerciales considérées comme des microentreprises peuvent demander que l’ensemble des comptes annuels qu’elles déposent au Greffe ne soient pas rendus publics. Toutefois, cette faculté n’est pas ouverte aux holdings.

Les sociétés commerciales considérées comme des petites entreprises peuvent demander quant à elles, que le compte de résultat qu’elles déposent au Greffe ne soit pas rendu public.

Sanctions en Cas de Non-Dépôt des Comptes

Une amende de 1 500 € est applicable en cas de non-dépôt des comptes annuels au Greffe. De plus, le Président du Tribunal de commerce peut prononcer une injonction sous astreinte de procéder au dépôt des comptes annuels.

Les microentreprises sont dispensées de produire l’annexe comptable au Greffe du Tribunal de commerce.

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