Modèle de PV d'Assemblée Générale pour l'Approbation des Comptes d'une SARL: Guide Complet

Chaque année, au sein des SARL, les dirigeants doivent convoquer les associés en assemblée générale (AG) pour décider de l’approbation ou du refus d'approbation des comptes annuels de la SARL. Cette étape récurrente dans la vie d’une société ne doit pas être négligée par les dirigeants, ces derniers s’exposant à des sanctions civiles et pénales en cas de défaut d’approbation des comptes annuels. Le déroulement de l’AG et les décisions des associés sont ensuite retranscrits au sein d’un procès-verbal (PV). Voici un guide complet pour rédiger un PV d'approbation des comptes conforme, incluant un modèle adaptable à votre situation.

Approbation des comptes

Qu'est-ce que l'Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA)?

L’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA) est en charge de l’approbation des comptes et de l’affectation du résultat (bénéfice ou perte). Cette assemblée doit se réunir dans les 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. Le dirigeant (Président ou Gérant) doit convoquer les associés à cette assemblée dans le délai prévu par les statuts de l’entreprise/société.

L’approbation des comptes est la décision de l’affectation du résultat (bénéfice ou perte) par les associés. En cas de bénéfice, ils peuvent l’affecter en réserves (légale, statutaire ou autres réserves), en report à nouveau ou le distribuer aux associés au prorata de leur participation dans le capital social.

Comment Rédiger le PV d’Approbation des Comptes?

Bien que les PV d’assemblée respectent généralement un formalisme très précis, ce dernier n’est pas indispensable tant que les mentions obligatoires sont présentes dans votre PV. Toutefois, si vous vous apprêtez à rédiger le PV d’approbation des comptes de votre SARL pour la première fois, il peut être rassurant de vous inspirer d’un modèle de PV d’approbation des comptes d’une SARL. Le procès-verbal de l'assemblée générale d'approbation des comptes est établi par le gérant avec le président de séance.

Le PV doit inclure :

Lire aussi: Freelance Informatique : Contrat

le résultat des votes des associés

Éléments Obligatoires du PV d’AG en SARL

Plusieurs mentions sont obligatoires sur un PV d’AG en SARL, comme :

la forme juridique de la société ;
la date de l’AG ;
le lieu de l’AG (il est possible d’organiser une visioconférence) ;
l’identité de chaque membre présent (ou leur représentant) pour une SARL ;
le nombre de parts sociales de chaque membre présent pour une SARL ;
l’ordre du jour ;
le résumé des discussions abordées ;
une conclusion.

Selon les événements de l’assemblée générale, des informations supplémentaires peuvent vous être demandées :

s’il y a un vote en SARL, vous devez détailler l’objet du vote, recenser le nombre de votes pour et de votes contre, ainsi que le résultat ;
en cas d’incident, un incident technique par exemple, il doit être mentionné sur le PV ;
si des documents ont été présentés ou ont circulé lors de l'AG, il faut les ajouter en annexe du PV (convocation à l’AG, procuration, feuille d'émargement, comptes sociaux, rapports de gestion, bilans…).

Modèle de PV d’AG en SARL

Voici un modèle de PV d’AG en SARL que vous pouvez adapter :

Informations sur la Société

Nom de la société (Dénomination sociale)
Structure juridique de la Société (ici, SARL)
Capital : Montant en euros
Siège social : Numéro, rue, code postal et ville
RCS: Numéro RCS et Ville

PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DU [date]

Le : Date
À : Heure
Lieu : Adresse

Identité de chaque membre présent (ou leur représentant) pour une SARL

Le nombre de parts sociales de chaque membre présent pour une SARL

Les associés de la Société [Nom de la société] se sont réunis en Assemblée générale sur convocation faite par le ou la Président·e ou Gérant·e de la SARL adressée par lettre simple, lettre recommandée, lettre recommandée avec accusé de réception, ou courriel.

L’Assemblée générale est présidée par [Nom du ou de la Président·e de séance] (le ou la "Président·e de séance"), en sa qualité de Président·e ou Gérant·e.

Le ou la Président·e de Séance constate que les associé·es présent·es et représenté·es détiennent l’intégralité des droits de vote de la Société. En conséquence, l’Assemblée générale, réunissant le quorum requis par les dispositions légales et statutaires, est régulièrement constituée et peut valablement délibérer.

Ordre du Jour

Le ou la Président·e de Séance rappelle l’ordre du jour de la présente Assemblée :

[entrer les résolutions propres à votre assemblée générale, par exemple]
modification de l'objet social ;
modification corrélative des statuts ;
autres sujets à traiter lors de l’Assemblée générale ;
questions diverses.

Reconnaissance des Documents

Les associé·es reconnaissent que les documents requis leur ont été préalablement communiqués, notamment :

le texte des résolutions proposées ;
autres documents joints.

Les associé·es reconnaissent la validité de la convocation et de la tenue de l’Assemblée.

Discussion Générale

La discussion générale est ensuite ouverte. Le ou la Président·e de séance fournit toutes précisions et explications complémentaires qui lui sont demandées. Personne ne demandant plus la parole, les résolutions suivantes sont successivement mises aux voix.

Résolutions

Première Résolution - Modification de l’objet social

L’assemblée des associé·es décide de modifier l’objet social de la Société, qui sera désormais [énoncé du nouvel objet social] en remplacement de l’ancien objet social [énoncé de l’ancien objet social], à compter du [date de prise d’effet de la modification].

Cette résolution est adoptée par l’assemblée des associé·es, à l'unanimité.

Deuxième Résolution - Modification corrélative des statuts de la SARL

En conséquence de la modification d’objet social objet de la décision ci-dessus, il est pris acte par l’assemblée des associé·es de modifier l’article relatif à l'objet social dans les statuts de la Société. Les autres dispositions des statuts demeurent inchangées.

Cette résolution est adoptée par l’assemblée des associé·es, à l'unanimité.

Troisième Résolution - Pouvoir

L’assemblée des associé·es donne tous pouvoirs au porteur d’un original, d’une copie ou d’un extrait du présent procès-verbal, à l’effet d’effectuer toutes formalités requises par la loi.

Cette résolution est adoptée par l’assemblée des associés, à l'unanimité.

Plus rien n'étant à l'ordre du jour, la séance est levée.

Signatures

De tout ce que dessus, il a été dressé le présent acte qui, après lecture, a été signé par l'ensemble des associé·es.

Le ou la Président·e OU Le ou la Gérant·e associé·e [Prénom et Nom du dirigeant]
Associé·e [Prénom et Nom de l’associé·e]
Associé·e [Prénom et Nom de l’associé·e]
Associé·e [Prénom et Nom de l’associé·e]

Ce modèle devra toujours être adapté à votre situation et comporte des risques d’erreurs, nous vous recommandons donc de le faire relire par un professionnel si vous optez pour cette option.

Formalités pour l’Approbation des Comptes de SARL

Différents documents sont à déposer au Greffe du Tribunal de commerce, notamment le rapport de gestion lorsque le dépôt est obligatoire. À compter de la tenue de l’AGOA, les associés disposent d’un mois pour déposer les comptes au Greffe du Tribunal de commerce et de 2 mois si la formalité s’effectue en ligne. Depuis le 1er janvier 2023, vous pouvez déposer les comptes annuels en ligne sur le Guichet unique.

Confidentialité des Comptes

Les sociétés commerciales considérées comme des microentreprises peuvent demander que l’ensemble des comptes annuels qu’elles déposent au Greffe ne soient pas rendus publics. Toutefois, cette faculté n’est pas ouverte aux holdings. Les sociétés commerciales considérées comme des petites entreprises peuvent demander quant à elles, que le compte de résultat qu’elles déposent au Greffe ne soit pas rendu public.

Conséquences de l’Approbation des Comptes

Les comptes annuels d’une SARL ne peuvent plus être modifiés après avoir été approuvés (sauf cas exceptionnels).

Que se passe-t-il en cas de refus d’approbation des comptes d’une SARL ?

Lors de l’assemblée, les associés de la SARL votent alors à la majorité absolue des parts sociales et peuvent rejeter, modifier ou bien approuver les comptes (inventaire, comptes annuels et rapport de gestion).

Infographie du processus d'approbation des comptes

Sanctions en Cas de Non-Dépôt des Comptes

Une amende de 1 500 € est applicable en cas de non-dépôt des comptes annuels au Greffe. De plus, le Président du Tribunal de commerce peut prononcer une injonction sous astreinte de procéder au dépôt des comptes annuels.

Tableau Récapitulatif des Formalités et Sanctions

Action	Délai	Sanction en cas de non-respect
Dépôt des comptes annuels au Greffe	1 mois après l'AG (2 mois en ligne)	Amende de 1 500 € et injonction sous astreinte
Tenue de l'AG pour approbation des comptes	Dans les 6 mois après la clôture de l'exercice	Sanctions civiles et pénales pour les dirigeants

balises: #Sarl