Les Obligations Logiciel Auto-Entrepreneur: Guide Complet

Les auto-entrepreneurs, en tant que chefs d’entreprise, doivent répondre à certaines formalités légales obligatoires. Ces obligations concernent principalement la tenue d’un livre de recettes et, le cas échéant, d’un registre des achats, ainsi que la facturation et l’ouverture d’un compte bancaire dédié. Cet article vous explique tout ce qu'il faut savoir pour être en conformité.

Tenir un livre des recettes encaissées

La première obligation est la tenue d’un document qui répertorie l’ensemble des recettes encaissées dans le cadre de votre activité auto-entrepreneuriale. Cette obligation concerne les auto-entrepreneurs artisans, libéraux et commerçants.

Informations à inclure dans le livre des recettes

Vous devrez y indiquer sous forme de tableau à 6 colonnes :

• La date d’encaissement des recettes
• La référence de la facture et éventuellement du devis
• Le nom du client
• La nature de la prestation
• Le montant de la recette
• Le mode de règlement (chèque, espèces, virement…)

Format du livre des recettes

La forme du livre de recettes est assez libre. Les micro-entrepreneurs ont le choix entre plusieurs options :

• Un livre-comptable papier acheté dans le commerce
• Un modèle officiel tel qu’il peut exister en téléchargement sur internet
• Un logiciel comptable spécifique pour ceux qui le souhaitent

Vous pouvez opter soit pour un document numérique, soit pour un format papier. Dans tous les cas, celles-ci doivent être consignées de manière chronologique, claire et sans aucune modification. Ce document est non modifiable, il est donc essentiel de le remplir avec rigueur et précision ! Quel que soit votre choix, l’ensemble de vos recettes devra y être indiqué de manière chronologique et sans ratures ! Ce document est en effet non modifiable.

Lire aussi: Auto-entrepreneur et compte bancaire

Tenir un registre des achats

La tenue d'un registre des achats est obligatoire pour les micro-entrepreneurs exerçant certaines activités spécifiques. Cela concerne notamment ceux qui commercialisent des marchandises, des fournitures ou des denrées destinées à être consommées sur place ou à emporter. De même, les professionnels proposant des prestations d'hébergement doivent également se conformer à cette obligation comptable.

Informations à inclure dans le registre des achats

Ce document doit mentionner :

• La date de l'achat
• La référence de l'achat (numéro de facture)
• L'identité du fournisseur
• La nature de l'achat (produit ou prestation)
• Le prix TTC de l'achat
• Le mode de règlement (espèces, virement, carte bancaire, etc.)

Tout comme pour le livre de recettes, vous devrez tenir ce registre de façon chronologique et sans rature, car il est aussi non modifiable.

Déclarer son chiffre d’affaires

Vous êtes dans l’obligation de déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement à l’Urssaf et ce même si ce dernier est nul. Dès lors que votre micro-entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA, vous devez déclarer les sommes totales encaissées Hors Taxes (et non facturées). En tant qu’auto-entrepreneur, vous ne pouvez pas déduire vos charges.

Ouvrir un compte bancaire dédié

L’objectif de ce compte bancaire est de distinguer vos transactions personnelles et professionnelles. Vous y voyez ainsi plus clair dans votre comptabilité, notamment en cas de contrôle ! Concrètement, ce compte vous permettra d’encaisser vos recettes et de régler les achats ainsi que les dépenses liées à votre activité, tout en les distinguant de vos finances personnelles.

Lire aussi: Pouvoirs et statut du gérant de SARL

Il vous servira également à prélever votre rémunération avant de la transférer sur votre compte personnel. De plus, il vous offrira la possibilité de disposer de moyens de paiement dédiés, tels qu’une carte bancaire, un chéquier ou un terminal de paiement. Enfin, ce compte pourra faciliter l’obtention d’un crédit ou d’un prêt pour le développement de votre entreprise.

Remettre des factures aux clients

En micro-entreprise, vous avez l’obligation de fournir des factures à vos clients, pour chaque vente ou prestation, conformément à l'article L441-3 du Code de Commerce. Les factures répondent à des impératifs précis. Attention à ne rien oublier !

Mentions obligatoires sur les factures

Voici les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures :

• Date d’émission de la facture
• Numéro de facture unique, attribué chronologiquement
• Date de la vente ou de la prestation
• Identité du client (nom et adresse)
• Identité de l’auto-entrepreneur (nom, prénom, adresse, et mention "EI" ou "Entrepreneur Individuel")
• Numéro SIREN de l'auto-entrepreneur
• Description détaillée des produits ou services (quantité, prix unitaire, total)
• Montant total (hors taxe et toutes taxes comprises si applicable)
• Si vous bénéficiez de la franchise de TVA, ajouter la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Il vous faudra également faire apparaître votre numéro de TVA sur vos factures.

En tant que micro-entrepreneur (« auto-entrepreneur »), vous bénéficiez du régime micro-social. Vous avez ainsi la possibilité de tenir une comptabilité allégée. Vous devez déclarer votre chiffre d'affaires tous les mois ou tous les 3 mois, selon ce que vous avez choisi au moment où vous avez débuté votre activité.

Lire aussi: Loyauté et Micro-Entreprise

Si vous oubliez de déclarer votre chiffre d'affaires ou vos recettes avant l'échéance, une pénalité de 58,9 € s'applique sur chaque déclaration manquante. Vous avez la possibilité de régulariser votre situation en fin d'année. Si vous ne le faites pas, vous pouvez être taxé d'office sur une base majorée. Cette taxation peut entraîner la perte du régime de la micro-entreprise.

Facturation électronique : ce qui change à partir de 2026

L'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques s'appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026. Dans le cadre de cette obligation, il est impératif de choisir une plateforme agréée par l’État. L'émission et la réception des factures électroniques concerneront l'ensemble des opérations réalisées entre les entreprises assujetties à la TVA, établies en France.

Calendrier de mise en œuvre

• 1er septembre 2026 : Obligation de recevoir des factures électroniques pour toutes les entreprises.
• 1er septembre 2026 : Obligation d'émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
• 1er septembre 2027 : Obligation d'émettre des factures électroniques pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.

À partir du 1er septembre 2026, les entreprises devront transmettre leurs factures par l’intermédiaire d’une plateforme agréée par l’État, directement ou au travers d’une solution compatible. Chaque entreprise devra désigner sa plateforme pour émettre et recevoir ses factures électroniques ou déclarer ses données.

Ce calendrier sera également utilisé pour la mise en place de la transmission des données de transaction de l'entreprise.

Champ d'application de la facturation électronique

La facturation électronique concerne l'ensemble des opérations réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Sont donc soumis à la facturation électronique :

• Les livraisons de biens ou les prestations de services situées en France qu'un assujetti effectue avec un autre assujetti et qui ne sont pas exonérées de TVA.
• Les acomptes se rapportant à ces opérations.
• Les livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d'œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.

Nouvelles mentions obligatoires

De plus, de nouvelles mentions devront être ajoutées sur les factures émises au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et au 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises :

• Le numéro SIREN du client.
• L'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse de facturation.
• L'information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations.
• Le paiement de la TVA sur les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

Sécurisation et conservation des factures électroniques

Il est possible d'avoir recours au cachet électronique qualifié afin de sécuriser les factures électroniques. Ce cachet est utilisé par les personnes morales afin de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Il permet d'attester que le créateur de cachet est bien à l'origine du document.

Il a été également posé que les documents (dont les factures) établis ou reçus sur support informatique doivent être conservés sous cette forme pendant un délai de 6 ans. Ce délai court à compter de la date à laquelle la facture a été établie.

Une transition à préparer pour l'entreprise

Afin d'être prêtes lorsque ce changement majeur aura lieu, les entreprises doivent identifier les acteurs concernés par cette réforme et faire un état des lieux afin de savoir quelles seront les modifications à apporter. L'entreprise devra aussi adapter son processus de traitement des factures et donc choisir une plateforme de réception des factures électroniques. Il conviendra d'intégrer ces changements dans l'organisation de la facturation et de la comptabilité de l'entreprise.

À cet effet, la Mission facturation électronique de la Direction générale des Finances publiques (DGFIP) a publié des fiches explicatives et une FAQ destinées aux PME et aux micro-entreprises. Une page « Je passe à la facturation électronique » est également disponible sur impots.gouv.fr.

Objectifs de la facturation électronique

Les objectifs de cet important changement sont multiples pour l'administration fiscale :

• Lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA.
• Améliorer la compétitivité des entreprises grâce à la dématérialisation.

Logiciel de facturation : Obligatoire ou non ?

En tant que dirigeant d’entreprise consciencieux, vous vous demandez certainement si l’utilisation d’un logiciel de facturation est obligatoire aux yeux de la loi. Aucune disposition légale en France n’oblige les entreprises à traiter leurs documents comptables avec un logiciel. En cas de contrôle fiscal, personne ne pourra vous reprocher d’émettre des factures, des devis, des bons de commande et de livraison papier ni de réaliser votre déclaration de la TVA en utilisant les canaux traditionnels.

Avec ou sans logiciel de facturation, les entreprises doivent respecter à la lettre toutes les règles de comptabilité. Sur ce point, une solution en ligne comme Sage et QuickBooks capable d’une mise à jour rapide de la loi fiscale en vigueur constitue un allié précieux.

Avant de faire leur choix entre telle ou telle solution, les professionnels doivent prendre en compte un prérequis légal incontournable : le logiciel doit être certifié. Autrement dit, il doit être agréé par l’État. Cet agrément est une garantie pour les utilisateurs et l’administration fiscale que le service utilisé dispose de mécanismes anti-fraude. Seuls les outils comptables en ligne qui remplissent ces quatre conditions obtiennent l’agrément. En conséquence, ces outils permettent aux entreprises de se conformer à la loi.

Une entreprise assujettie à la TVA risque une amende de 7 500 € si elle utilise un outil de facturation ou un logiciel de caisse non certifié. L’administration lui imposera de se mettre aux normes. Elle devra changer de logiciel ou apporter les modifications nécessaires pour respecter la loi. Pour rappel, cette obligation légale ne concerne que les micro-entrepreneurs et entreprises assujettis à la TVA.

Le logiciel de facturation n’est pas obligatoire pour les auto-entrepreneurs qui bénéficient de la franchise en base de TVA. En cas de contrôle de l’Administration Fiscale, vous devez tout d’abord fournir une attestation de certification provenant de l’éditeur de votre logiciel. Si votre logiciel n’est pas certifié ou si vous n’utilisez pas d’outil alors que vous êtes concerné par la loi, vous serez sanctionné par une amende de 7 500€.

Un délai de 30 jours vous sera accordé pour vous équiper d’un logiciel de facturation conforme, sans quoi vous serez à nouveau sanctionné par une nouvelle amende de 7 500€, et ainsi de suite. Un éditeur peut vous transmettre une auto-attestation affirmant la conformité de son logiciel. Mais cela ne signifie pas que le logiciel est certifié.

Ces solutions, notamment si elles sont certifiées, vous garantissent d’établir vos devis et factures dans le respect des obligations légales. Un logiciel de facturation contient toutes les fonctionnalités pour vous faciliter la tâche : ajout automatique des mentions légales, numérotation automatique, suppression des documents contrôlée, … Par ailleurs, si vous optez pour un logiciel de facturation en ligne, vous bénéficiez des dernières mises à jour automatiquement.

En digitalisant et automatisant vos processus de facturation, vous limitez le risque d’erreur. Vos prix, taxes, marges sont automatiquement calculés pour vous. Les informations client sont centralisées et intégrées à vos documents commerciaux. Un logiciel de facturation devient un réel allié dans votre gestion au quotidien.

En utilisant un outil de facturation, vous avez aussi la garantie que vos données sont protégées, confidentielles et sécurisées. Les logiciels en ligne ont par ailleurs l’avantage de conserver vos données sur le Cloud.

Pour obtenir une certification, les éditeurs de logiciels de facturation doivent répondre à des exigences poussées. Les logiciels font l’objet d’un audit avancé. En optant pour un outil certifié, vous avez des garanties sur la fiabilité, la sécurité, la confidentialité de votre logiciel et de ses fonctionnalités.

Sanctions en cas de non-conformité

Les mesures actuelles stipulent des pénalités de 15 € par facture pour les contrevenants à l'obligation de facturation, avec un plafond de 15 000 € par an. De plus, l'absence d'e-reporting est sanctionnée à hauteur de 250 € par facture, dans la même limite.

Dans le nouveau système, toutes les irrégularités seront facilement repérables, exposant ainsi les entreprises à des condamnations plus fréquentes pour non-respect de la LME “Loi de Modernisation de l’Economie” ou pour des omissions de mentions obligatoires sur leurs factures, telles que la référence à un bon de commande.

Tableau récapitulatif des obligations et échéances

balises: #Entrepreneur

Articles populaires:

• Modèle attestation de travail
• Bornes de recharge : impact TVA
• Découvrez NOMBRET ENTREPRISE, entreprise de maçonnerie générale
• Comprendre la franchise en cas d'accident
• Franchise Gamm Vert : Détails