Comment obtenir un double de son extrait Kbis

Saviez-vous qu’il était possible d’obtenir un extrait Kbis gratuit en ligne ? C’est indispensable si vous devez déposer une candidature, répondre à un appel d’offre, acheter du matériel ou encore ouvrir un compte bancaire pour votre entreprise. Vous avez besoin d’un Kbis de moins de 3 mois pour effectuer des démarches administratives en tant qu’entrepreneur ? Bonne lecture !

L'extrait Kbis : c'est quoi ?

Document officiel et légal attestant de l’existence juridique d’une entreprise commerciale, l’extrait Kbis justifie de son enregistrement et de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L’extrait Kbis est utilisé comme justificatif faisant foi de l’existence légale des personnes physiques ou morales inscrites au RCS (Registre du commerce et des sociétés). Il est indispensable pour effectuer certaines démarches administratives.

Assimilé à un véritable extrait d’état civil de l’entreprise, ce document a une durée de validité de 3 mois. On y retrouve toutes les données actualisées relatives à l’entreprise, ses numéros Siret et Siren, son activité, sa domiciliation, sa raison ou dénomination sociale, sa forme juridique, les informations concernant l’identité de ses dirigeants, son mode de gestion, d’administration et de contrôle et si oui ou non elle fait l’objet d’une procédure collective.

L’extrait Kbis est le document qui atteste de la légalité et de l’immatriculation de toute personne morale. Pour les établissements secondaires, il s’agit de l’extrait Lbis.

Le Kbis en France est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques. Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée.

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Extrait Kbis : pour quelles entreprises ?

L’extrait Kbis concerne les entreprises commerciales, les sociétés comme les SCI, les SARL, les SA, les EURL. L’extrait K ou L est celui qui concerne toute personne physique exerçant une activité commerciale. L’extrait K ou L, concerne donc les entrepreneurs, les artisans, les entreprises individuelles ou les micro-entreprises.

Hormis les associations, les agents commerciaux immatriculés au RSAC et les entrepreneurs immatriculés au RSEIRL, ce document officiel est obligatoire pour toutes les autres formes d’entreprises commerciales précédemment citées.

La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physiques (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

Les micro-entrepreneurs et les Entrepreneurs Individuels (EI), malgré la réforme de leur statut en date du 15 mai 2022, ne peuvent pas obtenir de Kbis. L’extrait K s’adresse aux personnes physiques, comme les entrepreneurs individuels ou micro-entrepreneurs.

Que contient un extrait Kbis ?

L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document. Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

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Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social. Le Kbis récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés.

Plus concrètement, le KBIS contient : sa raison sociale ; sa forme juridique (SARL, EURL, SAS, SA) ; le type d’activité (code NAF) ; le numéro SIREN et le numéro SIRET ; le montant du capital social ; l’adresse du siège social (et celles de ses établissements existants) ; l’identité du ou des dirigeants ; la date de création (sa durée d’existence) ; le nom de domaine éventuel (adresse web de la société) ; la mention d’une procédure collective en cours, s’il y en a une ; le greffe auquel l’entreprise est rattachée ; la date de délivrance du Kbis (pour confirmer sa validité).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignements sur le dirigeant : son nom et prénom, sa date de naissance, sa nationalité et son adresse.

Où trouver mon extrait Kbis ?

Ce document est délivré et certifié par le greffe du Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise. Si vous voulez obtenir une copie actualisée, vous pouvez en faire la demande auprès du greffe sur place, par courrier ou en ligne sur le site Infogreffe. L’obtention de l’extrait Kbis d’une entreprise via Infogreffe est payante.

À noter que les extraits Kbis ne sont pas des documents confidentiels. Toute personne peut demander l’extrait Kbis d’une société au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise.

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Comment commander un extrait Kbis en ligne ?

Pour faire une demande d'un extrait Kbis sur le site d'Infogreffe, il faut identifier l'entreprise concernée en entrant son numéro Siren ou sa dénomination sur la barre de recherche.

La plateforme Infogreffe permet, entre autres, de gérer ses mandats, de saisir le Tribunal de commerce compétent, de consulter les procédures engagées ou encore d’obtenir ou télécharger votre extrait Kbis en ligne. Pour rappel, obtenir votre Kbis via Infogreffe est un service payant même en tant que chef d'entreprise.

Infogreffe : rendez-vous sur le site infogreffe.fr ; saisissez le nom de votre société ou votre numéro SIREN dans la barre de recherche ; sélectionnez votre entreprise dans les résultats ; choisissez l’option “Commander un extrait Kbis” ; régler votre commande en ligne (environ 3,20 € par voie électronique). Le téléchargement est immédiat après paiement. Vous pouvez aussi choisir un envoi par courrier, mais le délai sera alors de quelques jours ouvrables.

Comment obtenir son extrait Kbis gratuitement ?

Depuis 2019, il est possible pour les dirigeants d’entreprise de se procurer un extrait Kbis de moins de trois mois gratuitement en ligne sur le site MonIdenum. Depuis 2020, une plateforme permet de télécharger gratuitement un extrait Kbis : MonIdenum. MonIdenum est un service gratuit et sécurisé qui permet à un dirigeant ou à un chef d’entreprise d’accéder à des services digitaux (agir en justice, reprendre une entreprise), dont l’obtention d’un extrait K ou Kbis.

En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum. Pour l'ouverture d'un compte sur Monidenum.fr et accéder au téléchargement gratuit de son Kbis, il suffit de se rendre sur le site. En vous enregistrant sur le site, vous pourrez obtenir une clé d’identification unique.

La procédure MonIdenum : activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique ; une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires ; le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Une fois que vous serez connecté au portail, il suffira d’accéder à votre compte sur Monidenum.fr et de vous rendre dans l’onglet Kbis et Performances. À partir de là, vous pourrez télécharger votre extrait Kbis en ligne en version PDF et en obtenir un nombre illimité de copies.

Bon à savoir : seul le représentant légal peut récupérer gratuitement le Kbis de son entreprise via MonIdenum. Pour les tiers (partenaires, banques), toute demande de Kbis doit passer par Infogreffe (ou autres plateformes privées), mais ce service est payant.

Peut-on obtenir un double (copie) du Kbis ?

Vous pouvez obtenir un nombre illimité de copies du Kbis en le téléchargeant depuis MonIdenum lorsque vous êtes le dirigeant de la société. Pour éviter de payer à chaque demande via Infogreffe, il est possible de souscrire un abonnement au site Infogreffe ou d'utiliser MonIdenum si vous y avez droit.

En passant par Infogreffe, la demande pour récupérer un Kbis est payante. Voici les prix pratiqués : mode de récupération : sur place, au greffe 2,56 € ; envoi par courrier 3,97 € ; envoi électronique 3,20 €.

Combien de temps pour récupérer un Kbis ?

Avec une demande en ligne (via Infogreffe ou MonIdenum), le téléchargement est immédiat dès que la demande est validée. En revanche, si vous optez pour un envoi postal ou un retrait sur place au greffe, il faut compter quelques jours ouvrés (généralement entre 3 à 7 jours).

Le Kbis n’a pas de date d’expiration officielle, mais dans les faits, sa validité est limitée à 3 mois. Les administrations, les banques et les partenaires exigent le plus souvent un document récent pour s’assurer que les informations de l’entreprise sont toujours exactes.

Comment obtenir un Kbis à jour ou périodiquement ?

Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande. Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

Par exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente. En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande.

Comment récupérer un Kbis après modification ?

En cas de changement de siège social ou de dirigeant, ces modifications sont à déclarer sur le site procedures.inpi.fr. Diverses pièces justificatives seront demandées comme : le formulaire M3 ; un exemplaire du procès-verbal ; une copie des statuts de la société mis à jour ; une attestation de publication dans un journal d’annonces légales. La démarche de modification est ensuite transmise au greffe.

Après toute modification officielle, le greffe émet automatiquement un nouveau Kbis. Il est également possible de le télécharger à nouveau en ligne (via Infogreffe ou MonIdenum).

Cas particuliers : auto-entrepreneurs, artisans et associations

Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, l'obtention de l'extrait Kbis est conditionnée par l'inscription au RCS. Pour cela, il faut s'adresser au Centre de Formalité des Entreprises géré par la CCI. Une fois votre auto-entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont vous dépendez ou bien sur le portail numérique Infogreffe.fr.

Ceux dont l'activité est artisanale devront, par contre, s'inscrire au Répertoire des Métiers du CFE de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Il s'agira, ici, d'un extrait D qui est l'équivalent de l'extrait Kbis. En revanche, l'immatriculation au RM et au RCS est obligatoire pour les artisans dont les activités comportent une partie commerciale et qui souhaitent obtenir un extrait Kbis.

En règle générale, les associations ne sont pas inscrites au RCS et n'ont donc pas besoin d'un extrait Kbis. Un extrait de la préfecture (ou du Journal officiel) suffit à prouver leur existence juridique. Il existe toutefois trois exceptions dans lesquelles une association est tenue de s'immatriculer au RCS et de disposer d'un Kbis : lorsqu'elle émet des titres de créances négociables ; lorsqu'elle procède à des émissions d'obligations ; lorsqu'elle effectue des opérations de change manuel à titre habituel.

Sanctions et obligations liées au Kbis

L'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés est une obligation légale pour toute société commerciale. En cas de défaut d'inscription, l'activité est qualifiée de travail dissimulé. L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Le KBIS atteste que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique.

FAQ rapide

• Où trouver mon Kbis après la création de l’entreprise ? Vous recevez le Kbis automatiquement par courrier après l’immatriculation de la société, envoyé au siège social déclaré. Vous pouvez ensuite le télécharger à tout moment sur le site de MonIdenum ou de l’Infogreffe.
• Comment obtenir un Kbis gratuitement ? Seul le représentant légal peut récupérer gratuitement le Kbis de son entreprise via MonIdenum.
• Est-il possible de commencer son activité avant de recevoir le Kbis définitif ? Oui, sous certaines conditions : si votre dossier complet d'immatriculation a été déposé au RCS, vous pouvez demander un Kbis provisoire, qui vous est délivré sous 48 heures.
• Peut-on obtenir le Kbis d'une autre entreprise ? L’extrait Kbis n’est pas un document confidentiel. Toute personne peut demander le Kbis d’une autre entreprise.
• Combien coûte la récupération d’un Kbis ? En passant par Infogreffe, la demande est payante (ex. : envoi électronique ≈ 3,20 €). Sur MonIdenum, c'est gratuit pour le dirigeant.

Vous êtes dirigeant d'une entreprise ou vous envisagez de le devenir ? Conservez toujours un Kbis récent (moins de 3 mois) pour vos démarches importantes et privilégiez MonIdenum pour obtenir un double gratuit si vous y avez droit.

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