Comment obtenir son numéro de TVA intracommunautaire ?

Le numéro de TVA intracommunautaire est un identifiant fiscal essentiel pour toute entreprise réalisant des transactions commerciales au sein de l’Union européenne. Il permet à un opérateur d’être reconnu des services fiscaux afin d’y remplir ses obligations TVA : établir et transmettre ses déclarations de TVA, payer la TVA (TVA collectée sur ses clients mais aussi TVA autoliquidée sur ses fournisseurs) et effectuer le cas échéant des demandes de remboursement de TVA.

Toute entreprise assujettie à TVA et domiciliée au sein de l’Union européenne se voit délivrer par son administration fiscale un numéro de TVA intracommunautaire, appelé aussi « numéro d’identification fiscal individuel ». Il est délivré par le service des impôts du pays dans lequel elle est domiciliée.

Dans de nombreux pays, l’une des premières exigences est l’inscription taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Il est important de comprendre quand vous devez commencer à collecter la TVA, comment vous immatriculer et comment rester en conformité une fois que vous êtes dans le système.

Qu’est-ce qu’un numéro de TVA intracommunautaire ?

Toute entreprise assujettie à TVA et domiciliée au sein de l’Union européenne a un numéro de TVA intracommunautaire (Taxe sur la Valeur Ajoutée intracommunautaire), délivré par son administration fiscale. Un numéro de TVA permet à un opérateur d’être reconnu des services fiscaux afin d’y remplir ses obligations TVA.

Le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire dans les transactions commerciales notamment sur les factures entre entreprises de l’Union européenne. Il identifie les entreprises concernées, simplifie les démarches des douanes, le suivi et le remboursement de la TVA.

Lire aussi: Auto-entrepreneur et TVA intracommunautaire

La TVA fonctionne différemment de la taxe sur les ventes ; elle est débitée à chaque étape de la chaîne logistique. Les entreprises collectent la TVA sur les ventes et récupèrent la TVA sur leurs dépenses. Un numéro de TVA est la clé qui vous permet de participer à ce système.

Il s’agit d’une pièce d’identité officielle délivrée par l’État qui relie votre entreprise au système fiscal d’un pays et vous permet de collecter la TVA, de récupérer la TVA que vous avez payée et de vous conformer à la législation locale. Il permet aux autorités fiscales de savoir qui collecte et reverse la TVA sur les biens ou les services vendus.

Si vous effectuez des ventes dans des régions où la TVA est appliquée, comme l’UE et le Royaume-Uni, l’obtention d’un numéro de TVA est nécessaire pour exercer vos activités. Sans numéro de TVA, vous pourriez être non conforme dès votre première vente.

Composition du numéro de TVA intracommunautaire

La structure du numéro de TVA intracommunautaire est propre à chaque pays. En France, le numéro commence par les lettres FR, suivi d’une clé (lettres ou chiffres attribuées par les impôts du lieu du siège social de l’entreprise) et se termine par le numéro SIREN de l’entreprise (série de 9 chiffres).

Exemple de numéro de TVA intracommunautaire français : FR 40 123456824 [FR + code clé (40) + numéro SIREN (123456824)]

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Voici un tableau récapitulatif de la structure du numéro de TVA intracommunautaire pour quelques pays de l'UE :

À quoi sert le numéro de TVA intracommunautaire ?

Sans ce numéro de TVA intracommunautaire, l’échange n’est pas possible entre entreprises de différents pays européens. Il identifie une entreprise assujettie dans n’importe quel pays membre de l’UE et simplifie les démarches de l’administration fiscale en matière de suivi et de remboursement de la TVA aux entreprises.

Grâce à ce numéro, la déclaration de TVA en ligne est simplifiée et son remboursement est plus rapide.

Où retrouve-t-on le numéro de TVA intracommunautaire d’une entreprise ?

De manière générale, le numéro de TVA intracommunautaire est une mention obligatoire sur tous les documents relatifs à une transaction commerciale (facture, déclaration d’échange de biens) et sur les déclarations de TVA de l’entreprise.

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Comment obtenir un numéro de TVA intracommunautaire ?

L’entreprise doit se tourner auprès de son Service des Impôts des Entreprises (SIE) pour obtenir un numéro de TVA intracommunautaire.

En France, les entreprises assujetties à la TVA reçoivent automatiquement leur numéro lors de leur immatriculation. Cependant, les micro-entrepreneurs et les entreprises en franchise en base de TVA doivent faire une demande expresse pour l’obtenir.

Comment demander son numéro de TVA intracommunautaire ?

1. La première étape consiste à se connecter à son espace professionnel sur impots.gouv.fr. Si vous ne possédez pas encore d’espace professionnel, vous devez en créer un.
2. Rendez-vous dans votre espace professionnel, puis cliquez sur « Messagerie » > « Écrire » > « TVA » > « Je demande un numéro de TVA intracommunautaire ».

Dès lors que vous disposez d’un numéro SIRET, transmis par le Guichet unique de l’INPI à la suite du dépôt de vos formalités de création, et que vous avez créé un espace fiscal professionnel et adhéré à la messagerie sécurisée sur le site impots.gouv.fr, vous pouvez demander l’attribution d’un numéro de TVA intracommunautaire directement en ligne.

Entreprise redevable de la TVA

Le service des impôts des entreprises (SIE) transmet automatiquement le numéro de TVA intracommunautaire à l'entreprise au moment de son immatriculation. Le numéro doit figurer sur les documents commerciaux et administratifs de l'entreprise (facture, déclaration de TVA, etc.).

Entreprise non redevable de la TVA

Si l'entreprise n'est pas soumise au paiement de la TVA, l'attribution d'un numéro de TVA intracommunautaire n'est pas automatique.

Par exemple, les entreprises suivantes ne reçoivent pas automatiquement de numéro de TVA intracommunautaire :

• Entreprise soumise au régime de la franchise en base de TVA : le montant de son chiffre d'affaires annuel est inférieur aux seuils de la franchise en base de TVA.
• Exploitant agricole placé sous le régime du remboursement forfaitaire agricole
• Entreprise qui réalise uniquement des opérations sur lesquelles la TVA n'est pas applicable (par exemple livraison de biens pour laquelle il existe un régime fiscal suspensif.

L'entreprise doit faire une demande de numéro de TVA intracommunautaire lorsqu'elle se trouve dans une des situations suivantes :

• Elle vend des prestations de services à des professionnels ou des particuliers établis dans l'Union européenne.
• Elle achète des prestations de services à des professionnels établis dans l'Union européenne.
• Elle achète des marchandises à des professionnels établis dans l'Union européenne d'un montant supérieur à 10 000 €.
• Elle vend des marchandises à des clients particuliers habitant dans l'Union européenne pour un montant supérieur à 10 000 €.

L'entreprise doit faire sa demande d'attribution de numéro de TVA intracommunautaire en ligne via la messagerie de son compte professionnel sur le site impots.gouv.fr. Pour cela, il faut cliquer sur « Messagerie », puis « Écrire », puis « TVA » et enfin : « Je demande un numéro de TVA intracommunautaire ».

Quand une petite entreprise doit-elle s’immatriculer à la TVA ?

L’immatriculation à la TVA est déclenchée par des seuils spécifiques et des activités commerciales qui varient selon les pays. Voici ce que les entreprises doivent prévoir en fonction de l’endroit où se trouvent leurs clients et de la manière dont ils leur vendent.

Vente à des clients dans l’UE

Si vous effectuez des ventes dans l’UE depuis un autre pays, vous devez vous immatriculer à la TVA avant votre première vente taxable. Il n’y a pas de seuil d’immatriculation pour les entreprises hors UE ; même une transaction à un client dans un pays de l’UE crée une obligation de TVA.

Au lieu de vous immatriculer dans chaque pays de l’UE, vous pouvez vous immatriculer dans un État membre dans le cadre du système de guichet unique (GU). Le guichet unique couvre les ventes B2C de biens et de services dans tous les pays de l’UE et vous permet de remplir une déclaration centralisée, même si vous vendez dans plusieurs pays.

Vente à des clients dans Le Royaume-Uni

Si vous avez une entreprise étrangère qui vend des biens ou des services taxables directement à des clients britanniques, l’immatriculation à la TVA est requise dès votre première vente. Cela s’applique même si vous n’expédiez que quelques produits physiques ou fournissez un accès numérique aux abonnés britanniques.

Le seuil standard d’immatriculation à la TVA britannique (90 000 £) s’applique uniquement aux entreprises établies au Royaume-Uni, et non aux entités étrangères.

Le Royaume-Uni applique également des règles différentes en matière de TVA selon que vous importez des biens, vendez des services numériques ou stockez des stocks sur place. Dans certains cas, l’immatriculation peut également vous obliger à désigner un représentant fiscal établi au Royaume-Uni.

Vente via des marketplaces en ligne

Dans de nombreux pays, la législation fiscale impose désormais aux marketplaces de collecter et de verser la TVA pour certaines transactions au nom de leurs vendeurs. Si vous vendez exclusivement par l'intermédiaire d'une plateforme qui gère la TVA (par exemple, Amazon Marketplace), la marketplace peut collecter la taxe et émettre des factures pour les clients en vertu de sa propre immatriculation à la TVA.

Si vous effectuez également des ventes directes (par le biais de votre propre site Web) ou détenez des stocks dans le pays (pour l’exécution locale), vous devrez probablement tout de même vous immatriculer vous-même.

Documents nécessaires pour l’immatriculation à la TVA

La plupart des pays demandent les mêmes types généraux d’informations pour l’immatriculation à la TVA. Mettre de l’ordre dans vos documents au préalable peut vous éviter des jours de va-et-vient. Voici ce que vous devrez généralement demander.

Informations de l’entreprise

• Dénomination sociale de l’entreprise
• Dénominations commerciales, le cas échéant, si elles sont différentes de la dénomination sociale
• Adresse du siège social
• Coordonnées (p. ex., entreprise individuelle, société)
• Numéro d’immatriculation de l’entreprise ou informations de constitution

Certains pays demandent également une preuve d’identité, généralement sous la forme d’un passeport ou d’une pièce d’identité officielle, pour la personne qui soumet la demande.

Justificatif d’inscription

• Acte constitutif ou de constitution
• Licence d’exploitation ou commerciale (le cas échéant)

Ces documents permettent de confirmer que votre entreprise est légitime et autorisée à exercer ses activités.

Description de votre entreprise

• Classification secteur (certaines applications utilisent des menus déroulants ou des codes standard)
• Description de votre entreprise (si vous vendez des produits numériques, des biens physiques, abonnements ou services)
• Date de début des ventes taxables

Certaines autorités fiscales demandent également des prévisions de revenus ou des estimations de vos ventes futures dans leur pays.

Coordonnées bancaires

• Informations du compte où les remboursements de TVA doivent être envoyés

Il ne s’agit pas toujours d’un compte bancaire local, mais en avoir peut accélérer les virements.

Personne à contacter

• Nom, rôle et coordonnées de la personne qui gère l’immatriculation à la TVA

Le contact peut être un directeur de l’entreprise, un membre de votre équipe financière ou un comptable externe. Si quelqu’un d’autre soumet la demande en votre nom, certains pays peuvent demander une autorisation écrite.

Représentant fiscal

Certains pays exigent des entreprises étrangères qu’elles désignent un représentant fiscal en tant qu’agent des impôts local qui agit en votre nom.

Processus d’immatriculation à la TVA

Le processus d’immatriculation à la TVA est assez standardisé : vous déterminez où vous devez vous immatriculer, rassemblez vos documents et soumettez la demande par l’intermédiaire de l’autorité fiscale de ce pays. Voici comment cela fonctionne généralement.

Identifiez les territoires où vous devez vous immatriculer

Commencez par dresser une liste claire des pays dans lesquels vous avez déclenché une obligation de TVA. Cette liste peut inclure :

• Un pays de l’UE pour immatriculation au guichet unique
• Le Royaume-Uni, si vous vendez directement à des clients britanniques
• Tout pays où vous détenez des stocks ou vendez sur votre propre site

Accédez au site Web de l’autorité fiscale locale

Chaque pays possède son propre processus et portail. Voici quelques exemples :

• Au Royaume-Uni, vous vous immatriculez auprès du Département des recettes et des douanes de Sa Majesté (HMRC) via la passerelle gouvernementale.
• Dans l’UE, vous vous immatriculez au guichet unique via le portail fiscal de l’État membre de votre choix.

La plupart des demandes peuvent être remplies en ligne, bien que certaines impliquent encore des formulaires physiques.

Remplissez les formulaire de demande

Vous devrez fournir les informations que vous avez recueillies précédemment, notamment :

• Dénomination sociale et adresse de votre entreprise
• Date à laquelle votre obligation de TVA a commencé (il peut s’agir de votre première vente taxable ou d’une date prévue)
• Description de ce que vous vendez et où
• Coordonnées bancaires pour les remboursements
• Coordonnées du représentant fiscal, si nécessaire

Certains pays peuvent vous demander des copies numérisées de documents tels que l’immatriculation de votre entreprise, une pièce d’identité, et même des contrats avec des distributeurs locaux. Assurez-vous d’inclure tout ce qui est requis.

Soumettre et attendre l’approbation

Une fois l’envoi effectué, vous recevrez généralement un numéro de référence ou de confirmation. Les délais de traitement varient. Dans certains pays, les numéros de TVA sont délivrés en quelques jours. Dans d’autres, cela peut prendre plusieurs semaines, en particulier s’il y a un arriéré ou si un examen supplémentaire est nécessaire. L’autorité fiscale peut vous contacter en cas de questions.

Que se passe-t-il après avoir reçu votre numéro de TVA ?

L’obtention de votre numéro de TVA est le point de départ de la conformité. Une fois votre entreprise immatriculée, voici ce que vous devez faire.

Débiter la TVA sur les ventes applicables

Vous êtes désormais responsable de la collecte de la TVA sur les ventes taxables dans le pays où vous êtes immatriculé. Cela signifie que vous devez mettre à jour votre tunnel de paiement pour appliquer le bon taux de taxe en fonction de la localisation du client et du type de produit ou de service que vous vendez.

Si vous travaillez avec Stripe, Stripe Tax peut calculer automatiquement la TVA et l’appliquer à chaque transaction en temps réel.

Ajouter votre numéro de TVA aux factures

Les pays exigent généralement que votre numéro de TVA figure sur toutes les factures pour les ventes taxables. Si vous vendez à des entreprises, demandez également leur numéro de TVA. Vous en aurez besoin pour appliquer un taux zéro ou une autoliquidation de la TVA à certaines transactions B2B.

Suivez ce que vous collectez et ce que vous dépensez

Vous devez tenir des registres détaillés de la TVA que vous percevez auprès des clients (TVA en aval) et de la TVA que vous payez sur les dépenses professionnelles (TVA en amont). Ces registres vous aident à remplir votre déclaration de TVA et doivent être légalement conservés pendant plusieurs années, souvent de 5 à 10. Les registres à tenir comprennent les factures, les reçus, les avoirs et les documents d’importation ou d’exportation.

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