Comment déclarer les frais kilométriques aux impôts

Vous utilisez votre véhicule personnel pour vous rendre au travail ou pour des déplacements professionnels et vous vous demandez si vous pouvez réduire le montant de vos impôts ? La réponse est très certainement oui.

Chaque année, lors de la déclaration de revenus, vous avez le choix entre une déduction forfaitaire automatique de 10 % et la déduction de vos frais professionnels pour leur montant réel. Par défaut, l’administration fiscale applique automatiquement un abattement forfaitaire de 10 % sur vos salaires déclarés.

Déduction forfaitaire de 10 % vs frais réels : quel choix ?

Cette déduction est censée couvrir l’ensemble de vos frais professionnels courants : transport, repas, documentation, etc. Cependant, si vous estimez que vos dépenses réelles dépassent ce forfait, vous avez tout intérêt à opter pour la déduction des frais réels.

La question centrale est donc de comparer le montant de vos frais réels au 10 % de votre salaire net imposable. Si le total de vos frais (kilométriques, repas, télétravail…) est supérieur, l’option pour les frais réels réduira votre revenu imposable et donc votre impôt.

Non, pas toujours. L’option pour les frais réels n’est avantageuse que si le montant total de vos dépenses professionnelles justifiables (transport, repas, etc.) est supérieur à 10 % de votre salaire net imposable.

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L’administration fiscale est tenue d’appliquer le régime le plus favorable pour le contribuable. Si, après calcul, il s’avère que la déduction forfaitaire de 10 % est plus avantageuse pour vous que les frais réels que vous avez déclarés, c’est la déduction de 10 % qui sera automatiquement retenue pour le calcul de votre impôt final.

Pour qui s’applique le régime des frais réels et du barème kilométrique ?

Non, le système des frais réels et du barème kilométrique ne s’applique qu’aux contribuables dont les revenus sont imposés dans la catégorie des traitements et salaires ou des bénéfices non commerciaux (BNC) au régime de la déclaration contrôlée.

Les auto-entrepreneurs (micro-entrepreneurs) bénéficient d’un abattement forfaitaire sur leur chiffre d’affaires, qui est réputé couvrir toutes leurs charges, y compris les frais de déplacement.

Quand et comment calculer vos frais kilométriques

Pour simplifier le calcul des frais liés à l’utilisation de votre véhicule personnel, l’administration fiscale publie chaque année un barème kilométrique. Le barème pour les voitures dépend de la puissance administrative de votre véhicule (exprimée en chevaux fiscaux - CV) et de la distance totale parcourue à titre professionnel durant l’année.

Si vous utilisez le barème kilométrique, vous avez seulement besoin de connaître le nombre de kilomètres professionnels parcourus pour l’année de déclaration.

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Vous pouvez aussi choisir de comptabiliser directement vos dépenses de déplacement sans recourir au barème forfaitaire. Si vous déclarez vos frais pour leur montant effectif, vous devez rassembler toutes les factures liées à l’utilisation de votre véhicule.

Exemple de calcul

Exemple : Pour 6 000 km parcourus à titre professionnel en 2025 avec un véhicule de 5 CV, le calcul sera : (6 000 km x 0,357) + 1 395 = 2 142 + 1 395 = 3 537 €.

Le principe est le même pour les motocyclettes et les cyclomoteurs, avec des barèmes spécifiques. Si vous utilisez un véhicule 100% électrique (voiture, moto ou scooter), une bonne nouvelle vous attend.

Étapes pratiques avant de déclarer

1. Avant de remplir votre déclaration, vous devez calculer le montant total de vos frais réels.
2. Le nombre de kilomètres professionnels parcourus dans l’année. Utilisez la formule correspondante ou le simulateur de frais kilométriques de l’administration fiscale pour obtenir le montant de base.
3. Réaliser une simulation pour évaluer vos dépenses avec le barème kilométrique.
4. Prenez le temps de simuler les deux scénarios. L’administration fiscale met à disposition un simulateur d’impôt sur le revenu qui vous permet d’évaluer l’impact de chaque option.

Pièces justificatives et conservation

Vous n’avez pas à joindre vos factures et tickets à votre déclaration de revenus. En revanche, vous devez impérativement les conserver pendant une durée de 3 ans suivant l’année de la déclaration.

Pour la distance : un agenda, un carnet de bord, des relevés de pointage ou une application mobile où vous notez quotidiennement les kilomètres parcourus. Une bonne organisation de ces documents est essentielle.

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L’administration fiscale a besoin de comprendre d’où vient le montant que vous avez déclaré en case 1AK. Votre note doit être claire et précise. Frais de transport : 6 000 km parcourus avec un véhicule de 5 CV. Ce montant total est celui que vous reporterez dans la case 1AK.

Vous ne devez PAS soustraire le montant de vos frais réels de votre salaire pré-rempli (cases 1AJ à 1DJ). L’administration fiscale s’occupera de faire la déduction elle-même.

Prise en compte des indemnités versées par l’employeur

Il est fréquent que les employeurs versent des allocations ou des remboursements pour couvrir une partie des frais professionnels de leurs salariés (indemnités de transport, titres-restaurant, etc.). Pourquoi ? Parce que ces sommes sont exonérées d’impôt lorsque vous êtes au forfait de 10 %.

Si vous optez pour les frais réels, vous devez impérativement ajouter à votre salaire brut imposable (case 1AJ) la totalité des allocations et remboursements versés par votre employeur pour couvrir vos frais professionnels (prime de transport, indemnités kilométriques, participation aux repas…).

Si vous choisissez de déduire vos frais réels, vous ne pouvez pas bénéficier en plus de cette exonération. Vous déclarez donc la totalité de vos revenus (salaire + allocations) et déduisez la totalité de vos frais. Omettre de réintégrer ces allocations est une erreur fréquente qui peut entraîner un redressement fiscal.

Plafond et limites de la déduction forfaitaire

Cette déduction est plafonnée à 14 426 € par an (2024) et s’applique directement sur votre déclaration de revenus.

Vous pouvez opter pour la déduction de vos frais réels, y compris vos charges kilométriques. Le barème varie selon le type de véhicule et sa puissance.

Conseils pratiques et points de vigilance

• Avant de vous lancer, prenez le temps de simuler les deux scénarios.
• Pour connaître le montant prévisionnel de votre impôt au regard de votre situation en matière de déduction des frais professionnels, vous pouvez utiliser le simulateur de l'impôt sur le revenu.
• Le choix entre la déduction forfaitaire et les frais réels est une décision stratégique qui peut vous faire économiser plusieurs centaines d’euros sur votre impôt.
• Prenez le temps de faire le calcul, de rassembler vos justificatifs et de remplir votre déclaration avec soin.
• Pour les entrepreneurs et les dirigeants de TPE, cette optimisation fiscale est un levier de performance non négligeable.

Ressources et aide

Si vous optez pour les frais réels alors que la déduction forfaitaire vous est plus favorable, cette dernière vous sera appliquée automatiquement. Pour savoir si vous avez intérêt à déduire vos frais réels cette année lors de la déclaration de vos revenus, vous pouvez utiliser le simulateur dédié au calcul des frais kilométriques.

Le montant estimatif de vos frais kilométriques ainsi obtenu est à ajouter à celui de vos autres frais réels. Si la déduction des frais réels est supérieure à la déduction forfaitaire de 10 %, alors vous avez intérêt à opter pour la déduction des frais réels.

Hugues Husson De Sampigny, expert-comptable, pilote les activités réglementées de Keobiz depuis 2021. Avec plus de 20 ans d’expérience en finance, audit et gestion, il a occupé des postes stratégiques chez Companeo, Ernst & Young et PwC.

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