Qu'est‑ce qu'un pacte solidaire entre associations

Vous décidez alors de mettre vos compétences en commun avec d’autres associations du campus, afin de proposer à votre public un panel artistique varié. Une convention est signée entre des structures (association, société ou autre organisme), et non entre des personnes physiques. Les signataires sont donc les représentant·e·s des organismes en question. De ce fait, l’aboutissement du projet est d’autant mieux garanti qu’il ne dépend pas seulement d’une confiance personnelle mais reposant sur un groupe de personnes réunies en association.

Définition et nature juridique

D’après l’article 1101 du Code Civil : « Le contrat est un accord de volontés entre deux ou plusieurs personnes destiné à créer, modifier, transmettre ou éteindre des obligations ». La convention est un accord de volontés entre deux ou plusieurs personnes, en vue de produire des effets de droit. Lorsque cet effet de droit est une obligation civile alors la convention prend le nom de contrat. La convention autorise, en cas de non-exécution des obligations de l’une des parties, un recours éventuel devant un tribunal.

Le pacte d’associés ou pacte d’actionnaires désigne une convention extra‑statutaire, par laquelle les associés ou les actionnaires d’une société décident de fixer certaines règles qu’ils s’engagent à respecter. Le pacte d'associés se présente comme une convention, conclue entre les associés en complément des statuts. Sa signature peut concerner l'ensemble des fondateurs de l'entreprise ou se limiter à certains d'entre eux. Seuls les signataires du pacte ont connaissance de l’existence de la convention et de son contenu. Contrairement aux statuts, qui sont publics et déposés au greffe, le pacte reste confidentiel.

Pourquoi formaliser un pacte ou une convention entre associations ?

Les associations étudiantes ne mesurent pas toujours l’importance de formaliser par écrit leurs engagements et ceux de leurs partenaires. Pourtant cela leur permettrait d’être assurées de l’aboutissement du projet envisagé, et ce dans les meilleures conditions. De plus, un changement d'équipe au sein de l’un ou l’autre des organismes partenaires ne remettra pas en question les engagements pris. Une convention renouvelable d’année en année permettra par exemple de tisser des liens solides entre deux associations aux buts complémentaires, même si les responsables s’en vont.

Grâce à la convention, chacun·e des partenaires a, à sa disposition, un déroulé prévisionnel de la manière dont se déroulera le partenariat. Sont également clairement énoncées les responsabilités de chacune des parties. Elle permet d’anticiper les problèmes qui pourraient se poser et de prévoir en amont les réponses à apporter. Plus elle définit le projet dans ses moindres détails, plus celui‑ci aura de chances de voir le jour dans les meilleures conditions puisque les engagements et responsabilités de chacun·e auront été clairement établies.

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Contenu essentiel d’une convention ou d’un pacte solidaire

Avant d’entrer dans le corps même de la convention, rédigez un chapeau introductif mentionnant, de la manière la plus complète possible, les parties signataires, en précisant le nom et la fonction de leurs représentant·e·s. Ceci exposé, il a été convenu et arrêté ce qui suit. L’objet de la convention : ce que chacune des parties s’engage à faire vis‑à‑vis de l’autre ? La réponse sera par exemple : l’association X s’engage à organiser la sécurité de la soirée de l’association Y, en échange d’une contrepartie financière. Les motivations de cet engagement : celles‑ci varient, d’une motivation très générale à une motivation très précise.

Vous pouvez par exemple faire un article sur toutes les questions ayant trait au financement, un autre sur l’assurance, un encore sur la durée du partenariat, et ainsi de suite. Lors de la rédaction de la convention, il sera nécessaire de bien penser à tout pour baliser au mieux les conditions de réalisation du partenariat. N’hésitez pas à vous appuyer sur un rétroplanning et/ou une liste des tâches qui préciseront les diverses actions à effectuer pour mettre en place le projet final. Grâce à la convention, chacun·e des partenaires a, à sa disposition, un déroulé prévisionnel de la manière dont se déroulera le partenariat.

Clauses pratiques à prévoir

Durée et renouvellement : un article portera sur la durée prévue de la convention et les conditions éventuelles de son renouvellement ; vous indiquerez si elle est à durée indéterminée ou, le cas échéant, à quelle date elle cessera d’être effective.
Financement : précisez la nature des versements, notamment la distinction entre contrepartie publicitaire soumise à TVA et don non soumis à TVA, afin d’éviter des requalifications.
Assurance : pensez à régler les questions d’assurance en amont.
Répartition des tâches et calendrier : un déroulé prévisionnel et un rétroplanning permettront d’anticiper l’exécution du projet.
Responsabilités : sont clairement énoncées les responsabilités de chacune des parties.
Résolution des litiges : prévoyez que les parties s’efforceront d’abord d’un règlement amiable par voie de conciliation, dans un délai choisi, puis les modalités de saisine d’un tribunal si nécessaire.
Clauses de résiliation : prévoyez les conditions de résiliation, notamment la possibilité de résiliation unilatérale en cas d’inexécution grave.
Numérotation des pages : chaque page de la convention devra être numérotée avec mention du nombre total de pages afin que nul ne retire ou n’ajoute de page à l’insu de l’autre partie.

Particularités et risques juridiques

La rédaction de la convention est une phase très importante pour les personnes qui en sont chargées et pour l’ensemble de l’association. L’idéal est donc d’y procéder soi‑même, ou en collaboration avec le ou les partenaires, afin de pouvoir poser ou négocier les modalités d’application du partenariat. Le simple fait d’avoir un document écrit, co‑signé par les deux parties, impose de cadrer les choses et de conférer du sérieux à la collaboration. Mieux vaut donc prévenir que guérir et prendre ses dispositions en amont.

Une convention est signée entre des structures (association, société ou autre organisme), et non entre des personnes physiques. Dans les faits, il est assez rare de voir une affaire portée devant les tribunaux, notamment en raison du coût de ces procédures. Mais toujours est‑il que le simple fait d’avoir un document écrit, co‑signé par les deux parties, impose de cadrer les choses et de conférer du sérieux à la collaboration.

Exemples concrets : cas d'usage d’un pacte ou d’une convention

Votre association souhaite organiser un festival pluridisciplinaire, mais votre activité principale ne concerne qu’une seule des disciplines. Vous décidez alors de mettre vos compétences en commun avec d’autres associations du campus, afin de proposer à votre public un panel artistique varié. Vous savez comment réaliser un dossier de présentation pour les projets organisés par votre association en son nom, mais comment procéder maintenant qu’une autre structure partenaire est dans la boucle ? Faut‑il formaliser ce partenariat ?

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Imaginons par exemple qu’une entreprise envisage de faire un don à votre association en échange d’une contrepartie conséquente en publicité : celle‑ci souhaite que son logo soit mis en valeur sur les banderoles de la compétition sportive que vous organisez. En conséquence, une partie de l’argent versé par l’entreprise correspondra à la contrepartie de la publicité prodiguée et sera soumise à la TVA, alors que l’autre partie correspondra à un don, non soumis à la TVA. Si la convention ne stipule pas clairement le montant correspondant à la publicité prodiguée, un juge pourrait alors décider qu’il s’agit de la somme entière.

28 - Association Léman Blues Festival - Convention de partenariat entre la Ville et l'association

Conseils pratiques pour une rédaction efficace

Rédigez un chapeau introductif précisant nom et qualité des représentant·e·s des structures signataires.
Fragmenter l’engagement général en autant d’obligations que nécessaire pour s’assurer que l’objectif prévu soit atteint.
Précisez distinctement les aspects financiers et fiscaux afin d’éviter des requalifications ultérieures.
Insérer un calendrier et une répartition précise des tâches (rétroplanning, listes de tâches).
Prévoir des mécanismes de résolution : conciliation préalable puis modalités de saisine judiciaire si besoin.
Considérer la périodicité de renouvellement et la numérotation des pages pour sécuriser l’intégrité du document.

La rédaction de la convention est une phase très importante pour les personnes qui en sont chargées et pour l’ensemble de l’association. L’idéal est donc d’y procéder soi‑même, ou en collaboration avec le ou les partenaires, afin de pouvoir poser ou négocier les modalités d’application du partenariat. N’hésitez pas à vous appuyer sur un rétroplanning et/ou une liste des tâches qui préciseront les diverses actions à effectuer pour mettre en place le projet final.

Outils et ressources

Pour conclure, vous pouvez retrouver un modèle de convention à télécharger en cliquant ici. Mais on vous le rappelle, le contenu de la convention est bien évidemment à adapter en fonction de votre projet, de ses caractéristiques propres et de votre partenaire. La rédaction de la convention est une phase très importante pour les personnes qui en sont chargées et pour l’ensemble de l’association.

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