Facturation électronique PEPPOL et personnes non assujetties à la TVA : tout ce qu’il faut savoir

La facturation électronique structurant les échanges entre entreprises (B2B) franchit un cap décisif en Belgique avec l’obligation à partir du 1er janvier 2026 d’émettre et recevoir des factures électroniques via le réseau PEPPOL. Cette réforme majeure concerne les entreprises assujetties à la TVA, mais soulève aussi des questions spécifiques pour les personnes non assujetties à cette taxe, notamment certaines ASBL (Associations Sans But Lucratif) et autres acteurs du secteur non marchand. Nous éclairons ici les implications pour ces acteurs, les enjeux pratiques et les solutions à adopter pour réussir cette transition.

1. Qu’est-ce que la facturation électronique PEPPOL ?

Une facture électronique est un document émis, transmis et reçu dans un format structuré électronique, lisible automatiquement par un logiciel de comptabilité. En Belgique, le format structuré reconnu repose sur la norme européenne EN16931 et est transmis majoritairement via le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line).

Le réseau PEPPOL agit comme un « service postal » numérique sécurisé qui permet le dépôt de factures via un point d’accès agréé et la transmission automatique à l’accès du destinataire. Ce système garantit la sécurité, la traçabilité et surtout l’automatisation du traitement des factures sans ressaisie manuelle.

1.1 Formats et standards obligatoires

• Factures électroniques structurées: codées en XML, respectant EN16931 et Peppol-BIS, elles seront obligatoires pour toutes les opérations B2B en Belgique dès 2026.
• Factures papier et PDF: ne seront plus recevables légalement pour les clients B2B assujettis à la TVA, sauf à titre informatif.

Ce nouveau standard permet de réduire significativement les risques d’erreurs et d’oublis, et accélère le traitement comptable grâce au pré-encodage automatique par le logiciel.

2. Qui est concerné par l’obligation de facturation électronique PEPPOL ?

2.1 Les assujettis à la TVA

Toute entreprise belge assujettie à la TVA, peu importe sa taille, doit émettre et recevoir des factures électroniques structurées via PEPPOL pour ses activités B2B. Ceci inclut :

Lire aussi: Obtenir une attestation d'assujettissement

• Les PME et grandes entreprises
• Les indépendants avec un numéro de TVA
• Les ASBL assujetties à la TVA, même en franchise de la petite entreprise

Exemple : Une ASBL culturelle qui facture des prestations soumises à la TVA devra impérativement émettre ses factures via PEPPOL à ses clients B2B à partir de 2026.

2.2 Les personnes non assujetties à la TVA

Les personnes ou organisations totalement exonérées de la TVA, comme certains clubs sportifs amateurs ou ASBL exerçant uniquement des activités exonérées, ne sont pas obligées d’émettre des factures électroniques structurées.

Mais elles doivent néanmoins être en mesure de recevoir via PEPPOL les factures électroniques de leurs fournisseurs, qui eux sont soumis à l’obligation.

À noter : Ne pas être assujetti ne dispense donc pas de la nécessité technique d’être connecté au réseau PEPPOL pour bien recevoir et traiter les factures électroniques entrantes.

2.3 Cas particuliers

• Les assujettis exclusivement exonérés (Article 44 du Code TVA) ne sont pas soumis à l’obligation d’émettre ou recevoir des factures structurées.
• Les assujettis non établis en Belgique sans établissement stable ne sont pas concernés.
• Le régime forfaitaire bénéficie d’un délai transitoire jusqu’au 1er janvier 2028.
• L’obligation ne concerne pas les factures destinées à des particuliers (B2C).

3. Quelles opérations sont concernées par la facturation électronique ?

L’obligation s’applique principalement aux échanges commerciaux B2B internes à la Belgique, incluant :

Lire aussi: Définition et implications de la TVA en France

• Les ventes de biens
• Les prestations de services
• Les marchés publics (B2G) supérieurs à 3.000 € HTVA depuis le 1er mars 2024

Les opérations B2C, internationales (hors Belgique) et les opérations totalement exonérées ne sont pas obligées, mais peuvent volontairement adopter la facturation structurée pour optimiser leur gestion.

4. Impacts comptables, fiscaux et administratifs

4.1 Déductibilité de la TVA

À partir de 2026, seules les factures électroniques structurées conformément à la norme EN16931 permettront aux entreprises d’exercer leur droit à déduction de la TVA. En pratique, les factures papier ou PDF seront exclues de cette possibilité.

4.2 Simplification et automatisation

L’utilisation du format structuré PEPPOL facilite l’intégration automatique des données dans les logiciels comptables. Cela réduit les erreurs humaines dans l’encodage, accélère les processus et améliore la fiabilité des données fiscales.

5. Comment se conformer à cette nouvelle réglementation ?

5.1 Choisir un logiciel adapté

Les entreprises doivent adopter un logiciel ou une plateforme de facturation compatible PEPPOL. Ces outils intègrent généralement un point d’accès PEPPOL ou proposent la souscription à un prestataire agréé. La liste des applications compatibles est accessible sur efacture.belgium.be.

Certains logiciels proposent également des fonctionnalités complémentaires, telles que la gestion des commandes et bons de livraison, et le stockage sécurisé des documents.

Lire aussi: Obligations TVA France

5.2 Installation et formation

Après le choix du logiciel, il est crucial de paramétrer correctement le système, réaliser des tests d’émission et de réception de factures, et former les équipes administratives et comptables pour maîtriser les nouveaux outils et procédures.

5.3 Accompagnement professionnel

Recourir à un expert-comptable ou conseiller fiscal s’avère indispensable. Ils peuvent :

• Aider à choisir la solution logicielle la plus adaptée
• Accompagner l’implémentation technique et la formation des collaborateurs
• Optimiser les processus comptables et fiscaux
• Préparer la conformité aux nouvelles règles TVA et éviter les sanctions

6. Coûts et aides financières

6.1 Aides fiscales

• Déduction fiscale de 20 % sur les investissements numériques (logiciels) depuis le 1er janvier 2025
• Déduction majorée de 120 % sur les frais liés à la facturation électronique (abonnements, formation) entre 2024 et 2027, sous condition de facturation distincte du surcoût PEPPOL

Ces mesures encouragent la digitalisation des entreprises tout en allégeant le coût de transition.

7. Sanctions en cas de non-respect

• L’absence de facturation électronique structurée dans les opérations B2B en Belgique entraînera la non-déductibilité de la TVA correspondante.
• Des sanctions administratives et fiscales sous forme d’amendes sont prévues, avec un barème allant de 1.500 € à 5.000 € pour les infractions répétées.
• Tant l’émetteur que le récepteur sont responsables du respect de ces obligations.

8. FAQ pour les ASBL et personnes non assujetties à la TVA

1. Une ASBL exonérée doit-elle émettre des factures électroniques ?
   Non, mais elle doit être en mesure de recevoir des factures électroniques via PEPPOL de ses fournisseurs soumis à l’obligation.
2. Une ASBL n’émettant que peu ou pas de factures doit-elle se connecter à PEPPOL ?
   Oui, pour recevoir correctement et automatiquement les factures électroniques de ses fournisseurs B2B assujettis.
3. Quels coûts attendre pour l’ASBL ?
   Un outil de facturation en ligne avec connexion PEPPOL coûte environ 120 € par an, avec des versions allégées pour ASBL, déductibles à 120 % si soumis à l’impôt des sociétés.
4. Qui peut aider l’ASBL à se préparer ?
   Le cabinet comptable et le conseiller fiscal sont vos meilleurs partenaires pour choisir, implémenter la solution et optimiser les processus administratifs.

Plutôt que de subir cette réforme, il est conseillé d’anticiper la transition comme une opportunité pour moderniser la gestion administrative et comptable, en bénéficiant des gains de temps et de fiabilité.

balises:

Articles populaires:

• Avantages de la domiciliation à Rolle
• subventions disponibles pour optimiser votre logistique
• calculer le ROTC pour analyser la rentabilité
• Procédure de Mise en Sommeil
• Obtenir TVA association