Prendre un Stagiaire Auto-Entrepreneur : Conditions et Guide Complet

Faire appel à un stagiaire peut représenter une aide précieuse pour booster le chiffre d'affaires de votre auto-entreprise. Vous êtes micro-entrepreneur depuis quelques mois et votre activité commence à avoir une bonne croissance. Cependant, votre chiffre d'affaires n'est pas assez conséquent pour embaucher un salarié et même la gestion des charges ne vous permet pas un budget suffisant. Vous souhaiteriez bénéficier d’un regard neuf sur votre business, développer votre activité en confiant certaines tâches à un étudiant tout en transmettant votre expertise ? Si oui, quelles sont les formalités administratives à effectuer pour le recrutement d'un stagiaire ? À combien s'élèvent les cotisations sociales et quelles sont les conditions de prise en charge ? Nous répondons à vos questions.

Dans l’idée, ce qui nous oppose aux salariés, c’est la solitude et ce n’est pas complètement faux. Mais ce n’est pas complètement vrai non plus. Alors, est-il possible de travailler en équipe quand on est freelance ? Il est possible d'intégrer des collaborateurs au sein de sa structure.

Prendre un stagiaire en autoentreprise, est-ce possible ?

Est-ce qu'un auto-entrepreneur peut prendre des stagiaires ?

Selon le Code de l’éducation (article L. 124-1), la loi s’applique à l’ensemble des structures professionnelles, sans condition de taille. Rien n'empêche un auto-entrepreneur de prendre un ou plusieurs stagiaires (dans la limite de 3 maximum). En revanche, il devra remplir toutes les conditions de recours à un stagiaire imposées par la loi. Par ailleurs, en tant qu'auto-entrepreneur, il devra également tenir un registre des conventions de stage.

Si vous vous posiez la question, oui, un auto-entrepreneur freelance peut en effet décider de prendre un stagiaire s'il considère avoir besoin d'une personne en plus pour l'aider à effectuer les tâches quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement de son activité. L'embauche d'un stagiaire est donc possible en micro-entreprise.

L'article L. 124-1 du code de l'éducation précise que "Les enseignements scolaires et universitaires peuvent comporter, respectivement, des périodes de formation en milieu professionnel ou de stages".

Le recrutement d'un stagiaire peut constituer une aide précieuse pour sa micro-entreprise, évidemment ce stagiaire représente un avantage pour l'auto-entrepreneur. Mais malgré cela, l'employeur se doit de respecter certaines règles concernant l'arrivée du stagiaire.

Il y a évidemment des formalités administratives afin que le stagiaire obtienne officiellement le statut de stagiaire, comme par exemple l'obligation d'établir une convention de stage, l'obligation de lui assurer un cadre sanitaire aux normes ou encore l'obligation pour l'auto-entrepreneur de donner à son stagiaire des missions à effectuer en rapport avec son cursus scolaire et au même niveau que les compétences du stagiaire, ce qui, en plus d'être une obligation au niveau de la loi, constitue un avantage pour le stagiaire et qui permettra au tuteur de stage de remplir le formulaire d'évaluation de son stagiaire.

La loi précise que le stagiaire ne doit pas effectuer les mêmes tâches qu'un salarié, car il est toujours en formation et n'a pas toutes les capacités requises pour le faire, il doit également ne pas être exposé à des risques et ne doit en aucun cas effectuer des tâches dangereuses.

Si vous êtes prêt à vous lancer, il est important de comprendre certaines notions.

Comment prendre un stagiaire en micro-entreprise ?

Avant d'accueillir un stagiaire, une bonne préparation est nécessaire. Certes, il n'aura pas le statut d'un salarié, mais il faudra prendre quelques dispositions. Voici ce qu’il faut savoir avant de commencer par chercher le bon profil.

Embaucher un stagiaire s’anticipe, car ce n’est pas anodin. Commencez par définir vos besoins. Quels sont vos objectifs ? Quelles missions allez-vous déléguer ? Elles doivent être aussi intéressantes pour la formation de l’étudiant que profitables pour vous. Et quels résultats attendez-vous ? De cette première réflexion, se dégagera le profil du stagiaire recherché : sa formation, son niveau d’étude, ses compétences techniques, théoriques, ses qualités organisationnelles et relationnelles, son expérience professionnelle.

Cette étape franchie, déterminez les dates de début et de fin du stage en tenant compte des calendriers du domaine d’étude, de l'organisme de formation et du diplôme visé. S’il est, en général, possible d’avoir des stagiaires d’écoles de commerce et d’ingénieurs les 7 premiers mois de l’année (90% des départs en stage), l'université, y compris les IAE et les IUT privilégient les mois de mars, avril et mai (mais le stage n’est pas toujours obligatoire). Janvier, novembre et surtout mai sont plébiscités par les étudiants en BTS.

Pour vous donner toutes les chances de trouver le bon profil, débutez votre recherche 2 à 4 mois en amont grâce à une offre de stage soigneusement rédigée, réaliste (missions, durée, rémunération) et accrocheuse. Pour plus d’efficacité, diffusez-la sur des sites ciblés (écoles, jobboards), dans votre communication et sur les autres réseaux professionnels spécialisés.

Une fois, le candidat idéal trouvé, assurez-vous de l’accueillir dans un cadre sanitaire aux normes et de lui offrir un environnement de travail adapté et agréable. Vous ne pouvez demander à votre stagiaire d’être en full remote et de travailler sur son propre ordinateur. Vous lui devez un environnement de travail adéquat : un espace de travail, le matériel nécessaire à la réalisation des tâches à accomplir, un espace de restauration et un accès à des sanitaires.

Comment déclarer un stagiaire en micro entreprise ? (Formalités)

Comment déclarer un stagiaire en auto-entrepreneur ? L'auto-entrepreneur doit simplement respecter les dispositions législatives en vigueur et signer la convention de stage avec le stagiaire et son établissement scolaire. Par ailleurs, il doit être en mesure de présenter son registre des conventions de stage en cas de contrôle.

Les formalités administratives concernant l'arrivée d'un stagiaire sont très réduites comparées à celles concernant l'embauche d'un salarié ou encore d'un alternant. L'employeur a malgré tout quelques obligations.

Il doit fournir au stagiaire et à son organisme de formation une convention de stage remplie et signée, qui doit être accompagnée obligatoirement d'une copie de la carte vitale (qui comporte son numéro de sécurité sociale) ainsi qu'une copie de l'attestation de responsabilité civile du stagiaire.

La convention de stage

La convention de stage du stagiaire est une formalité administrative obligatoire, tout comme le contrat de travail lors de l'embauche d'un salarié. Elle doit obligatoirement être signée par la structure d'accueil, l'organisme de formation, ainsi que par le stagiaire.

La convention de stage joue le rôle de contrat de travail et doit être fournie par le stagiaire. Chacun des parties doit conserver un exemplaire. Elle doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes :

Le titre de la formation suivie par le stagiaire et son volume horaire par année d'enseignement
Les tâches qui seront confiées au stagiaire
Le nom de l'enseignant référent et le nom du tuteur
Les dates de début et de fin du stage ainsi que la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
Les conditions d'autorisation d'absence
Le taux horaire de la gratification calculée en fonction de la durée du stage
Les avantages dont le stagiaire peut bénéficier (prise en charge des frais de transport, des Tickets Restaurant, etc.)
Le régime de protection sociale et plus particulièrement en cas d'accident de travail

En micro-entreprise, vous ne pouvez pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément. Il s’agit de la règle qui s’applique pour les établissements dont l’effectif est inférieur à 20 salariés.

Il faut cependant respecter certaines conditions à savoir :

Ne pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément (pour les structures dont l’effectif est inférieur à 20 personnes),
Signer une convention de stage tripartite (vous, l’établissement d'enseignement et le stagiaire),
Tenir à jour la liste de l’ensemble des conventions de stage conclues dans un registre qui inclura également la copie d’une attestation de responsabilité civile couvrant le stagiaire et une photocopie de sa carte Vitale.

Le non-respect de ces obligations peut engendrer une amende de 2 000 € par stagiaire et 4 000 € en cas de récidive.

Durée et Rémunération du Stage

Un stage ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement (soit un maximum de 924 heures sur l'année, s’il est réalisé par périodes fractionnées) dans la même auto-entreprise. Le décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014 indique les formations pour lesquelles cette règle peut ne pas s'appliquer.

L'accueil successif de stagiaires au même poste dans la même structure d'accueil n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (par exemple 2 mois après un stage de 6 mois).

Un stage comprend des semaines de 35 heures, à raison de 7 heures par jour. Il est possible de faire des semaines de plus de 35 heures avec l’accord de l’école ou université et de l’étudiant. Le nombre d’heures effectuées par semaine doit alors être stipulé sur la convention de stage.

Vous devez également accorder au moins 20 minutes de pause à votre stagiaire, dès lors qu’il effectue 6 heures de travail consécutives. Enfin, le repos hebdomadaire (de 2 jours consécutifs) doit être respecté conformément à ce qui est indiqué dans la convention de stage.

Conformément à l’article L124-5 du Code de l’éducation, la durée du stage ne peut pas excéder 6 mois en tout. S’il est fractionné, cela représente un maximum de 924 heures.

Tout stage dont la durée est supérieure à 2 mois soit 44 jours ou 308 heures au cours de l'année scolaire ou universitaire donne lieu à une gratification minimale. Elle doit être au moins égale à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 4,05€/heure au 1er janvier 2023. Elle est due dès le premier jour du stage et doit être versée chaque mois, et non pas en fin de stage.

Votre stagiaire a droit à d'autres avantages comme la participation aux frais de transport et aux Tickets Restaurant (quelle que soit la durée de stage) comme s’il s’agissait d’un salarié. En tant qu’employeur, vous êtes exonéré de cotisations sociales dans la limite de ce montant de gratification. Vous pouvez rémunérer votre stagiaire davantage si vous le souhaitez. Cependant, les cotisations s’appliquent pour la partie supérieure au montant minimal (sauf assurance chômage et retraite complémentaire). En revanche, vous ne pourrez pas déduire cette gratification de vos charges.

Si le stage dure moins de deux mois (44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire : vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification, mais vous le pouvez si vous le souhaitez. Lorsque le stage dure entre deux mois (44 jours) et six mois : la gratification est obligatoire. Dans ce cas, cette gratification doit être au moins égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Cela correspond à environ 4,35 € de l’heure, soit 579,6 € par mois (chiffres 2024).

Vous êtes libre de verser à votre stagiaire une somme supérieure à la gratification minimale. Attention toutefois, car vous serez alors redevable de cotisations patronales pour la partie supérieure à 4,35 euros.

Le montant minimal de la gratification devra être indiqué dans la convention de stage et il faudra s’y tenir.

Pour calculer le montant de la gratification, vous devez prendre en compte le nombre d’heures de présence effective de votre stagiaire. Votre stagiaire effectue un stage du 1er janvier au 30 avril 2025, pour un total de 588 heures réellement effectuées. Si ce seuil est dépassé, seule la part qui dépasse est soumise aux cotisations de Sécurité sociale, à la CSG et à la CRDS, à la contribution solidarité autonomie et au Fnal. Les cotisations maladie et allocations familiales sont dues à taux plein. La réduction générale n’est pas applicable.

Si vous êtes tenu de verser une gratification : son montant est au moins égal au seuil de la franchise. Si vous n’êtes pas tenu de verser une gratification : les avantages en nature (autre que la cantine) sont pris en compte dans l’appréciation du montant de la franchise.

Vous avez le choix entre deux modes de versement pour cette compensation financière :

Calculer le nombre réel d’heures mensuelles et verser la somme correspondante chaque mois : par exemple 560 € en janvier, 700 € en février, etc.
Ou lisser, par mois, la totalité des heures effectuées durant le stage : dans ce cas, vous lui versez toujours la même gratification (soit 614,25 € en 2024).

Tableau récapitulatif des seuils de gratification (2023-2025)

Année	Montant horaire minimal
2023	4,05 €
2024	4,35 €
2025	4,35 €

Assurances et Responsabilités

Si votre stagiaire occasionne un dommage à des préposés ou à des tiers de l‘entreprise, qu’il s’agisse de clients ou d’autres tiers, à l’occasion d’une activité prévue dans la convention de stage, la responsabilité directe de l’entreprise sera, de principe, engagée. Pensez à souscrire une assurance responsabilité civile exploitation ou Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro). Elle garantira les prestations de services réalisées par l’entreprise et couvrira les erreurs ou négligences commises pendant leur exécution.

En tant qu’employeur, il est dans votre intérêt de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) couvrant les dommages causés aux tiers par votre stagiaire. Il en sera de même pour vos salariés ou apprentis si vous en prenez.

Que le stage soit obligatoire ou non, vos stagiaires bénéficient d’une protection contre le risque accidents du travail-maladies professionnelles. La cotisation AT/MP des élèves et étudiants est calculée par année civile, au titre d’une année scolaire ou universitaire commençant en septembre.

Pour les stagiaires français en stage à l’étranger : la couverture AT/MP est maintenue pour une durée maximale de 12 mois.

Accueil du Stagiaire en Micro-Entreprise : Une Collaboration Win-Win

Accueil d'un stagiaire en micro-entreprise : une collaboration win/win. Un stagiaire n'est pas un salarié ! Certes, il bénéficie d’une protection en termes de durée de travail et de repos hebdomadaire et ne doit pas non plus être exposé à des risques ou effectuer des tâches dangereuses. Cependant, vous ne pourrez attendre de lui les mêmes performances qu’un employé classique. L'avantage est qu'il va vous soutenir dans vos tâches quotidiennes, prendre en charge le surplus de travail, mais aussi apporter un autre éclairage sur votre micro-entreprise.

En contrepartie, c’est le principe même du stage - vous devez lui consacrer du temps pour le former et lui transmettre votre savoir, tout en vous inscrivant dans son parcours pédagogique. Car un stagiaire, c’est un débutant qui, souvent, découvre la vie de l’entreprise ainsi que votre activité, et doit se familiariser avec vos exigences ou votre fonctionnement. Afin de bien l'encadrer, découvrez nos conseils pour savoir manager la génération Z et pour améliorer votre leadership.

Et qui sait ? Peut-être allez-vous trouver une perle rare, votre premier salarié ! Dans tous les cas, vous participerez à la vie sociale et économique en permettant à un étudiant de s’insérer sur le marché de travail.

L’accueil d’un stagiaire au sein de votre auto-entreprise implique peu de contraintes administratives. Inutile de faire une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), puisqu’il n’est pas salarié.

Avantages et Inconvénients du Recrutement d'un Stagiaire

Le recrutement d’un stagiaire par un auto-entrepreneur présente des avantages et des inconvénients, qu’il convient d’évaluer selon votre situation. Recruter un stagiaire permet à l’auto-entrepreneur d'avoir un soutien temporaire, d’alléger un peu sa charge de travail et de se concentrer sur d’autres missions. De plus, le recrutement d’un stagiaire est simple, avec peu de formalités. Prendre un stagiaire est une solution économique, car moins coûteuse que l’embauche d’un salarié. Du reste, la gratification n’est obligatoire qu’au-delà de 2 mois de stage. En plus d’un gain de temps, le stage permet de transmettre son savoir-faire, de partager sa passion et de préparer une future embauche. Le stagiaire peut en effet devenir un collaborateur potentiel, si l’activité se développe.

Accueillir un stagiaire en tant qu’auto-entrepreneur demande un investissement personnel important. En effet, en tant que maître de stage, vous devez préparer les missions, encadrer et former le stagiaire. Si vous choisissez d’accueillir un stagiaire pour une durée supérieure à 2 mois, vous devez lui verser une gratification. Celle-ci constitue pour vous une charge non déductible du chiffre d’affaires. De plus, si elle dépasse le minimum légal, des cotisations sociales s’appliquent. Vous ne pouvez accueillir plus de 3 stagiaires en même temps dans votre micro-entreprise, conformément aux règles applicables dans les structures de moins de 20 salariés. Ces mesures visent à éviter les abus, comme le remplacement de salariés par des stagiaires à faible coût. Vous devez fournir un cadre et des conditions de travail décentes à votre stagiaire. Les missions attribuées doivent correspondre à la formation du stagiaire. La durée maximum d’un stage est de 6 mois. Le stagiaire accomplit des semaines de 35 heures, à raison de 7 heures par jour.

Dans l'idéal, il devra également privilégier une période adéquate. Le recrutement d’un stagiaire présente des avantages pour l’auto-entrepreneur (auto-entrepreneur commerce par exemple) mais aussi des inconvénients. C’est la raison pour laquelle ce dernier doit peser le pour et le contre avant de prendre sa décision. Recruter un stagiaire permet d’accroître son effectif ponctuellement. Par ailleurs, le recours au stagiaire revient beaucoup moins cher que l’embauche d’un salarié.

Or, le stage n’est obligatoirement rémunéré qu’au delà de 2 mois (44 jours de 7h de travail) de présence. Même lorsqu’il doit verser une gratification de stage, l’auto-entrepreneur fait des économies. En effet, il peut verser la gratification minimum définie par la loi.

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