Inscription du registre unique du personnel dans les établissements: guide pratique et obligations

Dès lors qu’il emploie des salariés, un employeur doit impérativement tenir un registre unique du personnel dans chacun de ses établissements. Cette obligation s’impose à lui quel que soit l’effectif de la structure, et même s’il ne compte qu’un seul salarié, voire un stagiaire. QIIRO répond à toutes vos interrogations quant à la nécessité de ce registre, à ses destinataires et aux modalités de sa rédaction.

Qui est concerné ?

Tous les employeurs, à l’exception des associations utilisant les chèques-emploi associatifs (CEA) ou les particuliers employeurs, doivent tenir un registre unique du personnel. Ce registre concerne tous les salariés de nationalité française ou étrangère, y compris les travailleurs à domicile et les salariés mis à disposition temporairement pour l’entreprise. En outre, les stagiaires, les alternants et les volontaires de services civiques doivent également y être inscrits.

Quelle est l’utilité d’un registre ?

La tenue d’un registre clair et précis assure la transparence des embauches de l’entreprise, car doivent y être inscrites toutes les informations sur les salariés y ayant travaillé. Il permet la mise à jour de l’effectif de chaque établissement et doit être mis à disposition du CSE lorsque l’entreprise en est dotée, mais aussi et surtout de l’inspection du travail.

Que doit contenir votre registre ?

Chaque établissement doit établir son propre registre, ce qui signifie que lorsqu’une même entreprise détient plusieurs établissements, l’employeur doit établir un registre dans chacun d’entre eux. L’établissement est le lieu où est effectivement réalisée l’activité et est géographiquement individualisé. Les noms et prénoms des salariés et des stagiaires doivent être inscrits de manière indélébile selon leur ordre d’arrivée dans l’entreprise, soit de manière chronologique. Doivent également être indiquées les mentions suivantes :

• la nationalité,
• la date de naissance,
• le sexe,
• l’emploi, la qualification,
• les dates d’entrée et de sortie de l’établissement,
• la date d’autorisation d’embauche ou de licenciement, ou la date de demande d’autorisation.

Ensuite, des spécifications propres à certains contrats doivent être indiquées :

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• pour un salarié étranger disposant d’un titre d’autorisation de travail, type et numéro d’ordre du titre,
• pour les CDD, mention « contrat à durée déterminée » (et en cas de succession de CDD, nouvelle inscription à chaque nouveau contrat),
• pour le salarié temporaire, mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire,
• pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, « mis à disposition par un groupement d’employeurs » et les coordonnées du groupement,
• pour le temps partiel, « salarié à temps partiel » et, pour les alternants, le type de contrat (apprentissage ou professionnalisation).

Ces renseignements détaillés doivent être conservés dans le registre pendant 5 ans à compter de la date de départ du salarié.

Le cas des stagiaires

Les stagiaires ne sont pas considérés comme des salariés à part entière car ils n’ont pas de contrat de travail mais une convention de stage. Néanmoins, ils doivent figurer dans une partie spécifique du registre unique du personnel. En plus de leur nom et prénom, des mentions particulières doivent être inscrites telles que les dates de début et de fin de stage, le lieu de présence du stage et l’identité du maître de stage. Depuis le 29 janvier 2017, doivent également être inscrites les personnes effectuant un service civique, toujours dans l’ordre chronologique de leur arrivée.

La forme du registre

Le Code du Travail ne prévoit aucune forme particulière pour la tenue du registre qui peut être établi soit sur support papier, soit sur support électronique. La forme informatique peut être choisie sous condition que ses garanties de contrôle soient équivalentes à celles du format papier. Si l’employeur opte pour un support informatique, il doit préalablement avertir les organisations représentatives d’employeurs et de salariés, et envoyer un avis à l’inspection du travail. Le registre converti en fichier informatique doit permettre d’obtenir les informations sans difficulté et sans risque d’altération, et il reste soumis aux mêmes exigences de conservation (5 ans après départ).

Quid du traitement des données personnelles

Le registre unique est une collecte, un enregistrement, une communication et une conservation d’informations personnelles. Il faut respecter le principe de protection des données à caractère personnel, conformément à la loi et au RGPD. Les employeurs doivent informer clairement leurs salariés sur le traitement et l’utilisation de leurs données et garantir leur sécurité et confidentialité. En cas de violation, la CNIL et les personnes concernées doivent être averties. Les coordonnées personnelles ne peuvent être révélées que si la loi ou une décision de justice l’impose.

Les sanctions

En cas d’impossibilité de communiquer le registre ou d’informations erronées ou incomplètes, l’employeur s’expose à une contravention de 4e classe pouvant aller jusqu’à 750 € par salarié concerné pour les personnes physiques et 3 750 € pour les personnes morales. D’autres registres obligatoires existent et renforcent la nécessité d’un ensemble de documents dans l’entreprise (DUER, CSE, registre des alertes de santé publique et environnementales, etc.).

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La mise en place et le maintien du registre

Le registre unique du personnel n’est pas un document difficile à établir. Il faut être rigoureux dans sa tenue car la négligence peut entraîner des sanctions. Le registre doit être tenu à jour et les changements doivent être consignés avec précision et dans un délai de deux mois à compter de l’événement. Le document doit rester disponible à l’inspection du travail et peut être soumis lors de contrôles. Si le registre est inexistant, incomplet ou contient des mentions erronées, une sanction est appliquée par salarié concerné.

Tableau récapitulatif des mentions obligatoires (résumé)

Qui peut accéder au registre du personnel ?

Le CSE et les agents de l’État chargés de l’application du Code du Travail et du Code de la Sécurité Sociale y ont droit. Le salarié peut accéder à ses propres données dans le cadre du RGPD. En cas de litige, les élus peuvent consulter les entrées et sorties du personnel contenues dans le registre. Lors des contrôles, les agents doivent pouvoir disposer du registre et des pièces annexées.

Bon à savoir sur les annexes et les cas particuliers

Des documents annexés doivent être fournis : déclarations de détachement pour les salariés détachés par un prestataire étranger et copies des titres d’autorisation de travail pour les salariés étrangers hors UE. Le registre doit être conservé dans l’établissement et les informations doivent rester indélébiles et infalsifiables, même en version numérique après consultation du CSE.

Autres registres obligatoires et lien avec le RUP

Le registre unique du personnel n’est pas le seul registre obligatoire : DUER (évaluation des risques), registre des alertes de santé publique et environnementales, registre des questions du CSE, et autres registres spécifiques en fonction des activités. Le RUP s’inscrit dans ce cadre global de transparence et de conformité légale, avec une attention particulière portée à la protection des données et à la traçabilité chronologique des embauches et des départs.

Utilisation pratique et conseils

- Ouvrir le registre dès l’embauche du premier salarié et le maintenir à jour tout au long de la relation de travail;

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- Conserver chaque modification avec date et enregistrement chronologique;

- Protéger les données personnelles et limiter l’accès conformément au RGPD;

- Prévoir une copie ou annexes pour les cas de détachement et d’autorisation de travail;

- Prévoir des supports papier ou numériques conformes aux exigences de traçabilité et de sécurité.

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