TVA et Frais de Déplacement: Comment ça Marche?

Vous effectuez régulièrement des déplacements dans le cadre de votre activité professionnelle ? Bonne nouvelle : vous pouvez récupérer la TVA sur certains des frais engagés à cette occasion.

Péage d’une autoroute, nuit d’hôtel, repas au restaurant… Vos salariés comme vous-mêmes pouvez engager des frais de déplacement lors de déplacements professionnels.

Le principe de cette récupération de TVA (dont le taux normal est de 20 %, les taux de réduits de 10 % ou 5,5 %) est très simple. Les entreprises soumises à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal) doivent facturer cette taxe à leurs clients puis la reverser à l’État français.

Attention toutefois : toutes les dépenses n’impliquent pas une telle déduction. Elles doivent, tout d’abord, être « nécessaires à l’exploitation de l’entreprise », poursuivent les pouvoirs publics. Par ailleurs, l’administration française a établi une liste de dépenses éligibles à ce dispositif.

Peut-on récupérer la TVA sur les notes d'hôtels lors d'un déplacement professionnel ?

Qui peut déduire la TVA sur ses frais de déplacement ?

Seules les entreprises soumises à un régime réel de TVA (normal ou simplifié) peuvent récupérer la TVA sur leurs dépenses professionnelles. Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA n’y ont pas droit, sauf s’ils optent pour un régime réel ou dépassent les seuils de chiffre d’affaires. Si vous êtes micro-entrepreneur, le régime de franchise en base de TVA vous dispense de payer cette taxe.

Conditions générales pour la déduction de TVA

Pour déduire la TVA, il faut respecter les règles de récupération de la TVA en général, mais aussi les règles spécifiques aux frais de déplacement et ne pas entrer dans une exclusion du droit à déduction.

Il existe plusieurs conditions de récupération de la TVA. L’entreprise est susceptible de déduire la TVA sur une dépense si celle-ci répond aux critères suivants :

La dépense est engagée pour réaliser une opération imposable ouvrant droit à déduction (article 271 II 1 du Code général des impôts CGI).
La dépense n’est pas utilisée à plus de 90 % à des fins personnelles par le salarié ou le dirigeant de l’entreprise.
L’entreprise conserve la facture originale établie à son nom et à son adresse par le fournisseur. Elle comporte toutes les mentions obligatoires d’une facture conforme, notamment le numéro de TVA, le prix hors taxe, le taux de TVA applicable, le montant de TVA.
La justification du paiement complet de la facture par le paiement direct au fournisseur ou par le remboursement de la dépense auprès du salarié.

Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Il faut posséder une facture au titre de chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée. La facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant. Et la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.

Les Frais de Mission et la TVA: Ce Qu'il Faut Savoir

Dans le cadre de leurs déplacements professionnels les membres du personnel de votre entreprise engagent des frais dits « frais de mission ». Selon quelles conditions votre entreprise peut-elle valablement exercer la déduction de la TVA grevant ces frais ?

Les conditions générales du droit à déduction doivent être satisfaites pour permettre la récupération de la TVA. La TVA grevant la dépense n’est déductible par l’entreprise qui l’a engagée que dans la mesure où :

cette dépense est utilisée pour la réalisation d’opérations imposables ouvrant droit à déduction (article 271 II 1 du Code Général des Impôts (CGI)) ;
la dépense n’est pas utilisée, intégralement ou pour plus de 90%, à des fins privées par les salariés de l’entreprise ou ses dirigeants ;
votre entreprise est en possession de la facture originale établie à son nom (et non pas au nom et à l’adresse du membre du personnel) par le fournisseur du bien ou le prestataire de services.
Cette facture doit comporter les mentions obligatoires prévues à l’article 242 nonies A I de l’annexe II au CGI et, notamment, le nom complet et l’adresse du fournisseur ou du prestataire et de son client, le numéro d’identification à la TVA du fournisseur ou prestataire, le prix hors taxe du bien ou du service, le taux et le montant de TVA ;
et votre entreprise est en mesure de justifier qu’elle a procédé au règlement de l’intégralité du prix facturé (règlement direct ou remboursement de la totalité de la dépense au membre du personnel).

Les frais de mission engagés ne doivent pas, par nature, être exclus du droit à déduction

Attention : même si les conditions générales du droit à déduction exposées ci-avant sont satisfaites, certains frais de mission spécifiques sont, par nature, exclus du droit à déduction. Votre entreprise doit donc veiller à ne pas déduire à la TVA grevant de telles dépenses.

Par ailleurs, le formalisme des factures relatives à certains frais a été assoupli par l’administration fiscale.

Rappel : en fonction de la nature de la dépense, les règles liées à l’exigibilité de la TVA sont différentes.

Les entreprises refacturent souvent les frais de déplacement qu’elles ont engagés. Sur les frais de transport du personnel de l'entreprise (billets de train ou d’avion, location de véhicule de tourisme…), la TVA n’est pas récupérable. Lorsque ces frais sont répercutés au client en complément du prix principal d'une prestation, ce dernier peut, lui, déduire la TVA sur le prix de la prestation, la refacturation en étant un élément (CGI art. 206, IV, 2.5° ; BOFiP-TVA-DED-30-30-30-§§ 10 et 20-12/09/2012).

Les règles applicables aux frais de mission les plus courants

Hébergement - Hôtel

La TVA grevant les dépenses d’hébergement concernant des tiers à l’entreprise (par exemple invitation de clients ou fournisseurs) est déductible par l’entreprise. En revanche, la taxe grevant les mêmes dépenses engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise ne peut pas être déduite.

En principe, la TVA sur les nuits d’hôtel réservées pour vos salariés ou dirigeants n’est pas déductible. Deux situations spécifiques permettent toutefois de récupérer la TVA :

Hébergement de sécurité : si vous logez du personnel de sécurité, de gardiennage ou de surveillance de chantier, la TVA devient déductible.
Refacturation à un tiers : lorsque vous facturez directement l’hébergement à un client, un fournisseur ou tout autre intervenant extérieur, la TVA portée sur cette facture peut être récupérée par votre entreprise.

Lorsqu’elle apparaît distinctement sur la facture, la TVA grevant les services annexes (facturés en sus de l’hébergement) de téléphone, de télévision, de connexion internet, de restauration, de mini bar, de blanchissage, de connexion internet et de parking est déductible par l’entreprise, y compris lorsque ces dépenses sont engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise.

Restauration, spectacles, réceptions

La TVA relative à ces dépenses engagées au profit de salariés, dirigeants ou tiers à l’entreprise est déductible par l’entreprise.

Vos salariés doivent régulièrement manger au restaurant dans le cadre de leurs déplacements professionnels ? Vous pouvez récupérer intégralement la TVA sur les frais de restauration - dont le taux est de 10 %, sauf exception, et de 20 % pour les boissons alcoolisées.

Même chose dans le cadre de repas où les clients sont invités : l’ensemble de l’addition pourra être prise en compte.

En outre, s’agissant du formalisme des factures de restauration, l’administration a admis que les éléments d’identification du client (nom et adresse) ne soient pas mentionnés sur les factures d’un montant total hors taxe inférieur ou égal à 150 €, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet. Les autres mentions doivent, en revanche, être inscrites par le prestataire (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 140).

Le Code général des impôts n’impose pas de restriction sur la récupération de la TVA sur les frais de repas. La TVA peut être déduite sur l’intégralité de la note, y compris les éventuelles dépenses des invités. Pour anticiper un éventuel contrôle, le motif du repas pris à l’extérieur doit être justifié par un déplacement professionnel.

La TVA sur les frais de réception engagés lors des déplacements professionnels par les salariés ou les dirigeants, même si aucun client n’est invité, est récupérable. La TVA sur les notes de restaurant est déductible à condition d’indiquer sur le justificatif le nom des participants et l’objet du repas. Cela fonctionne que la dépense soit réalisée par un salarié, un dirigeant ou un tiers.

La TVA sur les frais de réception est déductible même en l’absence d’invitation de clients. Les factures doivent mentionner le nom et la qualité des bénéficiaires (prospects par exemple).

Transport de personnes

La TVA relative à ces dépenses n’est pas déductible quels que soient la voie ou les moyens utilisés : route (bus ou taxi), fer (train ou métro), air, eau. Pour les billets de transport (train, avion, métro, bus) : ces titres ne supportent pas de TVA et ne génèrent donc pas de déduction.

Tout comme les frais d’hébergement, les frais de transport ne permettent pas, sauf exception, de déduire la TVA, conformément au Code général des impôts. Cela vaut, quel que soit le mode de transport : train, métro, bus, avion ou encore bateau… Même chose pour les déplacements en taxi ou en VTC (voiture de transport avec chauffeur).

Pour les courses de taxi ou VTC : la TVA sur un taxi/VTC ponctuel n’est pas déductible, même si la facture est adressée directement à l’entreprise ; elle ne l’est que lorsqu’elle est refacturée à un client ou dans le cadre d’un contrat permanent de transport collectif du personnel.

Location et entretien de véhicules

La TVA grevant les prestations de services de toute nature afférentes à des véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte n’est pas déductible. Sont concernées l’ensemble des « voitures de tourisme ».

N’ouvrent notamment pas droit à déduction les opérations, ci-après, lorsqu’elles portent sur des véhicules de tourisme: location, réparations, transports, opérations de commission et de courtage (cf. BOI-TVA-DED-30-30-70-20120912 §§ 1 à 20).

Qu’en est-il de la location de véhicules ? Tout dépend du véhicule que vous utilisez. Il n’est pas possible de récupérer la TVA si vous louez une voiture. Contrairement aux véhicules utilitaires, la location de véhicules de tourisme n’ouvre pas droit à la déduction de la TVA.

En revanche, la TVA relative aux prestations portant sur des véhicules conçus pour le transport de marchandises (camionnettes, fourgonnettes, véhicules dits « dérivés VP » qui ne comportent que deux places et qui sont également commercialisés sous les appellations « société », « affaire » ou «entreprise »…) est déductible (cf. BOI-TVA-DED-30-30-20-20131118 § 20).

Carburants

La taxe grevant l’achat d’essence n’est jamais déductible. La TVA relative à l’achat de gazole utilisé pour un véhicule non exclu du droit à déduction est déductible.

La déduction de TVA sur le carburant - au taux de 20 % - est, quant à elle, possible. Elle varie en fonction du carburant et du véhicule utilisé à des fins professionnelles. Elle varie en fonction du carburant et du véhicule utilisé à des fins professionnelles.

S’agissant des achats de gazole utilisé dans des véhicules exclus du droit à déduction (voiture de tourisme), seule 80 % de la taxe qui les a grevés est déductible.

Si vous êtes en voiture, la déduction s’élèvera à seulement 80 % de la taxe pour le gazole et l’essence (100 % pour le GPL et le GNV). Vous conduisez un utilitaire ? Alors vous pouvez récupérer la TVA en totalité sur l’essence, le gazole, le GPL et le GNV.

Dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel le remboursement des frais calculé à partir du barème kilométrique ne pourra pas donner lieu à la récupération de la TVA.

Péages

Enfin, bonne nouvelle : la TVA au taux de 20 % sur les frais de péage est déductible entièrement.

La TVA relative à ces dépenses est déductible. Oui pour les péages : la TVA à 20 % est totalement déductible.

Toutefois, s’agissant du formalisme des factures, l’administration a admis les aménagements suivants pour les péages acquittés à chaque passage, c'est-à-dire autres que ceux acquittés sur abonnement ou au moyen de cartes accréditives gérées par des tiers (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 §§ 80 à 120).

Peuvent ainsi être considérés comme des factures, les reçus délivrés aux barrières de péages qui, s’agissant des éléments d’identification du client, comportent un espace réservé aux informations à fournir par l’usager, c’est à dire son nom (ou raison sociale) et son adresse (ou siège social).

Afin de démontrer que ces dépenses sont utilisées à des fins professionnelles et non privées, il est recommandé d’indiquer sur le reçu le numéro d’immatriculation du véhicule, son utilisateur et l’objet du déplacement.

Les factures délivrées dans le cadre d’abonnements ou de cartes accréditives doivent, quant à elles, être établies au nom et à l’adresse de l’entreprise.

Parking

La TVA sur les frais de parking (taux de 20 % également) est déductible entièrement.

La taxe afférente aux dépenses de stationnement peut être déduite par les usagers qui utilisent le service pour les besoins de leurs opérations ouvrant droit à déduction, quel que soit le statut du véhicule concerné au regard du droit à déduction.

Pour le stationnement, la TVA des parkings clôturés (barrières, garages privés) est également récupérable, mais celle des places de voirie publique ne l’est pas. A titre d’exemple, ouvre droit à déduction la taxe afférente aux emplacements de stationnement achetés ou loués pour être mis à la disposition des clients ou des membres du personnel, dirigeants ou non, sur le lieu de travail (cf. BOI-TVA-DED-40-40-20120912 § 30) ou à proximité (cf. Rep. Anthié, Sen. 16 septembre 1993, p 1639 n° 1562).

A noter également que les assouplissements apportés aux règles de facturation des péages acquittés à chaque passage et les modalités de déduction de la taxe correspondante, exposés ci-dessus, s’appliquent dans les mêmes conditions aux notes délivrées par les automates qui ne permettent pas au fournisseur d’indiquer les éléments d’identification du client (exemple : tickets de parking) (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 120).

Enfin, la TVA grevant les dépenses de stationnement ne peut être récupérée que pour les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel.

Dépenses de téléphonie

La TVA afférente aux dépenses de téléphonie est déductible.

Cela étant, comme pour toutes les dépenses, la TVA qui apparaît sur la facture de téléphone du membre du personnel ne peut être déduite par l’entreprise qu'à la condition que la facture soit libellée au nom et à l'adresse de celle-ci et non pas au nom et l'adresse du salarié.

Modalités de Déduction de la TVA :

Attention : les modalités de la déduction de la TVA varient selon le mode de remboursement que vous avez mis en place dans votre entreprise.

Si vous proposez à vos salariés un remboursement au réel, ils doivent vous fournir des notes de frais pour leurs différents repas. Elles vous permettront de récupérer l’intégralité de la TVA. En revanche, si vous avez mis en place un remboursement au forfait, vos salariés reçoivent une somme qu’ils pourront dépenser pour leurs frais de restauration.

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