Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ? Définition et Utilité

L’extrait Kbis est le seul document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise commerciale immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré par le greffier du tribunal de commerce, le Kbis certifie qu’une entreprise est bien inscrite au registre, qu’elle exerce une activité commerciale, et qu’elle respecte les obligations prévues par le code de commerce.

Le Kbis, appelé aussi extrait Kbis, est un document officiel qui valide l’existence juridique d’une société et qui donne les informations relatives à sa personnalité morale (capital social, forme juridique, noms des dirigeants, adresse du siège...). Il est obligatoirement produit pour toute personne physique ou morale exerçant une activité commerciale dans l’hexagone.

Le Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Le Kbis est généralement sollicité dans le cadre :

• D’une candidature à un appel d’offres public
• D’une ouverture de compte bancaire
• Souscrire une assurance professionnelle
• D’achat de marchandises ou de matériel auprès de distributeurs (relations en BtoB)
• De démarches administratives variées...

En bref, on parle :

• D’extrait Kbis pour une société
• D’extrait K pour une entreprise individuelle / un auto-entrepreneur
• D’extrait L bis pour un établissement secondaire de l’entreprise

Si votre activité a un but commercial, alors vous êtes sujet au Kbis, quelle que soit la nature de la personne (morale ou physique). À noter : Si votre société a une activité commerciale, alors vous devez obligatoirement vous immatriculer auprès du RCS.

Lire aussi: Définition et utilité de l'extrait Kbis

Le Kbis peut être demandé par tout intéressé auprès du greffe du tribunal de commerce concerné, sur simple demande (sur place, par voie postale ou via le site Internet du greffe).

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). L'extrait Kbis est un document non confidentiel. Il est ainsi accessible à toute personne qui le demande. Toute entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doit posséder un extrait Kbis.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Quelles Entreprises Sont Concernées par l'Extrait Kbis ?

Au vu de son utilité et des informations qu'il véhicule, il est logique que l'extrait Kbis soit requis uniquement pour les sociétés commerciales, c'est-à-dire les personnes morales inscrites au RCS. Il s'agit des entreprises de type SARL, SA, EURL, SASU, etc.

Les micro-entreprises, les artisans et les professions libérales en sont d'office exclus, mais ces derniers possèdent plutôt des équivalents qu'ils peuvent obtenir via des démarches indépendantes de celles de l'obtention de l'extrait Kbis.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Le Kbis concerne uniquement les personnes morales. Les entreprises individuelles et auto-entrepreneurs ne sont pas des personnes morales. Ils disposent simplement d’un extrait K, et non d’un Kbis.

Un extrait Kbis est un document qui vient attester de l’existence juridique d’une entreprise ou d’une société auprès d’une personne tierce. Les associations loi 1901 n’ont pas un but commercial et ne sont donc pas inscrites au RCS. Dans ce cas, elles ne peuvent pas obtenir de Kbis association, et ce, même si elles exercent une activité économique.

Il existe une exception pour certaines associations qui peuvent être immatriculées au RCS et donc avoir le Kbis association. Dans ce cas, pour avoir un Kbis association, elles doivent être une :

• Association émettant des obligations ou des titres associatifs après deux années d’existence d’une activité économique
• Association réalisant régulièrement du change manuel immédiat de monnaies et billets

Utilité de l'Extrait Kbis pour les Entreprises

Dans sa définition, l'extrait Kbis est le gage de l'existence de l'identité juridique d'une entreprise. C'est ce document qui lui permet d'engager sa signature dans divers contrats. C'est d'ailleurs pour cette raison que les partenaires commerciaux et les administrations publiques réclament le Kbis avant de s'engager auprès d'une entreprise.

L’extrait Kbis est avant tout un justificatif d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés. En d’autres termes, il prouve l’existence juridique d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une société commerciale, d’une entreprise individuelle ou d’une personne morale.

Lire aussi: Extrait KBIS Uber Eats vs Relevé Sirene : Lequel choisir ?

Il est également demandé à l'occasion des candidatures pour appels d'offres publics, pour l'ouverture des comptes professionnels, ou encore pour l'achat de matériel professionnel. L’extrait Kbis, en version originale, est le document justifiant de l'existence légale d'une entreprise. la réalisation de son inscription est obligatoire au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe.

Un autre rôle de ce document est qu'il sert de recueil d'informations sur la société et ses dirigeants. Il contient notamment la forme juridique de l'entreprise, son numéro d'immatriculation, une mention qui atteste de l'engagement ou non de l'entreprise dans une procédure collective, et l'indication du Greffe du tribunal auquel elle est rattachée. Il est aussi possible d'y trouver le montant du capital social, l'adresse du siège, la date de création, la durée de vie ou encore l'activité commerciale pratiquée.

À tous ces éléments, s'ajoutent les informations sur le dirigeant principal, les administrateurs et les commissaires aux comptes, à savoir : leur nom, leur date et commune de naissance, leur adresse et leur nationalité.

En plus de prouver l’existence juridique de l’entreprise, le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles, telles que :

• Le greffe dont relève l’entreprise
• La date de délivrance du Kbis
• Le numéro SIREN et le numéro SIRET
• Le code APE et l’objet social détaillé
• La raison sociale, le sigle, l’enseigne, l'activité
• L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
• La date de création de la société
• La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
• Le capital social
• La durée de vie
• Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
• Les noms, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du ou des dirigeant(s)

L’extrait Kbis mentionne lorsque l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective. En effet, le cas échéant, ce document indique également les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives. Il peut s’agir de sauvegardes, de redressement ou encore de liquidation judiciaire de l’entreprise.

Toutes ces informations permettent de se renseigner sur la régularité, la visibilité et la légalité de l'entreprise, mais aussi sur sa santé financière et donc sa solvabilité. Ces divers paramètres sont très importants pour les partenaires qui aimeraient traiter avec l'entreprise ou étudier la concurrence. Par conséquent, une entreprise qui ne possède pas d'extrait Kbis prend le risque de réduire ses chances d'obtenir le soutien de nouveaux fournisseurs, assureurs, organismes financiers, investisseurs, mais également la possibilité de candidater à des marchés publics par exemple. Or, selon sa situation, il peut lui être fatal de perdre de telles chances.

Comment Obtenir un Extrait Kbis ?

L'extrait K ou le Kbis est délivré à l'entreprise au moment de l'immatriculation au RCS. Mais puisqu'il est régulièrement actualisé, une version actualisée peut être obtenue à tout moment ; il suffit de se rendre sur le site monidenum afin d'en faire la demande. Pour ce faire, il faudra télécharger une pièce d'identité et attendre que le site vérifie l'enregistrement de l'entreprise au RCS.

Il est aussi possible d'obtenir les extrait K et Kbis directement auprès du Greffe du tribunal du commerce auquel l'entreprise est rattachée. La demande peut se faire en ligne sur le site du Greffe du tribunal du commerce ou sur le site Infogreffe qui rassemble les ressources de tous les tribunaux de commerce en un seul endroit.

En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez demander un extrait Kbis si l’entreprise est domiciliée en France. Dans ce cas, il faut vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’établissement ou faire une demande en ligne sur infogreffe.fr. Un gérant de société peut trouver son extrait de Kbis en ligne sur le site Monideum, géré par les greffes des tribunaux de commerce.

Les personnes extérieures à l’entreprise peuvent :

• effectuer une demande d’extrait de Kbis sur le site infogreffe.fr
• contacter le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise

Dans le cadre de l’Alsace ou de la Moselle, il faut s’adresser à la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance.

Validité et Actualisation de l'Extrait Kbis

Bien que le Kbis ne mentionne aucune durée de validité, les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois que sa version soit une version papier ou numérique. Les destinataires du Kbis vous demandent que ce document ait moins de trois mois afin d’être sûrs que la situation de votre établissement est réelle.

Si vous êtes le dirigeant d’une société commerciale et qu’il faut apporter des modifications sur le Kbis de votre entreprise, vous devez alors vous adresser au greffe du Tribunal de commerce ou au CFE qui est le centre de formalité des entreprises. Le greffe du Tribunal de commerce ou le centre de formalité des entreprises doivent être situés dans la juridiction de l’adresse du siège de votre société.

Coût de l'Extrait Kbis

Un extrait Kbis est envoyé d’office au dirigeant suite à l’immatriculation de sa société. Ce premier extrait est gratuit dans le sens où l’envoi n’est pas facturé, mais le dirigeant aura tout de même versé, en amont, des frais d’immatriculation auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Or, les frais d’immatriculation comprennent les honoraires pour le greffe du tribunal de commerce.

Les envois d’extraits Kbis suivants ne sont pas gratuits. Ils sont facturés au dirigeant :

• 2,69€ pour une demande de Kbis directement au greffe
• 4,18€ pour un envoi du Kbis par courrier
• 3,37€ pour un envoi électronique (dont 2,69 € + 0,68 € de diligences de transmission)

La transmission d’un extrait Kbis est gratuite pour le dirigeant de l’entreprise concernée. Il peut la retrouver directement sur son espace personnel depuis le site Monideum. L’extrait Kbis sera cependant payant pour une personne extérieure à l’entreprise qui cherche à obtenir ce document.

Depuis octobre 2019, la demande est gratuite et accessible de manière sécurisée ! En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019. Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée. Si vous n’êtes pas mandataire de l’entreprise, vous pouvez télécharger un Kbis gratuitement et en illimité en vous servant de www.pappers.fr.

Pour disposer d’un Kbis à jour en permanence, le dirigeant peut prévoir un envoi périodique et automatique via le site du greffe du tribunal de commerce. Sachez que pour que votre Kbis soit à jour, vous avez la possibilité d’opter pour un envoi périodique proposé lors de votre demande d’extrait de Kbis. Vous pourrez demander la périodicité en nombre de mois pendant laquelle vous désirez recevoir ce document.

Tout dépend de la charge de travail de ce service, mais en général, vous le recevez entre 4 et 8 jours à partir du dépôt de votre demande.

Attention aux Faux Kbis

Attention aux faux Kbis. Des sociétés se font voler leur identité par des personnes qui déposent de faux documents auprès du greffe du tribunal. Elles obtiennent ainsi de « vrais faux Kbis » pour obtenir, en général un crédit. Cette méthode est de plus en plus fréquente et les prêts obtenus avec un faux Kbis ne sont jamais remboursés.

balises: #Kbis

Articles populaires:

• Avantages de la Loi Madelin
• Options de financement de thèse
• Atout Essentiel pour les Professionnels de la Finance
• Tout savoir sur l'année de césure
• Choisir sa structure juridique en France