Comment soumettre une demande de subvention : Guide complet pour les associations

Préparer une demande de subvention est une étape clé pour toute association souhaitant obtenir un financement public. Une demande bien documentée et structurée augmente significativement les chances de succès. Réaliser une demande de subvention pour une association nécessite de suivre plusieurs étapes spécifiques, souvent structurées en ligne pour simplifier la procédure.

La demande de subvention d’une association peut être motivée par la volonté d’accomplir une action ou un projet d’investissement, de financer le développement de ses activités ou encore de participer au financement global de son activité. Quelle que soit la raison à l’origine de cette demande, l’association doit compléter, de manière exhaustive, un formulaire prévu à cet effet et le signer.

Ainsi, seules les associations œuvrant pour l’intérêt général et projetant de réaliser l’une des actions précitées peuvent demander une subvention. En outre, l’association doit faire l’objet d’une déclaration auprès du greffe des associations et d’une immatriculation au répertoire Sirene. A noter : le demandeur de la subvention doit s’identifier précisément.

Pour maximiser les chances de succès, la demande de subvention doit être claire et convaincante. Et notamment si la demande est effectuée en ligne, car de nombreux documents seront à fournir au format PDF.

Voici les étapes clés pour soumettre une demande de subvention réussie, en particulier pour les associations.

1. Identification des sources de financement

Trouver les subventions adaptées à votre association peut sembler complexe, mais il existe plusieurs moyens d’identifier les aides disponibles, que ce soit auprès des collectivités territoriales, de l’État ou de l’Union Européenne.

Portail officiel des associations (associations.gouv.fr): ce site géré par l’administration française centralise les informations sur les aides publiques aux associations.
Sites des collectivités territoriales: les mairies, départements et régions publient régulièrement des appels à projets et des informations sur les subventions disponibles pour les associations locales.
Forums, salons et événements: les événements dédiés aux associations offrent des opportunités de rencontrer des financeurs et d’obtenir des informations actualisées sur les subventions.
Réseaux et fédérations associatifs: ils fournissent des informations sur les subventions et accompagnent les associations dans la recherche de financements.

Sources de financement pour les associations

Subventions européennes

Le processus de demande de subventions européennes peut être plus complexe et exige des réponses spécifiques aux priorités définies par l’Europe. Chaque financement européen répond à des objectifs spécifiques des politiques publiques européennes, et les modalités de candidature et exigences peuvent varier.

L’Union européenne dispose de différents programmes de financement pouvant être sollicités en fonction de la nature d’un projet ou de ses activités. Les structures franciliennes peuvent candidater, les appels à projets sont directement publiés sur le site de la Commission européenne.

Fonds européens structurels d’investissement: en Île-de-France, le Fonds européen de développement régional (FEDER), le Fonds social européen+ (FSE+) et le Fonds européen pour le développement rural (FEADER) peuvent être mobilisés et sont des fonds européens dont la gestion est confiée aux Régions et à l’État.

Programmes de coopération territoriale européenne: ils permettent de soutenir des projets de coopération. L'Île-de-France est éligible à deux programmes: Interreg Europe du Nord-Ouest et Interreg Europe.

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Programmes européens thématiques: gérés par la Commission européenne ou ses agences exécutives (Horizon Europe, Life, Erasmus+…).

2. Constitution du dossier de demande

Pour déposer une demande de subvention, l’association doit compléter le formulaire cerfa 12156*06 prévu à cet effet. Ce formulaire est destiné aux demandes de subventions de fonctionnement des associations œuvrant dans l’intérêt général.

Comment faire une demande de subvention qui fonctionne vraiment ? 💸

Pour déposer une demande de subvention, plusieurs documents annexes au cerfa sont indispensables afin de justifier la légitimité et la capacité de l’association à mener à bien le projet proposé.

Les statuts de l’association: Ils prouvent la légitimité de l’association, sa structure, et son fonctionnement.
Le rapport d’activité: Ce document présente les actions déjà réalisées par l’association, illustrant son engagement et ses compétences.
Les comptes annuels: Les derniers comptes annuels attestent de la santé financière de l’association et de la rigueur dans la gestion des fonds.
Budget prévisionnel détaillé: Ce budget expose comment les fonds demandés seront utilisés.
Le numéro du répertoire national des associations (RNA): ce numéro est attribué lors des formalités de création, de changement de dirigeant ou de modification des statuts.

Informations à inclure dans le formulaire CERFA

En premier lieu, l’association doit préciser la nature de la demande. Ensuite, l’association précise s’il s’agit de sa première demande de subvention ou d’un renouvellement. L’objet de la subvention doit également être détaillé. Enfin, l’association précise la durée pour laquelle la subvention est demandée.

Cette partie est destinée à permettre à l’autorité administrative de comprendre la nature de l’activité de l’association demandeuse, ainsi que son environnement. Dans cette rubrique, il est demandé à l’association de dresser un état de ses ressources humaines au 31 décembre de l’année passée. Cela permet à l’autorité administrative de mieux appréhender les conditions de fonctionnement de l’organisme associatif à travers ses moyens humains. Pour ce faire, l’association doit spécifier le “nombre de salariés en équivalent de temps travaillé” (ETPT).

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L’association présente son budget prévisionnel global. Il s’agit d’un budget construit pour l’avenir qui peut donc être amené à évoluer. Le budget prévisionnel est un instrument de gestion financière en ce qu’il permet de prévoir les dépenses et les recettes.

Un soin particulier doit être porté à la rédaction de cette rubrique. Il s’agit ici de décrire le ou les projets objets de la demande de subvention. L’association doit détailler avec clarté et cohérence les objectifs visés par le projet et les actions mises en œuvre pour sa réalisation. Cependant, le niveau de détail doit être proportionné à la nature du projet, son importance et le montant de la subvention demandée.

Le(s) objectifs(s): l’objectif général du projet ainsi que les objectifs poursuivis.
La description: le but est ici de donner une vision concrète et construite du projet.
Les modalités d’évaluation: l’association doit définir des indicateurs d’évaluation permettant d’évaluer le projet.
Le budget du projet: il est destiné à chiffrer les moyens à mobiliser pour atteindre les objectifs fixés et de comparer les chiffres aux ressources dont dispose l’association et celles qui seront nécessaires.

Dans le cadre d’une demande de subvention, chaque association a l’obligation de souscrire au contrat d’engagement républicain. L’autorité publique doit, par ailleurs, connaître le montant total et cumulé de subventions publiques dont a bénéficié l’association sur les 3 derniers exercices.

3. Dépôt de la demande

Pour cela, consultez les portails officiels (ex. : www.associations.gouv.fr) et les sites des collectivités territoriales, ministères, ou fondations privées. Dans le formulaire ou sur la plateforme, une section est dédiée à l’explication de l’objet de la demande. Cette section est cruciale pour convaincre le financeur de l’utilité et de la pertinence de votre projet.

Les demandes de financement auprès du FSE, du FSE+ et du FTJ sont gratuites. Aucun frais de dossier ou d’assurance ne peut être demandé pour le dépôt d’une demande de financement. Vous allez créer et déposer votre demande de financement en ligne sur la plateforme Ma démarche FSE+. Il n’existe plus de version papier depuis 2014.

Pour effectuer une demande de financement FEDER ou FSE+ dans le cadre du Programme régional géré par la Région Île-de-France et ses organismes intermédiaires, le dépôt des demandes de financement s’effectue sur la plateforme e-Synergie.

Pour déposer une demande de financement FSE+ auprès de la DRIEETS Île-de-France au titre du Programme national, il faut se rendre sur la plateforme Ma démarche FSE+, et se référer précisément aux appels à projets et critères de sélection qui définissent le cadre dans lequel les projets doivent s’inscrire ainsi que la date butoir de dépôt des demandes. Les appels à projets de la DRIEETS Île-de-France et de ses organismes intermédiaires (OI) sont publiés sur le site fse.gouv.fr.

Il est conseillé de déposer une demande d’aide avant de démarrer son projet. Toute demande doit être complétée avant la date de clôture de l’appel à projets concerné.

4. Instruction et évaluation du dossier

Chaque organisme impose des délais spécifiques pour le dépôt des demandes de subvention. Ces périodes d’appel à projets varient selon l’organisme financeur et le type de subvention. Après le dépôt, le dossier est soumis à une évaluation rigoureuse par les services compétents de l’organisme financeur.

Lorsque le gestionnaire déclare la demande de financement recevable, l’instruction du projet peut être engagée. L’instruction consiste en une analyse qualitative, quantitative et financière du dossier d’une demande de subvention recevable afin de donner un avis sur l’opportunité de son financement. Le service instructeur travaillera avec vous pour valider votre demande.

Le gestionnaire va s’assurer de votre capacité à retracer les dépenses et les ressources liées au projet. Enfin, dans le cadre de la demande, vous devrez préciser les unités de mesure pour attester de la réalisation du projet. Il s’agira de déterminer à partir de quand vous considérez que l’objectif du projet est atteint.

Vous devrez également lister les justificatifs prévus pour attester de la réalisation du projet car le gestionnaire veillera à ce que ceux-ci soient corrects et suffisants. Au-dessus des seuils de procédures (adaptées ou formalisées) prévues par le décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, le gestionnaire s’assurera du respect des règles de mise en concurrence prévues par les textes.

Le gestionnaire analysera toutes les dépenses et ressources valorisées dans le plan de financement prévisionnel. Toutes les dépenses déclarées au réel seront contrôlées lors du service fait.

5. Suivi et obligations post-subvention

Si la demande est acceptée, des informations complémentaires vous seront fournies pour organiser le versement des fonds et pour respecter les obligations de compte rendu.

Une fois la subvention octroyée, l’association bénéficiaire doit se conformer à un certain nombre d’obligations pour garantir la transparence et la bonne utilisation des fonds publics.

Lorsque le montant de la subvention excède 23 000€, l’association bénéficiaire doit conclure une convention écrite avec l’organisme ou l’administration qui l’a attribuée. Lorsque l’association perçoit une ou plusieurs subventions publiques dont le montant total dépasse 153 000€, elle est tenue d’établir des comptes annuels. L’association doit également désigner un commissaire aux comptes et un suppléant. Et les publications des comptes doivent intervenir dans les 3 mois qui suivent l’approbation des comptes par l’assemblée délibérante.

L’association peut être tenue de mentionner ce soutien sur ses divers supports de communication (flyers, affiches, réseaux sociaux, etc.). Le non-respect des engagements pris dans la demande de subvention, ou l’utilisation des fonds à des fins non prévues, peut entraîner des sanctions administratives.

En cas de manquement aux règles, l’association peut être tenue de rembourser la totalité ou une partie de la subvention perçue (Article L.1611-4-1 du Code général des collectivités territoriales).

Types de subventions

Les subventions pour les associations sont de plusieurs types, chacune adaptée à des besoins spécifiques de financement.

Subventions de fonctionnement: conçues pour financer les frais courants de l’association.
Subventions d’investissement: destinées à financer des dépenses ponctuelles et significatives, souvent liées à des projets de long terme ou à des investissements matériels.

Conseils pour une demande réussie

Pour qu’une demande de subvention soit convaincante, l’association doit mettre en avant la valeur ajoutée de son projet tout en respectant une présentation structurée et soignée.

Mettre en avant l’intérêt général: Un projet qui démontre un impact social et une utilité publique a de bien meilleures chances d’attirer l’attention des financeurs.
Structurer le dossier de manière logique: Respectez les étapes requises dans le formulaire (objectifs, actions, budget) et utilisez des sous-titres et paragraphes clairs.
Mettre en avant les objectifs et résultats attendus: Présentez de manière concise mais explicite les objectifs concrets du projet et les résultats que l’association espère atteindre.
Fournir des pièces justificatives à jour: Les pièces jointes (statuts, comptes annuels, budget prévisionnel) doivent être complètes et mises à jour.
Diversifier les sources de financement: est une stratégie judicieuse pour sécuriser le budget du projet.

Questions fréquentes

Quels sont les critères pour obtenir une subvention pour une association ? Une association doit démontrer un intérêt général, respecter l’ordre public, et se conformer aux valeurs de la République.

Quelles associations peuvent demander une subvention ? Les associations de loi 1901 qui réalisent des actions d’intérêt général peuvent prétendre à une subvention si elles respectent les critères d'éligibilité.

Comment rédiger un compte rendu financier après une subvention ? Le compte rendu financier doit détailler les dépenses et montrer comment les fonds ont été utilisés pour le projet en respectant les objectifs initiaux.

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