Comment récupérer un extrait Kbis via Infogreffe : Tutoriel complet

L'extrait Kbis est la carte d'identité de votre entreprise. L'extrait Kbis (ou plutôt l’extrait K pour les auto-entrepreneurs) est un simple document qui prouve que votre entreprise existe bien. Ce document, bien que son nom puisse paraître complexe, est essentiel pour toute entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Voici un guide détaillé pour comprendre ce qu'est un extrait Kbis et comment l'obtenir facilement.

Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est le seul document officiel qui permet de prouver l'existence légale de votre entreprise. Il concerne seulement les entreprises commerciales, c'est-à-dire les entreprises qui sont immatriculées au RCS. Être immatriculé au RCS signifie que votre entreprise est inscrite dans un grand répertoire où sont enregistrées toutes les entreprises commerciales de France. L’extrait Kbis permet de vérifier que vous êtes bien inscrit au RCS.

Informations clés contenues dans l'extrait Kbis :

La dénomination de votre entreprise
Votre numéro SIREN
La forme juridique de votre entreprise (EI)
L'adresse du siège de votre entreprise
L'activité exercée et votre code NAF (ou code APE)
La référence à votre activité (si elle est réglementée)
La date de création de votre entreprise
Votre nom et toutes les informations relatives à votre identité (lieu et date de naissance, nationalité, adresse)

D’ailleurs, toutes les informations figurant sur le Kbis sont publiques : toutes les personnes peuvent y accéder.

L'extrait Kbis est essentiel pour :

Passer une commande auprès d'un fournisseur ou par un client.
Ouvrir un compte bancaire pro.
Souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle.
S'inscrire sur une plateforme de freelancing ou sur des plateformes comme Deliveroo ou Uber Eats.
Justifier une demande d'aide à la création ou à la reprise d'une entreprise auprès de Pôle emploi.

⏳ L'extrait Kbis a une durée de validité de 3 mois. Si vous avez besoin d'un extrait Kbis après les 3 premiers mois d'activité, celui que vous avez reçu au moment de la création de votre entreprise est « périmé ». Il faut donc en demander un autre !

Lire aussi: TVA et Véhicules : Le Guide

Alternatives à l'extrait Kbis pour d'autres types d'entreprises :

Artisans : L'équivalent de l'extrait Kbis est l'extrait D1, prouvant l’immatriculation au répertoire des métiers (RM). Il peut être demandé auprès de la chambre des métiers et de l’artisanat (CMA).
Professions libérales : N'ont besoin que de leur numéro SIREN (ou SIRET). Vous pouvez cependant demander un avis de situation au répertoire Sirene auprès de l’INSEE.
Agents commerciaux : L’équivalent du Kbis est le certificat d’inscription au RSAC (registre spécial des agents commerciaux).

🚨Depuis 2023, il existe un registre national des entreprises (RNE) rassemblant le RCS, le RM ou encore le RSAC. L’inscription à ce registre devient automatique et obligatoire, y compris pour les professions libérales.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Il existe plusieurs méthodes pour obtenir un extrait Kbis, que ce soit le vôtre ou celui d'une autre entreprise. Voici les étapes à suivre :

1. Via MonIdenum (Gratuit pour votre propre Kbis)

MonIdenum est un service proposé par les greffes des tribunaux de commerce. Vous pouvez y obtenir un extrait Kbis gratuitement ! C'est un service d’authentification juridiquement opposable qui permet d’agir en votre nom et pour le compte de vos entreprises sur tous les services partenaires.

Rendez-vous sur MonIdenum.
Créez votre compte : Activez votre identité numérique en créant un compte sur MonIdenum.
Téléchargez votre extrait Kbis numérique : Une fois connecté, accédez à la rubrique « Kbis et performances » dans votre espace personnel et téléchargez votre extrait Kbis au format PDF.

Comment ça marche ?

L’usager active MonIdenum pour être reconnu et associé aux Kbis des entreprises qu’il dirige ou pour lesquelles il est mandaté
Il clique sur le bouton MonIdenum pour être reconnu par les sites partenaires
Il saisit ses identifiants et mot de passe : il sera alors identifié et ses entreprises aussi

Il permet :

D’accéder au Tribunal Digital
D'obtenir le Kbis gratuitement et de manière illimité pour le chef d’entreprise
De consulter son indicateur de performance

⚠️ Exception : Si vous exercez votre activité en Alsace-Moselle, vous ne pouvez pas demander un extrait Kbis sur MonIdenum. Vous devrez le demander au tribunal d’instance compétent.

2. Via Infogreffe (Payant)

Si vous cherchez à obtenir le Kbis d’une autre entreprise, il faudra passer par Infogreffe ! Bien que le service ne soit pas gratuit (entre 2 € et 4 €), il permet d'accéder aux informations de presque toutes les entreprises immatriculées.

Rendez-vous sur le site d'Infogreffe.
Recherchez l'entreprise : Utilisez les informations de base (dénomination, SIREN) pour trouver l'entreprise souhaitée.
Ajoutez l'extrait Kbis au panier : Sélectionnez le format désiré (électronique ou papier) et ajoutez-le à votre panier.
Procédez au paiement : Finalisez votre commande en payant les frais applicables.

La procédure en ligne pour obtenir un extrait Kbis sur le site d'Infogreffe est assez simple. Pour commencer, il convient de se rendre sur la page dédiée aux documents sur le site Infogreffe.fr. Ces informations, une fois données, permettent d’accéder à la fiche de l’entreprise concernée. Dans certains cas, plusieurs entreprises peuvent avoir la même dénomination. Il sera, à ce moment, possible d’accéder à la liste des documents légaux disponibles pour l’entreprise, en cliquant sur l’onglet « Documents ». Cette dernière peut varier selon les entités, mais comprend généralement l’extrait Kbis. Il suffira alors pour l’utilisateur de cliquer sur « Kbis » et de sélectionner le format (électronique ou papier) avant de mettre l’extrait Kbis dans son panier et de procéder à la commande.

3. Autres options

Outre les sites spécialisés, une autre possibilité est de passer directement par le greffe du Tribunal de commerce. Dans ce cas, il convient de s’adresser directement au greffe dont dépend l’entreprise concernée. La réception peut se faire directement au guichet du greffe. Les délais de remise varient selon la procédure choisie. Le retrait au guichet du greffe est immédiat.

Extrait K ou Kbis : Quelle différence ?

L'extrait K et le Kbis sont des documents essentiels pour les entrepreneurs, reflétant leur statut juridique et leur inscription au Registre du Commerce et des Sociétés. Ils sont tous les deux délivrés par le Greffe du Tribunal de Commerce. La différence va donc se trouver dans la structure juridique de l’entreprise créée:

L'extrait K : il va concerner principalement les personnes physiques: entreprises individuelles, les micros entreprises
L'extrait Kbis : les sociétés commerciales (SARL, EURL, SAS…)

Pour les autres activités: libérales, artisanales (sans activité commerciale), il n’y a pas d’extrait K ou Kbis de délivré. Tout va dépendre de son activité:

L’activité est commerciale: définie par le code du commerce, il s'agit principalement de l'achat pour revendre ou bien la vente de certaines prestations de service. Il va donc obtenir un Kbis
L’activité est libérale: réalisation de prestations intellectuelles, techniques ou de soins) il s’agira donc d’un avis Insee.
L’activité est artisanale (activité de production, transformation, de réparation et certaines prestations de service): extrait D1

L'extrait K est spécifique aux entrepreneurs individuels, tels que les micro-entrepreneurs, tandis que le Kbis concerne les sociétés commerciales telles que les SARL ou SAS.

Informations complémentaires

L'extrait K-Bis pour auto-entrepreneur est-il gratuit ?

Le certificat d’immatriculation est gratuit auprès de l’INSEE et de la Chambre de Métiers et de l’Artisanat, autrement dit, pour les activités libérales et artisanales, vous pouvez le télécharger autant de fois que vous le souhaitez et que vous en avez besoin.

Pour les activités commerciales, l’extrait K est payant auprès du site Infogreffe. Il faut créer un compte auprès du site avant de pouvoir le télécharger.

Pourquoi je n'ai pas de numéro kbis ?

Lorsqu’on évoque le numéro Kbis, c’est généralement le numéro SIREN auquel on fait référence.

Le numéro SIREN figurera sur le certificat d’immatriculation (sur l’extrait K, l’avis Insee), ou encore sur le D1 pour les activités artisanales (numéro Répertoire des Métiers).

Il s’agit du numéro qui identifie l’entreprise auprès des administrations (impôts, URSSAF…). Il est composé de neuf chiffres et il est délivré par l’INSEE.

Parfois ce numéro peut être en cours d’attribution: les organismes compétents enregistrent votre immatriculation, puis le communiquent à l'INSEE. Il peut donc y avoir un décalage entre l’obtention du certificat d’immatriculation provisoire et le définitif où figurera le numéro SIREN définitif.

Quelles sont les sanctions si je n'ai pas d'extrait KBIS ?

Au-delà de l’extrait Kbis, nous allons évoquer les sanctions en cas de non-immatriculation de la micro entreprise auprès de l’administration compétente.

Il s’agit d’une obligation légale et obligatoire: toute activité professionnelle doit être déclarée.

Si celle-ci n’est pas déclarée, aucune facturation et aucun encaissement ne peuvent être effectués.

Aussi, si une activité est exercée alors qu’aucune déclaration n’a pas été faite ou bien au moins déposée et en attente de traitement, l’activité est illégale.

Il s’agit donc d’une fraude dont les sanctions sont d’ordre fiscales et sociales.

En conclusion, que vous soyez auto-entrepreneur ou à la tête d'une société, l'extrait Kbis est un document indispensable. Grâce à ce guide, vous pouvez désormais l'obtenir facilement et rapidement, que ce soit via MonIdenum pour une solution gratuite ou via Infogreffe pour accéder aux informations de toutes les entreprises.

balises: #Kbis