Comptabilisation des Frais de Greffe, Redevances INPI et Frais Annexes
La gestion comptable des frais liés à la vie d'une entreprise peut parfois s'avérer complexe. Cet article détaille la comptabilisation des frais de greffe, des frais d'annonce légale, des honoraires associés, ainsi que des redevances INPI pour le dépôt et le renouvellement de marque. Nous aborderons également les particularités liées à l'immobilisation de ces frais.
Comptabilisation des Frais de Greffe
Les frais de greffe sont les frais légaux engendrés lors de la constitution d'une société ou de toute autre modification à déclarer. Bien sûr, ces frais ont un coût et souvent la difficulté se pose au moment de leur enregistrement comptable.
La comptabilisation d'un extrait Kbis, des frais de greffe ou toutes les sommes liées au dépôt d'actes devant un tribunal, se fait par un compte 6227 Frais d'actes et de contentieux. Les frais de greffe, réglés ou non sur le guichet électronique des formalités d'entreprise (guichet unique) ou sur le site Infogreffe, sont généralement comptabilisés dans le compte 6227 Frais d'actes et de contentieux.
Voici l'opération à passer :
| Numéro de compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6227 | Frais d'actes et de contentieux | Montant HT | |
| 44566 | TVA déductible | Montant TVA | |
| 401 | Fournisseurs | Montant TTC |
Cette opération s'enregistre pour toutes les formalités facturées par le greffe du tribunal de commerce ou le site du guichet unique par exemple. Toutefois, même si les frais de greffe font partie intégrante des formalités auprès du greffe du tribunal de commerce, d'autres frais sont également constatés.
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Vous trouverez une liste non exhaustive de ces frais :
- La création d'une société ;
- Le dépôt des comptes annuels ;
- Le changement de siège social ;
- L'ouverture/la fermeture d'un établissement secondaire ;
- L'extrait Kbis ;
- etc.
Comptabilisation des Frais d'Annonce Légale
En plus des frais de greffe pour vos formalités, bien souvent, il y a une annonce légale à faire paraître dans un journal afin de communiquer auprès des tiers la création ou modification de votre société. Vous avez également la possibilité de choisir le journal habilité à recevoir ces annonces.
Ces frais s'enregistrent de la façon suivante :
| Numéro de compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6231 | Annonces et insertions | Montant HT | |
| 44566 | TVA déductible | Montant TVA | |
| 401 | Fournisseurs | Montant TTC |
Afin de ne pas mélanger vos opérations d'annonces légales versées au greffe avec vos publicités habituelles, nous vous conseillons de créer un sous-compte à cet effet.
Les tarifs des annonces judiciaires et légales, tant au forfait qu'au caractère, ont été actualisés au 1er janvier 2025 (arrêté du 16 décembre 2024). Les annonces au caractère restent déterminées en fonction du nombre total de caractères, tandis que les forfaits dépendent de la nature et de la localisation de l'annonce.
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Déposer sa marque à l'INPI : la FAUSSE BONNE IDÉE quand on veut lancer sa marque !
Des tarifs forfaitaires s'appliquent désormais à un plus large éventail d'annonces, comme la modification de capital ou la transformation de sociétés.
Comptabilisation des Honoraires du Professionnel
Les frais de greffe nécessitent également une prestation pour réaliser l'opération nécessitant une formalité auprès du greffe du tribunal de commerce. Ces prestations sont généralement des honoraires juridiques ou comptables que vous devez comptabiliser comme suit :
| Numéro de compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6226 | Honoraires | Montant HT | |
| 44566 | TVA déductible | Montant TVA | |
| 401 | Fournisseurs | Montant TTC |
Les frais de constitution ou de modification immobilisés peuvent inclure les frais de greffe. Si le cumul de vos frais de greffe, d'annonce légale et d'honoraires s'élève à un montant de plus de 500€, l'administration fiscale vous laisse la possibilité de regrouper la totalité de ces frais afin de les immobiliser. Par cette option, ce n'est plus un compte de charge que vous devez mouvementer mais un compte de classe 2 :
| Numéro de compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 201 | Frais d'établissement | Montant HT | |
| 44562 | TVA déductible sur immobilisations | Montant TVA | |
| 401 | Fournisseurs | Montant TTC |
Les sous-comptes que vous pouvez mouvementer pour ces opérations en compte de classe 2 sont :
- 2011 Frais de constitution ;
- 2012 Frais de premier établissement ;
- 2013 Frais d'augmentation de capital et d'opérations diverses (fusions, scissions, transformations).
Particularités liées aux frais de greffe inclus dans les frais d'établissement
Dans l'hypothèse où vous immobiliseriez vos frais de greffe, d'annonce légale et d'honoraires liés à une création ou une modification statutaire, vous devez respecter certaines règles.
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La durée d'amortissement des frais d'établissement
L'administration fiscale admet un amortissement des frais d'établissement sur une durée de 5 années au maximum. Une fois cette option réalisée, celle-ci est irrévocable. Il faut également préciser que la méthode de référence est la constatation en charges des frais d'établissement.
La particularité de l'amortissement des frais d'établissement
L'autre spécificité du passage en immobilisation des frais de greffe, d'annonce légale et d'honoraires peut être lourde de conséquences pour le chef d'entreprise. En cas d'option et si le dirigeant souhaite prélever une partie du résultat dégagé, l'immobilisation de ces frais ne permet pas de réaliser une distribution de dividendes.
Cela signifie que tant que les postes « frais d'établissement » et « frais de développement » ne sont pas apurés, il ne peut être procédé à aucune distribution de dividendes sauf si le montant des réserves libres est au moins égal à celui des frais non amortis (R123-187 du Code de commerce).
Comptabilisation des Redevances INPI pour le Dépôt et le Renouvellement de Marque
La marque et son nom sont des outils publicitaires très importants pour les entreprises. Déposer sa marque, c’est faire enregistrer une élément choisi comme signe de marque. Par exemple, un mot, une phrase, un dessin, un signe, et même un élément sonore. Déposer sa marque signifie aussi protéger les produits et /ou les services que l’on propose.
Le dépôt de marque est à faire à l’Institut National de la Propriété Intellectuelle (INPI) et peut s’effectuer aussi en ligne sur le site de l’INPI (INPI.fr). La marque appartient à celui qui fait la demande de dépôt. Pour que le que dépôt de marque soit effectif, il faut explicitement identifier les produits et services dont on demande une protection.
Pour être enregistrée, une marque doit d’abord être distinctive, c’est-à-dire qu’elle ne peut pas se contenter de décrire le produit ou le service qu’elle désigne ; elle doit en outre être disponible, donc ne pas reproduire ni imiter une marque antérieure protégée dans des classes similaires. Le signe doit également être licite : aucune référence contraire à l’ordre public, aux bonnes mœurs ou de nature trompeuse n’est admise.
L’INPI exige par ailleurs une représentation claire et précise sous forme de fichier numérique (texte, JPEG/PNG, MP3, MP4) afin que l’objet de la protection soit sans ambiguïté. Déposer une marque via le portail de l’INPI se fait entièrement en ligne et, pour un dossier simple, ne prend guère plus d’une demi-heure. La procédure suit trois temps : création d’un compte sécurisé, dépôt du fichier représentant la marque (texte, logo, son, animation) accompagné du libellé des produits et services, puis règlement des taxes.
Distinctif : soit un signe permettant une identification claire de l’entreprise et des produits et /ou services proposées. La protection de marque dure 10 ans, pour la prolonger il est important de penser à son renouvellement. De plus, il est possible de procéder à un renouvellement anticipé afin de modifier son signe et ses produits et/ou services.
L’INPI vous informe en général quand votre dépôt touche à son terme. Il est important de procéder au renouvellement de la marque au moins 6 mois avant la fin de la fin de la protection. L’INPI vous permet de procéder au dépôt encore 6 mois après sous réserve de vous acquitter d’une majoration de 50%. Si vous possédez 3 classes de produits par exemple, la redevance sera de 250 €, comptez 125 € supplémentaire si vous avez bénéficiez du délai de grâce. Comptez donc une redevance de 375 €.
Pour chaque classe en plus, il faut compter 42 €. Seul le propriétaire de la marque peut procéder au renouvellement du dépôt de sa marque. Il peut aussi faire appel à un mandataire comme votre avocat ou votre expert comptable.
Il y a 2 possibilités pour renouveler sa marque : par voie électronique ou par voie papier. Pour le renouvellement en ligne, rendez-vous sur le site de l’INPI et sur la page de renouvellement de marque en ligne, catégorie des démarches en ligne. Le site est très bien fait, il vous suffit de vous laisser guider. Pour le renouvellement "papier", il vous suffit de télécharger le formulaire cerfa n°11729*03 en 5 exemplaires. Il faudra joindre la redevance ou bien la preuve de votre paiement.
Une marque enregistrée s’inscrit à l’actif du bilan au compte 205 “Concessions et droits similaires” ; sa valeur d’origine inclut les taxes INPI/EUIPO/OMPI, les honoraires de conseil et tous les frais directement imputables. En normes françaises, l’amortissement est facultatif mais, lorsqu’il est pratiqué, s’étale souvent sur dix ans ; en normes IFRS, il devient obligatoire si la durée de vie est jugée limitée.
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