La Refacturation des Frais de Personnel : Comprendre les Règles et les Obligations

La maîtrise des règles de refacturation est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Les erreurs liées à la refacturation entre sociétés peuvent entraîner des redressements fiscaux, notamment en raison d'une mauvaise application de la TVA. La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) insiste régulièrement sur l'importance du respect des obligations fiscales dans les transactions interentreprises.

La refacturation est un outil de gestion stratégique qui permet non seulement de rationaliser les coûts, mais aussi de centraliser la gestion des ressources au sein d’un groupe ou entre structures partenaires. En regroupant les besoins de plusieurs entités, la refacturation permet de réaliser des économies d’échelle : les commandes plus importantes donnent souvent accès à de meilleures conditions commerciales auprès des fournisseurs - tarifs préférentiels, délais réduits, ou services complémentaires. La gestion centralisée des frais généraux représente un autre avantage clé. Enfin, selon la structure juridique du groupe, une politique de refacturation bien construite peut également contribuer à optimiser la charge fiscale et sociale, dans le respect du cadre réglementaire.

Pour établir une facturation conforme, les entreprises doivent distinguer deux types d'opérations : les débours et les refacturations stricto sensu.

Distinction entre Débours et Refacturation

Avant d’entrer dans le détail, il est essentiel de bien distinguer la refacturation de frais des débours. La refacturation concerne des dépenses engagées par votre entreprise pour son propre compte, puis facturées au client avec application de la TVA. En revanche, les frais de débours sont des frais avancés au nom et pour le compte du client. Les frais de débours ne sont pas considérés comme du chiffre d’affaires, mais comme un remboursement de frais engagés pour le client. En cas de non-paiement, la responsabilité incombe exclusivement au client.

Selon la nature de l’opération, ces frais peuvent relever soit de débours, soit de refacturation. Les débours correspondent à des dépenses effectuées au nom et pour le compte du client. Elles sont remboursées à l’euro près, sans générer de chiffre d’affaires ni de charge pour le prestataire. À l’inverse, la refacturation de frais concerne des dépenses engagées par le professionnel dans le cadre de sa mission, qu’il refacture ensuite à son client. Il peut s’agir de frais de déplacement, d’hébergement, de restauration, d’impression ou encore d’achats spécifiques liés à la mission. La refacturation implique des obligations précises en matière de comptabilité et fiscale.

Dans le cas où l’entreprise engage des frais au nom et pour le compte de son client, il s’agit de débours. Elle a agi en tant qu’intermédiaire ou mandataire.

Conditions pour les Débours

Les frais sont éligibles au caractère de débours au regard de la TVA si l’entreprise remplit simultanément les conditions suivantes (CGI art. 267, II-2° ; BOFiP-TVA-BASE-10-10-30-§§ 200 à 230-15/01/2014) :

Existence d’un mandat préalable et explicite, et non pas présumé, entre les deux parties. Il peut être tacite, mais ne doit pas être mis en doute. Pour ce faire, l’entreprise doit prouver l’existence de ce mandat par tout moyen.
Reddition exacte et explicite du montant des débours au client (mandant) : la facture doit comporter au moins deux lignes, l’une afférente à la prestation de services, l’autre aux débours.
Justification de la nature ou du montant des débours auprès de l’administration fiscale, le cas échéant.
Comptabilisation des débours dans des comptes de passage (comptes de tiers).

Un expert-comptable ou un avocat chargé par son client de rédiger le procès-verbal d’assemblée générale règle les frais de greffe pour le compte de son client. Il annexe à sa facture d’honoraires la facture du greffe établie au nom du client.

Par exemple, si vous payez un billet de train pour votre client, et que vous lui refacturez exactement ce montant sans ajouter de TVA, ces frais sont considérés comme des débours. N’oubliez pas que ces frais ne sont pas à prendre en compte dans votre chiffre d’affaires et qu’il vous faudra garder une copie comme justificatif.

L’avance des impressions entrent dans le cadre des débours. La TVA n’est pas collectée par la télésecrétaire mais par son client final.

Comptabilisation des Opérations

Opérations effectuées par l’entreprise en son nom personnel

Les frais engagés par l’entreprise pour le compte de son client sont comptabilisés en charges selon leur nature. En contrepartie, leur refacturation est comptabilisée en produit. En pratique, c’est le compte 708 « Produits des activités annexes » qui est mouvementé (dans le sous-compte 7088 « Autres produits d'activités annexes » ou dans des subdivisions créées en fonction de la nature des charges).

Rappelons qu'il est impossible de compenser les frais inscrits en charges et les refacturations enregistrées en produits. L'utilisation du compte 791 « Transferts de charges d’exploitation » est déconseillée car elle ne permet pas de s’assurer de l’exhaustivité du chiffre d’affaires. Une information dans l'annexe est requise si les refacturations de frais représentent un montant significatif.

Opérations effectuées dans le cadre du mandat

Chez le mandataire (l’entreprise qui engage les frais), les opérations sont comptabilisées en classe 4, en comptes de tiers, et non en classe 7 (PCG art. 621-11). En effet, contrairement aux refacturations de frais, elles ne sont pas assimilées à du chiffre d’affaires. Seule la rémunération du service rendu par le mandataire est comptabilisée dans le résultat, en prestation de service (compte 706) ou en produit des activités annexes (compte 708) si l’opération est occasionnelle.

Plus précisément, c’est un compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » au nom du client qui sera débité lors de l’enregistrement de l’achat et crédité lors du remboursement du débours. À l’issue de ces opérations, le compte 467 est soldé. Chez le mandant (client), l’achat sera enregistré en charges, la facture étant libellée à son nom.

Régime Fiscal des Remboursements de Frais et des Débours

Refacturations de frais sont imposables

Une refacturation de frais à un client constitue un produit soumis à TVA, à l’IS ou à l’IR, qu’elle soit effectuée à prix coûtant ou avec une quote-part de bénéfice. Il s'agit d'un élément de chiffre d’affaires. En plus de sa prestation de service, l’entreprise doit donc inclure les frais qu’elle refacture dans la base de calcul de sa TVA collectée.

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Les entreprises refacturent souvent les frais de déplacement qu’elles ont engagés. Sur les frais de transport du personnel de l'entreprise (billets de train ou d’avion, location de véhicule de tourisme…), la TVA n’est pas récupérable. Lorsque ces frais sont répercutés au client en complément du prix principal d'une prestation, ce dernier peut, lui, déduire la TVA sur le prix de la prestation, la refacturation en étant un élément (CGI art. 206, IV, 2.5° ; BOFiP-TVA-DED-30-30-30-§§ 10 et 20-12/09/2012).

Remboursements de débours ne sont pas imposables

La facturation de débours n’est pas considérée comme du chiffre d’affaires, mais comme le remboursement de frais engagés en lieu et place du client et pour son compte. L’entreprise n’a servi que d’intermédiaire lors de la transaction. Les débours ne sont donc pas soumis à TVA, ni à l’IS ou à l’IR.

TVA et Refacturation : Quel Taux Appliquer ?

Tous les frais facturés à vos clients en plus de la tarification normale de vos services ou produits doivent être compris dans votre base d’imposition à la TVA. Exemple : vous êtes consultant et facturez régulièrement vos frais de déplacement à vos clients. Mais cela ne vous empêche pas de les refacturez à votre client. Toutefois, cette facturation est bien assujettie à la TVA, donc vous appliquez le taux habituel de la prestation.

Dans le cadre de vos missions, vous avez invité une cliente à dîner au restaurant. Mais voilà : pour vous remercier de l’une de vos actions récentes, elle vous a promis de vous rembourser la somme avancée. Vous avez donc rédigé une note de frais en bonne et due forme afin de la transmettre à votre cliente. Le hic, c’est que vous ne savez pas quel taux de TVA appliquer lors d’une refacturation. Heureusement, cet article va tout vous expliquer !

Qu’il s’agisse d’une prestation de service ou de la vente d’un produit, vous souhaitez refacturer les frais à vos client·es. L’ensemble de ces frais sont à inclure dans le calcul de la TVA collectée. Le montant à refacturer dépendra de la déductibilité de la TVA pour ces frais.

Si la TVA de la dépense peut être déduite, c’est le montant de la dépense hors taxe (HT) qui sera à facturer. La TVA sera à récupérer sur la dépense selon la procédure habituelle. Si la TVA de la dépense ne peut pas être déduite (frais de déplacement par exemple), vous facturez alors le montant TTC.

Si vous n’êtes pas assujettis à la TVA, on parle aussi de franchise de TVA, vous n’avez pas à appliquer de taux de TVA sur vos refacturations. Si vous êtes soumis à la TVA, la refacturation de frais est bien assujettie à la TVA au taux que vous appliquez habituellement lors de votre prestation principale.

Exemple concret

Vous êtes coach en management et les rendez-vous avec vos client·es entraînent des frais de train pour 500 €, d’hébergement pour 400 € et de restauration pour 200 €. Les factures sont bien établies au nom de votre société et non à celui de votre client.

La TVA ne peut pas être déduite sur les frais de transport et d’hébergement dans votre déclaration de TVA, mais elle peut l’être sur les frais de restauration. Vous allez donc refacturer à votre client le montant TTC pour les montants dont la TVA n’est pas déductible et le montant HT pour ceux dont la TVA peut être déduite, à savoir :

500 € pour le train ;
400 € pour l’hébergement ;
182 € pour la restauration (le prix HT).

Le montant de la refacturation s’élève à 1082 € et vous récupérez de votre côté la TVA sur les frais de restauration (18 €). Les règles de TVA sur la refacturation de frais s’appliquent ensuite.

Récapitulatif

Voici les points clés à retenir :

Les frais engagés pour le client doivent être inclus dans le calcul de la TVA collectée.
Le montant à refacturer dépend de la déductibilité de la TVA pour ces frais.
Si la TVA est déductible, vous facturez le montant HT de la dépense.
Si la TVA est non déductible, vous facturez le montant TTC de la dépense.
Si vous êtes assujettis à la TVA, vous appliquez ensuite le taux habituel de TVA à la refacturation.

Refacturation de la Masse Salariale et TVA

Comment refacturer les frais de personnel avec TVA dans une entreprise ?

Pour refacturer les frais de personnel avec TVA dans une entreprise, il faut considérer la prestation de service de mise à disposition de salariés. Cette prestation est assujettie à la TVA, et la facture doit inclure la TVA applicable, en plus d'une marge si applicable. Vous devez utiliser le compte 706 " Prestations de services " pour enregistrer les recettes et le compte 4457 " TVA collectée " pour la TVA.

Est-il possible de refacturer les frais de personnel sans TVA lors d'une refacturation sans marge ?

Oui, il est possible de refacturer les frais de personnel sans TVA lorsqu'il s'agit d'une refacturation sans marge ou "au franc le franc". Dans ce cas, la facturation se fait sans ajout de TVA, car il n'y a pas de marge bénéficiaire à taxer. Cependant, cette option doit être utilisée avec prudence pour éviter tout risque fiscal, car l'entreprise doit être assujettie à la TVA pour pouvoir bénéficier de cette modalité.

Quels sont les risques fiscaux liés à la refacturation des frais de personnel sans TVA ?

Refacturer les frais de personnel sans TVA peut entraîner des risques fiscaux si l'entreprise est assujettie à la TVA. En effet, ne pas facturer la TVA alors que l'entreprise doit la collecter expose celle-ci à des redressements fiscaux en cas de contrôle de l'URSSAF ou de l'administration fiscale. Il est donc essentiel de s'assurer que cette pratique est conforme au régime fiscal applicable et de justifier l'absence de TVA par une absence de marge ou par des accords spécifiques.

Quels critères détermineront l'application de la TVA lors de la refacturation de la masse salariale ?

L'application de la TVA lors de la refacturation de la masse salariale dépend principalement du régime fiscal du client et de la nature de la prestation de service. Si le client est assujetti à la TVA, l'entreprise doit facturer la TVA sur les prestations de mise à disposition de salariés, avec ou sans marge. En revanche, si le client n'est pas assujetti, l'entreprise peut envisager une refacturation sans TVA, sous réserve de respecter les conditions légales et de minimiser les risques de redressement fiscal.

La gestion des ressources humaines est concernée par la refacturation de personnel, notamment dans le cadre du prêt de main-d'œuvre.

Dans le cas de la refacturation, l'administration fiscale distingue plusieurs catégories (source DGFiP, 2025). La refacturation exige un suivi rigoureux des dépenses et une documentation claire pour assurer leur conformité fiscale.

Conseils pour une Refacturation Efficace

La traçabilité est un principe fondamental en matière de refacturation. Il est essentiel de conserver une documentation précise pour chaque transaction : factures, justificatifs de dépenses, courriels de validation, accords contractuels, etc. Par ailleurs, toute refacturation doit faire l’objet d’une communication claire et anticipée avec les sociétés concernées. Avant de lancer la procédure, il est recommandé de définir et valider les modalités de la refacturation : nature des frais, montants, échéances, taux de TVA applicable. Cet alignement préalable permet de prévenir les malentendus, d’éviter les contestations et de sécuriser les relations inter-entreprises.

Le traitement de la refacturation s’avère être un processus lourd à gérer d’un point de vue comptable, et peut détériorer votre relation avec vos clients si des erreurs se produisent. L’idéal est de négocier avec votre client pour qu’il prenne en charge et paie en avance vos différents frais professionnels. Mettre en place une solution innovante de gestion des notes de frais s’avère souvent être une bonne pratique. Le gain de temps peut aller jusqu’à plusieurs heures par mois, en fonction du nombre de notes de frais que vous refacturez à vos clients. Le client est souvent vigilant sur les frais qui lui sont facturés, il faut les classer de manière rigoureuse, le client appréciera la transparence offerte par ces solutions, et traitera vos notes de frais d’autant plus rapidement.

Pour entretenir de bonnes relations commerciales avec vos clients, n’hésitez pas à leur offrir des cadeaux d’affaires.

Podcast- Episode 5 : Refacturation des frais de personnel

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