Inscription au registre de commerce pour un établissement public : procédure détaillée

Pour exercer son activité en toute légalité, une entreprise doit passer par l'immatriculation au RCS (registre du commerce et des sociétés). Cette démarche donne tout d'abord la possibilité d'obtenir un numéro Siren qui permet d'identifier la société. Grâce à l’immatriculation au RCS, une entreprise acquiert une personnalité morale. La société peut ainsi exercer son activité légalement, avec ses droits et ses obligations.

Quand et où réaliser l'immatriculation

L’immatriculation au RCS s’effectue dans un délai d’un mois avant le début d’activité et 15 jours après son commencement. La demande d'immatriculation doit être réalisée sur le site internet du guichet des formalités des entreprises, au plus tôt 1 mois avant le début d'activité ou au plus tard dans les 15 jours qui suivent la date de début d'activité. L’immatriculation de toute entreprise se fait exclusivement en ligne depuis janvier 2023. Pour vous inscrire, vous pouvez vous rapprocher du centre de formalité des entreprises (CFE) ou du greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez. Vous pouvez également réaliser cette inscription facilement en ligne sur infogreffe.fr.

Registres et conséquences de l'inscription

Une fois l'immatriculation réalisée, l'entreprise est inscrite sur le registre national des entreprises (RNE). Elle figure également dans certains cas sur d’autres registres comme le RCS ou le RSAC. Au terme de cette création, vous obtiendrez votre immatriculation : au registre national des entreprises (RNE) ; au registre du commerce et des sociétés (RCS) tenu par le greffe du tribunal de commerce si vous exercez une activité commerciale ou si vous créez une société ; au registre spécial des agents commerciaux (RSAC) tenu par le greffe du tribunal de commerce si vous êtes agent commercial ; au registre spécial des entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (RSEIRL) si vous reprenez ou modifiez une EIRL.

Vous recevrez également un extrait Kbis (pour les sociétés) ou un extrait d’immatriculation (pour les entreprises individuelles) incluant votre numéro SIRET attribué par l’INSEE, et votre code APE (activité principale exercée). Le SIRET se compose de 14 chiffres, et il permet d’identifier géographiquement un établissement. Le SIRET et le SIREN ne doivent pas être confondus. Le numéro SIREN (système d’identification du répertoire des entreprises) est un numéro unique d’identification à 9 chiffres. Le numéro RCS, quant à lui, permet d’attester de l'existence légale de la société.

Immatriculation d’un nouvel établissement (secondaire ou complémentaire)

Une entreprise peut être amenée, pour différentes raisons, à ouvrir un nouvel établissement. Elle doit, dans ce cas, le déclarer. Pour cela, il faut demander son immatriculation au registre du commerce et des sociétés et accomplir certaines formalités légales. La procédure aboutit à la délivrance d’un numéro SIRET pour le nouvel établissement. Tous les établissements doivent être déclarés et immatriculés au registre du commerce et des sociétés - RCS.

Une entreprise doit déclarer son nouvel établissement secondaire ou complémentaire dans le mois suivant son ouverture. Il convient, tout d’abord, de remplir un formulaire de déclaration de modification M2 (pour les personnes morales c’est-à-dire les sociétés) ou P2 (pour les personnes physiques c’est-à-dire les entrepreneurs individuels). Certains justificatifs sont exigés, en fonction de ce qui a été saisi dans le formulaire M2/P2. C’est la dernière formalité à accomplir.

Documents et pièces à fournir selon la nature de l’entreprise

Les informations et les documents à fournir dépendent de la forme juridique de l’entreprise. Le dossier transmis en ligne doit inclure : les statuts signés ; l’attestation de dépôt des fonds ; l’attestation de publication de l’avis de constitution ; le formulaire de création d’entreprise (qui remplace les anciens formulaires M0 pour les sociétés, P0 pour les entreprises individuelles) ; une copie de la pièce d’identité des dirigeants ; un justificatif de domiciliation. Vous devez également disposer d’un numéro de sécurité sociale.

Lors de la demande d'immatriculation auprès du guichet des formalités des entreprises, il faut indiquer un certain nombre d'informations et joindre des documents concernant l'entrepreneur ou les dirigeants et la société. Par exemple, un justificatif de domiciliation de l'entreprise avec l'adresse clairement identifiable (facture d'eau, d'électricité ou de gaz par exemple). En cas de signature d’un contrat d'appui au projet d'entreprise (Cape) : copie du contrat.

Documents concernant l'entrepreneur : Déclaration sur l'honneur de non-condamnation et attestation de filiation datée et signée par l'entrepreneur ; Copie de la pièce d'identité de l'entrepreneur ; Si l'entrepreneur exerce une activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice de l'activité, du diplôme ou du titre. Si l’entrepreneur a établi une déclaration notariée d’insaisissabilité concernant les biens immobiliers non affectés à son activité professionnelle : copie authentique de la déclaration relative à l'insaisissabilité des biens immobiliers non affectés à l'activité professionnelle.

À savoir : Depuis le 15 mai 2022, l'entrepreneur individuel bénéficie d'une séparation automatique entre son patrimoine professionnel et son patrimoine personnel. Il n'a donc plus à établir de déclaration d'insaisissabilité pour protéger ses biens personnels contre les dettes professionnelles. La résidence principale est protégée de plein droit. Toutefois, l'entrepreneur peut renoncer à cette protection dans les conditions prévues par la loi, notamment par acte notarié. En revanche, s'il souhaite protéger d'autres biens immobiliers non affectés à son activité professionnelle (par exemple une résidence secondaire ou un terrain), il peut établir une déclaration d'insaisissabilité devant notaire. Dans ce cas, une copie de cette déclaration doit être transmise dans le dossier d’immatriculation.

Cas spécifiques selon la forme sociale

SAS / SASU : Statuts datés et signés, justificatif de domiciliation, attestation de parution, certificat du dépositaire des fonds ou attestation de dépôt des fonds, documents concernant le dirigeant (copie de la pièce d’identité, déclaration sur l’honneur de non condamnation et de filiation), et, si le dirigeant est une personne morale, extrait Kbis récent et pièces du représentant permanent.
SARL / EURL : Statuts datés et signés, justificatif de domiciliation, attestation de parution, certificat du dépositaire des fonds ou attestation de dépôt des fonds, copie de la pièce d’identité du dirigeant, déclaration sur l’honneur de non condamnation et de filiation.
SA : Statuts datés et signés, procès-verbal désignant les dirigeants, justificatif de domiciliation, attestation de parution, certificat du dépositaire des fonds, pièces d’identité et déclarations sur l’honneur des dirigeants et administrateurs.
Société civile (SCI, SCP, etc.) : Statuts datés et signés, justificatif de domiciliation, attestation de parution, copies des pièces d’identité et déclarations sur l’honneur pour les associés et dirigeants.

Coûts et suite de la procédure

Le coût de la formalité d’immatriculation dépend de l’activité exercée. Le coût d’immatriculation d’une entreprise individuelle exerçant une activité commerciale est de 21,74 €. Le coût d’immatriculation d’une entreprise individuelle exerçant une activité artisanale est de 45 €. Si l’entreprise individuelle est déjà inscrite au RCS, le coût est réduit à 15 €. L’immatriculation d’une entreprise individuelle exerçant une activité libérale est gratuite. L’immatriculation d’une entreprise individuelle exerçant une activité agricole est gratuite. L’immatriculation d’une entreprise individuelle exerçant une activité d’agent commercial nécessite obligatoirement une inscription au RSAC. Le coût est de 23,21 €.

Une fois le dossier déposé sur le site internet du guichet des formalités des entreprises, l'entreprise reçoit un récépissé de dépôt de dossier de création d'entreprise (RDDCE) comportant la mention « En attente d'immatriculation ». Ce récépissé est important car il permet d'accomplir toutes les démarches utiles auprès des organismes publics et privés. Par exemple, elle va pouvoir souscrire les assurances obligatoires et complémentaires nécessaires aux besoins de son activité. Le récépissé est valable jusqu'à ce qu'elle ait reçu la notification du guichet des formalités des entreprises confirmant l'immatriculation de l'entreprise. La durée de validité maximale du récépissé est de 1 mois.

Une fois l'immatriculation effectuée, la micro-entreprise reçoit un justificatif (ou attestation) d'immatriculation contenant ses numéros d'identification (Siren, code APE, etc.). Si le dossier est incomplet, le guichet des formalités des entreprises envoie un récépissé indiquant les éléments manquants.

Publicité légale et documents post-immatriculation

À la suite de la déclaration, il sera demandé une annonce à faire paraître au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Le BODACC s’occupe d’assurer la publicité des actes enregistrés au RCS durant toute la vie d’une société : création, mutations, modification et cessation d’activité. Le tribunal de commerce délivre ensuite un justificatif d’immatriculation au RCS sous 24h.

Pour les entreprises assujetties à la TVA et qui en sont redevables, ou celles qui ont opté pour leur assujettissement, un numéro de TVA intracommunautaire est attribué par le service des impôts des entreprises (SIE) après l’enregistrement des formalités effectuées au GFE. Il est important de bien anticiper toutes les étapes de création de société afin de gagner du temps au moment de la demande d’immatriculation. C’est une fois que toutes ces étapes ont été accomplies qu’il est possible de procéder à la demande d’immatriculation sur le site du guichet des formalités des entreprises.

Conseils pratiques avant de déposer la demande

Choix de la forme juridique : chaque statut juridique a un fonctionnement et des régimes sociaux ou fiscaux différents.
Choix du nom de la société : donner un nom à une société est obligatoire, on parle de dénomination sociale.
Domiciliation de la société : il s'agit de déterminer le siège social de la société.
Dépôt du capital social : une fois constitué, le capital social de la société doit être déposé sur un compte bancaire. Il pourra être récupéré après l'immatriculation de la société.
Nomination du dirigeant : les associés ou l'associé unique doivent désigner le dirigeant de la société.
Rédaction des statuts : les statuts de la société contiennent toutes les informations importantes concernant le fonctionnement de la société.
Publication de la création dans un support d’annonces légales : une fois les statuts adoptés, il faut publier la création de la société dans un support habilité à recevoir des annonces légales (Shal).

À noter : Il est possible de démarrer l'activité avant l'immatriculation de la société. Dans ce cas, il est important d'indiquer sur tous les documents la mention "Société en cours de formation". Il faut également rédiger une annexe aux statuts indiquant tous les actes passés avant la demande d'immatriculation.

Activités réglementées et démarches préalables

En cas d’activité réglementée, il est nécessaire d’accomplir certaines démarches préalables selon l’activité réglementée, comme la demande d’autorisation auprès de la mairie de la commune dans laquelle l’établissement est situé ou encore la demande d’agrément. Pour vérifier si l’activité envisagée est réglementée, il est possible de consulter l’annuaire de recherche des activités ou professions réglementées.

Transmission automatique aux organismes

Une fois vos formalités achevées, le guichet transmet automatiquement aux organismes compétents (INSEE, organismes sociaux et fiscaux, greffiers des tribunaux de commerce, etc.) tous les renseignements utiles sur l’activité. Elle est inscrite sur le registre national des entreprises (RNE) et, selon le cas, sur le RCS ou le RSAC. La liste des bénéficiaires effectifs est obligatoire.

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