Le Règlement Intérieur en Petite Entreprise : Exemple et Guide Complet

Le règlement intérieur est un document essentiel pour toute entreprise, définissant les règles de conduite, les droits et les obligations des employés. Bien que son élaboration ne soit obligatoire que pour les entreprises de 50 salariés et plus, il reste vivement conseillé pour les petites entreprises souhaitant établir un cadre clair et structuré.

Comment rédiger un règlement intérieur fiable en 5 étapes ?

Obligation d'Élaboration du Règlement Intérieur

L'obligation d'élaboration d'un règlement intérieur dépend de l'effectif de l'entreprise :

  • Entreprise de moins de 50 salariés : Non, l'élaboration d'un règlement intérieur n'est pas obligatoire, mais elle reste toujours possible. Le règlement intérieur doit alors être élaboré dans les mêmes conditions que dans les entreprises d'au moins 50 salariés.
  • Entreprise de 50 salariés et plus : Oui, la mise en place d'un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises de droit privé et les Epic de 50 salariés et plus. L'effectif de 50 salariés doit être atteint pendant 12 mois consécutifs. Cette obligation s'applique à la fin d'un délai de 12 mois à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint. Par exemple, si le seuil de 50 salariés est atteint pendant 12 mois consécutifs au 1er janvier 2023, l'employeur devra établir un règlement intérieur pour le 1er janvier 2024.

À savoir : Si un ou plusieurs établissements de l'entreprise atteignent un effectif de 50 salariés, il doit, en principe, être établi un règlement intérieur pour chacun d'eux.

Le règlement intérieur s'impose à tous les salariés de l'entreprise, qu'ils soient embauchés avant ou après sa mise en application. Les stagiaires, les travailleurs intérimaires et les intervenants d'entreprises extérieures sont soumis au règlement intérieur de l'entreprise utilisatrice pour les mesures concernant l'hygiène, la sécurité et la discipline générale. Ils ne sont cependant pas soumis aux dispositions concernant la nature et l'échelle des sanctions et la procédure disciplinaire.

À noter : Des dispositions spéciales peuvent être établies pour une catégorie de personnel ou une division de l'entreprise ou de l'établissement.

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Contenu du Règlement Intérieur

Le règlement intérieur est un document qui fixe les droits et les obligations des salariés au sein de l’entreprise ou de l'établissement. Il indique exclusivement les dispositions suivantes :

  • Mesures en matière de santé et de sécurité et notamment les instructions relatives aux conditions d'utilisation des équipements de travail, des moyens de protection, des substances et préparations dangereuses
  • Conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés, à la demande de l'employeur, à participer au rétablissement de conditions de travail protectrices de la sécurité et de la santé, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises
  • Règles générales et permanentes en matière de discipline et notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prononcer l'employeur à l'encontre du salarié.

Le règlement intérieur rappelle également les informations suivantes :

  • Droits de la défense des salariés en cas de procédure disciplinaire
  • Harcèlement moral et sexuel et les agissements sexistes
  • Protection des lanceurs d'alerte.

Le règlement intérieur précise sa date d'entrée en vigueur.

Clauses Interdites

Le règlement intérieur ne peut pas contenir les clauses suivantes :

  • Clause contraire aux lois, aux règlements, aux dispositions des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l'entreprise ou l'établissement, par exemple, l'atteinte au droit de grève
  • Clause restreignant les libertés individuelles ou collectives qui ne serait pas justifiée ou proportionnée au but recherché
  • Clause discriminatoire (liée par exemple à l'appartenance ethnique ou religieuse, à l'état de santé, au handicap ou au sexe du salarié).

L'employeur est responsable de l'élaboration ou de la modification du règlement intérieur. Le règlement intérieur est rédigé en français. Il peut être accompagné de traductions en une ou plusieurs langues étrangères.

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Procédure d'Élaboration et de Mise en Place

Pour que le règlement intérieur soit applicable, l'employeur doit suivre une procédure rigoureuse :

  1. Rédaction du règlement : L'employeur rédige le projet de règlement intérieur.
  2. Consultation du CSE : L'employeur doit consulter obligatoirement le comité social économique (CSE). Il lui soumet le règlement pour qu'il donne son avis. Le règlement intérieur s'applique même si le CSE ne l'a pas approuvé. Attention : Si le CSE n'est pas consulté, le règlement intérieur n'est pas opposable aux salariés.
  3. Dépôt et Publicité : L'employeur doit accomplir les 2 formalités suivantes :
    • Dépôt du règlement intérieur auprès du greffe du conseil de prud'hommes dont dépend l'entreprise ou l'établissement
    • Publicité, par tout moyen (affichage, intranet par exemple), auprès de toutes les personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.
    Ces formalités s'appliquent également en cas de modification du règlement intérieur ou de retrait de clauses de celui-ci.
  4. Communication à l'Inspection du Travail : L'employeur transmet à l'inspecteur du travail le règlement intérieur en 2 exemplaires, accompagné de l'avis du CSE. Cette communication se fait en même temps que l'accomplissement des mesures de dépôt et de diffusion.

À tout moment, l'inspecteur du travail peut contrôler le règlement et exiger le retrait ou la modification des clauses qu'il juge contraires aux dispositions du code du travail. L'employeur peut également demander à l'inspecteur du travail de contrôler la conformité du règlement intérieur. L'inspecteur du travail justifie sa décision et la notifie à l'employeur et aux membres du CSE dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande.

À noter : Le règlement intérieur est applicable à la date prévue de son entrée en vigueur même si l'inspecteur du travail n'a pas fait connaître ses observations.

Le règlement intérieur indique la date à partir de laquelle il s'applique dans l'entreprise. Cette date intervient au moins 1 mois après l'accomplissement des formalités de dépôt et de diffusion. La date à laquelle la dernière des formalités de publicité et de dépôt a été accomplie fixe le point de départ de ce délai minimum de 1 mois.

Attention : Pour être opposable aux salariés, le règlement intérieur doit être soumis aux formalités de dépôt et de diffusion.

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Exemple de Clauses Courantes dans un Règlement Intérieur

Voici quelques exemples de clauses que l'on retrouve fréquemment dans un règlement intérieur :

  • Hygiène et Sécurité :
    • Mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement, notamment les instructions prévues à l’article L. 1.
    • Le matériel de lutte contre le feu ne peut être utilisé à d'autres fins, ni déplacé sans nécessité.
    • Le personnel doit tenir les armoires et vestiaires et lieux de stockage en parfait état de propreté et il est interdit d'y conserver des denrées alimentaires ou des matières dangereuses.
    • L’utilisation de certains matériels ou appareillages nécessite une autorisation et/ou une formation préalable. L’usage d’un chariot élévateur ou automoteur suppose d’être préalablement formé et autorisé. A titre d’exemple, il est interdit d’utiliser les chariots automoteurs comme mode de déplacement ou de levage des personnes.
    • La circulation dans l’enceinte de l’entreprise doit avoir lieu à vitesse limitée.
  • Discipline :
    • Dans l'exécution de son travail, le personnel est tenu de respecter les instructions de ses supérieurs hiérarchiques, ainsi que l'ensemble des instructions diffusées par voie de notes de service et d'affichage.
    • Il est interdit d'emprunter sans autorisation les objets appartenant à la société.
    • Les communications téléphoniques à caractère personnel reçues ou données au cours du travail doivent être limitées aux cas d’urgence.
  • Absences et Retards :
    • En cas d’absence ou d’empêchement, le salarié est tenu de prévenir son responsable hiérarchique dans les meilleurs délais de son absence.
    • Toute absence doit être portée à la connaissance du service du personnel dans les plus brefs délais et justifiée dans les 48 heures. Dans le cas où l’absence serait due à une maladie, le salarié devra produire un certificat médical dans 48 heures, au plus tard, après le début de l'absence.
    • Le salarié qui prévoit de s'absenter ou d'être retardé doit au préalable en demander l'autorisation.
  • État d'Ivresse et Drogue :
    • Tant dans l’enceinte de l’entreprise qu’en tout lieu où le règlement intérieur s’applique, il est strictement interdit d’être en état d’ivresse ou sous l’emprise de la drogue.
    • Pour cette même catégorie de salariés, des tests salivaires pour détecter une éventuelle consommation de stupéfiants pourront être pratiqués.
  • Harcèlement :
    • « Le fait de harceler autrui par des agissements répétés ayant pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d'altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel, est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30.000 € d'amende. »
    • « I. - Le harcèlement sexuel est le fait d'imposer à une personne, de façon répétée, des propos ou comportements à connotation sexuelle qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante.
    • L’article L1142-2-1 du Code du travail dispose : « Nul ne doit subir d'agissement sexiste, défini comme tout agissement lié au sexe d'une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant.

Sanctions Disciplinaires

Les sanctions applicables dans l'entreprise sont classées par ordre d'importance. Lorsque la Direction envisage de prendre une sanction, il est fait application de l'article L 122 - 41 du Code du travail. Lorsque l'employeur envisage de prendre une sanction, il doit convoquer le salarié en lui indiquant l'objet de la convocation, sauf si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature qui n'a pas d'incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié.

Au cours de l’entretien, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ; l’employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié. La sanction ne peut intervenir moins d’un jour franc ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien.

Toute sanction disciplinaire est précédée de la convocation du salarié à un entretien, sauf si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature n'ayant pas d'incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié.

La convocation écrite doit indiquer l'objet de l'entretien, la date, l’heure et le lieu où il se déroule. La sanction ne peut intervenir moins de 2 jours ouvrables ni plus de 1 mois après le jour fixé pour l'entretien.

En conclusion, bien que non obligatoire pour les petites entreprises de moins de 50 salariés, l'élaboration d'un règlement intérieur est fortement recommandée pour structurer l'environnement de travail, garantir la sécurité et la santé des employés, et prévenir les conflits. En suivant les étapes et les recommandations présentées dans cet article, les employeurs peuvent créer un règlement intérieur adapté à leur entreprise et conforme à la législation en vigueur.

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