Remboursement des Frais Kilométriques et Déclaration aux Impôts : Guide Complet
L’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels ouvre droit au salarié, sous conditions, au remboursement des frais kilométriques par l’employeur, sous forme d’indemnité kilométrique forfaitaire ou au réel. Le calcul des frais kilométriques et de l’indemnité kilométrique répond à des normes strictes. Découvrons ensemble les principes généraux et les outils de calcul pour y voir plus clair concernant les indemnités kilométriques et les impôts. Les frais professionnels, pour mémoire, correspondent aux dépenses que les salariés engagent dans le cadre de leur activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise. Le remboursement de ces frais est encadré et peut prendre différentes formes.
Conditions et Fonctionnement des Frais Kilométriques
Les frais kilométriques supportés par une entreprise sont en principe déductibles de son résultat imposable si elle satisfait aux principes généraux de déduction : Intérêt de l’entreprise, comptabilisation... Lorsqu’une entreprise fournit à ses salariés ou ses dirigeants des indemnités kilométriques, visant à couvrir les frais kilométriques engagés par ceux-ci lors de leurs déplacements entre leur domicile personnel et leur lieu de travail, celles-ci sont en principe déductibles des impôts. Les indemnités kilométriques pour les voitures et autres véhicules motorisés tels que motos et scooters sont aussi en principe exonérées de cotisations sociales. La déductibilité est totale en cas d’utilisation du barème kilométrique publié par l’administration chaque année.
Pour que la déduction ne soit pas remise en cause, l’entreprise doit apporter des justificatifs relatifs au moyen de transport utilisé, à la distance effectuée chaque jour, à la puissance fiscale du véhicule et au nombre de trajets effectués, ces éléments rentrant en compte dans le barème kilométrique. L’indemnité de frais kilométriques reçue pour l’utilisation professionnelle du vélo personnel d’un salarié est exonérée d’impôts si cette indemnité ne dépasse pas 200 euros par an et par salarié. L’employeur n’aura pas non plus à payer de cotisations sociales s’il rembourse les frais engagés par un salarié qui utilise un véhicule professionnel à des fins professionnelles si ce montant ne dépasse pas le plafond fixé suivant un barème précis.
Le Rôle de l’Expert-Comptable
Pour vous aider à mieux calculer vos indemnités de frais kilométriques en entreprise, pour gérer les remboursements de frais de vos salariés ou encore pour déduire ces montants de vos impôts, une aide est souvent la bienvenue. Des conseillers experts de la comptabilité d’entreprise sont là pour vous aider à calculer ces montants de manière juste et fiable et vous aident à entreprendre les différentes démarches dont vous pourriez avoir besoin. Vous découvrirez tous les avantages dont vous pouvez bénéficier et vous serez enfin accompagné dans vos démarches fiscales et comptables.
Frais Kilométriques et Impôts : La Situation du Salarié
Conditions d’Éligibilité aux Indemnités Kilométriques
Le salarié peut prétendre à la déduction des frais engagés pour ses déplacements s’il utilise un véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail. En effet, utiliser un véhicule motorisé ou non quotidiennement pour travailler engage de nombreux frais. Dans les dépenses courantes engagées on compte notamment l’essence, mais également l’assurance, les éventuelles réparations à effectuer sur le véhicule et parfois même un crédit pour rembourser le véhicule chaque mois. La facture peut vite devenir salée.
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Heureusement si vous utilisez votre véhicule personnel pour vous rendre à votre travail, vous avez droit à une indemnité de frais kilométriques déductible de vos impôts. Si vous utilisez un véhicule professionnel à des fins professionnelles, l’entreprise pourra vous rembourser les frais engagés directement, elle pourra également le faire pour votre véhicule personnel dans le cadre de vos déplacements entre votre lieu de résidence et votre travail. L’indemnité de frais kilométriques vise avant tout à rembourser l’impact budgétaire et le coût sur le pouvoir d’achat des salariés qui font usage de leur véhicule personnel ou professionnel pour se rendre au travail et engagent des frais.
Elle vise à couvrir les frais de carburant, mais aussi d’assurance et les éventuelles réparations parfois, mais en aucun cas elle ne vise à couvrir les dépenses de crédit ou de péages et stationnements. Ces dernières dépenses font partie d’une autre indemnité à part de celle dont nous parlons et devront être dûment justifiées si vous souhaitez les déduire de vos impôts ou en obtenir le remboursement.
Indemnités Kilométriques en Fonction du Contrat du Salarié
L’indemnité de frais kilométriques est proposée à tout salarié qu’il soit en CDD ou en CDI, à temps plein ou temps partiel ou encore intérimaire. Elle permet d’alléger ses dépenses quotidiennes en obtenant une réduction de ses impôts ou un remboursement en cas d’exonération d’impôts.
Indemnisation des Frais Kilométriques : Comment Ça Marche ?
Le salarié a plusieurs options qui s’offrent à lui pour calculer le montant de son indemnité de frais kilométrique. Ce calcul se fait sur une année civile entière. Pour y parvenir, il pourra, soit s’appuyer sur le barème rédigé et publié chaque année par l’administration fiscale, soit déduire automatiquement 10% de son revenu imposable de manière forfaitaire. Il pourra également déduire toutes ses dépenses concernant ses déplacements en calculant lui-même les frais engagés lors de ses allers-retours entre son domicile et son travail. Toutefois, ce procédé peut s’avérer long, coûteux en temps et en énergie.
Il faudra également s’armer de patience et être bien organisé puisque cette méthode demande au salarié de réunir tous les papiers justifiant ses déplacements. Attention donc à conserver précieusement les tickets de carburant, les justificatifs concernant les dépenses pour l’assurance de votre véhicule ou encore les frais engagés lors de réparations au cours de l’année. Là-aussi le montant déductible est soumis à un plafond indiqué dans un barème.
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Le plus simple reste bien souvent de fonctionner aux frais réels engagés c’est-à-dire en utilisant les méthodes de calcul du barème renouvelé chaque année par l’administration fiscale. Pour ce faire, le salarié devra au préalable connaître la puissance fiscale de son véhicule en chevaux vapeur (CV) ainsi qu’avoir calculé la somme de ses déplacements en kilomètres sur l’année écoulée.
Attention, seul un déplacement aller-retour par jour de travail effectif est considéré dans le cadre de l’indemnisation des frais kilométriques. Les frais kilométriques sont pris en compte et indemnisés dans la limite de 80 kilomètres par jour aller-retour, ainsi votre domicile devrait se trouver dans l’idéal dans un rayon de 40 kilomètres autour de votre lieu de travail. Les frais engendrés par les déplacements effectués entre le domicile et le lieu de travail sont entièrement déductibles si la distance entre ces deux lieux n’excède pas 40 km.
Si la distance excède cette limite, la déduction ne sera possible que dans l’hypothèse où le salarié fait état de circonstances particulières, liées à l'emploi ou à des contraintes familiales ou sociales, tels qu’un rapprochement du lieu de domicile du conjoint ou encore une mutation professionnelle vous empêchant de travailler plus près de votre domicile que prévu.
Barème des Indemnités Kilométriques
Chaque année l’État fixe un barème permettant de calculer son taux d’indemnisation des frais kilométriques. Pour 2025, le barème est le même que l'année précédente, à la différence près que le taux pour les véhicules électriques augmente de 20% par rapport à l’année précédente. Les conventions collectives ne prennent pas part à ces décisions et n’en choisissent pas les seuils ni les montants d’indemnisation. Il n’y a pas de seuil de salaire minimum ou maximum pour bénéficier d’une indemnité de frais kilométriques, même un salarié au smic ou encore un dirigeant peuvent avoir droit à cette indemnité. En tant qu’employeur, si vous remboursez les dépenses de frais kilométriques engagés par vos salariés vous pouvez déduire ces montants de vos impôts en les faisant passer en charges d’entreprise.
Voici ci-dessous les différents barèmes d’indemnisation des frais kilométriques réels en fonction de votre situation.
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Barème des indemnités kilométriques pour les voitures en euros (2025)
| Puissance fiscale | Déplacements ≤ 5000 km | Entre 50001 et 20000 km | D ≥ 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | D x 0,456 | D x 0,273 + 915 | D x 0,318 |
| 4 CV | D x O,523 | D x 0,294 + 1147 | D x 0,352 |
| 5 CV | D x 0, 548 | D x 0,308 + 1200 | D x 0,368 |
| 6 CV | D x 0,574 | D x 0,323 + 1256 | D x 0,386 |
| 7 CV et + | D x 0,601 | D x 0,340 + 1301 | D x 0,405 |
Barème des indemnités kilométriques pour les motos en euros (2025)
| Puissance fiscale | Déplacements ≤ 3000 km | Entre 30001 et 6000 km | D ≥ 6001 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | D x 0,341 | D x 0,085 + 768 | D x 0,213 |
| 3, 4 et 5 CV | D x 0,404 | D x 0,071 + 999 | D x 0,237 |
| 5 CV ou plus | D x 0,523 | D x 0,068 + 1365 | D x 0,295 |
Barème indemnités kilométriques pour les scooters et vélomoteurs, euros (2025)
| Distance ≤ 2000 km | De 20001 à 5000 km | D ≥ 50001 km | |
|---|---|---|---|
| D x 0,272 | D x 0,064 + 416 | D x 0,147 |
Depuis 2016, les vélos sont aussi soumis à une indemnité de frais kilométriques, ce qui peut être très intéressant pour vous si c’est le moyen de transport que vous avez choisi. L’indemnisation est valable aussi bien pour les voitures, les véhicules motorisés comme les motos ou encore les scooters. Si vous conduisez un véhicule motorisé de moins de 50 centimètres cubes, vous êtes concerné par cette dernière catégorie.
Voici la méthode de calcul à appliquer pour connaître le montant de vos indemnités kilométriques. Sachant que l’indemnisation est actuellement de 0, 25 euros par kilomètre parcouru. Il vous faudra connaître la distance totale de votre trajet à vélo aller-retour compris. Vous ne devrez compter qu’un seul aller-retour par jour de travail effectué. De plus, il vous faudra connaître le nombre total de jours travaillés sur l’année concernée. La distance retenue pour le calcul sera la plus courte distance entre votre lieu de résidence et votre travail, comme peuvent l’afficher certains GPS tels que Google Maps.
Vous n’aurez plus qu’à effectuer le calcul suivant en connaissant cette distance aller-retour en kilomètres : 0,25 x nombre de km aller-retour x nombre de jours travaillés sur l’année.
Déduction et Imposition des Frais Kilométriques
Quel que soit votre moyen de transport, vous pourrez faire baisser votre taux d'imposition global puisque cette indemnité de frais kilométriques est à déduire de votre revenu imposable. Par ailleurs, si votre employeur vous rembourse tout ou partie des frais kilométriques, vous devez réclamer ces remboursements avant de procéder au moindre calcul concernant votre indemnité.
Concernant les indemnités kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel par l'entreprise, elles sont utilisées comme utilisées conformément à leur objet et donc exonérées d'impôt sur le revenu à concurrence du barème kilométrique. En revanche, les remboursements des frais relatifs à l'utilisation du véhicule personnel pour effectuer les trajets entre le domicile et le lieu de travail sont toujours soumis à l'impôt sur le revenu si ces frais sont couverts par la déduction forfaitaire pour frais professionnels.
L'administration met également un simulateur à votre disposition pour vous aider à calculer au plus juste et facilement les indemnités de frais kilométriques lorsque vous avez droit. Alors, si ces calculs et ces méthodes vous semblent encore hasardeux et le sujet épineux, n'hésitez pas à faire appel à ces simulateurs.
Tout comprendre sur les IK (indemnités kilométriques) 💡
Justification des Frais Kilométriques
Entre remboursements d’indemnités et déclarations fiscales, les frais kilométriques soulèvent chaque année les mêmes questions : comment les justifier en cas de contrôle ? Quels documents faut-il conserver ? Que vous utilisiez un SIRH, un tableau Excel ou une note de frais papier, une chose est sûre : une mauvaise gestion des frais kilométriques peut entraîner des redressements, voire des sanctions.
La déduction des frais kilométriques repose sur cette règle simple : les frais engagés pour l’usage d’un véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle peuvent, sous conditions, être pris en compte pour réduire le revenu imposable. Les frais kilométriques couvrent l’ensemble des dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles : carburant, entretien, assurance, dépréciation, pneumatiques, etc. Ces frais ne sont pas déclarés poste par poste, mais via l’application d’un barème kilométrique officiel publié chaque année par l’administration fiscale.
Les trajets entre le domicile et le lieu de travail, dans la limite de 80 km aller simple (sauf justification particulière, comme une contrainte familiale ou un emploi spécifique, art. L’application du barème kilométrique , publié annuellement par l’administration fiscale, permet d’évaluer forfaitairement les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.
Exemple : Un(e) salarié(e) utilise une voiture de 5 CV pour parcourir 6 000 km à des fins professionnelles en 2024. Ensuite, il doit indiquer le montant total des frais professionnels engagés, y compris les frais kilométriques calculés selon le barème. L’administration fiscale n’exige pas la transmission des justificatifs au moment de la déclaration, mais impose leur conservation en cas de contrôle. L’article L. Dès lors, que vous soyez employeur ou salarié, la prudence impose de constituer un dossier solide. Si la déclaration des frais kilométriques reste une démarche individuelle, l’entreprise engage également sa responsabilité lorsqu’elle procède à un remboursement d’indemnités kilométriques.
Comment Factorial Sécurise le Remboursement des Frais Kilométriques
Avec Factorial, vous pouvez, en quelques clics, sécuriser l’ensemble de votre process de remboursement des frais kilométriques. Déduire ou rembourser des frais kilométriques n’est pas une tâche simple, mais surtout cela ne s’improvise pas. D’ailleurs, pour rester en conformité, il ne suffit pas de connaître le barème fiscal : encore faut-il être capable de justifier précisément chaque trajet.
En structurant votre process, côté salarié comme côté employeur, vous sécurisez vos déclarations, limitez les risques de redressement et gagnez un temps précieux. Et si vous souhaitez aller plus loin, la meilleure solution, c’est un logiciel RH tout-en-un qui simplifie vraiment la gestion de votre entreprise.
Questions Fréquentes
- Les justificatifs sont-ils à transmettre au moment de la déclaration ? Non. Même si les justificatifs ne sont pas à transmettre au moment de la déclaration, ils doivent être conservés pendant 3 ans minimum.
- Les trajets domicile-travail sont-ils pris en compte ? Oui, dans la limite de 80 km aller simple (soit 160 km aller-retour), sauf situation exceptionnelle justifiée (emploi spécifique, contrainte familiale, etc.).
Joris est SEO Content Specialist chez Factorial, où il met ses talents d’optimisation et de stratégie éditoriale au service d’une mission : aider les PME à digitaliser et simplifier leur gestion RH. Passionné par les mots bien placés et les sites bien référencés, il aime créer du contenu qui attire, engage et convertit. En dehors des écrans, il déconnecte volontiers avec un ballon, un appareil photo ou un billet d’avion.
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