Remboursement TVA Belgique pour un assujetti étranger : procédure détaillée

Vous faites du e-commerce et vous cherchez à clarifier la situation côté TVA ? Votre marché s'étend au-delà des frontières européennes ? En effet, cela peut paraître compliqué de premier abord.

Qui peut récupérer la TVA belge ?

Une entreprise peut récupérer la TVA belge si elle est assujettie, si la dépense est professionnelle et si elle dispose d'un droit à déduction. Une association non assujettie, une personne physique ou une entité publique qui n'exerce pas d'activité économique taxable ne dépose pas une demande de remboursement TVA comme une société commerciale. La première vérification porte donc sur votre statut. La TVA qu’il supporte est déductible dans les conditions de droit commun locales.

Différences selon l'origine de l'assujetti

Si vous êtes établi dans l'Union européenne

• Une société établie dans un autre État membre et non identifiée en Belgique utilise la procédure électronique de la directive 2008/9/CE.
• La demande n'est pas déposée directement sur Intervat : elle passe par le portail fiscal de votre État d'établissement, qui la transmet ensuite à la Belgique.
• La demande doit être transmise au plus tard le 30 septembre de l'année suivant l'année des factures.

Si vous êtes établi hors Union européenne

• Une société hors UE utilise la procédure de la 13e directive. La demande se fait via le formulaire 803 du SPF Finances, avec un dossier documentaire plus lourd : certificat d'assujetti de moins d'un an, description de l'activité, factures, fichier de transactions, coordonnées bancaires et mandat si un représentant dépose la demande.
• La Belgique ne conditionne pas le remboursement à une règle générale de réciprocité dans les mêmes termes que certains États membres. Le vrai sujet opérationnel reste la preuve : l'entreprise doit montrer que les dépenses belges sont strictement professionnelles et rattachées à une activité qui ouvrirait droit à déduction.

Quelle procédure choisir pour demander un remboursement de TVA en Belgique ?

La bonne procédure dépend de votre situation TVA en Belgique. C'est le point de tri le plus important du dossier.

Lire aussi: Délais Remboursement TVA

Quelles dépenses de TVA sont récupérables en Belgique ?

La TVA belge n'est récupérable que si la dépense ouvre droit à déduction selon les règles belges. Le fait que la dépense soit professionnelle dans votre pays ne suffit pas : la Belgique applique ses propres exclusions et limitations.

Le SPF Finances mentionne des limites spécifiques pour les demandes étrangères : remboursement limité à 35 % pour certains frais de voiture, 85 % pour certains frais de van, et absence de remboursement pour restaurant et hôtel sauf cas professionnel documenté lié à une prestation ou livraison.

Quels documents préparer avant de déposer la demande ?

Un dossier de remboursement TVA belge se gagne souvent avant le dépôt. Les demandes complémentaires du SPF Finances ajoutent facilement 2 à 4 mois au traitement. Préparez au minimum :

• les copies de factures détaillées, non récapitulatives ;
• les avoirs reçus ;
• les documents d'importation si la TVA provient d'une importation ;
• le contrat si la facture y fait référence ;
• les coordonnées bancaires ;
• la description de l'activité économique et du motif des dépenses belges ;
• le mandat si un représentant fiscal ou mandataire dépose pour vous.

Pour une société hors UE, ajoutez le certificat d'assujetti de moins d'un an, traduit en français, néerlandais, allemand ou anglais, ainsi que les documents légaux exigés selon le cas. Le SPF Finances demande aussi un fichier de transactions au format XLS ou XLSX et des justificatifs PDF.

Étapes de la procédure et délais

La date limite de dépôt dépend de la procédure. Pour les sociétés UE non identifiées en Belgique, la demande doit être transmise au plus tard le 30 septembre de l'année suivant l'année des factures. Pour les demandes UE et hors UE, les périodes de remboursement ne doivent pas se chevaucher. Vous pouvez déposer au maximum 5 demandes liées à une même année civile. Une demande peut couvrir une période de 3 à 11 mois, ou l'année civile complète.

Lire aussi: Démarches remboursement TVA

Le délai de décision belge est en principe de 4 mois à compter de la réception de la demande. Il peut être porté à 6 ou 8 mois si le SPF Finances demande des informations complémentaires. Après une décision positive, le remboursement intervient dans les 10 jours ouvrables.

Pourquoi une demande de remboursement TVA Belgique est refusée ?

Les refus viennent rarement d'un seul grand problème. Ils viennent plutôt d'une accumulation de petites fragilités : facture imprécise, mauvais portail, TVA non due, dépense exclue, justificatif absent. Les erreurs les plus fréquentes sont les suivantes :

• déposer une demande étrangère alors qu'un numéro de TVA belge existe ;
• demander une TVA belge qui aurait dû être autoliquidée ou non facturée ;
• joindre une facture mensuelle globale au lieu d'une facture détaillée ;
• inclure hôtel, restaurant ou frais de réception sans preuve d'exception ;
• oublier le contrat associé à une facture ;
• déposer après la date limite du 30 septembre ;
• ne pas expliquer pourquoi les biens ou services ont été achetés en Belgique ;
• oublier d'indiquer le prorata de déduction si l'entreprise a un droit de déduction partiel.

Si la TVA belge n'était pas due, le SPF Finances ne la rembourse pas. La correction doit venir du fournisseur belge : note de crédit, puis nouvelle facture correctement établie. C'est un point sensible pour les sociétés étrangères, car un fournisseur facture parfois de la TVA belge "par sécurité" alors que l'opération devait être traitée autrement.

Conseils pratiques et assistance

Eurofiscalis sécurise le remboursement avant le dépôt, pas après le rejet. Notre travail consiste à qualifier la procédure, nettoyer les factures, identifier les dépenses à risque, préparer les justificatifs et répondre aux demandes du SPF Finances. Nous intervenons notamment pour :

• arbitrer entre remboursement étranger et immatriculation TVA belge ;
• vérifier les factures belges et les taux appliqués ;
• isoler les dépenses non récupérables ;
• préparer le fichier de transactions ;
• formaliser le mandat de représentation ;
• suivre les demandes complémentaires ;
• sécuriser les demandes UE et hors UE.

Vous avez une question ? Quand peut-on demander le remboursement de la TVA? Vous devez demander le remboursement de la TVA en ligne à l'administration du pays dans lequel votre entreprise est établie. Il est conseillé de vérifier l'exactitude des informations sur les sites web des autorités fiscales nationales.

Lire aussi: Conditions Remboursement TVA Allemande

Points spécifiques : importation et numéro de TVA

Dès lors que vous effectuerez une importation - c’est-à-dire que vous êtes importateur -, vous êtes redevable du paiement de la TVA à l’importation. Le numéro de TVA intracommunautaire est un numéro d’identification individuel, qui concernent exclusivement les entreprises assujetties à la TVA et domiciliées au sein de l’Union européenne, qu’elles doivent avoir. Le numéro de TVA belge suit le format BE0123456789. Si vous en disposez déjà, vous ne passez normalement pas par la procédure de remboursement étranger : vous récupérez la TVA via votre déclaration périodique belge.

Récapitulatif des obligations et mentions à fournir

L'entreprise doit faire sa demande de remboursement avant le 30 septembre de l'année qui suit celle au cours de laquelle la TVA dont elle a demandé le remboursement était exigible. Ils doivent contenir les informations suivantes :

• Nom et adresse complète du fournisseur ou du prestataire ;
• Sauf en cas d'importation : numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur ou du prestataire ou son numéro d'identification fiscal attribué par l'État remboursement ;
• Date et numéro du document ou de la facture ;
• Base de l'imposition et montant de la TVA dans la devise de l'État de remboursement ;
• Montant de la TVA déductible calculée dans la devise de l'État de remboursement ;
• Nature des biens et services acquis ventilés selon les codes (carburant, location de moyens de transport, péages, hébergement, restauration, droit d'entrée aux foires, dépenses de représentation, etc.).

Lorsque des biens ou des services de code 10 « Autres » sont mentionnés, l'entreprise doit indiquer de quel service ou bien il s'agit.

Délais et suivi de la demande dans l'UE et hors UE

Un premier contrôle automatique est tout d'abord effectué par le système afin de savoir si le requérant est un assujetti. La décision de transmettre ou non la demande est notifiée par voie électronique par les services fiscaux de l'Etat d'établissement. Une fois la demande transmise à l'Etat de remboursement, celui-ci dispose en principe de 4 mois pour traiter sa demande et demander des informations complémentaires. S'il considère qu'il n'y a pas assez d'éléments, il peut avertir le requérant. Dans ce cas, ce dernier doit fournir les informations demandées dans un délai d'un mois.

Par la suite, l'Etat de remboursement dispose d'un délai de 2 mois à compter de la réception des informations (ou de l'expiration du délai d'un mois) pour se prononcer. Il dispose en tout état de cause d'un délai minimum de 6 mois et d'un délai maximum de 7 mois pour faire connaître sa décision. L'Etat de remboursement peut en outre transmettre une deuxième demande d'informations complémentaires. Il dispose alors d'un délai maximum de 8 mois pour donner sa décision. Si la demande est acceptée, le remboursement doit être effectué dans les 10 jours ouvrables suivant la date limite à laquelle l'Etat doit rendre sa décision (quelque soit la date effective de la notification de cette décision).

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