Récupération de TVA pour les SARL : Fonctionnement et Optimisation
La récupération de TVA est un levier financier important pour les entreprises, notamment les SARL. Elle permet de réaliser des économies substantielles et d'améliorer la trésorerie. Cependant, il est essentiel de connaître les règles applicables pour optimiser ce processus.
Comprendre la TVA : Déductible vs Collectée
La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt indirect que l'État perçoit via les entreprises assujetties. Ces dernières collectent la TVA auprès de leurs clients et la reversent à l'administration fiscale.
- TVA déductible : Payée par l'entreprise lors de l'achat de biens ou services auprès de ses fournisseurs.
- TVA collectée : Perçue par l'entreprise lors de la vente de biens ou services à ses clients.
La TVA récupérable est donc la part de TVA déductible que l'entreprise peut déduire de la TVA collectée lors de l'encaissement des règlements clients.
Concrètement, la récupération de TVA s’opère par un jeu d’écritures au moment des déclarations :
Lorsqu'une entreprise achète des biens ou des services pour ses besoins professionnels, elle paie le prix TTC (toutes taxes comprises), TVA incluse. Au moment de la vente, l'entreprise affiche un prix HT (hors taxes) auquel elle ajoute le montant de la TVA. Le client paie alors le prix TTC, TVA comprise.
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Une entreprise est en principe assujettie à la TVA. Cela signifie qu'elle doit la facturer à ses clients et la reverser à l'État français. Le fait d'être soumise à un régime réel de TVA lui permet également de pouvoir déduire la TVA qu'elle paye sur ses achats professionnels.
Conditions de Déduction de la TVA
Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :
- L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal).
- La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise.
- L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA.
Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.
La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible.
Selon le type de vente, la TVA n'est pas exigible au même moment :
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- Vente de biens : la TVA est exigible au moment de la livraison (généralement en corrélation avec la date de la facture). Lorsqu'un acompte est versé, la TVA devient alors déductible dès le versement de l'acompte.
- Vente de prestations de services : la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix. Cependant l'entreprise peut opter pour le régime des débits. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date de la facture.
Types de Dépenses et TVA Récupérable
En principe, une entreprise peut bénéficier de la récupération de TVA dès lors qu'elle engage des dépenses dans le cadre de ses besoins professionnels. Cependant, le remboursement de TVA n'est pas systématique. Certaines dépenses sont exclues du droit à déduction.
Voici quelques exemples de dépenses et leur régime de TVA :
| Type de Dépense | TVA Récupérable | Remarques |
|---|---|---|
| Frais de déplacement | Non | Les frais de transport (train, avion) sont exclus. |
| Carburant (essence) | Oui (60%) | Le taux de récupération évolue chaque année. |
| Carburant (gazole, super-éthanol E85) | Oui (80%) | Pour les véhicules de tourisme. |
| Frais de restauration | Oui | Sur toute la note de restaurant. |
| Frais d'hébergement | Non | Sauf si l'hébergement concerne un tiers (client, fournisseur). Le petit-déjeuner est inclus dans la TVA récupérable. |
| Frais de parking | Oui | Uniquement pour les parkings publics (aériens, souterrains ou de surface) fermés par des barrières. |
| Location de voiture | Oui (sous conditions) | Si le véhicule est utilisé à des fins professionnelles et répond à certains critères (utilitaire, camionnette, etc.). |
Certains biens ou services ont des règles de déductibilité spécifiques.
Même si la TVA qui s'applique sur les achats professionnels est en principe déductible, certains achats de biens ou de services sont exclus.
Il s'agit par exemple des achats suivants :
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- Biens ou services liés au logement fourni gratuitement aux dirigeants et au personnel de l'entreprise.
- Cadeaux ne dépassant pas 73 € TTC par objet et par an pour un même bénéficiaire (à destination des clients, des fournisseurs ou du personnel)
- Biens ou services utilisés à plus de 90 % à des fins étrangères à l'entreprise
- Véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte (usage professionnel et personnel) et qui appartiennent à l'entreprise.
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Récupération de TVA sur les Frais de Restauration
Vous pouvez bénéficier de la TVA récupérable sur les frais de repas et restauration. Lors d’un repas d’affaire ou au cours d’un déplacement de l’un de vos collaborateurs, la TVA est à régler.
La TVA est récupérable au restaurant sur toute votre note. Notez que pour une dépense inférieure à 150 euros, un ticket de caisse suffit : vous devez simplement le prendre en photo et l’ajouter dans votre solution de gestion de notes de frais, telle que N2F. Pour une dépense supérieure, pensez à demander au restaurateur une facture avec notamment les coordonnées (SIRET) de l’entreprise et le montant de la TVA récupérable.
Récupération de TVA sur les Frais d'Hébergement
Le régime de récupération de TVA en matière de frais d’hébergement est strict : lorsque vous allez à l’hôtel, et ce même dans l’exercice de vos missions, il n’est pas possible a priori de récupérer la TVA.
Une exception à ce principe : vous bénéficiez de la TVA récupérable si la dépense vise l’hébergement d’un tiers de l’entreprise (un client ou un fournisseur) que vous invitez, par exemple.
🔎 Une nuance utile à connaître : si vous prenez le petit-déjeuner à l’hôtel, cette dépense est pour sa part concernée par la TVA récupérable. Il en va de même si vous optez pour la soirée étape. En effet, l’hébergement dans ce cas inclut la nuit à l’hôtel ou en chambre d’hôte, ainsi que le dîner et le petit-déjeuner.
Là encore, soyez vigilant : seule la nuitée est exclue du bénéfice de la TVA récupérable, le dîner et le petit-déjeuner seront quant à eux bien pris en compte pour la récupération de TVA.
Dans tous les cas, qu’il soit ou non possible de récupérer la TVA sur une dépense d’hôtel, justifier la charge d’un point de vue comptable est nécessaire. Pensez donc à demander et conserver une note de frais pour justifier des dépenses d’hébergement.
Récupération de TVA sur les Frais de Déplacement et de Carburant
Les voyages d’affaires ou tout autre déplacement professionnel s’accompagnent de frais de déplacement. Malheureusement, les frais de transport ne sont pas inclus dans la TVA récupérable :
- La TVA en effet n’est pas déductible des billets de train.
- La TVA en effet n’est pas déductible des billets d’avion.
A l’occasion de vos déplacements professionnels en voiture, naturellement, vous êtes confronté aux problèmes de parking. Les emplacements sont achetés ou loués pour répondre aux besoins de l’entreprise (personnel, client) et se trouvent à proximité du lieu de travail ou de la mission ;
- Il s’agit de boxes, garages, parkings publics (aériens, souterrains ou de surface) fermés par des barrières.
Il est possible de récupérer la TVA sur tous les types de véhicule (utilitaire comme de tourisme), mais celle-ci est uniquement récupérable pour le personnel de l’entreprise, y compris les dirigeants, et ses clients.
🚨 La TVA n’est pas récupérable sur les emplacements de stationnement situés sur la chaussée. Si vos salariés réalisent des déplacements professionnels, il peut donc être plus intéressant pour vous de leur conseiller de se garer dans des parkings publics plutôt que dans la rue.
Pour les déplacements, difficile de ne pas évoquer le carburant. Pour l’essence, la donne est différente. En effet, jusqu’en 2016, la TVA sur l’essence n’était pas récupérable. A présent vous bénéficiez de la TVA déductible, mais uniquement à hauteur de 60 % (que le véhicule soit utilitaire ou de tourisme). Le taux de récupération de TVA évolue chaque année par incrément de 20 %.
La location d’une voiture ouvre droit à récupération de TVA sous conditions. La TVA est également déductible pour tous les frais d’entretien sur ces voitures de société (hors véhicules de tourisme) : interventions de réparation, produits et consommables (remplacement d’un rétroviseur, huile de vidange…). Cf. Article 206 annexe II du CGI.
Comment Demander le Remboursement de TVA ?
Si vous devez récupérer plus de TVA que vous n’en avez collecté, il est possible de faire une demande de remboursement.
Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.
Le remboursement peut être annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel. De plus, selon le régime d'imposition à la TVA de l'entreprise, les modalités de remboursement de TVA ne sont pas les mêmes.
- Régime réel simplifié de TVA : Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel ou semestriel.
- Régime réel normal de TVA : Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel, trimestriel ou mensuel.
Il suffit pour cela de se rendre sur le site impots.gouv.fr et de faire une demande de remboursement de crédit de TVA si celui-ci dépasse 760 euros lorsque l’administration vous réclame un acompte trimestriel (si vous êtes au régime simplifié) ou un acompte mensuel (si vous êtes au régime réel). Pour cela vous devrez remplir le formulaire Cerfa n°3519.
Il existe toutefois une autre solution : le report de crédit de TVA. Cette fois, vous pouvez demander que ce crédit soit imputé sur un prochain solde de TVA à reverser.
Facturation et Justification des Dépenses
Pour la récupération de TVA, veillez à respecter les règles applicables.
- Veillez à fournir une facture en bonne et due forme, avec mention du montant de la TVA déductible.
- Sachez que la TVA déductible suppose que le fournisseur soit assujetti à la TVA. Si le fournisseur doit verser la TVA à l’Etat alors son client pourra la déduire.
- A noter qu’une TVA qui a été facturée à tort, ne pourra pas être déductible.
La récupération de la TVA impose l’existence d’une facture mentionnant la TVA. Cela signifie que la déduction ne peut pas être acceptée si un bon de commande ou un devis sont présentés par l’entreprise.
Une entreprise doit être en mesure de justifier auprès de l’administration fiscale le montant de la TVA déductible qu’elle inscrit sur ses déclarations. Pour cela, elle doit tout d’abord être en possession de tous les justificatifs (notamment les factures) sur lesquels figure la TVA déductible qui a été portée sur la déclaration de TVA.