Comment fonctionne la signature électronique pour une microentreprise

Alors quel type de signature électronique utiliser dans votre entreprise ? Si la dématérialisation des documents tend à se généraliser, la signature reste encore trop souvent manuelle. Pourtant, avec les innovations de ces dernières années, le passage à la signature électronique devient indispensable dans toutes les entreprises qui souhaitent simplifier leurs processus administratifs.

Les types de signatures et leurs niveaux de sécurité

La signature électronique « qualifiée » correspondant au plus haut niveau de sécurité. Cette signature est destinée aux documents à fort taux de risque. La procédure de la signature qualifiée n’est utilisée que dans 5% des cas (principalement appliquée aux actes authentiques rédigés par les notaires). Elle est en effet soumise à des contraintes réglementaires : elle nécessite l’obtention d’un certificat électronique délivré par une autorité de certification après vérification physique de l’identité du signataire (certificat RGS).

La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3) est délivrée par un prestataire de services de confiance et est soumise à des contrôles. La signature « avancée » correspond au niveau de sécurité intermédiaire. Elle est appliquée principalement dans le cadre de transactions financières importantes ou pour des signatures présentant des enjeux juridiques importants. Elle doit remplir plusieurs conditions : la signature doit être liée à son signataire de manière univoque, permettre de l’identifier formellement, doit être créée sous son contrôle exclusif comme son téléphone ou son ordinateur et garantir que l’acte ne pourra être modifié. Elle représente seulement 15% des usages.

La signature électronique « simple » correspond au dernier niveau de sécurité. Elle est actuellement la procédure la plus couramment utilisée, adaptée à la quasi-totalité des documents d’entreprise (bons de commande, de livraison, devis…) et représente 80% des usages. La signature est dite « simple » car elle ne nécessite pas de supports ou de démarches au préalable, ce qui rend son utilisation rapide et fluide.

Comment fonctionne concrètement ce système

La première chose à vérifier est de s’assurer de l’identification du signataire. Pour cela, l’utilisateur peut ouvrir le document depuis sa messagerie et saisir un code SMS de validation afin de pouvoir consulter et signer le document. Il est également possible d’ajouter d’autres paramètres tels que la géolocalisation depuis un téléphone ou une adresse IP depuis n’importe quel ordinateur. Ce procédé fait partie d’un système de double authentification.

Contrairement à la signature manuscrite, il est inutile de parapher les documents électroniques, d’apposer la mention « lu et approuvé » ou encore d’inscrire ses initiales en bas de page. Seule la signature par voie électronique permet de garantir l’intégrité des documents, ce qui rend le processus plus simple et plus rapide.

Comment repenser les processus de signature dans l’entreprise

Lister tous les processus métier : la première étape est de définir le rôle de l’ensemble des personnes dans l’entreprise, c’est-à-dire les émetteurs, les signataires internes ou externes, le gestionnaire, les managers… et de déterminer comment cela fonctionne actuellement, quelles sont les différentes personnes impliquées et quels fichiers ou protocoles cela inclut.

La seconde étape est de définir les circuits de validation. Cette étape permet de détecter les potentielles optimisations à mettre en place avant l’utilisation de la signature électronique.

Deux moyens permettent de créer des workflows de signature. En fonction du volume et du type des documents à traiter, un outil peut se révéler plus adapté qu’un autre.

La première méthode, manuelle, consiste à saisir les informations à la main pour chaque document envoyé. L’utilisateur choisit lui même le ou les destinataires et doit recommencer pour chaque document. Cette configuration est davantage adaptée à une faible volumétrie ou à des documents non standardisés.

Dans le second cas, au-delà de 100 signatures par mois, il est recommandé d’utiliser un outil automatique. Il s’agit de tirer parti des documents et des données déjà existantes dans la base de données de l’entreprise. Dans le cas d’un bon de commande, par exemple, l’utilisateur peut exploiter des informations déjà présentes sur le document comme un montant, un nom ou un identifiant. L’automatisation réduit ainsi le risque d’erreurs humaines, garantit la traçabilité des documents et permet également un gain de temps en facilitant l’envoi et l’échange de documents.

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La quantité importante de documents numériques pose la question de la conservation de leurs données. La saisie de ces données peut être manuelle, avec les risques d’erreurs que cela implique. En revanche, à la différence de la saisie manuelle, les données numériques de la signature électronique peuvent être archivées automatiquement dans le système de l’entreprise et seront facilement accessibles pour les utilisateurs en passant par leur interface habituelle. Bien souvent un accompagnement au changement est nécessaire.

L’organisation de l’entreprise se trouve impactée et les changements des habitudes peuvent provoquer de nombreuses hésitations. Les entreprises doivent impliquer tous les utilisateurs clés dans l’ensemble du processus et réussir à convaincre le reste de l’équipe de cette nouvelle organisation. Pour les convaincre, des sessions de test peuvent être mises en place afin de détecter de possibles ajustements à apporter avant la mise en production officielle de la solution. De plus, des réunions d’information/formation régulières, dédiées à l’appropriation de l’outil, sont indispensables pour les employés et permet de vérifier sa bonne utilisation (ou non-utilisation) ainsi que d’identifier les potentiels points d’amélioration à amener lors de son utilisation.

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Aujourd’hui, l’usage de la signature papier est en passe de devenir obsolète dans un monde devenu entièrement numérique et électronique. Face à cette transformation digitale, intégrer la signature électronique dans votre entreprise constitue un réel enjeu de compétitivité. Fiabilité, rapidité, simplicité, efficacité… la signature électronique possède de nombreux avantages permettant de simplifier la gestion des documents de toutes les entreprises. 👉 Téléchargez notre e-book ici.

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Si vous n’avez encore jamais eu recours à la signature électronique, vous en avez sans aucun doute déjà entendu parler. En effet, cet outil technologique se démocratise petit à petit dans le monde des entreprises, accompagnant leur transformation digitale. Mais savez-vous exactement ce qu’est une signature électronique et comment cela fonctionne ? Dans cet article, nous vous donnons les informations essentielles sur le sujet, pour que vous puissiez, comme de nombreuses entreprises, mettre en place cette solution d’avenir incontournable.

Qu’est-ce que la signature électronique ? Contrairement aux croyances populaires, une signature électronique ne consiste pas à scanner une signature manuscrite. La signature électronique est un procédé technique et juridique par lequel un signataire appose son accord à valeur juridique sur un document électronique. Il s’agit d’un outil technologique devant respecter un ensemble de normes fixées par les autorités européennes et françaises.

Comment fonctionne le procédé de signature électronique ? Comment envoyer un document à signer avec Signaturit ? Pour envoyer un document à signer électroniquement à un client, à un prestataire, ou encore à un employé, vous devez disposer d’un logiciel de signature électronique. À partir de ce dernier, vous pouvez configurer l’envoi du document : Vous téléchargez le document à signer. Vous configurez le document en positionnant le champ de signature. Vous avez également la possibilité d’ajouter d’autres champs à remplir par le signataire : nom, date, nom de l’entreprise, etc. Vous envoyez la demande. Comment signer le document en ligne avec Signaturit ? Pour signer électroniquement un document, vous n’avez pas besoin d’installer de logiciel ou encore de télécharger une application. Vous avez juste besoin d’un appareil connecté à Internet : ordinateur, tablette ou smartphone. Il lit le document et remplit les champs nécessaires (nom, prénom, etc.), le cas échéant. Il signe en dessinant le tracé de sa signature avec une souris, son doigt ou un stylet, selon l’appareil utilisé. Il valide le processus de signature.

La signature électronique est-elle légale et sécurisée ? Oui et oui ! La signature électronique est légale dans l’Union européenne et donc en France. Elle est encadrée par le Règlement eIDAS au niveau européen, et plus spécifiquement en France par les articles 1366 et 1367 du Code civil. En outre, la signature électronique est sécurisée. Le processus garantit : L’identification du signataire, à savoir que le signataire est bien la personne qu’elle prétend être ; L’intégrité du document signé, à savoir que les données du document n’ont pas été modifiées depuis le moment où il a été signé.

Quelles documents peut-on signer électroniquement ? Il est aujourd’hui possible et légal de signer électroniquement tout type de documents et de contrats au sein d’une entreprise, quel que soit le secteur ou le service. Voici quelques exemples par service : RH - contrat de travail, accord de confidentialité; Finances - facture, devis; Commercial - contrat de prestation; Juridique - contrat de sous-traitance; Notariat pour certains actes qualifiés; Administrations publiques pour les marchés publics, etc.

Comment choisir son prestataire de signature électronique ?

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions et il peut être difficile de choisir celle qui vous convient le mieux. Avant de vous lancer, assurez-vous que les prestataires sélectionnés soient certifiés eIDAS et que leurs services soient conformes au Règlement européen. Pour information, l’Union européenne tient à jour une liste des Prestataires de Services de Confiance Qualifiés, dans laquelle vous pouvez retrouver Signaturit.

Quelques critères importants à prendre en compte : la technologie (SaaS ou On-premise, API), les solutions offertes (types de signatures, fonctionnalités complémentaires), les fonctionnalités (modèles, rappels, champs personnalisables, envoi groupé, etc.), l’expérience utilisateur et le tarif.

Se procurer un certificat numérique. Si vous souhaitez utiliser une signature avancée ou qualifiée, vous devrez obtenir un certificat délivré par un prestataire de services de confiance qualifié, conformément au règlement eIDAS. Des solutions comme Youtrust (anciennement Yousign) ou Docusign intègrent le certificat directement dans le parcours de signature.

Bon à savoir : Youtrust peut vous faire gagner un temps précieux au quotidien. Tout est plus simple et rapide, vous limitez les retards de paiement et sécurisez vos transactions. Avec Youtrust, les documents signés rapidement, avec relances automatiques et une interface conviviale.

La signature électronique a une véritable valeur légale : un juge ne peut pas l’écarter uniquement parce qu’elle n’est pas manuscrite. L’article 1366 du Code civil précise que l’écrit électronique a la même force que l’écrit papier, à condition d’identifier l’auteur et de garantir l’intégrité. L’article 1367 rappelle que la signature doit identifier l’auteur et exprimer le consentement.

Formats, coûts et litiges

Quels formats de fichiers sont acceptés ? La plupart des outils permettent de signer Electroniquement tout type de document: .doc, .docx, .pdf, image, feuilles de calcul, présentations, etc.

Quels coûts sont associ és ? Les tarifs varient selon le prestataire et le niveau de signature. Certains outils proposent des forfaits gratuits, d’autres facturent entre 11€ et 50€ par mois.

Que faire en cas de litige ? Pour une signature qualifiée, la présomption de fiabilité est forte et c’est à celui qui conteste de prouver l’invalidité. Pour les signatures simples ou avancées, il revient à l’autorité compétente de prouver la validité selon les conditions et le cadre légal.

Conclusion opérationnelle

La signature électronique permet de signer à distance rapidement tout type de documents tout en garantissant l’identité du signataire et l’intégrité du document. Pour les autoentrepreneurs et microentreprises, le recours à la signature avancée ou qualifiée est souvent recommandé pour les documents à fort enjeu juridique, tandis que la signature simple peut suffire pour les transactions courantes et peu risquées.

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