Comment sortir un nouveau Kbis : démarches et guide complet

L'extrait Kbis est un document essentiel pour toute entreprise commerciale immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il atteste de son existence légale et rassemble toutes les informations officielles la concernant. Il est donc crucial de le maintenir à jour. Voyons ensemble les démarches à suivre pour obtenir un Kbis actualisé.

Pourquoi et quand modifier le Kbis de son entreprise ?

Vous exercez votre activité indépendante sous la forme d'une société commerciale ? Toutes les personnes morales ayant une activité commerciale sont dotées d'un Kbis, un document qui consacre leur existence juridique et qui fait partie des premiers éléments transmis au dirigeant lorsqu'il réalise les formalités de constitution d'une entreprise.

Il arrive néanmoins que les informations qui y figurent ne soient plus à jour après quelques années d'existence, ou qu'une erreur se soit glissée sur le Kbis. Pour que l'extrait Kbis fourni par l'intermédiaire du service MonIdenum du Conseil national des greffiers de Tribunaux de commerce (CNGTC) ou par Infogreffe soit le reflet exact de l'identité et de la situation de l'entreprise, il doit alors être mis à jour.

Une actualisation du Kbis est nécessaire lors de tout changement significatif affectant l'entreprise. En effet, toute décision ou tout changement qui a un impact sur les éléments suivants nécessite de modifier le Kbis de son entreprise pour que ce document reste le reflet exact de sa situation :

• La dénomination sociale et l'enseigne
• Le numéro d'immatriculation Siren
• Le code APE ou NAF
• La forme juridique de l'entreprise (SARL, SAS, SA, SNC…)
• Le montant du capital social
• L'adresse du siège social et des établissements secondaires, le cas échéant
• La durée d'existence de l'entreprise
• La date de création
• L'activité exercée
• Le nom de domaine et des éventuels sites internet
• Les informations d'identification relatives au dirigeant principal, aux administrateurs et aux commissaires aux comptes, le cas échéant

Il peut s'agir par exemple :

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• Du déménagement de l'entreprise entraînant un changement d'adresse
• D'une modification de l'activité
• D'une transformation de la société en une autre forme sociale
• D'une augmentation ou d'une réduction de capital
• D'un changement de raison sociale ou de dénomination commerciale, qui peut également avoir un impact sur l'intitulé du compte bancaire.

Le dirigeant de la société dispose alors d'un délai d'un mois pour procéder au changement auprès du greffe du Tribunal de commerce en vertu de l'article R.123-45 du Code de commerce.

Si l’un de ces éléments change, il est obligatoire de mettre à jour son Kbis pour éviter tout problème administratif ou juridique. Le RCS, géré par le greffe du tribunal de commerce, est chargé de centraliser, valider et publier ces informations légales.

Bon à savoir : la modification du Kbis est obligatoire dès lors que le contenu du document doit être mis à jour. Elle n’implique pas forcément une modification statutaire. La modification peut résulter de la décision du dirigeant. Il est également possible que cette dernière ait été prise en assemblée générale par les associés, puis a fait l’objet d’un procès-verbal.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Les étapes pour modifier votre Kbis

Plusieurs étapes sont nécessaires pour mener à bien la modification de votre Kbis :

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Étape n° 1 : Décision de modifier le Kbis

Déménagement du siège social, réduction ou augmentation de capital, changement d'objet social… au cours de la vie d'une société, de nombreux changements peuvent intervenir. Un certain nombre de ces événements est susceptible d'entraîner la modification du Kbis de la société, et doivent, en premier lieu, être formalisés par une prise de décision.

Toute modification de Kbis débute par une décision. Une fois la décision prise unilatéralement ou via la collectivité des associés, un procès-verbal (PV) d'assemblée générale ou de décision de l'associé unique doit être rédigé pour changer les informations du Kbis de l'entreprise.

La décision du représentant légal de l’entreprise suffit dans le cadre de certaines modifications de Kbis. Souvent, cette procédure est à suivre au sein d’une SA. Chaque modification doit être portée à la connaissance des tiers. En effet, ceux-ci peuvent avoir besoin d’utiliser les informations contenues dans le document.

Étape n° 2 : Publication dans un Journal d'Annonces Légales (JAL)

Pour être possible, le changement dans une information figurant sur un Kbis doit être rendu public. À cet effet, le dirigeant de l'entreprise doit faire publier la modification envisagée dans un Journal d'annonces légales, ou JAL. Cette annonce légale de modification est impérative pour que la demande de modification du Kbis de l'entreprise soit acceptée par le greffe.

La parution est à réaliser auprès d'un JAL compétent, en fonction du département où se situe le siège social de l'entreprise. Notez que si la modification du Kbis concerne le transfert du siège social de l'entreprise dans un autre département, la publication devra être effectuée à la fois dans le département d'origine et dans le département d'arrivée.

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Une fois la parution réalisée, le Journal d'annonces légales fournit à l'entreprise une attestation de parution de l'annonce légale de modification du Kbis, qui est à joindre au dossier transmis au greffe du Tribunal de commerce.

Bon à savoir : En cas d'absence de publicité d'un changement dans les statuts de l'entreprise, une action en régularisation est possible. Toute personne intéressée peut exercer une telle action dans les 3 ans suivant la modification statutaire.

La publication d'une annonce légale coûte de 108 à 227 € selon la localisation, la forme juridique et le type de changement.

Étape n° 3 : Dépôt de la demande de modification de Kbis

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Depuis le 1er janvier 2024, les démarches qui concernent un changement d'information sur un Kbis peuvent être réalisées en ligne, par l'intermédiaire du téléservice des greffes des Tribunaux de commerce. En effet, Elisabeth Borne, alors Première ministre, a publié un arrêté en date du 26 décembre 2023 en application de l'article R. 123-15 du Code de commerce pour changer la marche à suivre.

Une fois votre demande transmise, vous pouvez suivre son traitement depuis votre espace personnel sur le guichet unique.

Bon à savoir :Le service permettant de modifier son Kbis en ligne est accessible depuis le guichet unique de l'Inpi. En plus de permettre de modifier le Kbis, l'Inpi est l'interlocuteur privilégié des créateurs d'entreprise.

Attention : Seules les entreprises doivent réaliser leurs formalités sur le site du guichet des formalités. Les autres entités : associations, comités sociaux économiques d'entreprise, syndics de copropriété, syndicats de salariés, fondations ne sont donc pas concernées par le guichet des formalités. Un arrêté du 15 janvier 2025 fixe la liste de toutes les entités exclues.

Toutes les formalités suivantes doivent être réalisées sur le site du guichet des formalités des entreprises :

• Création de l'entreprise : immatriculation, déclaration de début d'activité ou déclaration des bénéficiaires effectifs
• Modifications : changement d'activité, d'adresse, de nom, du nombre d'associés, de la forme juridique, des statuts, modification des bénéficiaires effectifs, etc.
• Cessation d'activité et de radiation d'entreprises

À noter : Le dépôt des comptes annuels des sociétés peut également être effectué sur le guichet des formalités. Le dépôt en format papier peut être déposé en un exemplaire au greffe du tribunal de commerce ou judiciaire du siège de la société.

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les démarches en ligne sur le guichet des formalités. Il peut demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation. Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat. Un modèle de mandat est mis à disposition sur le site du guichet.

Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel.

À noter : Les détenteurs d'un compte « e-procédures » à l'Inpi peuvent utiliser ce compte pour utiliser le guichet des formalités.

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard.

Les organismes compétents (Insee, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) traitent les informations reçues.

L'état d'avancement des formalités est consultable à tout moment sur le guichet, depuis le tableau de bord de l'espace personnel. En raison de l'ouverture récente du guichet, les délais de traitement des formalités peuvent être rallongés.

À noter : L'utilisation du site est gratuite, mais certaines formalités sont payantes.

Difficultés techniques : Un récépissé est délivré en cas de difficulté technique empêchant le dépôt du dossier sur le site. Il peut s'agir d'un indisponibilté générale du site ou d’un blocage d'un ou plusieurs types de déclaration (création, cessation d'activité, modifications de situation). Le récépissé délivré atteste de la tentative de dépôt d’une formalité sur le site du guichet des formalités des entreprises.

Ce récépissé atteste que l'entreprise a satisfait à son obligation de réaliser la formalité. Il est délivré le jour de la tentative du dépot.

L'entreprise est informée dès la résolution du blocage. Elle doit alors se reconnecter pour réaliser sa formalité dans un délai maximum de 15 jours.

🔎 Zoom : Vous avez la possibilité de confier les démarches de modification de Kbis à un professionnel tel que LegalPlace. A moindre coût, nos équipes se chargent de toutes les formalités requises à votre place.

Documents à fournir

Mettre à jour les informations sur un Kbis impose de fournir un certain nombre de documents au greffe du Tribunal de commerce :

• Un exemplaire du PV d'assemblée générale extraordinaire ou de décision unilatérale de l'associé unique certifié conforme à l'origine par le représentant légal de l'entreprise.
• Un exemplaire des statuts mis à jour et également certifié conforme, lorsque la modification concerne une disposition statutaire.
• Un pouvoir du représentant légal lorsque celui-ci confie l'accomplissement du changement de Kbis à un tiers mandataire.
• Une copie de l'attestation de parution de l'avis de modification dans un Journal d'annonces légales compétent.
• Le diplôme, l'agrément ou l'autorisation d'exercice en cas d'activité réglementée.
• La copie d'une pièce d'identité du nouveau dirigeant dans l'hypothèse d'un changement de direction.

Si l’erreur résulte d’une information incorrecte fournie par l’entreprise lors de son immatriculation ou d’une modification statutaire, vous devez déposer une demande de rectification. Si l’erreur est due au greffe du tribunal de commerce, la rectification est gratuite. Une fois la demande envoyée, la correction est généralement traitée sous quelques jours.

Coût d'une modification de Kbis

En principe, la mise à jour du Kbis en ligne de sa société est gratuite. En revanche, la modification de certains registres ou le dépôt de certains actes peuvent être payants. Par exemple, la signature du représentant légal de l'entreprise de la société effectuée par un code transmis par SMS (signature RGS1*) est facturée 2,80 €. La publication au Bodacc, quant à elle, est facturée 116 €.

En 2025, modifier l'activité sur un Kbis entraîne des frais de greffe de 188,81 € TTC pour une société (SARL, SAS, etc.) et de 91,57 € TTC pour une entreprise individuelle. La publication obligatoire d'une annonce légale coûte 135 € HT. Si vous sollicitez un professionnel ou une plateforme en ligne, des honoraires supplémentaires, généralement autour de 150 € HT, sont à prévoir. Ces montants sont indicatifs et peuvent varier en fonction de votre situation spécifique.

Délai de mise à jour

Il est recommandé de mettre à jour un extrait Kbis dans le mois suivant une modification (changement de siège, dirigeant, dénomination…). La demande se fait auprès du greffe du tribunal de commerce, et le traitement peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines selon la complexité des modifications.

Le tableau suivant résume les coûts indicatifs associés à la modification du Kbis :

En suivant ces étapes et en fournissant les documents requis, vous pourrez mettre à jour votre Kbis et assurer la conformité de votre entreprise.

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