SSIAP et mention dans l'extrait Kbis : guide complet et réponses aux 10 questions fréquentes

Après avoir obtenu votre extrait KBIS, souvent quelques questions restent en suspens, nous vous proposons de répondre à vos 10 questions les plus fréquentes. Maîtriser les mentions obligatoires sur un extrait Kbis est indispensable pour tout professionnel : il constitue la carte d'identité officielle d’une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Véritable preuve légale, il atteste de l’existence juridique de la société et récapitule l’ensemble des informations essentielles la concernant.

1. Qu'est-ce qu'un Kbis ?

Il s'agit de l'abréviation de "extrait type K-bis du Registre du Commerce et des sociétés (RCS)". Le Kbis est la « carte d'identité » de l'entreprise. Le K-bis permet à votre société d'attester de son existence et précise ses caractéristiques principales : nom et adresse de la société, identité des dirigeants, activités principales... L'obtention d'un extrait Kbis est conditionnée à l'enregistrement préalable de la société auprès du Registre du Commerce et des Sociétés, généralement au greffe du Tribunal de Commerce.

2. Comment obtenir un extrait Kbis ?

Pour obtenir un extrait KBIS il faut créer une société (par exemple une SAS , SASU, SARL, EURL, SCI...). Pour créer une société vous devrez au préalable préparer des statuts, plusieurs documents juridique annexes, faire publier une annonce dans un journal d'annonce légale, et déposer votre dossier au greffe du tribunal de commerce (ou au CFE compétent). Vous pouvez réaliser toutes ces démarches en ligne et obtenir votre extrait KBIS en 48h grâce au site web : contract-factory.com

Si votre société est déjà immatriculée, vous pouvez télécharger gratuitement un Kbis mis à jour depuis le site web : monidenum.fr. Aller sur le site MonIdenum. Ce site officiel permet d’obtenir gratuitement un extrait Kbis. Le plus fréquemment, ces entreprises proposent la délivrance d’un extrait Kbis pour quelques euros. Ne vous laissez pas tenter par une offre sans lire les conditions.

3. Que faire si mon numéro de RCS n’apparaît pas sur mon Kbis ?

Pas de panique, il est fréquent que le premier Kbis porte la mention "numéro : en cours d'attribution". Cela signifie que le greffe a validé votre immatriculation au RCS mais que l'INSEE a pris plus de temps pour fournir un numéro SIREN. (*) infogreffe se réinitialise une fois par jour à minuit. Si vous n'avez pas reçu votre numéro de SIRET lors de l’envoi de votre K-bis papier, il apparait sous 48h sur le site infogreffe.fr ou sirene.fr. Le numéro de SIRET (à 14 chiffres) sera disponible quelques jours après votre immatriculation sur le site, il vous suffira de télécharger votre Kbis.

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4. Pourquoi je ne reçois aucun courrier à l’adresse que j’ai mentionnée ?

Dès que votre société est en cours d'immatriculation, il vous faut veiller à mettre le nom de votre société sur la boîte aux lettres. Tous les documents officiels seront envoyés au nom et à l'adresse de la société tels qu'ils sont précisés sur le Kbis (et vos statuts).

5. Quelle est la différence entre numéro de SIREN et SIRET ?

Le SIREN est composé des 9 chiffres. Il est également appelé numéro RCS. Il apparaît sur le Kbis. Le SIREN est attribué à toute personne juridique, physique ou morale, par l'INSEE sur demande des centres de formalité des entreprises (CFE). Le SIRET est quant à lui un identifiant de 14 chiffres. Les 9 premiers chiffres représentent le SIREN. Les 5 derniers chiffres représentent quant à eux le Numéro Interne de Classement (NIC). Ils servent à identifier chaque établissement d'une entreprise. Conclusion : SIREN + NIC = SIRET

6. Les informations du Kbis sont-elles publiques ?

Les informations du Kbis et les statuts de votre société sont des données publiques. Les informations principales sont fournies gratuitement par de nombreux sites web. Toute personne souhaitant des informations sur votre entreprise peut y accéder en se rendant simplement sur le site d'infogreffe, et en commandant un Kbis ou les statuts de votre entreprise.

7. Je reçois un courrier pour payer des frais supplémentaires. Dois-je les payer ?

Suite à votre immatriculation au RCS, vous risquez de recevoir des courriers vous réclamant le paiement de frais d'inscription supplémentaires sur des annuaires ou des "registres" de sociétés. Attention les informations contenues dans le Kbis sont publiques. Après l’immatriculation d’une société, les arnaques sont nombreuses ! Une fois votre immatriculation faite auprès du RCS, il n’y a plus de frais de greffe (ou RCS) à payer pour être immatriculé. Toutefois certaines activités telles que les activités artisanales nécessitent des inscriptions complémentaires qui peuvent être payantes. Si vous recevez un courrier de ce type, avant de payer demandez conseil à votre comptable ou contactez nous. Il est également possible de signaler cette pratique à la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF).

8. Comment recevoir mon numéro de TVA ?

Dans les jours qui suivent votre immatriculation, le CFE (centre des formalités des entreprises) transmet votre dossier au Service des impôts des entreprises (SIE). Si vous avez choisi d'être soumis à la TVA, vous recevez de leur part un courrier avec votre numéro de TVA intracommunautaire. Si dans les jours qui suivent votre immatriculation, vous n'avez pas reçu un courrier du service des impôts avec votre numéro de TVA, pensez à appeler le service des impôts des entreprises (SIE).

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9. Que signifient les mentions suspensives en fin de Kbis ?

Si vous voyez apparaître en fin de Kbis une mention "observation et renseignement complémentaire", cela signifie que votre activité nécessite d'effectuer des démarches complémentaires. La mention suspensive la plus courante étant l'enregistrement à la chambre des métiers et de l'artisanat (CMA) si votre activité est artisanale. C'est également le cas pour les sociétés de transport, VTC, Taxi, services de sécurités..

10. Comment recevoir des statuts certifiés ?

Depuis juillet 2015, l'enregistrement des statuts par les services des impôts (préalablement à l'immatriculation), n'est plus nécessaire. Le CFE transmet directement aux impôts une copie des statuts de la société pour information après l'immatriculation. S'il vous est demandée une copie certifiée des statuts, le dirigeant de la société (gérant ou président) doit en faire une photocopie (à partir des originaux qu'il aura conservés) et ajouter à la main sur la première page "Certifié conforme à l'original", dater et signer.

Maîtriser les mentions obligatoires et l'anatomie détaillée du Kbis

Cet article a pour objectif principal de décortiquer point par point les mentions obligatoires que fait apparaître un extrait Kbis, afin de prévenir les erreurs susceptibles de générer des litiges ou des retards de procédure. Vous découvrirez comment optimiser votre vérification interne, renforcer la sécurité juridique de vos contrats et anticiper les sanctions en cas de non-conformité.

Rappel juridique et enjeux légaux

Les mentions figurant sur un extrait Kbis s’appuient sur un socle de textes réglementaires stricts et évolutifs. C’est principalement le Code de commerce qui définit les obligations d'immatriculation, avec l’article L123-10 et ses suivants détaillant la liste exhaustive des informations devant être déclarées au RCS. Plusieurs décrets d’application, notamment le décret R123-20 et ses articles satellites, précisent les modalités de dépôt et de mise à jour des données.

Structure générale et sections du Kbis

L’extrait Kbis se présente sous la forme d’un document structuré en plusieurs sections clairement identifiées. En en-tête figurent le numéro du greffe, la date d’extraction et, parfois, un QR code permettant la vérification en ligne. Le corps principal regroupe les mentions obligatoires issues des statuts et des déclarations statutaires. Enfin, des encadrés latéraux, appelés mentions marginales ou complémentaires, renseignent sur les procédures collectives, les saisies ou les oppositions qui peuvent affecter l’entreprise.

Identification et numérotation

Les premiers éléments à vérifier sur un extrait Kbis concernent la dénomination sociale, la forme juridique, l’enseigne, les numéros SIREN, SIRET et le code NAF/APE. Ces informations sont fondamentales pour la validité des contrats, la comptabilité et toute opération de communication légale.

Informations fondamentales inscrites

Au-delà de l’identification pure, le Kbis comporte des données clés : le siège social, l’objet social, la durée de vie prévue, le capital et la répartition entre associés, ainsi que la désignation des dirigeants. Chacune de ces mentions peut impacter la validité des opérations engagées et expose à des risques de contentieux si elle n’est pas scrupuleusement conforme aux statuts.

Mentions marginales et complémentaires à surveiller

Les mentions marginales informent sur les procédures particulières : oppositions, sûretés, modifications statutaires récentes, mesures conservatoires, décisions de justice, etc. Elles ont une valeur informative cruciale pour évaluer la solvabilité et la pérennité de l’entreprise.

Utilisations pratiques de l’extrait Kbis

L’extrait Kbis s’inscrit comme un outil quotidien pour de nombreuses démarches administratives, bancaires, commerciales et juridiques. Sa présentation, souvent exigeante en termes de validité et de fraîcheur, conditionne l’ouverture de comptes professionnels, la participation aux appels d’offres publics, la sous-traitance dans la construction ou l’assurance responsabilité civile.

Relations bancaires et marchés publics

Pour l’ouverture d’un compte professionnel, la plupart des banques exigent un extrait Kbis de moins de trois mois. Dans le cadre des marchés publics, les articles R2142-1 et suivants du Code de la commande publique imposent la fourniture d’un extrait Kbis à jour pour justifier de la régularité de la situation administrative et fiscale de l’opérateur économique.

Vérification des sous-traitants et due diligence

Les maîtres d’ouvrage et entreprises principales ont l’obligation de lutter contre le travail dissimulé en vérifiant que leurs sous-traitants sont bien immatriculés et à jour. Un extrait Kbis récent permet de contrôler l’existence juridique du prestataire, son éventuelle inscription à une procédure collective ainsi que la concordance entre l’objet social et la prestation attendue.

Assurances et investisseurs

Les compagnies d’assurance et les investisseurs analysent les extraits Kbis dans le cadre d’une due diligence pour définir garanties, exclusions et évaluer le risque juridique et financier.

Obligations, mises à jour et sanctions

Pour obtenir et conserver un Kbis valide, il faut respecter les obligations de déclaration prévues par le Code de commerce (articles R. 123-37 à R. 123-75-1) et procéder aux mises à jour en cas de modification (articles R. 123-45 et R. 123-46). Toute personne qui ne se conforme pas aux obligations légales sera passible de sanctions (amendes, peines d’emprisonnement et complémentaires) prévues aux articles L. 123-3 à L. 123-5-2 du Code de commerce. Le Code du travail assimile à du travail dissimulé le fait de ne pas s’immatriculer au RCS ou de poursuivre son activité après un refus d’immatriculation (article L. 8221-3).

Procédure de mise à jour

En cas de modification (changement de siège social, augmentation ou réduction du capital, démission d’un gérant...), elle doit faire l’objet d’une demande d’inscription modificative dans le mois suivant la décision. Les démarches se font auprès du CFE compétent ou du greffe du tribunal de commerce.

Spécificité SSIAP : lien entre diplôme SSIAP 1 et Kbis

L'expression carte professionnelle SSIAP 1 est très fréquente. Dans les faits, il n'existe pas de document officiel délivré sous cette appellation. Lorsque l'activité se limite à la sécurité incendie (prévention des risques, gestion des alarmes, évacuation, assistance aux personnes) le diplôme SSIAP 1 est la référence pour exercer. Pour exercer comme agent SSIAP 1, la voie la plus courante reste la formation SSIAP 1. La formation SSIAP 1 doit être suivie auprès d'un centre habilité. La durée minimale de la formation est fixée à 67 heures, hors temps d'examen et hors temps de déplacement. À l'issue de la formation, le candidat se présente à un examen réglementaire, organisé selon des modalités précises. En cas de réussite aux deux épreuves, le candidat se voit délivrer le diplôme SSIAP 1, attestant de sa qualification d'agent de service de sécurité incendie et d'assistance à personnes.

La situation devient différente lorsque le poste confié ne se limite plus à la sécurité incendie et relève aussi de la sécurité privée : alors l’activité peut nécessiter d’autres autorisations ou mentions, et l’extrait Kbis de l’entreprise prestataire servira à prouver son immatriculation et la conformité administrative de l’employeur.

Pratiques recommandées pour les entreprises

Conserver les statuts et les originaux des documents de constitution; en cas de demande de statuts certifiés, le dirigeant doit photocopier les originaux et porter la mention "Certifié conforme à l'original", dater et signer.
Mettre en place une checklist interne et un calendrier de vérification des Kbis pour automatiser le suivi des dates d’expiration et des modifications statutaires.
Vérifier régulièrement les mentions marginales (procédures collectives, oppositions, sûretés) avant toute opération importante.
Ne pas payer de frais supplémentaires sans vérification : avant de régler une demande de paiement reçue après immatriculation, demandez conseil à votre comptable.

Coûts et obtention

Il existe deux manières d’obtenir un extrait Kbis : en ligne (Infogreffe, prestataires marchands) ou sur place auprès d’un greffe de tribunal de commerce. Le coût d’un extrait Kbis varie selon le format : un exemplaire numérique via Infogreffe coûte 3,37 €. Le prix d’un exemplaire papier varie selon la voie d’obtention (en ligne 4,03 € ; au greffe 2,69 €).

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Différences entre extrait Kbis et extrait K

L’extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques (micro-entrepreneurs inclus). L’extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire toutes les formes de sociétés commerciales. L’extrait est appelé LBIS s’il s’agit d’un établissement secondaire. L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale et doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour de nombreuses démarches administratives : il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (extrait RNE) téléchargeable gratuitement.

Pièces et éléments spécifiques parfois exigés pour certaines activités (exemples SSIAP et formation)

Pour certaines activités réglementées, des pièces complémentaires sont exigées : la raison sociale ; le nom du représentant légal et le bulletin n°3 de son casier judiciaire datant de moins de trois mois ; l'adresse du siège social ou du lieu de l'activité principale ; une attestation d'assurance responsabilité civile ; les moyens matériels et pédagogiques; l'autorisation administrative de réalisation d'exercices pratiques sur feu réel ou conventions autorisant ces exercices. La liste et les qualifications des formateurs accompagnées de leur engagement, CV et photocopie d'une pièce d'identité peuvent être exigées pour les organismes de formation SSIAP.

Qui peut obtenir un extrait Kbis ?

Le Kbis est public, dès lors, toute personne intéressée par son contenu peut en obtenir un extrait. Cette demande se fait généralement auprès des greffiers des tribunaux de commerce, par courrier ou directement en ligne. Lorsque le Kbis est délivré par les services du greffe, il peut se présenter sous deux formes : un Kbis dématérialisé ou un Kbis papier.

Quand et où l’extrait Kbis est exigé ?

L’extrait Kbis est exigé pour de nombreuses démarches : candidature à un marché public, demande d’autorisation d’exploitation commerciale, démarches douanières et fiscales, demandes d’agréments et d’autorisations diverses (transport, sécurité privée, activités réglementées), demandes d’agréments pour activités liées à l’énergie, urbanisme, agriculture, propriété industrielle, etc. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

Usage	Exigence habituelle
Ouverture compte pro	Kbis < 3 mois
Marchés publics	Kbis à jour
Vérification sous-traitant	Kbis récent pour due diligence

Agissez rapidement en cas d’anomalie constatée sur votre extrait Kbis : mettez à jour vos statuts, informez le greffe, et sollicitez conseil auprès d’un professionnel (expert-comptable, avocat) si nécessaire.

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