TVA et Billets de Train : Comprendre la Comptabilisation des Notes de Frais
La gestion des notes de frais est une tâche chronophage pour toute entreprise, complexifiant le processus de facturation. Pour y voir clair dans ses comptes et être en conformité avec la loi, leur enregistrement et leur comptabilisation doivent respecter plusieurs règles. Cet article vous explique comment comptabiliser correctement la TVA sur les billets de train et les notes de frais, en détaillant les règles de déductibilité et les exceptions applicables en France.
Qu'est-ce qu'une Note de Frais ?
Une note de frais est une facture émise par une entreprise pour justifier des dépenses qui affectent la trésorerie, et procéder au remboursement des frais engagés. Le paiement des produits ou des services qui figurent sur la facture a, dans la grande majorité des cas, été effectué par un dirigeant de la société ou un salarié. Tous les achats, les services et prestations inclus dans les notes de frais qui ont contribué à l’activité de l’entreprise doivent être justifiés.
Pour faciliter la comptabilisation des notes de frais, leur enregistrement et leur remboursement, l’entreprise crée des comptes spécifiques. Généralement, les notes de frais entrent dans le journal des achats. Il est possible d’insérer ce type de facturation dans le journal d’opérations diverses si la comptabilisation des frais concerne un petit nombre d’opérations.
Règles Générales de Déductibilité de la TVA
Pour qu'une entreprise puisse récupérer la TVA sur une dépense, plusieurs conditions doivent être remplies :
- Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
- Il faut posséder une facture au titre de chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée.
- La facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant.
- La TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.
En fonction de la nature de la dépense, les règles liées à l’exigibilité de la TVA sont différentes. Des règles spéciales s’appliquent au niveau de la récupération de la TVA sur le carburant.
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TVA et Frais de Transport : Le Cas des Billets de Train
En France, les transports de voyageurs, peu importe les moyens employés (route, fer, air, eau) n’ouvrent pas droit à déduction de la TVA. La taxe n’est d’ailleurs pas précisée sur les billets de train, avion, bateau. Tout comme le consommateur final, l’entreprise est contrainte de régler la TVA SNCF. Dans le cas du transport en train, la taxe n’est plus un impôt neutre pour les sociétés.
En France, le taux de TVA SNCF est passé de 7 % à 10 % en 2013. Tout comme la TVA sur les taxis, celle sur les billets SNCF n’est pas déductible sur les factures d’achat. Les billets sont directement comptabilisés pour leur prix TTC au débit du compte de 625 « Déplacements, missions et réceptions ». L’impôt direct ne peut pas être intégré sur la ligne TVA déductible de la déclaration CA3 ou CA12.
La TVA d’un billet de train ou d’avion ne peut pas être récupérée. De la même manière, les dépenses de taxis, de VTC ou de transports en commun ne sont pas soumises à une déduction de la TVA. Même si la TVA apparaît sur votre facture de frais de déplacement, elle ne peut pas être remboursée.
Cependant, depuis la loi Climat, le Sénat a voté pour une réduction de la TVA sur les billets de train, qui passe à 5,5 %, afin de rendre les voyages en train plus accessibles pour tout le monde.
Trucs et astuces de gestion - Comment gérer les notes de frais ?
Comment Comptabiliser les Frais de Déplacement ?
À la réception de la note de frais :
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| Numéro de compte | Comptabilisation des frais de déplacement | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6251 ou 6256 | Frais de déplacement avancés par le salarié | Montant | |
| 421 | Personnel, rémunérations dues | Montant |
Lors du règlement des frais au salarié :
| Numéro de compte | Comptabilisation des frais de déplacement | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 421 | Personnel, rémunérations dues | Montant | |
| 512 | Banque | Montant |
Compte 6251 : comptabiliser les frais de transports seuls : train, avion... Lorsque les frais de déplacement sont uniquement des frais de transport, le compte à utiliser sera toujours le compte 6251 Voyages et déplacements.
Compte 6256 : comptabiliser les frais de déplacement en lien avec une mission. Lorsque les frais de déplacement forment un tout lié à une mission et comportent d'autres dépenses que les frais de transport, c'est-à-dire des frais de repas, des frais de chambres d'hôtel, le compte à utiliser est le compte 6256 Missions. Ce compte de charges enregistre alors l'ensemble des frais liés à la mission, y compris, les frais de transport.
Exemple de Comptabilisation des Frais de Transport (Billet de Train)
Une entreprise achète un billet de train à 150€ pour l'un de ses salariés. Le trajet est effectué dans le cadre de son activité professionnelle. Le billet de train ne fait pas apparaître la TVA. Cette dernière est de toute manière exclue du droit à déduction.
| Numéro de compte | Comptabilisation des frais de transport | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6251 | Règlement des billets de train pour l'accès au stand du salon | 150€ | |
| 512 | Règlement des billets de train pour l'accès au stand du salon | 150€ |
Comment se Faire Rembourser les Dépenses de Transport avec une TVA Non Récupérable ?
Si vous êtes amenés à faire des déplacements régulièrement en autoentreprise, l’alternative des frais de débours (des sommes avancées pour les clients) peut être intéressante. Prenons un exemple :
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Vous avez dépensé 150 € de frais de repas et 100 € de billets de train SNCF pour aller à un rendez-vous client. Au total, vos dépenses s’élèvent à 250 €. Pour la partie restaurant, la TVA est récupérable. Pour la partie train SNCF, il n’est pas possible de déduire la TVA. Vous refacturez le prix TTC, soit 100 €. Le client recevra une facture globale de 265 €.
L'Importance des Justificatifs
Comme nous l’avons déjà précisé, la comptabilisation des notes de frais ne peut se faire sans de véritables justificatifs. D’un point de vue comptable, si une note de frais est remise sans justificatif, aucun remboursement ne devrait être effectué. Pour les repas de mission, par exemple, un ticket de caisse suffit pour les repas de moins de 150 €. Il est impératif de pouvoir justifier du caractère professionnel des dépenses occasionnées et sur lesquelles l’autoentrepreneur récupère la TVA.
Solutions pour Simplifier la Gestion des Notes de Frais
La gestion des notes de frais peut sembler fastidieuse et complexe. Pour éviter une telle situation, le plus simple est d’opter pour une solution de gestion de notes de frais, comme celle proposée par Mooncard. Les notes de frais sont enregistrées en temps réel et le justificatif immédiatement enregistré au format numérique : vous gagnez ainsi du temps dans la gestion des notes de frais.
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