TVA Récupérable : Définition, Conditions et Optimisation pour Votre Entreprise

La gestion de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une mécanique de précision essentielle pour les entreprises. La récupération de la TVA peut représenter un atout majeur pour l'entreprise. En ne récupérant pas la TVA, vous devrez imputer à votre budget des surcoûts de 20% (pour le taux normal). Si vous oubliez de récupérer une partie de la TVA à laquelle vous avez droit, c'est de l'argent en moins dans votre trésorerie. Cet article vous guide à travers les règles et exceptions pour optimiser la récupération de TVA et améliorer la trésorerie de votre entreprise.

Récupérer la TVA : remboursement et conservation de crédit

Qu'est-ce que la TVA ?

La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt indirect sur la consommation. La TVA est un impôt supporté par le consommateur final qui repose sur les entreprises. En effet, ces dernières sont chargées de collecter la TVA lors d'achat et de vente afin de reverser le surplus à l'État. La TVA collectée par les entreprises est reversée intégralement aux pouvoirs publics. Cette dernière repose sur un double mécanisme compensatoire de collecte et déduction.

TVA Déductible vs TVA Collectée

Il est important de bien distinguer la TVA déductible de la TVA collectée :

TVA déductible: C'est celle qui est payée par l'entreprise lors de ses achats. La TVA déductible, c'est celle qui est payée par l'entreprise lors de ses achats.
TVA collectée: C'est celle que l'entreprise facture à ses clients, qui peuvent être des entreprises ou des particuliers.

La TVA récupérable est le montant de la taxe sur la valeur ajoutée qu’une organisation assujettie à la TVA peut récupérer. Pour ne pas faire peser sur votre trésorerie des charges inutiles. L'achat doit concerner les besoins d’exploitation de l'entreprise.

Différence entre TVA déductible et TVA collectée

Comment calculer la TVA récupérable ?

Pour calculer la TVA récupérable, il faut d’abord faire la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. Elle correspond à un montant à collecter auprès des clients qui achètent vos biens et vos services. Elle est comprise dans le prix d’achat mais apparaît sur la facture détaillée. On obtient ainsi la TVA nette, qui est le montant à verser à l’État.

Formule de calcul : TVA Collectée - TVA Récupérable = TVA à payer à l’administration fiscale.

Le montant de la TVA à payer est nul : dans ce cas, l’entreprise ne paye rien ni ne se fait rembourser.
Le montant de la TVA à payer est négatif : l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA.

Conditions de Déduction de la TVA

Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :

L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal). Elle ne doit pas être exonérée de TVA ou être en franchise en base de TVA.
La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Si l'achat est réalisé aux fins personnelles du dirigeant, alors la TVA appliquée à cet achat ne peut pas être remboursée.
L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA. On doit également pouvoir y lire le montant de la TVA qu'elle a versée et dont elle demande le remboursement. Le justificatif sera généralement une facture, mais il peut s'agir d'un autre document (ex : bon de commande).

Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.

La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible. En effet, la notion d'exigibilité est importante car elle détermine la période au cours de laquelle vous allez devoir déclarer la TVA et par la même occasion la déduire.

Exigibilité de la TVA

Selon le type de vente, la TVA n'est pas exigible au même moment :

Lire aussi: Conditions TVA sur VU

Vente de biens: la TVA est exigible au moment de la livraison (généralement en corrélation avec la date de la facture). Lorsqu'un acompte est versé, la TVA devient alors déductible dès le versement de l'acompte.
Vente de prestations de services: la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix. Cependant l'entreprise peut opter pour le régime des débits. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date de la facture.

Exemple d'exigibilité

Une entreprise achète des biens pour les besoins de son activité à une autre entreprise. Elle passe commande le 13 janvier et reçoit les produits le 3 février. La TVA devient exigible au moment de la livraison puisqu'il s'agit d'une vente de biens. La livraison ayant eu lieu en février, la TVA devra être déclarée et déduite lors de la déclaration de TVA du mois de février (autrement dit, entre le 15 et le 24 mars).

Dépenses avec TVA Déductible et Non Déductible

En général, la plupart des dépenses liées aux notes de frais sont éligibles à la récupération de la TVA, à l'exception de deux grands postes : le logement et les déplacements.

Frais de déplacement

Les frais de déplacement professionnels (frais kilométriques, péage, parking, frais d’hébergement, frais de restaurant) peuvent représenter une part importante des dépenses de vos collaborateurs. En effet, les frais de déplacement comme les billets d’avion, de train ou encore une location de voiture ne sont pas assujettis à la TVA. La TVA en effet n’est pas déductible des billets de train, ni des billets d’avion.

Carburant: Le montant de la TVA payée sur les frais de carburants est également déductible. En fonction du type de carburant et de véhicule, la récupération de la TVA peut atteindre 100 %. Pour les véhicules de tourisme à essence, la TVA est récupérable à 80 %. Le carburant, c'est le même principe. Il existe des particularités selon le type de carburant et le type de véhicule. En effet, pendant longtemps, le gazole a été soumis à une fiscalité allégée, car la TVA pouvait être intégralement récupérée sur des véhicules utilitaires et partiellement sur les véhicules de tourisme.
Frais de Stationnement: Les frais de stationnement, s’ils sont dûment justifiés, sont assujettis à la TVA. Il est possible de récupérer la TVA sur tous les types de véhicule (utilitaire comme de tourisme), mais celle-ci est uniquement récupérable pour le personnel de l’entreprise, y compris les dirigeants, et ses clients.

Hébergement

Vos collaborateurs logent dans un hôtel dans le cadre d'un déplacement et vous souhaitez récupérer la TVA dépensée ? Dommage, ce ne sera pas possible. Le code des impôts exclut de la déduction de TVA, les frais de logement des salariés et des dirigeants, quel que soit le motif. Les frais de logement font partie de la liste des dépenses professionnelles avec TVA non déductible, peu importe la situation. Il existe une autre exception à la déductibilité de la TVA sur les frais de logement : les dépenses de logement du personnel de sécurité, de gardiennage et de surveillance des locaux d’entreprise.

C'est ainsi que la TVA qui s'applique sur les repas pris à l'hôtel (dont les petits-déjeuners) peut être déduite. Pour cela, il est important que le taux et le montant soient clairement mentionnés sur la facture. Il en va de même si vous optez pour la soirée étape. En effet, l’hébergement dans ce cas inclut la nuit à l’hôtel ou en chambre d’hôte, ainsi que le dîner et le petit-déjeuner. Là encore, soyez vigilant : seule la nuitée est exclue du bénéfice de la TVA récupérable, le dîner et le petit-déjeuner seront quant à eux bien pris en compte pour la récupération de TVA.

Lire aussi: TVA Récupérable : Guide pratique

Restauration

Vous pouvez récupérer la TVA sur les notes de frais de restauration. Cela rassemble de nombreux types de dépenses professionnelles. Le paiement de la TVA sur l’alcool au restaurant est également déductible. Cependant, le taux de TVA applicable sur l’alcool (20 %) est différent de celui de la TVA sur la nourriture (10 %). La TVA est récupérable au restaurant sur toute votre note.

En dessous de 150 euros de dépense, un ticket de caisse suffit pour justifier votre note de frais. Pour une dépense supérieure, pensez à demander au restaurateur une facture avec notamment les coordonnées (SIRET) de l’entreprise et le montant de la TVA récupérable.

Cadeaux

En déplacement, vous pouvez être amené à offrir des cadeaux à vos clients, fournisseurs ou partenaires. Cadeaux ne dépassant pas 73 € TTC par objet et par an pour un même bénéficiaire (à destination des clients, des fournisseurs ou du personnel)

Voyages d'affaires à l'étranger

Si vos collaborateurs ont effectué des déplacements professionnels à l'étranger, la récupération de la TVA étrangère ou intracommunautaire sur les frais engagés sur place est possible.

💡 La TVA étrangère récupérable peut représenter jusqu’à 5 % du budget voyage de votre entreprise.

Régimes de Remboursement de TVA

Lorsque la TVA déductible est supérieure à la taxe collectée, on dit que l'entreprise a un crédit de TVA. Autrement dit, l'administration fiscale lui doit de la TVA.

L'entreprise a 2 options :

Elle peut décider de reporter ce crédit d'impôt sur les périodes d'impositions suivantes, c'est-à-dire que la TVA déductible restante sera utilisée pour diminuer la TVA collectée du mois suivant.
Elle peut demander le remboursement de la totalité ou d'une partie de son crédit de TVA.

Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.

Le remboursement peut être annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel. De plus, selon le régime d'imposition à la TVA de l'entreprise, les modalités de remboursement de TVA ne sont pas les mêmes.

Régime réel simplifié de TVA

Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel ou semestriel.

Remboursement annuel de TVA: Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €. La demande doit être faite au moment de la déclaration annuelle de TVA.
Remboursement semestriel: Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €. La demande doit être faite tous les 6 mois à partir de la date de clôture de l'exercice comptable de l'entreprise au moment de la déclaration de TVA qu'elle réalise ce mois-là.

Régime réel normal de TVA

Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel, trimestriel ou mensuel.

Remboursement annuel de TVA: Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €. La demande doit être faite au moment de la déclaration de TVA de janvier correspondant à la TVA du mois de décembre ou du 4e trimestre.
Remboursement trimestriel: Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €. Une demande peut être faite le mois qui suit les 3 premiers trimestres de l'année.
Remboursement mensuel: Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €. La demande doit être faite chaque mois au moment de la déclaration de TVA de l'entreprise.

Solutions pour Optimiser la Récupération de TVA

Pour faciliter et optimiser la récupération de la TVA sur les notes de frais, il est recommandé d’utiliser une solution logicielle adaptée. Pour faciliter ce travail, la plupart des plateformes de gestion des frais professionnels incluent ces spécificités de manière native. Une solution optimisée pour gérer la récupération de la TVA sur les notes de frais permet donc de gagner du temps, de réduire les risques d’erreur ou de contrôle, et d’améliorer la trésorerie de l’entreprise.

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